営業メールの書き方とは?営業メールの書き方のコツと注意点

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目次

既存顧客や新規顧客への営業の手段として、営業メールを使用することが多いと思います。

せっかく営業メールを送るのであれば、確実に商談につなげたいものです。

効果的な営業メールを送るには、どのような点を意識すればいいのでしょうか。

営業メールを書くときの注意点やポイントについて紹介していきます。

 

営業メールの役割とは

営業の手法はさまざまありますが、そのなかでも営業メールを送ることには、どのような役割があるのでしょうか。

営業メールを送る役割について、具体的にみていきましょう。

営業活動のきっかけを作る

営業メールは、顧客ときちんと向き合い、営業したい内容を正確に伝えられるという特徴があります。

そのため、長期にわたり付き合いを続けることができるような、営業活動のきっかけにもなりやすいです。

営業メールは、顧客との最初のコンタクトになるので、自社の製品の特徴や、どのようなサービスを展開しているのかなど、丁寧に伝えるようにしましょう。

信頼関係の構築につながる

営業メールを送ることで、顧客から問い合わせや質問などがあった場合は、メールのやり取りで完結させられます。

営業メールのやりとりを通して、顧客と誠実に向き合うことは、安心感を与えることができ、信頼関係の構築にもつながります。

顧客から連絡や反応があった場合には、なるべく早めに返信することを心がけましょう。

営業メールを送ることのメリット

営業メールを送ることは、自社にとってさまざまなメリットがあります。

営業メールにどのようなメリットがあるのか、具体的に紹介していきます。

 

都合のよいタイミングで読んでもらえる

営業電話だと、タイミングによってはゆっくりを話すことができない場合があります。

一方で、営業メールの場合は、都合のよいときに読んでもらえるというメリットがあります。

忙しい時間や、不在のタイミングにアプローチすることは逆効果になることもあるので、営業メールを送り、相手のタイミングにあわせて読んでもらうようにしましょう。

 

テンプレート形式で複数社に展開できる

営業メールを送る内容をテンプレートとして作成しておくことで、別の顧客にも汎用することができます。

テンプレートを作成しておけば、営業メールの文章をいちから考える必要がなく、効率的に営業活動をすることができます。

営業メールをテンプレート形式にした際には、宛名や企業名を間違えて送らないよう注意しましょう。

 

テキストとして残るので理解を得やすい

顧客営業メールを送れば、手元に営業内容がテキストとして残るため、繰り返し読んでもらうことができます。

営業メールは、口頭でアプローチするよりも、営業内容を理解してもらいやすいでしょう。

営業内容をより理解をしてもらえるよう、分かりやすい文面作りを意識しましょう。

営業メールを送ることのデメリット

営業メールを送ることには、いくつかデメリットも存在します。

知っておきたい営業メールのデメリットについて解説します。

 

メールを読んでもらえない可能性がある

営業メールを送っても、多数のメールに埋もれてしまったり、迷惑メールに分類されたりするなど、営業メールを読んでもらえないという可能性があります。

なかには、営業メールだと分かっていて、あえて開封しない人もいるでしょう。

確実に営業メールを読んでもらうためにも、メールと合わせてフォローの電話をかけるなどの対応をするようにしましょう。

アポイントにつながりづらい

営業メールでは、顧客にアポイントの予定を送っても、一方通行になってしまうことがあります。

忙しい顧客であれば「会う時間がない」という理由でスルーされることも多々あるでしょう。

アポイントにつなげたい場合は、日程の候補を多めにあげたり、顧客が合わせやすいよう配慮をしたりするなど、工夫をするようにしましょう。

送り間違いなどのミスの可能性がある

営業メールをテンプレート化して、作業のひとつとして送る場合、送り先や宛名を間違えてしまうといったミスが起こり得ます。

最初のコンタクトでミスが起きてしまうと、印象が悪くなるだけではなく、不信感にもつながるので、間違いがないよう入念なチェックが必要です。

営業メールを送る前に、ダブルチェックを必ずおこなうようにするなど、リスク回避の策を準備するようにしましょう。

営業メールを書くときのコツ

営業メールで確実な商談につなげるためには、いくつかコツがあります。

効果的な営業メールを書くときのコツを見ていきましょう。

 

分かりやすい件名をつける

営業メールで、顧客の目に最初に入る情報は「件名」です。

営業メールをつい開いて読みたくなるような、件名をつけることが重要です。

忙しい相手でも、一目で何に関するメールであるのかがわかるよう、記憶に残るようなわかりやすい件名をつけるようにしましょう。

 

シンプルで読みやすい文章を書く

営業メールでは、伝えたい内容が多くある場合でも、長々と文章を書くことは好ましくありません。

起承転結を意識して、伝えたいことを分かりやすく記載することが、商談につなげやすい営業メールのコツです。

送り先に対して、どんなメリットをもたらすのかという点についても、読んですぐに分かるような文章作りを意識しましょう。

 

アポイントの日程候補は複数提示する

営業メールで商談のアポイントを打診する場合、日程の候補日は複数提示するようにしましょう。

せっかく調整をしようとしていても、候補日が合わなければ営業メールをスルーされてしまうケースがあります。

顧客がなるべく調整できるよう、日程を複数提示し、難しい場合はすぐにほかの日程を提示するなど、よりそう姿勢を示すようにしましょう。

営業メールの書き方の文例

営業メールは、送る相手や目的によって内容が異なります。

営業メールの書き方を、シーン別で解説していきます。

 

新規顧客の営業メールの書き方

新規顧客に営業メールを書くときの、基本的な文例をみていきましょう。

株式会社○○
   ○○様


突然のご連絡失礼いたします。
株式会社○○の○○と申します。

この度は、貴社のホームページを拝見し
弊社が提供する【サービス名】がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡差し上げました。


弊社では【サービス名】という○○のサービスを提供しており、
以下のような課題の解決を支援することができます。

  • 課題解決①
  • 課題解決②
  • 課題解決③

このサービスをご活用いただくことにより、
貴社の○○の課題を解決することが期待できます。

また、弊社の【サービス名】は、○件以上のお役様に導入いただいた実績もあり、
多くのお客様よりご評価いただいております。

<導入企業例>
○○、○○、○○...

