報告メールの書き方とは?適切な報告メールの書き方と意識したいポイント

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目次

報告メールは、必要事項をきちんと相手に伝えることが重要であり、一見すると簡単なように思われがちですが、適切な報告メールを書くことは難しいものです。

間違った報告メールの書き方をしたことがきっかけで、相手に手間をかけたりトラブルに発展することもあるかもしれません。

適切な報告メールの書き方が求められる理由や報告メールを送るタイミング、意識したいポイントを解説します。

報告メールに正しい書き方が求められる理由

ビジネスにおける報告メールとは、業務上で起こった出来事や状況、情報などを、上司や会社に正しく伝えて共有するためのメールです。

会社や上司にとっては、報告メールにより様々な情報の把握や共有をすることで、業務の進捗状況や社員の現状を把握し、評価やフィードバックをおこないます。

社員にとっては、会社に必要な情報を報告することのほかにも、報告メールを書くことで自分に起こった状況を管理する役割も果たします。

自分のタスクやかかった時間を可視化することで、整理され、次のステップに必要なアクションを明確にできるメリットがあります。

これらの目的をもつ報告メールの内容が曖昧であったり、読みにくいものであれば、相手は正しく内容を理解することができません。

また、報告メールについて質問や返答を繰り返すことで、無駄なやりとりが発生してしまいます。

報告メールで正しい書き方が必要とされるのは、スムーズな情報共有をおこない、無駄なやりとりをなくして効率のよい仕事をするためなのです。

報告メールを送るタイミング

報告メールを送る必要がある状況は、業務に関することから個人の事情など多岐にわたります。

仕事で報告メールを送るタイミングを確認していきましょう。

日報や進捗報告をするとき

一日の業務内容の報告や取り組んでいる業務の進捗状況を報告する際にメールを送ります。

日報であれば業務を終える前に、進捗報告であれば計画が変更した、業務に行き詰まったなど、何らかの報告が必要なタイミングで報告します。

ミスやトラブル報告をするとき

業務で何らかのミスやトラブルが起こった際は報告メールを送ります。

迅速な対応が必要な場合は、第一報はなるべく電話でおこない、詳細をメールで報告するのが望ましいでしょう。

会議報告をするとき

会議で話し合った内容や経過を具体的に記述して報告します。

会議に参加していなくても会議の中身が理解できる書き方が求められます。

成果報告をするとき

自分が携わった業務に関する成果の内容を報告します。

成果に対する分析の部分では数値やグラフを用いることもあるため、ファイルを添付すると読みやすくなります。

辞令に関する報告をするとき

配置転換や転勤、出向、転籍など人事に関わる決定通知がなされた場合に報告します。

辞令は周囲に報告してもよい期日までは、口外してはいけないため報告するタイミングには十分に注意しましょう。

私的な報告をするとき

自己都合による退職や結婚、育児・介護に伴う休職、私的な理由での休暇など、いわゆる「私事」「一身上の都合」とされる内容を報告するときにメールを送ります。

本文には感謝や謝罪の気持ちを入れると好印象です。

報告メールの適切な書き方

送る相手や報告する内容に合わせた、報告メールの適切な書き方について見ていきましょう。

件名には具体的な日時や案件を入れる

ビジネスメールでは、基本的に件名を見れば内容がわかるものでなければいけません。

「ご報告」「ご確認ください」といった抽象的な件名では、何に対する報告や確認なのかが判断がつきにくいです。

仮に受信メールの見落としが発生したとしても、内容のわかりにくい件名をつけた側にも落ち度があると思われても仕方ありません。

「いつ」「何の用件の報告なのか」を件名に盛り込みましょう。

具体例を挙げると、「〇年〇月〇日 〇〇プロジェクト会議報告」のようにつけると、明確でわかりやすいです。

また、固有名詞や日付を件名に入れることで、あとから検索をかけたときにも見つけやすいでしょう。

箇条書きで要点を伝える

報告メールで日時や場所、特に確認してほしい要点などは箇条書きにすることで、相手の記憶に残りやすく、集中して理解してもらうことができます。

箇条書きを用いることで、見た目もすっきりするためメール全体を見たときに、相手に読みやすいと感じさせることができます。

箇条書きでいくつかの事項を並列する場合は、いきなり箇条書きを始めるのではなく、「改善すべき事項は以下の3点です」のようにすると、よりわかりやすくなるでしょう。

内容や数字は省略せず具体的に記載する

日報などは毎日同じ人に報告しているからわかっているだろうと思い込まず、報告すべき事実や具体的な数字は省略せず、きちんと明記しましょう。

あとからメールを検索した際に、誰が見ても「いつ」「どのような内容」の報告メールであるかをわかりやすくするためです。

「先日の件」のように記述してしまうと、報告メールの履歴をたどる手間や時間がかかってしまいます。

毎日同じ言葉を用いる表現や、大きく変化しない数字であっても、必ず明確に表記することを心がけましょう。

伝えるべき事実は先に書く

報告メールでは、伝えるべき事実を先に記述します。

「〇〇の件でご報告があります」と先に伝えることで、報告内容の目的を早い段階で相手と共有することができます。

報告メールの目的を知ったうえで読み進めることで、内容を理解するスピードが速くなるため、それに対する相手のアクションも早くなります。

上司は報告を受ける機会が多いため、部下に比べて一日に受信するメールの量も多くなります。

