アポイント依頼メールの書き方とは?作成のポイントを例文つきで解説

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目次

取引先の相手と直接話をしたい場合や、生産現場を直接見学したいなどの場合には訪問依頼メールを送ります。

訪問依頼メールでは、相手が訪問を受け入れやすくするための必要な情報を伝えなければいけません。

取引先への訪問依頼メールについて作成ポイントや、訪問依頼メールを好印象にするコツを詳しく解説していきます。

訪問依頼メールとは

訪問依頼メールとは、取引先に訪問したいと依頼をする際に送るメールのことをいいます。

面会や会合の予約や約束という意味の、「アポイントメール」とされることあります。

訪問依頼メールを送らずに突然訪問をすることは、相手のスケジュールを乱す行為であり、ビジネスパーソンとしての信用性も疑われてしまいます。

訪問依頼メールでは、訪問を受ける相手の立場を想像し、「訪問を受けるために時間を割いてもいい」と思ってもらえるようなメールを送りましょう。

訪問依頼メールは主に以下のような構成で作成しましょう。

  • 訪問に至った経緯や要件
  • 所要時間
  • 訪問する人数
  • 訪問日時の提案

訪問依頼メールを送る目的

相手への訪問依頼では、電話かメールのどちらでコンタクトをとるべきか迷ってしまう人も少なくはないでしょう。

「訪問依頼は電話をかけて、まずは直接話をすることが礼儀」と考える人がいるのも確かです。

しかし、電話で訪問依頼をする場合では、日時の聞き間違いや、相手が訪問の約束そのものを失念してしまう可能性もあります。

一方、メールであれば、お互いがあとから確認のために見返しやすく、聞き間違いも起こりません。そのため、訪問依頼は電話よりもメールを送るほうがスムーズです。

また、訪問依頼メールで「会って話を聞きたい」「訪問してもらうことでメリットが生じる」と、期待感を膨らませることも期待できます。商談などのケースにおいては、訪問依頼メールの時点で相手の興味を惹きつけておくことも効果的です。

訪問依頼メールを送るタイミング

訪問依頼メールは、その状況によって書き方が異なります。

相手との関係性に応じたルールた適切な送り方を身につけておきましょう。

初めての相手に送る場合

知らない相手から突然訪問依頼のメールを受けることは、「誰だろう?」「迷惑メールかもしれない」と、多くの疑問や不安を感じます。

そのため、これまでに面識のない相手に訪問依頼メールを送る際は、相手の不安や疑問を先回りして取り除くことが重要です。

「初めてご連絡いたします」のあとに続けて、「貴社のHPを拝見しメールを送りました」とすると、会社やメールアドレスを知った経緯が明確になります。

また、第三者からの紹介で訪問依頼メールを送る場合は、紹介元の会社名や氏名などの情報を明記しましょう。

既存の取引先に送る場合

すでに取引のある相手先を訪問するケースでは、引継ぎによるお礼など挨拶をするための訪問や、ミスやトラブルを謝罪するための訪問などが挙げられます。

特に年末年始や異動の時期などは、訪問依頼メールを受ける件数も多くなるため、件名に会社名などを入れて混同されないように気をつけましょう。

訪問依頼メールでは、忙しい中でも「直接話がしたい」と思ってもらうためにも、訪問の理由や要件を具体的に記述しましょう。

訪問依頼メール作成のポイント

訪問依頼メールを作成する際のポイントをおさえておくことで、メール作成にかかる時間を短縮することができます。

メール作業を効率化させつつ、相手に必要なことはしっかりと伝わるメールの書き方について見ていきましょう。

内容がわかりやすい件名をつける

メールのデメリットとして、読んでもらえなかったり、後回しにされたりする可能性もあるということが挙げられます。

このデメリットを解決するには、開封しなくても内容が判断できる件名、またはこの人からのメールは早めに返信しようと思われる件名をつけることです。

件名に、「ご面談のお願い」や「ご挨拶のお願い(株式会社〇〇)」と、どのような用件で誰からのメールなのかを記述しておくことで、相手がメールを読んで返信されるまでの時間短縮をはかることができるでしょう。

宛名と挨拶は丁寧に書く

宛名は会社名と名前は略さずに書きましょう。

部署や役職がわかるのであれば、併せて記述することで丁寧な印象を与えます。

同音異字による表記ミスを避けるためにも、宛名はコピー&ペーストを使うことをおすすめします。

挨拶文では、初めてメールを送る相手には直接の初対面と同じように、「初めてメールいたします」と記述したあと簡単に自社の紹介をしましょう。

すでに取引がある相手に対しては、日頃のつきあいに対する感謝や直近にあった取引に対するお礼を書きます。

メールの第一印象をよくすることで、そのあとに続く内容への印象や理解度も変わることを意識してみましょう。

訪問の経緯や要点をわかりやすく伝える

訪問の経緯や要点は、訪問依頼メールのメインとなる部分であり、最も相手に伝えたいことなのでわかりやすく明記します。

漏れのないよう具体的に伝えるためには、5W1Hと箇条書きを活用してみましょう。

5W1Hを使う際は下記の内容を折り込みます。

  • Who(誰が):自分以外に同行する人数
  • When (いつ) :3~5つの候補日をこちらから提示する
  • What (何を):訪問して話す内容
  • Why (なぜ):なぜ訪問したいのか
  • Where (どこで):訪問したい場所(会社、工場)
  • How (どのように):相手にどうしてほしいか(いつまでに返信)

訪問依頼メールを受け取ったあとに、返信や訪問のためのスケジュール確認をするなど、相手に行動させるためには、訪問シーンを想像できるほどの明確な内容が記述されていることが必須です。

