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電話は時間を奪う？電話が人の時間を奪う理由と場面
目次
現代のビジネスにおけるコミュニケーションツールのメインはメールとされています。
しかし、多くの会社では固定電話を設置し、社員はスマートフォンを所持していることでしょう。
コミュニケーションツールが多様化してきている中で、電話のメリットとデメリットを意識してみると、デメリットのほうが多く挙げられ、「電話は時間を奪う」という意見もあります。
なぜ電話は時間を奪うと言われているのか、どのようなときに電話は人の時間を奪うと感じるのかについて考えてみましょう。
電話が人の時間を奪うとされる理由
電話が人の時間を奪うと思う理由として、電話はほかのコミュニケーションツールに比べて、時間や行動を拘束されることが挙げられます。
電話がかかってきたことで、集中して取り組んでいた作業が中断された、乗ろうと思っていた電車を見送った、などの経験がある人もいるのではないでしょうか。
特に、ほかのコミュニケーションツールで伝えることができるような内容を、わざわざ電話で伝えてくることは、あまり好ましく思われていない傾向にあります。
突然電話をかけてきて人の時間に割り込み、仕事の作業効率を下げてしまうことを不快と感じる人は少なくありません。
これらの理由から不必要な電話は仕事の効率を下げるとして、電話対応そのものを外注するサービスを利用する企業もあるようです。
電話が時間を奪ったと思う場面
どのようなときに電話がかかってきたら、時間を奪われたと感じるのでしょうか。
電話が時間を奪うことになる例から考えていきましょう。
作業が中断された
電話で話す際は、必然的に作業の手を止めなければいけません。
また、相手が何かをリクエストしてきた際はそれに応える必要があります。
電話は、相手と自分の行動が同じでなければ成立しない同期コミュニケーションなので、相手と電話で話す以上、自分の作業は中断して電話対応をしなければいけません。
一方、非同期コミュニケーションのメールやチャットであれば、任意のタイミングで対応することができるので、メールやチャットが原因で強制的に作業を中断されることはありません。
不必要な電話を突然かけることは、相手への配慮に欠いた行為であり、時間を奪われたと思う原因になりやすいでしょう。
聞き違いが発生した
電話の大きなデメリットとして、聞き違いや聞き取りづらいという点があります。
相手に伝えたい内容が正確に伝わらなかったことで、ミスやトラブルが起こった際、「じゃあ、あの電話でのやりとりは何だったんだ」と、時間の無駄遣いをしてしまったと感じることもあるようです。
内容が口頭では伝わりにくい内容の場合、相手が言ったことを復唱する、アルファベットや漢字を「パイナップルのP」や「上下の上」などのように言い換えるなどは、メールであれば必要のないやりとりです。
「伝わりにくい内容であれば、初めからメールを送ってくれればいいのに」と、電話のやりとりで発生する無駄なやりとりに、時間を奪われたと感じる人は少なくありません。
集中力が低下した
電話がかかってくると、否応なしに作業を中断して、思考を切り替えなければいけません。
そのため、集中力が高まり、パフォーマンスが上がっていたとしても、電話のベルにより強制的に集中力が低下します。
電話対応が終了しても、元の集中力を取り戻すためには、しばらく時間がかかることもあるでしょう。
本来であれば1時間で終えるはずだった作業が、電話によって2時間、3時間かかってしまうことで、時間だけではなく集中力も奪われたと感じることもあるようです。
1対1でしか情報を伝えられなかった
電話は1対1のやりとりなので、複数の相手に同じ用件を伝えたい場合は、人数分の時間がかかってしまいます。
また、常に相手とスムーズに電話がつながるわけではなく、「〇〇さんは〇時にかけ直す、△△さんは折り電待ち」と、全員に用件を伝い終えるまでの時間が予想できません。
複数の相手に同じ内容を伝える際、「1対多」と「1対1×人数分」では、奪われていく自分の時間に大きな差があります。
記録として残せなかった
電話の内容を録音していない場合、記録として残せるのはメモと記憶だけになります。
メモをとらずに電話を済ませてしまうと、内容を明確な形で残すことができないため、言った言わないのトラブルになることも少なくありません。
また、記録として残すために相手との会話を録音するには、相手に断りを入れる必要があるうえに、人によっては自分のことを疑われていると感じることもあり、あまり印象のよいものではないでしょう。
電話の内容を記録として残せなかったことで生じる、ミスやトラブルへの対応があった場合、電話そのもののやりとりに意味を感じられなくなり、貴重な時間を奪われたと感じるようです。
電話で時間を奪うことを防ぐためには？
電話が時間を奪うとされていても、ビジネスにおいて電話を使う必要に迫られるときもあります。
どのようにすれば電話で時間を奪われたと感じさせないかについて考えていきましょう。
緊急性があるときのみ電話を使う
1分1秒を争うような緊急性の高い用件を伝える場合は、相手に電話をかけても時間を奪われたとは感じません。
迅速な対応が求められる用件であるにも関わらず、メールで報告をすると、「なぜもっと早く電話で報告しなかったのか」と、注意されてしまうかもしれません。
また、報告が遅れたことによる社会的損失を、時間の損失と比較したところで比にならないことも明らかです。
電話は緊急性の高いツールという認識をもち、電話を使う状況とそうでない状況の判断を見極めることも重要です。
電話のアポをとる
どうしても電話で伝えたい内容がある場合、あらかじめ電話のアポをとることで、相手の時間を奪うことを避けられます。
電話のアポをとることで、相手のタイムスケジュールに「電話応対」という予定が組み込まれるからです。
謝罪の電話など、直接口頭でお詫びの気持ちを伝えることがマナーとされていても、突然電話をかけてこられた相手の心情はよいものではないでしょう。
さらに、電話のアポをとる際には、電話にかかる時間の目安を伝えておくことで、そのあとのスケジュールも立てやすくなります。
電話のアポに相手が同意してくれたのであれば、電話で話している時間は、お互いが電話のために確保した時間です。
事前に電話応対という予定が組み込まれていれば、突然電話をかけてきたとは思われることは防げるでしょう。
結論から話す
電話で時間を奪われたと感じさせないためには、電話の内容が有意義でなければいけません。
また、電話はすべての作業を中断しなければならないため、手短に済ますことも必要です。
そこで、電話で話す際は結論から話しましょう。
電話では、長々とした挨拶や小出しの要件は必要ありません。
結論や要点を話さずにダラダラと話し続けると、最も伝えたい内容が薄れるばかりか、最後にもう一度結論を確認しなければなりません。
相手は時間を奪われたと思うこともあれば、人によっては、最後にあらためて要点を確認されると気分を害してしまうかもしれません。
電話の内容を有意義に、かつ手短に済ますために、最初に結論を述べ、相手が希望するのであれば、「詳細はのちほどメールで送ります」と伝えることも効果的です。
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ビジネスにおける電話のやりとりのすべてが、必ずしも時間を奪うものではありません。
大事なのは、相手や状況を見極めて、コミュニケーションツールを使い分けられることです。
ビジネスチャット「Chatwork」は、電話の同期コミュニケーションと、メールの非同期コミュニケーションの双方を持ち合わせています。
そのため、ビジネスにおけるコミュニケーションツールとして使いやすいことが特徴です。
突然相手に電話をかける前に、チャットでやりとりをしていれば、相手の都合を推し量ることもでき、音声通話に持ち込みやすいこともポイントです。
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