依頼メールを社外に送る際に意識したいポイントとは？気をつけたい表現を文例で解説

社外へ向けた依頼メールでは、丁寧さを保ちつつ、自分の要望はしっかりと伝えなければなりません。

社内向けのメールとは違い、よりいっそうの丁寧さが求められるため、メール作成に時間がかかってしまうことも多いでしょう。

社外への依頼メールに時間をかけすぎると、ほかの業務がストップしてしまうので、いかに効率よくメールを作成できるかを意識することも必要です。

依頼メールは長い文章で書かれるものではないため、相手はメールにさっと目を通すことができてしまいます。

しかし、この際に受けるメールの印象はそのあとのアクションを大きく左右します。

社外向け依頼メールでは、礼儀正しさを感じる文章を送り、快く依頼を受け入れてもらえるように努めましょう。

社外向け依頼メールとは

社外に向けた依頼メールは、社外の人にこちらの要求を受け入れてもらい対応をお願いするメールです。

相手は忙しい中で依頼を受けるかどうかを判断するため、何度も読み直しが必要になるようなわかりにくいメールは不快に感じるばかりか、依頼を断られてしまう可能性もあります。

また、相手の状況に配慮のない一方的な依頼だと感じられるような文章では、送り手に対して不信感をもってしまうことも考えられます。

見積りや資料請求を依頼する相手など、最終的に自分が顧客の立場になる場合であっても、ビジネスパーソンとしてマナーを感じられる言葉づかいや表現を使いましょう。

依頼メールを社外に送るタイミング

依頼メールを社外に送る場面はどのようなときでしょうか。

社外に依頼メールを送るタイミングについて見ていきましょう。

日程調整の依頼

会議や打ち合わせなど、双方の都合がいい日程を擦り合わせたいときに日程調整の依頼メールを送ります。

日程調整では以下のパターンによって書き方が異なります。

どちらのパターンをとったとしても、相手とのメールのやりとりを無駄に繰り返すことがないように配慮しましょう。

余裕のある日時を3~5つ程度提示して、依頼メールへの返信期限も必ず明記し、スムーズに日程が決められるような依頼メールを送りましょう。

資料送付の依頼

興味をもった商品やサービスの詳細を知りたい場合、取り扱っている会社に対して資料送付の依頼メールを送ります。

仕事で資料送付を依頼する場合、自分が送ったメールの印象が自社のイメージを決めることを忘れないように、礼儀正しさが伝わる文章にしましょう。

複数の商品を扱っている会社に対しては、資料を必要とする商品やサービスの詳細を明確に記載します。

商品名や商品番号などがわかっているのであれば明記しておきます。

目的とする商品やサービスが決定していない場合は、大きさや機能性、プランやグレードなど、わかる範囲で明記しましょう。

また、必ず送付先の住所や連絡先、会社名や担当者の氏名も忘れずに記述しましょう。

商品やサービスの公式HPから、資料請求フォームに入力することで資料を取り寄せることもできる場合もありますが、資料請求フォームに自由記述ができる欄があれば、丁寧な挨拶や相手を気づかう一言を添えると好印象です。

見積りの依頼

商品やサービスの購入を検討している会社や担当者に向けて、見積りを依頼したいときには見積り依頼メールを送ります。

自分が顧客の立場であるとはいえ、よきビジネスパートナーであり続けるためにも、丁寧でわかりやすいメールを送ることを意識しましょう。

見積り依頼のメールでは、見積り依頼の経緯や取引条件、送付期限などを箇条書きで明記します。

見積り依頼のメールでは、商品やサービスの利用を真剣に検討していることが伝わる文章と、多忙な中で見積りをしてくれる相手への気づかいが感じられる表現を心がけましょう。