読み直しや質問のための返信が必要になるメールは、訪問までのステップが多いため、面倒だと思われてしまい、訪問依頼を引き受けてもらえないこともあるので注意しましょう。

好印象な訪問依頼メールにするコツ

訪問依頼メールで印象をよくしておくことで、そのあとにつながるビジネスチャンスによいう効果をもたらすことも期待できます。

訪問依頼メールを好印象なものにするコツについて解説します。

「アポイント」という言葉は避ける

相手との約束を取りつける際に、「アポイント」という表現を用いることもありますが、訪問依頼メールでは、丁寧さに欠けるため避けたほうがよいでしょう。

アポイントはそもそもアポイントメントの略語であり、お願いをする立場である側としてはふさわしくない表現です。

そのため「アポイントのご依頼」ではなく「ご面談のお願い」「ご挨拶のお願い」のように、丁寧な表現を用いることで礼儀正しい印象になるでしょう。

訪問することでメリットを感じる内容にする

訪問依頼メールでは、直接会って話をするメリットがあると期待できる内容を提示しましょう。

例えば、資料を渡すだけであれば、メールにデータを添付する、または郵送でも十分に間に合ってしまいます。

しかし、「その場で貴社の状況を無料で診断して、課題を解決できるプランの提案ができる」という具体的なメリットが提示されていれば、会う時間を作ろうと思う人は多いでしょう。

これらのメリットを、先に挙げた5W1Hの「What(何を)訪問して話す内容」に明記することで、訪問に対する期待値も上がります。

候補日は複数の日程を提案する

訪問の候補日は、3~5つの候補日を自分から提案します。

これは、選択肢が多すぎるよりも、提示された日時に対して〇か×かを判断するほうが、相手の考える負担が少ないからです。

また、「ご都合のよい日をお知らせください」と相手に候補日の提示をお願いすると、日程調整に余計な時間がかかることも考えられます。

相手がメールの返信にストレスをかけない工夫や、メールのやりとりを最小限に抑えることも、ビジネスパーソンとしてスマートな印象を与えます。

訪問依頼メールの文例:初めての相手

訪問依頼メールを初めての相手に送る文例について見ていきましょう。

件名:ご面談のお願い(〇〇株式会社〇〇様ご紹介)
宛名:〇〇株式会社 営業部 山田太郎様

初めてご連絡いたします。
〇〇株式会社〇〇様よりご紹介をいただきました、株式会社△△ 法人営業部 佐藤△△と申します。

御社のHPを拝見し、弊社のサービスを直接お会いしてご説明させていただきたくご連絡いたしました。

よろしければ以下の日程で貴社にお伺いしたいのですが、山田様のご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】

  • 〇月〇日(月)14時~17時
  • 〇月〇日(水)終日可能
  • 〇月〇日(火)13時~17時

上記の日時以外でも調整は可能ございますのでお申し付けください。
40分ほどお時間をいただけますと幸いです。

ご訪問の際は、私以外に企画推進部の鈴木も同行いたします。

お忙しいところ恐縮ではございますが、〇月〇日(木)までにご返信をお願いできますでしょうか。お手数をおかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
法人営業部 佐藤△△
TEL:090-0000-0000
MAIL:aaa@~

訪問依頼メールの文例:既存の取引先

既存の取引先や顧客を相手に訪問依頼メールを送る際の文例を見ていきましょう。

件名:新サービス〇〇のご案内(株式会社△△佐藤△△)
宛名:〇〇株式会社 営業部 山田太郎様

お世話になっております。
株式会社△△ 法人営業部 佐藤△△でございます。

先日は弊社開催イベントにご参加いただきまして、誠にありがとうございました。

その際に、山田様からお聞きしました課題につきまして、弊社の新サービス〇〇がお役に立てるのではと思いご連絡いたしました。

よろしければ貴社を訪問しまして、直接詳しいご説明させていただきとく存じます。
貴社の現状をお聞きしたうえで、その場で最適なプランのご提案も可能でございます。

お忙しい中大変恐縮ではございますが、開発部の鈴木と共にお伺いしたいと存じております。

下記の日程で山田様のご都合はいかがでしょうか。

【候補日時】

  • 〇月〇日(月)14時~17時
  • 〇月〇日(水)終日可能
  • 〇月〇日(火)13時~17時

ご案内は約1時間を予定しております。
上記の日程以外でも、ご都合のよい日時をご提示いただければ調整いたしますので、お申し付けください。

ご多忙な時期にお手数をおかけしますが、〇月〇日までにご返信いただければ幸いです。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△
法人営業部 佐藤△△
TEL:090-0000-0000
MAIL:aaa@~

訪問依頼はメールよりもChatwork

訪問依頼のやりとりでは日程調整や資料の共有など、そのあともやりとりが続くかもしれません。

その都度メールを作成して返信を待っていては、効率が悪く、訪問までのスケジュールがタイトになってしまうこともあります。

また、間隔をあけずにメールの受信を繰り返すこともストレスを感じてしまいます。

効率よくやりとりをおこなうのであれば、Chatworkのようなビジネスチャットのほうが使いやすいと感じるでしょう。

メールアドレスしかわからない相手であっても、今後何度もやりとりをしたり、データを共有したりすることが予想されるのであれば、早めにビジネスチャットへと移行することをおすすめします。

昨今は直接の訪問を避けている会社や、リモートワークを導入している企業も多いです。

そのような環境においても、Chatworkのビデオ通話を活用すれば、お互いの顔を見ながら話すことも可能です。

訪問依頼メールに効率の悪さを感じている、または、直接の訪問がしづらいと感じるのであれば、Chatworkを利用したコミュニケーションをとってみてはいかがでしょうか。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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