依頼メールを社内向けに送るには？適切な書き方やポイントを解説

依頼メールを社内に向けて送る際は、社外向けのメールほど丁寧さを意識しすぎる必要もありませんが、相手にお願いをする以上はマナーのあるメールを送らなければいけません。

ビジネスメールでは、どうしても社外の人からのメールを優先する傾向にあるので、社内の人から送られたメールは後回しにされがちです。

しかし、依頼メールを相手が読んで依頼を受け入れてもらえないと、自分の仕事にも遅れが生じてしまいます。

社内向け依頼メールを送る際の適切な書き方や、意識したいポイントについて解説します。

社内向け依頼メールとは

社内向け依頼メールとは、社内のある特定の人に向けて、何かを依頼する際に送るメールです。

社内とはいえ、ビジネスマナーを守った丁寧な表現や適切な書き方でメールを送らなければいけません。

その理由は、社内向け依頼メールでは「メール業務への効率のよさ」と「相手に読む負担をかけない」ことが必要だからです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった「ビジネスメール実態調査2021」[※1]の調査によると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがたまにある、または、よくある」の合計が45.84%と、半数近い人が不快さを感じたという回答になりました。

また、不快に感じた内容として、最も多かったのが「質問に答えていない」、次いで「必要な情報が足りない」「文章が失礼」「メールが読みづらい」という回答でした。

調査の結果からもわかるように、ビジネスメールでは内容が的確に伝わり、かつ丁寧なメールの文章を送ることが求められているといえます。

つまり、社内向けの依頼メールであっても適切な書き方が求められるのです。

依頼メールを社内に送るタイミング

どのような場面で、依頼メールを社内で送る必要性が生じるのでしょうか。

社内向け依頼メールを送るタイミングについて見ていきましょう。

打ち合わせの依頼

社内の人に打ち合わせやミーティングの依頼をする際に、打ち合わせの依頼メールを送ります。

参加者全員に向けて、あらかじめ知らせておく必要がある日時や場所、議題など事項を漏れなく記載します。

また、打ち合わせの日時が決められていないのであれば、複数の候補日を挙げておきます。

メールの文末には、忙しいスケジュールの合間をぬって、打ち合わせに参加してもらうことに対する相手への気づかいの言葉を添えましょう。

資料作成の依頼

会議やプレゼンテーションで使用する資料の作成や、作成のサポートを依頼する際に資料作成依頼メールを送ります。

資料作成を依頼するメールでは、以下の記載が必要な情報になります。

作成してほしい資料に対して、双方に認識の相違が生じないよう、内容や分量については的確に伝えましょう。

説明の文章が長くなる場合や、図やグラフでの説明が必要であれば、データ化してメールに添付しましょう。

日程調整の依頼

会議や打ち合わせなど、メールを送る相手、または参加者の日程を調整してもらいたい際に日程調整の依頼メールを送ります。

日程調整を依頼する場合は、可能な限り自分から候補日を3～5つの候補日を提示しましょう。

日程の選択肢が多すぎると、かえって相手に気を使わせてしまい、日程を決めるためのやりとりを何度も繰り返すことになります。

日程調整のやりとりはできれば1往復程度におさめ、スムーズにメールのやりとりを終えることを意識しましょう。

なお、社内であっても相手に日程調整をお願いしている側であることを忘れず、クッション言葉や相手を気づかう表現をもちいて、丁寧な文章で日程調整を依頼しましょう。

アポイントの依頼

相手と直接、またはオンラインで対面して話がしたい際は、「時間を割いてほしい」とお願いするためのアポイント依頼メールを送ります。

「貴重な業務時間を割いても構わない」と思ってもらうためには、直接話がしたい明確な理由を提示し、相手への気づかいが感じられるメールを送らなければいけません。

アポイントの依頼メールでは、どのような用件で要する時間はどれくらいなのかなど、相手が疑問を感じないよう具体的に明記しましょう。

メールの締めの挨拶では、時間をとってくれることへの感謝の一言を必ず添えましょう。

アンケートの依頼

社内で何らかの取り組みをする場合や社員からの意見などに対して、アンケートに答えてほしい際にアンケート依頼メールを送ります。

アンケート依頼メールでは、アンケート調査をおこなう背景や必要性を相手に伝え、なるべく多くの人から回答をもらえるように丁寧な文章で依頼しましょう。

相手の業務を極力減らすために、回答しやすいようにURLを記載する、回答にかかる所要時間の目安を表記するなどの工夫も必要です。

社内向け依頼メールの適切な書き方

社内向け依頼メールでは、依頼したことを相手に快く引き受けてもらえるよう、適切な書き方が求められます。

社内向け依頼メールの適切な書き方について見ていきましょう。

件名は用件がわかるものにする

依頼メールの件名に【お願い】【ご依頼】などをつけると、何らかの依頼をされているとひと目で判断することができます。

件名でメール開封の優先度を判断することも多く、その際に「このメールは読まなければならない」と思わせる件名は、どのようにつけられているかを意識してみましょう。

迷惑メールだと判断されてしまう件名や後回しにしてしまう件名を、日頃から意識してみることで、自分がメールの書き手になった際にも、どのような件名をつければいいのか明確になるはずです。

また、仕事のメールをスマートフォンでチェックする人も多いため、依頼メールの開封を促すために、重要なキーワードを前に持っていき20文字程度におさまるようにしましょう。

