ビジネスメールで見積もり依頼をする必要性とビジネスメールでの見積もり書き方

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目次

ビジネスメールで見積もり依頼をする場合は、取引の内容を提示するだけではなく、お互いに気持ちのよい取引ができるように、見積もりを作成してくれることの感謝の気持ちや、契約を前向きに検討している意志を示すことが大事です。

見積もりを依頼する側と依頼される側、双方にとっての利益向上へとつなげるためにも、ビジネスマナーを守り礼儀正しい見積もり依頼メールを送りましょう。

ビジネスメールでの見積もり依頼の書き方についてや必要性、適切なビジネスメールでの見積もり依頼の書き方や注意点を解説します。

ビジネスメールで見積もり依頼を送る必要性とは

見積もり依頼のビジネスメールとは、利用したい商品やサービスがあるときに、どのぐらいの金額で購入または契約できるのかについて、見積もりを立ててほしいと依頼するビジネスメールのことをいいます。

見積もり依頼のビジネスメールを送ることは、「あなたの会社の商品やサービスに魅力を感じ購入を検討している」という気持ちを示すために必要なメールです。

見積もりを依頼する際にメールを使うことで、支払う金額や方法、納期日などを文面として残しておくことができるうえに、聞き間違いや認識違いが起こりにくいという利点があります。

見積もり依頼は緊急性が低い用件なので、相手の時間を拘束する電話を利用することは、あまり好ましくないとされ、ひと昔前は見積書をFAXで送ってもらうことが多かったようです。

しかし、多様なツールが普及した昨今では、もはやFAXを所有している会社は少ないため、見積もり依頼にFAXは不向きでしょう。

さらに、メールは郵送よりもスムーズにやりとりができることもあり、昨今は見積もり依頼をする際はビジネスメールが利用されることが多いようです。

ビジネスメールにおける見積もり依頼の書き方

ビジネスメールで見積もり依頼をする際は、適切な書き方でメールを送り、スムーズなやりとりができるよう心がけましょう。

ビジネスメールで見積もり依頼をする際の書き方のポイントを見ていきましょう。

文面は礼儀正しく

ビジネスでは購入する側が目上とされる傾向がありますが、見積もりを依頼する側も、ビジネスマナーを守った礼儀正しい文面を送ることで好印象に映るでしょう。

商品やサービスを購入したあとのアフターサービスを受ける際にも、お互いの信頼関係が築けていれば、気持ちよくやりとりができます。

また、今回は購入する側であっても、見積もり依頼がきっかけとなり、新たなビジネスチャンスへと発展するかもしれません。

その際に、これまでのやりとりが礼儀正しかったことが功を奏し、優先的に取引をしてくれる可能性も期待できます。

見積もり依頼の背景や経緯を伝える

見積もり依頼のビジネスメールでは、まずは見積もりを依頼したいという結論を先に述べます。

つづいて見積もり依頼をすることになった経緯や背景を記述しますが、これらの内容は大まかに記述する程度でよいでしょう。

その理由として、見積もり依頼でメインとなる部分は取引条件や契約内容であり、依頼の経緯や背景の説明でメールの本文を長くしすぎないためです。

長すぎるビジネスメールは読み手にとって見づらく、最も伝えたい部分が不明瞭になってしまいます。

そこで、依頼の経緯や背景は、メインとなる取引条件や契約内容への導入程度に抑えておきましょう。

取引条件は見やすく明確にする

依頼の経緯や背景につづいて、希望する取引条件や契約内容を記述します。

なお、取引条件は見積もりの際に重要な部分となるので詳しく伝えましょう。

取引条件が明確でないと、相手は金額の提示が難しくなります。

そこで、あとから条件を加えなければならない事態や認識違いを避けるためにもしっかりと条件は伝えましょう。

また、文中には、商品名、個数、希望納期日、支払方法は必ず記載するようにします。

ほかにも、希望予算や配送場所など必要な情報はわかる範囲で多く伝えておくといいでしょう。

見積もり依頼のメールでは詳細が記載してあるほど、相手も見積もりを出しやすくなり、実際に契約にいたったときにもスムーズです。

送付期限を記述する

見積もり依頼のメールでは、必ず送付期限を記述しましょう。

送付期限が書かれていないと、対応を後回しにされてしまう可能性もあります。

しかし、送付期限を記述する際は、「お忙しいところ恐縮ではございますが」などのように、相手を配慮するひと言を添えましょう。

自分の都合で送付期限を設けることになるので、見積もりを受け取ったあとの対応には気をつけましょう。

相手からの打診に対していい加減な対応をとることは、今後の取引によい影響を与えることはありません。

「〇日のプレゼンで提案したいので」という理由づけや、「ご無理を申し上げますが」と丁寧な言葉を使用することで、相手も送付期限を守ろうと気持ちよく対応してもらえることでしょう。

