コミュニケーション円滑化のメリットと円滑なコミュニケーションのポイント

社内、社外を問わず円滑なコミュニケーションが取れることは重要です。

円滑なコミュニケーションが求められる背景には、働き方改革やテレワークの導入が進んだことやコミュニケーション手段が増えたことなどが考えられます。

会社に根付いたコミュニケーションの風潮を変えるには、難しい施策をしなければ改善しないように思われがちですが、気軽に始められることでもコミュニケーションの円滑化を促進する方法やポイントがあります。

コミュニケーション円滑化のメリットや、円滑なコミュニケーションを促進するためのポイントについて解説していきます。

円滑なコミュニケーションとは？

円滑なコミュニケーションとは、意思疎通をストレスなくおこなえることです。

他者との信頼関係を築いたり、つながりを深めることに力を発揮し、お互いのことを理解し尊重しようとする気持ちから円滑なコミュニケーションがうまれます。

社内における円滑なコミュニケーションという状況に当てはめると、「社員同士のやりとりの活性化」「相談や意見交換がストレスなくおこなえる状態」など、コミュニケーションの円滑化は風通しのよい企業にするために必要な施策といえるでしょう。

円滑なコミュニケーションが必要な理由

円滑なコミュニケーションがおこなわれないと、不必要な誤解をまねいたり、相談や報告などがしづらいことでトラブルの要因や社内全体のモチベーションの低下につながります。

社内の士気が下がることで、よい商品やサービスがうまれず、結果として顧客に選ばれない企業となりかねません。

顧客に選ばれない企業は、企業としての発展を見込むことが難しいと想像できます。

企業としての活性化を目指すならば、社内の円滑なコミュニケーションは必要だと言えるでしょう。

コミュニケーション円滑化によるメリット

コミュニケーションの円滑化によるメリットは、社員や顧客に直接関係することが多く、企業の成長にとってよい効果をもたらします。

社内コミュニケーションの円滑化によるメリットを見ていきましょう。

社員満足度の向上

円滑なコミュニケーションがおこなる企業では、自分より上の立場の人間にも、発言や相談がしやすくなることが考えられます。

自分のアイデアなどを出しやすい環境は、やりがいになり、評価にもつながることでモチベーションの向上となり、仕事に対する満足感を得やすくなります。

また、不満などがある場合にもその意見を上司に伝えやすくなり、職場環境の改善を適宜おこなえます。

円滑なコミュニケーションは、社員満足度の向上に対する取り組みとして有効だと言えるでしょう。

離職率の低下

社員満足度が向上することで、離職率の低下につながります。

離職率が低下するということは長期キャリア形成が可能となり、企業やその業界に精通した人間が育ちやすくなるため、業務効率化の促進になります。

ほかにも、新規採用にかかるコストの削減、企業イメージの向上も期待できるでしょう。

業務の質・生産性が向上

円滑なコミュニケーションにより、ひとつひとつの業務の質や生産性の向上が考えられます。

たとえば、さまざまな角度からの意見が出やすくなる、全社員の「得意なことの見える化」ができるようになる、報告・連絡・相談がスムーズになる、といった面で効果が生まれるでしょう。

