情報共有はうざい?情報共有のうざいをなくし適切な情報共有をする必要性

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情報共有はうざい?情報共有のうざいをなくし適切な情報共有をする必要性

目次

組織で働いていると情報共有が「うざい」「面倒」と思う瞬間もあるかもしれません。

しかし、情報共有をないがしろにすると、ミスや業務の遅れが発生したり、ほかの社員との人間関係が悪化するなど、「情報共有がうざい」状態はリスクをともないます。

「情報共有はうざい、したくない」と思う前に、情報共有の必要性や情報共有がうざい状態のリスクについて知っておきましょう。

情報共有をうざいと感じてしまう原因や、情報共有のうざいを解消する方法についても解説します。

情報共有はなぜ必要?

「情報共有はうざい」と考えている人は、情報共有の必要性について一度考えてみましょう。

情報共有の必要性としては、主に以下の3つが考えられます。

  • チームとして働くため
  • 業務効率化のため
  • 生産性を上げるため

情報共有の必要性について、具体的に説明していきます。

 

チームとして働くため

チームとして働く上で情報共有は必要不可欠です。

なぜなら、情報共有をおこなわないと誰が何の業務をしているかや、進捗がどの程度なのかが分からず、チームとして協力したり、業務の遅れに気づいたりすることができないからです。

逆を言えば、情報共有がしっかりできているチームは、チームの協力体制が整っているため、効率的に業務を進めることができます。

 

業務効率化のため

情報共有は業務効率化のためにも必要です。

情報共有をおこなわずに情報が属人化している場合、業務のたびに調べ物をしたり、必要なデータを探す必要があるなど、業務の進め方が非効率になってしまいます。

情報共有をおこなうことで、誰もが必要な情報にアクセスできるようになり、業務の属人化が防げるため、会社全体の業務効率が上がります。

 

生産性を高めるため

情報共有は、会社全体の生産性を高めるためにも重要です。

情報共有をおこなうことで、仕事で得た知識やノウハウを社内で共有することができます。

その結果、社内のスキルや業務スピードが上がるため生産性の向上につながるのです。

情報共有がうざい状態で発生するリスクとは?

情報共有がうざいと感じている状態で発生するリスクについて見ていきましょう。

情報共有をうざいと感じながらおこなうことや、うざいという理由からおざなりになることでさまざまなリスクが発生します。

 

ミスや業務の遅れが発生する

情報共有がうざいという状態では、ミスや業務の遅れが発生しやすくなります。

情報共有がうざいと考えている状態では、自分からの情報共有が遅れがちになったり、ほかの社員からの情報共有をないがしろにしてしまったりします。

その結果、情報共有不足によるミスや業務の遅れが発生しやすくなってしまうのです。

「情報共有がうざい」状態では、自分がミスをするだけでなく、自分からの情報共有が遅れたことで人にミスをさせてしまう可能性もあります。

ミスや業務の遅れは、顧客や取引先にも迷惑をかけるおそれがあり、自分以外の人にまで「情報共有がうざい」状態のリスクが派生してしまう可能性があるのです。

    

人間関係が悪化する

情報共有がうざいという状態では、ほかの社員との人間関係が悪化してしまいます。

チームとして働く以上、情報共有は必要不可欠です。

にもかかわらず、情報共有をないがしろにしてしまうとほかの社員からの反感を買う原因になります。

人間関係が悪化した状態では、さらに「情報共有がうざい」と感じてしまい、情報共有をおこたるといった負のスパイラルに陥ってしまいます。

また、人間関係が悪化した場合、仕事だけでなく精神的に辛くなるなど多方面に悪い影響が出てしまいます。

情報共有をうざいと感じてしまう原因

情報共有をうざいと感じてしまうのは、情報共有の必要性を理解していないことに加え、情報共有の仕組みに問題があることが原因です。

情報共有をうざいと感じてしまう原因について具体的に見ていきましょう。

 

情報共有の必要性を理解していない

情報共有をうざいと感じてしまう原因の1つ目は、情報共有の必要性を理解していないことです。

チームとして協力して働いたり、仕事の効率や生産性を高めるためには情報共有が欠かせません。

このような情報共有の必要性を理解していない場合、情報共有の優先度が下がってしまい、情報共有は「優先度は低いのに面倒なもの」つまり「うざいもの」という認識になってしまいます。

