丁寧なコミュニケーション・スムーズなコミュニケーションを実現する方法

ビジネスにおけるコミュニケーションは、仕事のパフォーマンスや成果、人間関係にも大きく影響するため、注意すべきポイントやよりよいコミュニケーションのコツを身につけておくことが重要です。

ビジネスで意識したい「丁寧なコミュニケーション」「スムーズなコミュニケーション」について、その必要性やメリット、さらに丁寧でスムーズなコミュニケーションを実現する方法について解説していきます。

丁寧でスムーズなコミュニケーションとは

まずは丁寧でスムーズなコミュニケーションについて、詳しく見ていきましょう。

丁寧なコミュニケーションとは、相手に応じたふさわしい言葉遣いや内容を選び、わかりやすく伝えられることです。

具体的に例えるなら、大人と幼い子どもでは言葉遣いや話し方、話す内容を変えることがそれに当てはまります。

次に、スムーズなコミュニケーションとは、「伝えるスキル」と「受け取るスキル」がバランスよく成立していることです。

イメージとしては、知りたい情報をインターネットで検索するとき、適切なキーワードで検索できていれば、検索サイトに求めていた回答が表示されるようなシーンです。

どちらも仕事で良好な人間関係を築くためには欠かせないものです。

日頃から丁寧でスムーズなコミュニケーションがとれていると、相手との意思疎通が円滑になり、必要な情報共有と高い生産性を生み出します。

丁寧でスムーズなコミュニケーションが求められる理由

リモートワークの普及により、今まで以上に積極的なコミュニケーションが必要とされています。

直接の対面の有無に関わらず、周囲とのコミュニケーションなくしては目標を達成することができません。

しかし、上司やチームメンバー、取引先とのコミュニケーションをいい加減にしたり、身勝手なやりとりをおこなったりすると、質の高い情報共有やチームワークを築きあげることができません。

結果として目標を達成することができず、無駄な労力ばかりを消費したに過ぎません。

多様性のある働き方が求められる昨今だからこそ、相手の状況に合わせた「伝えるスキル」と「受け取るスキル」が、今まで以上に必要になるのです。

激しく変化するビジネス環境においては、丁寧でスムーズなコミュニケーションができることが必要不可欠なスキルとなるでしょう。

丁寧でスムーズなコミュニケーションをとるメリット

丁寧でスムーズなコミュニケーションをとることで、もたらされるメリットについて確認していきましょう。

信頼関係を築く

仕事ではコミュニケーションをとることで、相手の思考や価値観を知ることができます。

チームワークにおいては、お互いの違いを認めて尊重することで、信頼関係を築いていきます。

信頼関係が良好になると、お互いのスキルを信じサポートをし合うことができるので、生産性やモチベーションの向上につながります。

信頼関係が成り立っていると、ささいな出来事でも積極的にコミュニケーションをとろうとするため、チーム内の士気も高まります。

社会的欲求が満たされる

丁寧でスムーズなコミュニケーションをとることは、周囲の人に自分の価値観や個性が認められ、所属しているコミュニティ内で受け入れられたという社会的欲求を満たすことにもつながります。

社会的欲求が満たされることで、自分は組織の中で必要とされる存在である、仲間として受け入れられているという充足感を得ることができます。

自分の業務がチームや会社、または世界中の人に役立っていると実感できることで、仕事のモチベーションを向上させることにつながります。

業務効率化

チーム内では、誰がどのような業務を進めているかという情報共有がスムーズに継続されていることが重要です。

丁寧でスムーズなコミュニケーションが活性化されることで、メンバーのタスクが明確になり、必要であればサポートをする、個人のスキルに応じた業務の振り分けをするなどにより業務の効率化をはかることができます。

相手に質問をする際も、「何がわからないのかを明確に伝えよう」という質問者の考えと、「難しい言葉を使わずに回答しよう」という回答者の配慮があることで、必要な情報をスムーズに共有することが可能になるため、作業効率の向上につながるのです。