ビジネスメールで見積もり依頼を送るときの注意点

見積もり依頼をメールで送る際は、相手との関係性によって言葉遣いや表現なども変化します。

見積もり依頼をビジネスメールで送る際の注意点について見ていきましょう。

初めての取引ではまず自社の紹介をする

初めて取引をおこなう相手には、まずは良好な関係を築くためにも、必ず自社の紹介をしましょう。

書き出しには、「突然のメールで失礼いたします」「初めてご連絡を差し上げます」などを使います。

なお、書き出しに「はじめまして」を使うと、スパムメールと勘違いされることもあり、ビジネスメールとしてはふさわしくないことを認識しておきましょう。

メールの書き出しや自社の紹介は、会社の第一印象となるため、謙虚な姿勢が伝わるような文面にまとめましょう。

必要な情報を提供する

見積もり依頼では、自社の情報や取引条件などの必要な情報が少ないと、相手にはただの問い合わせと捉えられ、優先順位が低くなってしまうことも考えられます。

商品やサービスの契約に対し、どのように使いたいと考えているのか、納期はいつまでにしてほしいのかなどをはっきりと伝えることが大切です。

真剣に検討していることが伝われば、相手も真摯に受け止め、優先順位が高まることで迅速な対応が期待できます。

相手を気遣う文章を添える

見積もり依頼のような依頼やお願いのメールでは、相手によい印象持ってもらうことは意外に難しいものです。

メールの文中では、相手に気遣いを感じさせるクッション言葉を用いた文章を添えることでも、ぐっと印象はよくなることでしょう。

また、見やすいレイアウトや相手が読みやすいように一文を短く区切る工夫をすることでも、「お願い」をする配慮を感じられます。

ただし、クッション言葉を多用しすぎると、副作用として「くどい」印象を持たれかねない点には注意しましょう。

全体の文章とのバランスや相手との関係性によっても、表現の仕方は変化します。相手を気遣う言葉は大切ですが、あくまでも違和感のない文章に仕上げましょう。

ビジネスメールは見積もり依頼に不向き

見積もりを依頼する際は、頻繁にやりとりが発生するため、過去のログを閲覧しにくいメールは不便だと感じる部分があります。

過去にやりとりをした目的のメールを探し出す手間がかかり、前後のやりとりをひと目で把握しにくいというデメリットもあります。

挨拶文や締めの文章が書かれていることもあり、メインとなる取引条件や金額にたどり着くまでに、わずかながらも時間がかかります。

また、見積もり依頼のメールを複数の会社に送った場合は、やりとりが頻繫に発生するため、メールの見落としが発生する懸念も捨てきれません。

見積もり依頼の内容はチームで共有することも多いため、仮に、見積もりの内容に修正が加わった場合は、その都度チームメンバーに情報共有のためのメールを送り直さなければいけません。

ビジネスのコミュニケーションツールはメールがメインとされていますが、状況によって不便だと感じる場合は、コミュニケーションツールの見直しも検討するべきです。

見積もり依頼はメールよりChatwork

ビジネスチャット「Chatwork」は見積もり依頼に関するやりとりの際に、メールと比較して無駄がなく利便性を感じる点が多いことが特徴です。

Chatworkであれば、過去のログはクラウド上に保存されるため、あとから加わったメンバーも過去のログを見ることができるので、これまでの経緯を簡単に確認できます。

また、複数社に見積もりを依頼した際も、グループチャットごとに検索ができるので、目的のメッセージにたどり着くまでの時間を短縮できることも大きなメリットです。

Chatworkを利用することで、社内で見積もりの進捗状況を簡単に共有することもできるため、実際に契約をする際には他部署も迅速に動くことができます。

見積もり依頼のやりとりを無駄なくスピーディーに進めるための手段として、ぜひChatworkをご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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