電話応対のメモが間に合わない原因と電話応対のメモを適切にする方法

電話応対のメモが間に合わないと、必要な情報を控えることができないのでトラブルや確認の手間が増えてしまいます。

電話応対をしながらメモをとることは、聞く・話す・書くなどの何個もの動作が重なり、とても複雑なことです。

そのうえ、電話口の相手の雰囲気によっては落ち着いて応対できなかったり、電話の内容が複雑であれば焦ってしまい、電話応対のメモが間に合わないこともあるでしょう。

しかし、電話応対のメモが間に合わないと諦めるのではなく、原因を理解したうえで解決策を実行し、自分が工夫をして電話応対をすることで、メモが間に合わない悩みを改善していくことが大切です。

自信を持って電話応対ができるように、電話応対のメモが間に合わない原因と電話応対のメモを適切にする方法を考えていきましょう。

電話応対のメモが間に合わない原因

電話応対のメモが間に合わない原因をしっかりと理解することで、改善につなげることができるでしょう。

まずは、電話応対のメモが間に合わない原因と理由を考えていきましょう。

メモをとる内容を決めていない

電話応対のときにメモを取る内容は、伝言する相手に必ず伝えなければならない用件です。

そのため、「必ず伝えるべき用件はどんな内容か」を自分の中で理解できていない状態で電話応対をすると、なにをメモに残せばいいのか、瞬時に判断できません。

結果、電話応対中に混乱し、電話応対のメモが間に合わないことに繋がるのです。

話をしている内容以外のことを考える

無意識のうちにやりがちなのが、話をしている内容以外のことを考えてしまうことです。

相手の話は聞こえているが、頭ではほかのことを考えてしまうと、話をされている内容が頭に入ってきません。

相手になにを言われていたかわからない状態になると、当然メモができなくなってしまいます。

相手の雰囲気に飲まれてしまう

電話口の相手は、早口、怒り口調、要点がまとまっていないなど、さまざまなタイプの方がいます。

自分もつられていつもより早口になってしまったり、怒られているような口調の雰囲気で気持ちが焦ってしまったりすると、「話をする」という行動ばかりに気を取られてしまいがちです。

用件が話に出たその場でメモを取ることで、メモを適切に残すことができます。

話に夢中でメモどころではなくなってしまう時点で、メモが間に合わない原因となりやすいのです。

電話応対のメモが間に合わないとどうなる？

電話応対のメモが間に合わないと、自分自身のみならず、電話口の相手、伝言を伝えるべき社内の相手にも多大な迷惑がかかってしまいます。

どのようなことが起こるのか、電話応対のメモが間に合わないことで生じる具体的な事例を考えてみましょう。

正確な内容を伝えられない

電話応対中にメモを適切にすることができないと、用件を正確に伝えることができません。

正確に伝えられなかったことにより、折り返しができなかった、指示された内容が間違っていたなど、業務に支障をきたすことが起こる影響につながるなど信用を失う結果になります。

相手の時間を多く割かせることになる

電話応対のメモが間に合わず、ひとつの用件について何度も何度も繰り返して聞き直すと、その分電話の時間が長くなります。

相手に多く割かせてしまった電話での時間を取り戻すことはできず、相手の大切な時間を割かせてしまうことになります。

さらに、長い時間電話で応対してくれた相手にとって、自分を含めた会社自体によい印象を受けることはあまりないと言えるでしょう。

電話に恐怖を感じ業務に支障をきたす

電話応対がうまくいかないことが続くと、電話応対をすることに強いストレスや恐怖を感じるようになってしまう可能性があります。

電話応対が業務内容に必須の場合には、業務に支障をきたすだけでなく、仕事を続けていくこと事態が難しくなることも考えられるでしょう。

電話応対のメモが間に合わないを解決する方法

電話応対のメモが間に合わない悩みを解決する方法は、少しの工夫や心持ちでできることが多いです。

どのような解決方法があるのか、電話応対のメモが間に合わない原因をもとに考えてみましょう。

自分専用メモ用紙の用意

電話応対のときに、聞くべき用件をまとめたメモ用紙をあらかじめ用意します。

可能な場合には、電話応対用のメモを印刷やコピーした「電話応対自分専用メモ用紙」を作成し、その内容に沿ってメモを確実にとっていけるとよいでしょう。

さらに、専用メモ用紙を作成するときのコツとして「ゼットの法則」にしたがい作成することをおすすめします。

ゼットの法則とは、人間が自然に動かす視線の動きのこと。左上からはじまり→右上→左下→右下と、アルファベットの「Z」の形で視線を動かすことからその名前がつきました。

複雑な配置でメモ用紙を作成すると、今度はメモ用紙の内容を読むことに集中してしまうことで、電話応対のメモが間に合わなくなってしまうことにつながる可能性が高まります。

せっかく自分専用メモ用紙を作成したのに、逆効果になりかねません。

上記のようにゼットの法則に習って、可能な限り脳にとってストレスフリーな自分専用メモ用紙の作成をし、作成した項目をすべて埋めるように電話応対のメモをしてみてください。

要点を復唱をする

電話応対の中では可能な限り、用件をメモした内容の中でもさらに絶対に外せないポイントを、電話の最後に復唱するようにしましょう。

万が一聞けていなかった部分があったり、間違えていた部分があったりしても、電話応対中に適切な内容へとメモの修正がしやすくなります。

メモの内容は漢字にこだわらない

メモの内容は、自分以外見ることはありません。

漢字にすることで字画が多くなることが圧倒的に多く、物理的に時間がかかることは間違いないため、基本的にはひらがなやカタカナで書くように心がけておくことをおすすめします。

また、業務内容でいつも決まったことを伝えるようなことがある場合には、その業務内容の頭文字を◯で囲うなどして、自分がどういう意味なのかわかる暗号を作るなどしてもよいでしょう。

自分が少しゆっくり話す

聞き手に不快感を与えない程度にゆっくり話すことは、自分を焦らせないことにつながりますし、早口気味の相手も落ち着いてくるというよい相乗効果がうまれます。

さらに、ゆっくりめに話すと物理的に時間に余裕がうまれることにもなり、メモを書く時間をとりやすくなるでしょう。

話し言葉のメモを目につくところにおく

電話応対のときに、自分自身が頭で考えて悩むような話し言葉を、メモをおくことによって悩まないようにする工夫をします。

自分がどのような言葉で返答するべきかを頭で考え、相手の話を聞き、さらにメモをとることを並行しておこなうのは、とても難しいことです。

例えば「申し伝えます」というワードがすぐに出てこない場合には、「申し伝えます」と書いた紙をデスクに貼っておいて、自分で考えない工夫をします。

それだけで、メモに集中できる環境を作ることができます。

電話対応のメモが間に合わないならChatwork

電話応対のメモを適切にしたあとには、伝えるべき相手に伝言することになります。

紙で伝えようとすると、紛失の可能性やわざわざ席まで移動する時間がかかったり、内線などの場合にはどこかで伝言のミスが出てくる可能性が高まるため、安全かつ効率的とは言えません。

電話応対のメモの内容を伝えるときは、ビジネスチャット「Chatwork」を活用すると、その場で伝えたい内容を的確にかつ確実にメッセージを送ることができます。

安全で効率的な報連相をおこなうために、ぜひChatworkの導入を検討してみてください。

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