生産性向上

誰かに仕事を依頼する際に、相手がスムーズに仕事を引き受けられるよう丁寧に伝えることで、依頼に対する無駄な質問のやりとりがなくなり、迅速に作業にとりかかることができます。

作業を早く始めることができれば、その分作業の完了も早くなります。

また、メンバー全員の作業効率が上がることで、チーム全体の生産性を上げることも可能になります。

丁寧でスムーズなコミュニケーションを実現する方法

具体的にどのような手法をとることで、丁寧でスムーズなコミュニケーションが実現できるのかについて見ていきましょう。

相手の話を聞くことを重視する

コミュニケーションが得意な人と聞くと、積極的に発言できて常にユニークな話題をもちかける人というイメージをもつ人も多いでしょう。

しかし、コミュニケーションで重要なのは、「まずは相手の話を聞くこと」です。

相手の話を聞いて、「この人にはこの言い方が伝わりやすい」「この人が求めているのはこの回答だ」など、相手のニーズを知ることを意識しましょう。

相手を理解したうえで適切な答えを返すことで、「話のわかる人」という印象をもたれるため信頼性も高まります。

また、相手も何度も同じことを伝える必要がないため、スムーズなコミュニケーションの実現につながります。

丁寧な伝え方を意識する

人間関係が深まるにつれ、会話の中身を省略しても伝わる部分もあるかもしれません。

しかし、「あの件どうなった？」のように雑な言い方をすると、自分と相手の間で「あの件」に対する認識違いが生じる可能性もあります。

のちに大きなトラブルに発展した際に、丁寧に伝えていればよかったと後悔することも少なくありません。

また、上司と部下、または仲のよい同僚であっても、「〇〇やっといて」と配慮に欠けた話し方をされては、快く仕事を引き受ける気にはなりません。

「〇〇さん、〇〇をお願いします」と丁寧に伝えることで、認識違いを起こすこともなく、快く仕事を引き受けてもらうことができます。

わかりやすく伝える

相手に伝えたいことがあるときは、わかりやすく伝えましょう。

特に仕事の報告は、回りくどい言い方はせずに結論から話すと伝わりやすいです。

また、メールにおいて特に重要なポイントを伝えたいときに箇条書きを用いる手法を、コミュニケーションにも活用してみましょう。

相手に話の要点を伝えたいときは、あらかじめ「要点は3つあるのですが」と前置きをしたうえで、「ひとつ目は...」と続けます。

前置きをすることで、相手は要点を聞き入れる準備をするため聞き逃しを防ぎ、注意深く聞くための態勢をとることができます。

相手にわかりやすく伝えるための工夫をすることで、話の理解度が深まり、スムーズなコミュニケーションが実現します。

相手に反応をしっかりと示す

コミュニケーションは双方向におこなうことで成立するため、相手が話すことにしっかりと反応を示しましょう。

反応のない相手に対して話し続けることは、「何か不満があるのだろうか」「わからない点があるのだろうか」と思い、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めることができません。

相手の話に耳を傾けて適度に相槌を打つことで、相手は「理解してくれている」と認識することができます。

話をしっかりと聞いてくれる人には、それに応えるためにしっかりと話そうとするため、「伝える」と「受け取る」のパワーバランスが良好に保たれ、スムーズなコミュニケーションが実現できるのです。

丁寧でスムーズなコミュニケーションにはChatworkの導入を

ビジネスチャット「Chatwork」のチャット機能では、リアルタイムなコミュニケーションがとれるという特徴があります。

リアルタイムなコミュニケーションは、相手もメッセージのやりとりをしているという温度感が伝わるため、人間味のある丁寧なやりとりをしようと意識することができます。

また、Chatworkのビデオ通話では表情が見えるので、相手の表情にも注目しながらコミュニケーションをとることができます。

相手が理解していないことを表情から伺い知ることができれば、よりわかりやすく伝えようと工夫することもできます。

また、相手に自分の表情を見せることで、話を聞いて反応を示していることも伝わりやすいです。

丁寧なコミュニケーションやスムーズなコミュニケーションの実現には、ぜひChatworkの利用をおすすめします。

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