コミュニケーションを通じてさまざまなことが明確になるので、新たな発想の獲得や社員の特徴の把握などにつながります。

企業の目指しているビジョンの共有

円滑なコミュニケーションをおこなえていると、ただビジョンが「存在する」だけでなく、全社員に「浸透する」ことが可能になります。

企業が実現したい未来として掲げられるものがビジョンですが、たどり着こうとする理想の姿を社員全員が意識できることで、足並みを揃えられます。

行動を起こすときの指針が明確なため、的確で迅速な判断ができ、社内全体のモチベーションを保つことにも有効な手段となるでしょう。

コミュニケーションの円滑化を促進するポイント

コミュニケーションの円滑化を促進するために考えた施策が、社員から見向きもされなかったり、一方的な押しつけになってしまっては、意味がありません。

円滑なコミュニケーションの促進のための施策をおこなう前に、心がけたいポイントを考えてみましょう。

知る・聞くという姿勢をもつ

コミュニケーションの円滑化は、各社員の能力も含めた、社内の事情を「知っている」ことや、お互いの考えを「知る」ことから始まります。

押しつけることではなく、「聞く」という姿勢をもつことで変化を受け入れやすい環境の構築ができ、お互いに円滑なコミュニケーションがうまれてくるでしょう。

まずはやってみる

行動にうつせない期間は、なにも変わらないままです。

なかなか実現することが難しいことに考えをめぐらせるのではなく、自分の企業に有効な内容で、かつすぐに取り入れられる施策から「やってみる」ことを大切にしてください。

社内全体の繋がりを意識する

ひとつの部署だけ円滑なコミュニケーションがとれていても、他部署が問題を抱えているようであれば、企業全体の成長を見込むことは難しいです。

企業としての活性化を考えるのであれば、部署間で横のつながりを意識した施策を練るようにしてみましょう。

コミュニケーションの円滑化を促進する施策

コミュニケーションの円滑化を促進する施策には、環境を整えることを意識して取り入れると、効果が感じやすくなります。

先ほどのコミュニケーションの円滑化を促進するポイントを意識し施策をおこなうことで、より効果的なコミュニケーション円滑化の促進が期待できるでしょう。

誰に相談すればよいかを明確にする

メンターをつけたり、その日の相談役を決めて基本その人はフリーで過ごすなど、相談しやすい雰囲気を作ります。

上司や相談したい相手が忙しそうにしていると、声をかけづらいという状況が起こりがちです。

なかなか相談できずにコミュニケーションが不足すると、解決までに時間がかかり作業効率が上がらなかったり、問題がさらに広がったりということになりかねません。

あらかじめ相談役を決めることで、コミュニケーションを取りやすい土壌を作ることができ、円滑化を促進するきっかけとなるでしょう。

定期的に1対1で話をする場をもうける

1対1で話をすることの最大のメリットは、全体ミーティングでは話題に上がることの少ない、各個人の話や考え方をじっくりと聞ける点です。

一方的に発信し続けるだけでは、円滑なコミュニケーションがとれているとは言い難いですが、1対1で話をすることでこの悩みを解決に導くことができます。

得意なこと、困っていること、未来のビジョンなど、普段の仕事ではあまり話をしない内容に焦点をあて、意見を交換する、相手のことを知ることに重点をおいてみてください。

気軽にコミュニケーションがとりあえる環境を整える

気軽にコミュニケーションがとりあえる環境を整えることは、コミュニケーションの円滑化への近道です。

などを導入してみるといいでしょう。

誰でも気軽に使えるミーティングスペースがあることで、自然と話し合いをする雰囲気が生まれます。

部署間での隔たりをなくすテーブルの配置にしたり、ハイテーブルを導入することで歩いている人との視線があい会話が生まれやすい環境になる効果が期待できます。

また、仕事だけではなくプライベートな話ができる環境をもうけることで、会話をするときの話題づくりに力を発揮し、円滑なコミュニケーションの促進につながります。

コミュニケーションの円滑化にはChatwork

コミュニケーションの円滑化には、他者と会話をしたり、メッセージの交換をしたりと、なにかしらの形でやりとりをすることが欠かせません。

直接会話をすること以外には、メールや電話で連絡を取り合う方法がありますが、より気軽にコミュニケーションがとれる方法があります。

それは、ビジネスチャットの「Chatwork」を活用する方法です。

Chatworkはチャット機能でスピーディーに会話ができたり、リアクション機能で気軽に返信ができるなど、円滑なコミュニケーションのために必要な機能がそなわっています。

また、ChatWork Live機能を使えば、ビデオ通話や音声通話をすることができるため、直接会話が必要な場合にも効果的に力を発揮します。

社内での円滑なコミュニケーションの促進にはぜひChatworkをとりいれて、まずは気軽にやりとりを楽しんでみてはいかがでしょうか。

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