もしご興味がございましたら、一度ご説明をする機会をいただきたく、
下記の候補の中から、ご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。

<候補日程>
  1. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
  2. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
  3. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

既存顧客の営業メールの書き方

既存顧客に営業メールを書くときの、基本的な文例をみていきましょう。

株式会社○○
   ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

この度は、弊社が提供する【サービス名】が貴社に貢献できるのではないかと思い、ご連絡を差し上げました。


弊社では【サービス名】という○○のサービスを提供しており、
以下のような課題の解決を支援することができます。

  • 課題解決①
  • 課題解決②
  • 課題解決③

このサービスをご活用いただくことにより、
貴社の○○の課題を解決することが期待できます。

また、弊社の【サービス名】は、○件以上のお役様に導入いただいた実績もあり、
多くのお客様よりご評価いただいております。

<導入企業例>
○○、○○、○○...

もしご興味がございましたら、一度ご説明をする機会をいただきたく、
下記の候補の中から、ご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。

<候補日程>
  1. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
  2. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
  3. ○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

商品提案の営業メールの書き方

商品提案の営業メールを書くときの、基本的な文例をみていきましょう。

株式会社○○
  ○○○○様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社○○の○○と申します。

この度、弊社の展開する○○という新商品のご提案でご連絡差し上げました。

今回ご提案するのは、弊社の新商品の【商品名】です。
この商品の特徴は、○○○○な部分です。

ぜひ御社でも一度ご使用いただき、品質等を評価していただいたうえで、
是非、貴社でのお取り扱いをご検討いただきたいと思います。

ご検討いただきまして関心を持って頂けましたら、すぐにサンプルを手配いたします。
ご意見を本メールにてご返信いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

※詳しい商品説明は下記Webサイトからも閲覧可能です。
ぜひご覧ください。
https://xxxxxxxxx.xxx.co.jp

営業メールの書き方で注意したいポイント

営業メールを書くときのコツをご紹介しましたが、注意をしたいポイントも多くあります。

営業メールで注意をしたいポイントをいくつかご紹介します。

 

添付ファイルは見落とされやすいので注意

営業メールと一緒に、添付ファイルを送るケースがあると思います。

添付ファイル付きの営業メールを送る際は、メール本文に添付ファイルがある旨を必ず記載しましょう。

添付ファイルの存在に気が付かないということが多々あるので、ひと言添えるだけで見落としのリスクを回避することができます。

 

返信が来たらすぐに対応をする

営業メールに返信があった場合は、必ずその日のうちに返信をするようにしましょう。

先方に興味関心を持ってもらっているうちに、商談につなげた方が話が進みやすい傾向があります。

素早い返信は、先方にとっても安心感と信頼につながるので、見落とさないようこまめにメールチェックをするようにしましょう。

 

メールは営業時間内に送る

営業メールを送る際は、必ず営業時間内に送るようにしましょう。

業務が立て込んでいるからといって、出社前や退社後のタイミングに送ってしまっては、非常識と捉えられる可能性があります。

また、営業時間外のメールは、ほかのメールに埋もれる可能性が高いため、開封率も低下してしまいます。

先方が業務をしている時間帯に営業メールを送付するよう心がけましょう。

営業メールをより効率化させるためには

営業メールをより効果的に、商談につなげやすくするためには、どのような工夫ができるでしょうか。

営業メールをより効率化させる方法について解説します。

 

汎用できるテンプレートを使いまわす

営業メールのメリットは、テンプレートを汎用できる点にあります。

ひとつ形式を用意しておけば、複数のクライアントに展開ができるので、ほかの業務や営業資料の作成などに時間を割くことも可能になります。

使いまわす際は、宛先や企業名を間違えたり空欄になったりしないよう、ミスには細心の注意を払いましょう。

 

営業する先のアタックリストを事前に作成しておく

営業メールを効率的に送るためにも、事前にアタックリストを作成しておくといいでしょう。

送り先を探し整理するのには時間がかかるため、営業メールを送る前に準備しておくと効率的に進められます。

どの企業のどのアドレスに営業メールを送るのかを明確にし、部署名や宛名も記載しておくと、送信ミスの予防策にもなります。

 

ビジネスチャットを活用する

営業メールを送り、アポイントが決まった後は、ビジネスチャットを活用した連携をおこないましょう。

ビジネスチャットを活用すれば、メールよりも気軽にやりとりができるので、素早い情報交換が実現できます。

こまめな連携は信頼関係の構築にもつながるので、営業をする際にはビジネスチャットが積極的に活用しましょう。

営業メールのやりとりはChatworkを活用しよう

営業メールは、営業の手法のひとつとしてさまざまなメリットがあり効果的です。

既に関係性が構築されている顧客とのやりとりに関しては、ビジネスチャット「Chatwork」を活用しましょう。

「Chatwork」ではグループチャット機能があるため、特定のメンバーだけに情報を送ることができ、リアクション機能もあるため気軽にコミュニケーションをとることができます。

スムーズな営業活動を実現させるためにも、ぜひ「Chatwork」の導入を検討してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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