講演の依頼

外部から講師や登壇者を招いて研修や講演会などをおこなう際に、講演依頼のメールを送ります。

講師や登壇者に直接電話をして依頼をすることも可能ですが、相手が多忙であることも予想されるため、突然電話をかけるとスムーズなやりとりができないケースもあります。

そのため、まずはメールで詳細を伝え、そのあとに相手の都合に合わせた連絡手段へと移行しましょう。

講演依頼のメールでは、簡単に自社の紹介をしたあとに、講演を依頼することになった経緯や日時、場所、聴講者の人数、講演料などを箇条書きで明記します。

特に、日時や場所、講演料は相手が講演依頼を引き受けるかどうかの判断基準になるため、具体的に記述しましょう。

依頼メールを社外に送る際のポイント

社外向け依頼メールを送る際のポイントについて見ていきましょう。

相手が依頼を引き受けてくれるかどうかは、依頼メールの印象によって変化するという意識をもつことも大切です。

依頼の理由や趣旨を説明する

依頼内容がどのようなケースであっても、詳しい理由を伝えずに相手にお願いをすることは、メールの送り手に対して不信感をもってしまいます。

そのため、「なぜ依頼をすることになったのか」という理由や趣旨を相手にしっかりと伝えることは依頼する際の基本となるマナーです。

依頼をしてきた明確な理由を提示し、「だからあなたにお願いしたい」「自社には必要な商品だ」という熱意を伝えることが、依頼を引き受けてもらえるポイントでもあります。

依頼内容は明確に書く

依頼内容を書く際は、相手がスムーズに理解できるよう明確に記載しましょう。

丁寧さを意識しすぎて遠回しな表現になったり、金銭的なことは言い出しにくいからと曖昧にしたりすると、相手は何を求められているのかがわからず返事に困ってしまいます。

メールを読んだ相手が、「じゃあいつまでに〇〇をすればいい」と今後のアクションをイメージできるように、伝えるべきことをしっかりと記述しましょう。

礼儀正しく丁寧な言葉づかいを心がける

ビジネスでは相手に何かをお願いする際は、丁寧で礼儀正しい文章を送る必要があります。

自分が依頼される立場になったときに、快く引き受けられると感じる文章はどのように書かれているかを考えてみましょう。

ただし、「お願いしたく存じます」「お願いできますでしょうか」などを多用し、過度にへりくだった表現を繰り返すと、かえってくどい印象を与えてしまいます。

文末を言い換える、クッション言葉を活用するなどして、簡潔に表現することを心がけましょう。

回答期限を記載する

依頼に対する回答には必ず期限を設けて記載しましょう。

「回答はいつでもいいです」とすると後回しにされる可能性もあり、時間が経過しすぎるとトラブルのもとになりかねません。

また、相手によっては「それほど重要ではない依頼をされた」と捉えられてしまい、あまり印象のよいものではありません。

丁寧に伝えれば、回答期限を設けることは失礼なことではありませんので、回答を待つ自分のストレスをなくすためにも、依頼メールには回答期限を記載して送りましょう。

社外向け依頼メールで気をつけたい表現

社外向け依頼メールで失礼な表現をすると、依頼を引き受けてもらえないことに加え、会社のイメージも悪くなってしまいます。

社外向け依頼メールで気をつけたい表現について見ていきましょう。

急かすような表現はしない

自分の都合で相手の対応を急かすような表現をすると、相手に不快感を与えてしまいます。

面識のない相手から突然、件名に【至急】と書かれたメールを受け取った場合、どんなに容易な依頼であっても、引き受けることをためらってしまうかもしれません。

また、状況によっては迷惑メールと思われ、開封すらされない可能性も捨てきれません。

依頼を引き受ければ、すでに計画されている相手のスケジュールに少なからず影響を与えることが考えられます。

そのため、「至急」や「できれば急ぎで」などの相手のスケジュールを乱すような表現は使わないようにしましょう。

お願いする立場であることを忘れない

社外向けの依頼メールでは、依頼をする相手のスキルや相手先の商品に魅力を感じたことが理由になることは多いと思われます。

しかし、「〇〇先生の講演には感心しました」「なかなかよいサービスですね」のような表現は、お願いする立場である人が使うものではありません。

「感激しました」「魅力を感じる」のように謙虚な表現に言い換えることで、相手が受ける印象もよくなります。

依頼の理由を記述する際には、相手を褒めているつもりでも上から目線の表現になっていないか注意しましょう。

過剰なやりとりにならないように注意する

メールは丁寧な文章が求められるため、返信するにもひと手間かかると感じる人は多いようです。

たとえ、返信する内容が「了解しました。お願いします」であっても、社外の人に依頼をする立場であれば、そのまま送るわけにもいきません。

同じように、相手も返信に対して手間やストレスを感じているかもしれません。

細かい返事のやりとりを過剰に繰り返すことを避けるためには、必要な内容が明確に記載された文章を送り、相手からの質問を極力減らすように工夫してみましょう。

また、ときにはメールにこだわりすぎず、電話やビジネスチャットを活用することもよいでしょう。

社外向け依頼メールの文例

社外に送る依頼メールの文例を見ていきましょう。

社外への依頼はメールよりChatwork

社外への依頼メールは、郵送よりも早く、電話よりも詳細がわかりやすいメールで送ることが一般的とされてきました。

しかし、メールのデメリットを解決できるビジネスチャットを導入する企業が増えています。

ビジネスチャット「Chatwork」のチャット機能では、件名や挨拶文に悩むことなく、スムーズに依頼の詳細から書き始めることができます。

また、リアルタイムに近い会話を文字でやりとりすることができ、依頼に関する業務効率が上がります。

社外向けの依頼でChatworkを活用すれば、社外の人とのコミュニケーションの活性化にもつながり、信頼関係を強固なものへとシフトすることも可能です。

業務効率化やコミュニケーションの活性化には、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

  今すぐChatworkを始める（無料）

Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。