依頼する相手や送り主を明確に記載する

依頼メールの初めに、必ず宛名を書きましょう。

社内向け依頼メールでは、部署名と相手の名前、または名前だけという書き方が一般的です。

「営業部各位」のように記述すると、誰がその依頼を受けるのかが不明瞭です。

依頼する相手をしっかりと明記して、誰に向けた依頼であるかをわかりやすくしましょう。

なお、社内向けメールであっても差出人の名前は、「鈴木」ではなく「鈴木太郎」のように氏名を記載します。

これは、メールを開封する前に差出人の名前が「鈴木」と名字だけの場合、迷惑メールと勘違いされることを防ぐためです。

また、社内向けのメールでは会社名は記述する必要はありませんが、部署名と名前は書いておくと親切です。

簡潔でわかりやすい文章にする

依頼内容の部分では、箇条書きを使うと簡潔でわかりやすい文章になります。

以下に具体例を確認してみましょう。

上記のように記述すると、最も伝えたい内容である日時や場所が文章内にあるため、読みづらいと感じます。

以下のように箇条書きにすることで、視覚的に読みやすくなり、伝えたいポイントをスムーズに理解することができます。

ファイルを添付した旨を記述する

添付ファイルがある場合は、件名または本文中に添付ファイルがある旨を記述しましょう。

なお、添付ファイルの内容がどのような内容であるかを記述する、相手がファイルをダウンロードして保存しやすいようにファイル名をつけておく、などの配慮をすると相手に親切な印象を与えます。

さらに、添付したデータを開きやすいように、文書であればPDFに変換する、ファイルサイズが3MBを超える場合は圧縮するなど、相手の負担にならない工夫も必要です。

社内向け依頼メールで意識したいポイント

社内向け依頼メールでは、丁寧さや読みやすさに加えて、効率よくやりとりができることにも意識を向けたいところです。

社内向け依頼メールで意識したいポイントを見ていきましょう。

必要な情報は足りているか

ビジネスメールのマナーに沿って依頼メールを作成する際でも、相手がメールを読みやすいように結論から記述します。

ただし、結論だけが書かれていても、それに紐づく必要な情報がなければ相手は対応のしようがありません。

依頼に対する必要な情報が足りないという理由で、メールのやりとりをすることは時間も手間もかかる行為です。

依頼メールに十分な情報が記載されていれば、無駄なやりとりは避けられます。

5W2Hを活用したり、箇条書きを使ったりして情報に不足が生じないように意識しましょう。

丁寧な文章で書かれているか

メール業務を効率化することは、長々とした冒頭の挨拶や無駄なやりとりを省くことであり、相手を気づかう丁寧な言葉を省略することではありません。

忙しい中でメールに対応してくれたことに対して、相手を気づかう言葉や思いやりの一文を添えましょう。

「お手数おかけしますが」「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を使うことで、お願いの表現がやわらかく丁寧な印象になります。

期限が短すぎないか

メールを読むタイミングは相手に委ねられているため、相手がメールを読むタイミングによっては、依頼内容の期限が短すぎると捉えられてしまいます。

そのため、メールで依頼をする場合、返信や依頼対応への期限にはいつも以上に余裕を持たせておきましょう。

仮に、どうしてもすぐに返信がほしい場合には、件名に【至急】【要返信】として、いつまでに返信がほしいかをわかりやすく明記します。

その際は、急に依頼をすることになった理由を明記し、より丁寧なお願いの一文を添えて送りましょう。

スムーズなやりとりができているか

依頼に関するメールのやりとりは、スムーズにできているかに意識を向けてみましょう。

質問や回答を小出しにしていると、件名に返信を表す「Re:」の数が多くなり、受信ボックスの中でも見づらい印象を与えます。

また、短時間のうちに頻繁にメールのやりとりを重ねることで、心理的ストレスを感じてしまうかもしれません。

メールのやりとりが長く続き、スムーズなやりとりができていないと感じたら、相手の状況を伺い、スムーズにやりとりができる電話やビジネスチャットへ移行することを促してみるのもよいかもしれません。

社内向けの依頼をメールで送るのは非効率

社内向け依頼メールでは、冒頭の挨拶や宛名、署名など、依頼内容以外の文章も記述するためメールの作成に時間がかかり、非効率だと感じる部分もあるでしょう。

複数人にメールを送った場合、それぞれの返信メールを管理するうちに漏れが生じる可能性も捨てきれません。

どのメールに対しどの情報が紐づいているかなどの情報管理の効率が悪くなると、メール業務に追われ、本来の業務に支障が起きてしまいます。

社内向けの依頼に関するやりとりをスムーズにおこなうためにも、必要に応じてビジネスチャットや電話を活用してみましょう。

社内向けの依頼はメールよりもChatwork

ビジネスチャット「Chatwork」は、メール業務を効率化したいときに役立つツールです。

社内の人に向けて依頼をしたいときはもちろん、情報共有や何らかの確認・承認がほしい場合のやりとりもChatworkであればメールよりも効率よくおこなうことができます。

Chatworkのタスク管理機能では、期限を追加することができるので、依頼に対する返信期限や引き受けたタスクの期限に関するやりとりを簡素化できます。

グループチャットを作成すれば複数人と情報共有ができるので、情報の管理漏れを防ぐこともできます。

社内向けの依頼のように、効率のよさやスピード感が求められるコミュニケーションでは、メールよりもChatworkのほうが多くのメリットを受けられるでしょう。

これまでメールのやりとりに非効率さを感じていたのであれば、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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[※1]出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2021」
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/
※本記事は、2021年11月時点の情報をもとに作成しています。