 

情報共有に手間がかかる

情報共有をうざいと感じてしまうのは、情報共有に手間がかかることも原因のひとつです。

情報共有の必要性を理解していても、情報共有の方法が手間がかかるものだと情報共有のハードルが高くなってしまいます。

忙しい日々の中では「情報共有=面倒なもの」という認識になってしまい、情報共有をうざいと感じてしまうのです。

 

情報共有のルールが決まっていない

情報共有のルールが決まっていない場合も、情報共有がうざいと感じる原因になります。

情報共有の頻度やタイミング、フォーマットなどの情報共有のルールが決まっていない場合、ある社員によって情報共有が頻繁におこなわれたり、不要な情報が共有されるといった煩わしい事態がおこります。

ほかにも、自分が情報共有をする場合に、いちいち情報共有の方法を考えるという手間が発生し、面倒に感じてしまいます。

情報共有のルールが決まっていないことで、情報共有に関する煩わしさが蓄積され、情報共有がうざいと感じてしまう原因になるのです。

情報共有がうざいを解消する方法

では、「情報共有がうざい」状態を解消するにはどうしたらいいのでしょうか。

情報共有がうざいを解消する方法を3つご紹介します。

 

情報共有のルールを決める

情報共有のうざいを解消するには、情報共有のルールを決めることが効果的です。

例えば、

  • 情報共有をおこなう要件(例:トラブルの発生、取引先情報の変更など)
  • 情報共有のタイミング・頻度
  • 情報共有のツール
  • 情報共有のフォーマット

などを事前に決めておくことで、情報共有をおこなう際のハードルを下げることができます。

また、社員同士の情報共有に関する認識のずれもなくなるため、「人によって情報共有のタイミングが異なる」「情報共有のツールがバラバラで情報が分かりづらい」などのストレスを解消することもできます。

 

情報共有のツールを変更する

  

情報共有のツールを変更することで情報共有の手間が省け、「情報共有のうざい」の解消にも効果的です。

例えば、メールで情報共有をおこなっている場合、情報共有のたびに定型の挨拶文を入れたり、アドレスを選択するなど手間がかかります。

ビジネスチャットに切り替えれば、堅苦しい表現や挨拶が不要になったり、グループチャットを活用した情報共有ができるなど、情報共有にかかる手間を省くことができます。

また、データや画像などの共有も、メールよりビジネスチャットやクラウドストレージサービスを活用するほうが簡単です。

情報共有がうざいと感じてしまう原因が情報共有の手間の多さにある場合、情報共有のツールを変更することで、情報共有のうざいを解消することができます。

 

情報の正しい伝え方を知る

情報共有のうざいを解消する方法として、情報の正しい伝え方を知るという方法も有効的です。

情報共有がうざいと感じてしまう人の中には、情報共有の方法がいまいち分からないから、うざいと感じている人も多いでしょう。

情報共有をおこなう際は、「5W1H」や結論を先に述べることを意識すると相手に伝わりやすくなります。

5W1Hとは、以下の頭文字を取ったベーシックな情報共有の方法です。

  • When「いつ(時間)」
  • Where「どこで(場所)」
  • Who「誰が(主体)」
  • What「何を(目的となる人や物)」
  • Why「なぜ(理由)」
  • How「どのように(手段)」

情報共有がうざいと感じてしまう原因に情報共有への苦手意識がある人は、上記のような情報の正しい伝え方を知っておくことで、情報共有のハードルを下げることができます。

Chatworkでスムーズに情報共有をしよう

「情報共有がうざい」状態では、ミスや業務の遅れが発生したり、ほかの社員との人間関係が悪化したりするおそれがあります。

このようなリスクを回避し、情報共有のうざいを解消するには、情報共有のルールを決めたり、情報共有のツールを変更することが有効的です。

手間のかからない情報共有のツールとして最適なのが、ビジネスチャットの「Chatwork」です。

Chatworkでは、メールのような堅苦しい表現を使わずにコミュニケーションがとれるほか、複数人とのコミュニケーションもグループチャットで簡単にとることができます。

リアルな会話のようなテンポでコミュニケーションをとれるため、迅速な情報共有のツールとして活用できます。

情報共有がうざいを解消するツールとして、Chatworkをぜひご活用ください。
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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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