コミュニケーション能力を仕事で活かすには?活かしやすい場面や方法を解説

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コミュニケーション能力を仕事で活かすには?活かしやすい場面や方法を解説

目次

コミュニケーションを仕事で活かすことができると、結果として仕事の効率や質の向上へとつながります。

社外や顧客に対してだけではなく、社内の人間との普段ありがちなやりとりの中でもコミュニケーションを活すことができると、業務をよりスムーズに進められるでしょう。

接客業などはコミュニケーションが必須だと想像がつきやすいですが、コミュニケーションが必要なさそうに感じる仕事の場面でも、実はコミュニケーションは欠かせないものです。

コミュニケーションを仕事で活かすことの必要性や、仕事にコミュニケーションを活かす方法について、考えていきましょう。

コミュニケーションを仕事に活かす必要性とは?

仕事でコミュニケーションがとれていることは、業務をスムーズに進ませることにおいて重要です。

仕事でコミュニケーションがとれていると、必要な情報のみを正確に伝えることができ、やりとりしているお互いにとって最低限の時間のみで業務を遂行することができる可能性が高まります。

ほかにも、自分の会社が提供している商品やサービスについて、顧客のニーズを読み取ることも、コミュニケーションを活かすことによっておこなえる業務内容です。

仕事でのコミュニケーションが必要な場面でコミュニケーションを活かすことによって、より質の高い業務内容をうみだすことができると言えるでしょう。

コミュニケーションを仕事で活かすことができる場面

どのような会社でも、コミュニケーションを仕事に活かすことのできる場面があります。

仕事のどのような場面においてコミュニケーションを活かすことができるのか、考えていきましょう。

 

引き継ぎの場面

仕事内容について引き継ぎをする場面では、引き継ぎの内容をシンプルに、正確に伝えることが必要です。

また、正確に伝えることだけでなく、引き継いだことの内容について相手との認識に違いが生じないように、最終的な確認をすることも大切です。

引き継ぎの場面では、正確な内容のやりとりが必要なため、コミュニケーションを活かすことが求められると言えるでしょう。

 

リマインドをする場面

リマインドは、忘れてはいけない業務上で必要不可欠な内容について、期限などの前に再確認をするための行動です。

そのため、リマインドは相手に大切なことだと感じてもらえるようなやりとりが求められます。

相手に伝わるような内容を考えたり、リマインド後のやりとりについてもコミュニケーションがとれているからこそうまくいく場面だと言えるでしょう。

顧客との商談の場面

こちらの商品やサービスを使ってもらえるようにするには、一方的に商品やサービスについて説明をするだけではなく、相手の心に響くように、相手とのやりとりをすることが必要です。

相手の状況を把握したりどのようなモノやコトを欲しているのかというのは、相手の話を正しく理解し、心理の裏にある気持ちまで汲みとることにより、深くまで知ることができます。

コミュニケーションを活かすことで、その場に必要な雰囲気や物事を感じとり、相手の心に響くように必要な情報を伝えられることで、商品やサービスに関心を持ってもらえる可能性が高まるでしょう。

 

教育や指導をする場面

教育や指導のときに必ず必要になるのは、なにかを指摘したりよりよいことを提案するということです。

コミュニケーションが不足している状態ですと、こちらの考えだけを押し付けるだけで、正論を言っていたとしても相手は素直に聞き入れられなかったり、信頼関係が成り立たずにこちらを信用してもらえないことにもなりかねません。

こちらの意見を伝えるときには、正論を伝えるだけでなく、相手の考えや気持ちに寄り添ったコミュニケーションをとることで、よい方向へと導くことができるでしょう。

 

ミーティングの場面

ミーティングをすることの最終目的で多いのは、ミーティングの議題をよりよい状態とする、方向性を決めることです。

よりよい状態となるためには、さまざまな意見を出し合いそれについてディスカッションの必要性があります。

こちらからは必要な情報をシンプルに、正確に伝え、そのうえで相手の考えを受け止め、それについて考察をした結果をまた伝えるということは、コミュニケーションを活かすことができていないと成り立ちません。

   

トラブル対応の場面

トラブルが起こったときには、相手が困っている、怒っているなどの状況であることが考えられます。

相手の話を聞き、相手がなにについて不満を感じているのかを読み取ることができれば、トラブルを解決するためになにが必要なのかが見えてきます。

より早く解決させる、トラブルの原因以外のことでさらに新たなトラブルを引き起こさないようにすることがとても重要なので、コミュニケーションを活かすことはトラブル対応の場面で重要なことだと言えるでしょう。

コミュニケーションを仕事に活かすためのポイント

コミュニケーションを仕事で活かすポイントは、相手にとって身近だったり、信頼感のある存在になることです。

コミュニケーションを活かすためには、相手とコミュニケーションが取れるように自分の立ち振る舞いに気をつける必要があると言えるでしょう。

コミュニケーションを仕事で活かすためのポイントを考えてみましょう。

 

会話のテンポを合わせる

会話のテンポだけでなく、リズムや声のトーンを合わせることで会話がうまく成り立っているという感覚を感じることができます。

会話のテンポなどを合わせると一体感を自然と感じられるようになり、相手は安心感して話ができるようになりやすいのです。

ただ、相手が怒っているときにこのペーシングをおこなうと、相手の怒りを助長してしまう可能性がありますので、場面に合わせて使用してください。

 

相手の話に共感する

相手の話をしっかりと聞き理解したうえで、同じような言葉を使い会話を進めていきます。

その結果として相手は「自分の伝えたいことが伝わっている」という安心感をもち、心をひらいて話をしてくれるようになりやすいです。

相手「先ほどの書類のグラフの作り方について質問したいのですが。」

自分「書類のグラフの作り方、難しいですよね。どのようなところがわかりませんでしたか?」

このように、相手の「言葉」を繰り返し使い、「気持ち」を汲みとり会話を続けていくだけで、共感してくれているという印象を強く感じてもらうことができ、コミュニケーションがとりやすい雰囲気につながります。

 

相手としぐさを似せる

相手の行動を鏡のように合わせていく方法で、「ミラーリング効果」というコミュニケーションを促進させるための技法があります。

ミラーリング効果は、自分と似たような表情やしぐさをおこなう相手に好意をいだくという、人間の心理を利用したテクニックで、信頼関係を築きやすくなると言われています。

やり方を間違えると違和感や不快感を感じさせかねない少々難しい部分のあるテクニックですので、正しい方法で取り入れて、仕事でのコミュニケーションの促進に役立ててください。

コミュニケーションを仕事で活かすならChatwork

仕事でコミュニケーションを活かすことで、やりとりをスムーズに進めることができたり、より質の高い業務内容を生みだすことができます。

どのような会社でもおこなっているような業務内容にもコミュニケーションは必要なので、気軽にコミュニケーションがとれる手段があると便利です。

ビジネスチャットの「Chatwork」は、チャット形式でのやりとりのため気軽にメッセージができたり、リアクション機能で相手がメッセージを読んでくれたかの状況把握を簡単にすることができ、効率的にコミュニケーションをとることができます。

スムーズなやりとりができる環境をChatworkで整えて、コミュニケーションを仕事で活かすことに役立ててください。

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