電話のメモの書き方とは?適切な電話のメモや伝言メモの書き方のポイント

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電話のメモの書き方とは?適切な電話のメモや伝言メモの書き方のポイント

目次

電話を受けるときや受けた内容を伝言するためには、効率的にわかりやすく適切なメモを書く必要があり、電話のメモの書き方にはポイントがあります。

適切に電話のメモの書き方ができれば、一度の会話でしっかりと要点をおさえられることで聞き返すことも少なくなり、電話の相手も自分もストレスなく、よい雰囲気で電話を終えることができます。

仕事にとってよい効果をもたらせるような、適切な電話のメモや伝言メモの書き方のポイントを考えていきましょう。

電話でメモや伝言メモをとる必要性とは?

電話のメモをとることや、電話の内容を伝えるときの伝言メモを書くことは、情報伝達をするうえで必要性の高い行為です。

電話を受けてメモを書かないで情報のやりとりをするということは、やりとりする双方が情報を正しく覚えている必要があるということになります。

すべての情報を正しく記憶することができれば問題ありませんが、伝えるまでの時間が多くかかる、伝える内容が多くある場合はメモを残し記録したほうが安全です。

また、メモを残していない場合、「言った言わないの不毛な水かけ論」「どっちの責任」など、不要なトラブルが起こることにもなりかねません。

電話のメモや伝言メモを適切に書くことにより、必要な情報のやりとりを正しくスムーズにおこないやすくなるので、適切な電話のメモの書き方が求められます。

電話のメモの書き方のポイント:事前準備編

電話のメモを効率的に適切にする書き方のポイントを、考えていきましょう。

まずは、電話に出る前の事前準備から電話のメモの書き方について見ていきましょう。

メモをする用紙を用意しておく

電話に出ているときに、なにか書ける紙を探して書くのは、非効率的です。

紙を探しているあいだは、探している行動に集中することで、相手の話が頭に入ってきません。

また、付近にあった定位置の決まっていない紙を使うと、書き終わったあとに紛失する可能性が高くなります。

あとから見直すことも考えて、電話のメモ専用のノートなどを用意しておきましょう。

メモをする内容をある程度決めておく

自分の働く業態や業種にあわせて、メモをすべき内容をある程度決めておくと、メモの書き方に迷いが出づらくなります。

丸やチェックマークをつけるだけで簡単に内容をメモすることができるなどの、電話専用のメモ用紙を自身で作成すると、わかりやすく効率的にメモをすることができます。

内容を決めておくことで電話に集中しやすい環境になり、話の内容を聞き漏らすこともなくなりやすいでしょう。

新しいページに書くようにする

意外とやりがちなのが、前回の電話と同じ紙にメモを取ることです。

ノートで管理する場合でも、自分専用メモ用紙を使用する場合でも、電話の相手が変わるごとに、線を引いて区切ったり違うページや紙に書くことを徹底してください。

内容が混ざらないような工夫がしっかりできると、わかりやすく、伝達ミスに繋がりづらくなります。

電話のメモの書き方のポイント:実践編

実際に電話応対をしながらの電話のメモの書き方のポイントを見ていきましょう。

話しながら適切にメモを取ることができれば、ほとんどの電話対応で問題なくメモを取ることができるでしょう。

要点とキーワードのみをメモする

ひとつの項目に対して、要点とキーワードのみをメモします。

長文でメモをすることは、単純にメモの速度が電話に間に合わなくなりやすく、メモをする内容を考えてしまう分、話が頭に入ってきません。

よく使うワードなどは自分で決めて、例えば電話番号だったら「で」を◯で囲むなどの、自分だけの暗号を作ってしまうのも、よい方法です。

ひらがなやカタカナでも自分が読めればよい

電話のメモの内容は、基本的には自分しか見ないものなので、漢字にこだわって書く必要がありません。

電話番号>でんわばんごう>「で」に◯マークのように、書く字画が少ないほど時間がかからないということは明確です。

自分が読み返したときに理解できる内容で、字画を少なくし、書くことの時間短縮をしていく工夫が必要といえるでしょう。

重要なポイントは丸や線をひいて強調する

メモをしていく中で、中でもこれは要点として伝えるべきという内容がでてくることもあります。

伝言するときに内容を強調して伝えられるように、電話の最中に大事だと感じたポイントには、丸をつけたり線を引いたりしましょう。

伝言メモを作成するときに、より的確で適切な内容を伝えることができるようになります。

電話のメモの書き方のポイント:メモすべき項目編

