納期確認メールとは？納期確認メールが必要な理由と適切な書き方

納期に関して確認したいことがある場合は、取引先に納期確認メールを送りましょう。

納期確認メールを送ることで、納期日を再確認したり、あわせて疑問や不安な点を尋ねることもできるので、事前のトラブル回避にも効果的です。

しかし、納期確認メールに限らず、メールでのやりとりは貴重な業務時間を割くことになるので、相手には失礼のないように丁寧な表現で読みやすい文章を作成する必要があります。

納期確認メールの適切な書き方や注意点、実際に納期確認メールを送る際の文例を確認していきましょう。

納期確認メールとは

納期確認メールとは、納品日を相手に確認したいときに送るメールのことをいいます。

納期確認メールは以下のような構成で作成します。

納期確認メールに限らず、わかりやすい件名をつける、本文は簡潔にまとめるなど、ビジネスメールのマナーに沿った丁寧なメールを送りましょう。

納期確認メールを送るまでにすでに相手とやりとりをしていたとしても、実はお互いが認識違いをしていたり、あとになって確認ミスが発覚しするなどのトラブルが起こる可能性はあります。

納期日以外の内容もあらためて確認するための「リマインドメール」として、納期確認メールを送ることが必要とされる場合もあります。

納期確認メールの適切な書き方

納期確認メールでは、顔が見えないメールだからこそ適切な書き方が求められます。

相手に確認をお願いするため、丁寧な表現を心がけましょう。

件名はひと目で納期確認とわかるものを

ビジネスメールでは、ひと目で内容がわかる件名をつけることが基本のマナーです。

納期確認メールでも、わかりやすく「〇〇（商品名）納期日のご確認」とします。

仮に、一緒に問い合わせたい内容がある場合は、「〇〇の納期に関するご確認」と明記します。

受け取った相手は「納期について何か書かれているメールだろう」と、内容を大まかに理解できます。

ビジネスメールでは、忙しい中で多くのメールをチェックする相手を考慮し、メールを開封しなくても内容がわかる件名をつけましょう。

再確認やリマインダとしての役割も

納期確認メールでは納期日の確認だけではなく、注文内容に関して再確認をするメールとしても有効です。

発注日から納期日までの間隔が大きく空いている場合、時間の経過とともに認識違いや失念などが生じる可能性も捨てきれません。

納期確認メールは、そのようなトラブルを回避するリマインドメールとしての役割もあります。

メールの本文中には、納品物や数量、支払い方法、納品場所などの詳細にくわえて、問い合わせのための連絡先も忘れずに明記しましょう。

文章で相手を気遣う気持ちを伝える

納期確認メールのように、相手に何らかの確認を依頼するメールでは、相手を気遣った丁寧な表現で作成します。

しかし、丁寧さを求めるがあまり長々とした文章は、相手にとって読みづらいものです。

確認メールでは、内容をできるだけ簡潔に記載し、相手にわかりやすく伝えることも大切です。

確認事項は箇条書きをもちいて簡潔に記載し、文章の部分では「～いただけると幸いです」「お手数をおかけしますが」などを使用することで、「簡潔さ」と「丁寧さ」のバランスがよくなるでしょう。

納期確認メールを送る際の注意点

納期確認メールを送るうえで、注意したいポイントについて見ていきましょう。

円滑に納期確認を進めるためにも注意点を意識して納期確認メールを送る必要があります。

返信が必要であれば返信期限を明記する

納期確認メールで相手からの返信を要する場合は、必ず返信期日を明記しましょう。

返信がほしいという一文を記述しているにも関わらず、「お手すきの際にご返信ください」と、返信期限が記載されていない場合は後回しにされてしまう可能性もあります。

ただし、納期確認で緊急性がない場合は、返信期限には余裕を持たせましょう。

返信期限までの日数に余裕がない場合、「急かされている」と感じ、相手に心理的負担をかけてしまいます。

また、特に返信を必要としない場合は、丁寧な表現で返信不要の旨を伝えましょう。

メールを送る時間帯や曜日に注意する

納期確認メールは、ビジネスメールのマナーを守り、メールを送る時間帯に配慮しましょう。

休憩中や業務時間外に送らないことは当然のマナーですが、ほかにも業務開始直後や業務終了間際の時間帯は避けるべきです。

また、可能であればメールを送る曜日にもなるべく気を配りたいところです。

平日であっても、曜日や時期によっては忙しさの度合いも異なります。

仕事をしていれば、連休前や連休明け、週初めや終わりなどは、慌ただしくなることは自分でも予想できるものです。

メールは、任意のタイミングで開封できるとはいえ、細かい心遣いの積み重ねが相手との信頼関係を築いていることを留意しておきましょう。

納期確認メールの文例

納期確認メールの基本的な文例を見ていきましょう。

納期確認はメールの代わりにChatworkを活用しよう

納期確認でとりわけ追加で聞きたいことがない場合、「納期は〇日で合っていますか？」という確認だけのために、長々とした文章をメールで送ることは、無駄な手間や時間を奪ってしまう行為です。

また、納期確認でメールを利用することは、形式的な文章作成やメールのやりとりに時間がかかるなど、非効率だと感じる部分があります。

メールを受け取った相手も、「合っています」のひと言で済ませられる返事には、あまり時間をかけたくないと思うものです。

特筆すべき内容のない納期確認では、メールではなくビジネスチャットツールのように、最も伝えたい内容がシンプルに伝えられるやりとりの方が適しています。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、チャットで気軽でスムーズなやりとりができ、納期確認のように用件のみを伝えたい場合も円滑におこなえます。

納期確認などビジネスメールで相手とのやりとりに、手間や時間の無駄を感じているのであれば、Chatworkの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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