お詫びメールの返信の返信の必要性とお詫びメールの返信の返信の書き方

お詫びメールを送ったあとに相手からの返信があると安心できますが、それに対し再び返信をする必要があるのかについて悩む人は多いのではないでしょうか。

誰もが無駄なメールのやりとりは減らしたいと思う一方で、「返信の返信」というメールで相手の受信ボックスを埋めることに躊躇してしまうこともあるでしょう。

お詫びメールを送ったあとの返信に対する返信についての必要性や注意したいこと、実際にお詫びメールの返信の返信の文例を紹介します。

お詫びメールの返信の返信は必要？

スムーズなコミュニケーションが求められるなかで、お詫びメールに対して返信の返信をすることに悩む場面もあるでしょう。

業務効率を考えれば、お詫びメールの返信の返信はあまり効率のよいコミュニケーションではないため、人によっては無駄と思われるケースもあるかもしれません。

しかし、お詫びメールに対する返信の返信はしたほうがいい場合はあります。

ただし、「返信不要」と書かれている場合は必要ありません。

コミュニケーションは双方向でやりとりをすることで成り立ちます。

実際に会話をしている際に、何か話しかけたら返事をすることと同様に、相手からの返信に対して何か伝えたいことがある場合、返信の返信をしてもマナー違反ではありません。

お詫びメールの返信の返信が必要とされる場合の理由について見ていきましょう。

感謝の気持ちを伝えるため

相手に迷惑をかけてしまったにも関わらず、寛大な心で返信をしてくれたことに感謝の気持ちを伝えるためにも、お詫びメールの返信に返信しましょう。

メールの本文には、「本当に申し訳なかった」という再度の謝罪文を記述します。

さらに、メールを返信してくれたことに対する感謝の気持ちを丁寧な言葉で綴りましょう。

形式的な文章を書くと、相手は「形だけで誠意が伝わらない」と心証を悪くしてしまうこともあります。

感謝の気持ちや誠意をしっかりと伝えるためにも、自分の言葉で書くことを意識しましょう。

初めにメールを送った人でやりとりを終えるのが理想

ビジネスメールのマナーとして、なるべく最初にメールを送った人でやりとりを終えることが理想です。

メールのやりとりを数えると1往復半ということになります。

自分からメールを送って1往復半が理想とされる理由は、相手に返信の負担をかけず、なおかつ効率的なやりとりをするためです。

相手からの返信に返信するとちょうど1往復半になるため、相手にこれ以上返信の負担をかけないためにも、メールの文末には「返信不要」の文章を記述しましょう。

お詫びメールに対して返信の返信をする際の注意点

お詫びメールに対する返信の返信に注意点はあるのでしょうか。

お詫びメールの返信の返信をする際に、どのようなことに注意すべきかについて解説します。

件名はそのままにする

相手からのメールに返信をした際、自動的に件名の頭につけられる「Re:」は、消さずにそのまま返信しましょう。

「Re:」がついていることで、どの用件についてやりとりをしているかを件名だけで知ることができます。

また、「Re:」の数でどのくらいやりとりを重ねているかも判断しやすいです。

お詫びメールの返信の返信では、「Re:」がついたまま返信することは不躾ではないかと悩むところです。

しかし、何に対する返信なのかを明確にできるので、そのまま返信しても問題はないでしょう。

返信不要を必ず記述する

返信の返信メールでは、文末に「返信不要」の文章を記述し、メールのやりとりはここで終わるニュアンスを伝えましょう。

ただし、「これ以上の返信は不要です」と直接的に書くことは冷たい印象を与えてしまいます。

やんわりとした表現になるよう、「本メールへの返信はお気を使われませんよう」のような文言を使いましょう。

長々とした文章を書かない

お詫びメールに対する返信の返信では、長々とした文章を書かないように注意しましょう。

自分が迷惑をかけてしまったことで、相手は対応に追われている、または、対応を終えてやっと本来の作業に取りかかっていることも考えられます。

忙しい中、お詫びメールに対する返信のメールを作成してくれているため、こちらから送る返信の返信メールは長々とした文章ではなく、丁寧かつ簡潔に記述しましょう。

別に用件があるときは件名を変えてメールをする

お詫びメールの返信の返信のやりとりで、新たな用件を伝える必要がある場合は、件名を変えてメールを送りましょう。

その理由はビジネスメールのマナーとして、件名とメールの内容は必ず一致させておく必要があるからです。

件名が内容と一致していると、あとからメールの履歴を見返したいときや、検索をかけたいときにかかる手間を省くことができます。

お詫びメールの返信の返信から派生して、相手がそのまま別の用件を伝えてきた際でも、内容がわかる件名に書き換えておきましょう。

なお、件名を変えるタイミングは、件名とメールの内容にズレが生じた時点を目安にします。

お詫びメールの返信の返信の文例：社内向け

社内でお詫びメールを送った際の返信の返信の文例について見ていきましょう。

お詫びメールの返信の返信の文例：社外向け

社外に向けてお詫びメールを送った際の返信の返信の文例について確認していきましょう。

お詫びの返信の返信はメールよりビジネスチャットが効率的

社外に向けてお詫びの気持ちを伝える際は、丁寧な文章を綴るメールがふさわしいとされています。

確かに、お詫びメールに対する返信の返信をメールで送ることは丁寧ではありますが、返信の返信までにお互いが費やした時間は多いのも事実です。

多くの企業でChatworkなどのビジネスチャットが導入されており、企業間のコミュニケーションにもビジネスチャットを使う企業が増えています。

ビジネスチャットを導入している企業は、メールの非効率さを理解しています。

そのため、お詫びの気持ちをチャットで伝えることが、礼儀知らずという認識は薄れつつあります。

ただし、お詫びをするに至ったミスの度合いや、お詫びをする相手を見極めて、メールや直接対面でお詫びをするかを使いわけることに注意しましょう。

ビジネスチャットであっても、丁寧な文面を心がければ、お詫びや感謝の気持ちは伝わります。

何よりも、お詫びや感謝の気持ちを伝える迅速さはメールにビジネスチャットは勝ります。

ビジネスチャット「Chatwork」を上手に活用し、気持ちのこもった効率のよいコミュニケーションを実現させましょう。

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