基本的なビジネスマナーとして伝言したい内容、つまりメモすべき項目を解説いたします。

電話をとる業態や会社独特な内容もあると思いますので、さらに必要な内容はこちらに加えてメモをするようにしていきましょう。

いつ電話があったのか

電話があった時間をメモしておきます。

電話の時間がわかっていることによって、折り返しをする際に、適切な声かけができるようになるためです。

相手の会社名・名前

相手の会社名と名前のどちらも、確実にメモをすることが大きなポイントとなります。

どちらかしかメモしていないと、誰なのかが正確にわからなくなってしまうためです。

ありがちな内容として、電話の相手が「名前を言ったらわかるから」というようなことを言っていても、実際伝言してみると「誰?」となることがあります。

たくさんの相手と仕事をしている人からしたら、社内同士でも企業でもお客様でも、どこの誰かを確実に伝えてほしいと感じます。

会社名、部署、名前などは確実にメモをするようにしましょう。

折り返しの必要性

伝言をした相手が、どのような行動を取らなくてはいけないのかを明確にしておきます。

基本的には下記の3つのどれかになるでしょう。

  • 電話があったことだけ伝えればいい
  • 折り返しがほしい
  • また相手側から電話がくる

ただし、クレームの電話などの場合には、注意が必要な内容の場合があります。

クレームの場合に、こちらから「折り返しますか?」などと聞くことは絶対にやめてください。

相手の方に「またそちらから電話してきて」という内容に受け取られてしまうことがあり、さらに不愉快な気持ちにさせる可能性が高いためです。

業態や受ける電話の内容によって、必要な場合には折り返しの必要性を聞くようにしましょう。

相手の連絡先の電話番号

こちらから折り返しの要・不要にかかわらず、必ず聞くようにしましょう。

また電話しますと言われた場合でも、伝言を受けた人によってはこちらからかけたいと思う場合もあります。

こちらから連絡する、しないとどちらの状況になっても対応ができるように、折り返しの連絡先を聞くことを忘れないようにしましょう。

電話の用件

話の内容は確認のとれた範囲で、明確に書くようにします。

  • 来週あたり、会いたい
  • プレゼン、話したい
  • ミーティング、10/15、10時、会議室A

このように要点を一言に区切って書くと、相手に聞き返すことも少なく、必要最低限の時間で必要な用件を書き出しやすいでしょう。

電話のメモの書き方:伝言メモ作成編

電話が終わってから、多くの場合には伝えるべき相手に伝言メモを書くことになると思います。

正確な内容で、わかりやすく伝わりやすい伝言メモの書き方のポイントをお伝えしていきます。

電話が終わったら可能な限り早く伝言メモを作成する

電話を切ってから時間が経ってしまうと、話をした正確な内容が思い出しづらくなってしまいます。

必要な内容を漏れなく伝えられるように、電話が終わってから可能な限り早く伝言メモを書くといいでしょう。

伝えるべきポイントを簡潔に書く

いわゆる、箇条書きに近い状態で伝言メモを書くようにします。

文章の形式で「何時何分に(株)◯◯の誰々さんから電話がありました。折り返し先は〇〇番で折り返しがほしいそうです〜...」となると、要点がわかりづらく感じます。

  • 入電時間 ◯時◯分
  • (株)〇〇 〇〇部署 〇〇様
  • 折り返し希望
  • 折り返し先 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
  • 来週のミーティングについて事前打合せ希望

相手のことを考え、このような箇条書き形式で伝言メモを書き、短時間で必要な情報が目に入りやすい書き方の工夫をしましょう。

電話のメモや伝言メモの内容を共有するならChatwork

電話のあとの伝言メモを紙でやりとりすると、伝言メモを相手に渡しに行く時間が取られることや伝言メモ自体の紛失などにより、伝言が効率的かつ適切に伝わらない可能性があります。

伝言の内容を確実に効率的に伝える方法として、ビジネスチャットの「Chatwork」のメッセージ機能で伝言メモのやりとりをしてみてはいかかでしょうか。

Chatworkは、PCやスマートフォンからチャット形式でメッセージを送ることができるため、席を移動したり伝言メモを紛失する可能性もなく安心です。

伝言必須事項をテンプレートにし、Chatworkの概要欄などにテンプレートを保存しておくことにより、伝え漏れを防ぎ時間短縮にもなります。

社内でさらに円滑なコミュニケーションをはかるためにも、Chatworkの導入をぜひご検討ください。

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