上司からの指示やフィードバックなどを早くもらうためには、早く相手を動かせるメールの書き方が求められます。

お互いの業務効率を下げないためにも、伝えるべき事実を先に述べることを意識しましょう。

1スクロールで読み切れる量におさめる

報告メールは、A4サイズの紙に収まる程度、PCで読むのであれば、1スクロールで読み切ることができる量にしましょう。

何度もスクロールを繰り返さなければならないメールは、メールを読む相手にストレスを与えてしまいます。

1スクロールで収まりきらない場合は、不要な修飾語や単語の重複を取り除くだけでも、全体がすっきりとしたまとまりになります。

報告内容が長くなる場合やグラフや図を用いる場合は、データ化してメールに添付しましょう。

その際は、必ずファイルが添付されていることを示す文章を記載すると、報告漏れが起こりません。

報告メールの書き方で意識したいポイント

簡単な内容の報告であっても、メールの場合は読みやすさと丁寧さは忘れてはいけません。

効率をよくするというのは無駄な手間や時間を省くことであって、相手に対しての敬意やわかりやすさを省略することではないことに注意しましょう。

報告メールの内容を効率よく丁寧に伝えるために、意識したいポイントを見ていきましょう。

ロジカルライティングを意識する

ロジカルライティングとは、相手に文章を読みやすく伝えるための手法です。

ロジカルライティングで文章を書く目的は、自分が期待する反応を相手に起こしてもらうためです。

具体的な書き方として、メールの件名で目的を伝え、本文では内容につながりをもたせましょう。

「商品が多く売れた、だから売上が上がった」「業務効率のためのツールを導入した、だから一人あたりの作業量が減った」などのように、「AだからB」と説明することがロジカルライティングの手法であり、この手法を使うことで誰もが理解しやすい文章になります。

ロジカルライティングを意識することで、相手がメールを読む時間を短縮することができます。

報告メールを読んで、次にとるべき行動を考えるまでの時間も早くなるため、結果として業務効率化につながるのです。

事実と主観を分けた書き方を

報告メールで、まず相手が知りたいのは実際に起きた、あるいは起きている事実です。

現在の状態をまず把握しなければ、上司は今後どのように対応すべきかを判断することができません。

そのため、事実と主観を混同してしまうと、上司の判断やフィードバックがもらえずにスムーズに業務を進めることができません。

具体例を挙げると、ミスやトラブルを報告する際に、「商品の納品日を間違えてしまいました」は事実ですが、「取り返しのつかない事態になりそうです」は主観です。

これらを混同させた文章で綴られたメールは、現状を把握しづらくなります。

報告メールは事実を報告するものであり、そこに主観を混同させてはいけません。

ひな形を活用して時間短縮

報告メールは、仕事をしていると作成する機会は多いです。

そのため、報告メール作成に費やす時間は少しでも減らし、効率よく仕事を進めたいものです。

そこで、時間短縮のためにひな形を活用してみましょう。

日報や進捗状況の報告などは、報告頻度が多いため、イチから作成することは効率の悪い作業です。

過去に送ったメールをひな形として、内容を書き換えるだけで大幅な時間短縮ができます。

また、ひな形を活用すれば、メールの構成を考える必要もありません。

報告メールの書き方:文例

報告メールのひな型に使える文例を見ていきましょう。

件名:〇〇年〇月〇日新規事業案Aプロジェクト会議報告

お疲れ様です。表題に記しましたAプロジェクトの会議に参加しましたので、以下のとおり報告します。

・課題:新規事業案Aプロジェクトについて
・日時:〇〇年〇月〇日 〇時~〇時まで
・場所:第1会議室
・参加者:山田部長、佐藤課長、鈴木係長、田中主任、岡田、山本
・目的:新規事業を立ち上げるにあたり方針やターゲット、取り組み優先順位など大まかな骨子を決める
・決定事項:1.既存事業との相乗効果を目的とした事業であること
      2.〇〇~
      3.〇〇~
今後の課題:新規事業が既存事業をどのように補完するかが課題

以上

課題につきましては、企画書を作成して再度会議で議論する予定です。
会議の日程が決まり次第、あらためて会議日程や詳細についてご報告いたします。
よろしくお願いいたします。

経営企画部 山本

迅速な報告をするならメールよりChatwork

業務の報告にメールを使う企業は多いですが、進捗状況などリアルタイムな情報を共有する際や、日報など情報を蓄積していきたい場合には不便さを感じる部分も多いです。

また、報告メールの作成に貴重な業務時間が割かれてしまうことは、業務効率を下げる原因でもあります。

しかし、業務報告は仕事の情報共有をするうえでは欠かせないものです。

そのため、業務報告をする手段を見直すことで、迅速な業務報告が可能になります。

Chatworkであれば、件名を省略して「〇〇の件についての報告です」とチャットの冒頭につけることで、そのあとに続く内容に対してわかりやすく読み進めることができます。

リアルタイムな進捗状況の報告であれば、「〇時〇分に納品完了しました」と素早くメッセージを送ることができるので、迅速さが求められるシーンには相性のよいツールです。

このようなチャットの即時性や簡潔さは、メールにはない大きなメリットです。

Chatworkの活用で迅速な報告とスムーズな情報共有をおこない、さらなる業務効率化を目指しましょう。

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