仕事のミスを報告する方法とは?報告をしない影響についても解説

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仕事のミスを報告する方法とは?報告をしない影響についても解説

目次

仕事のミスを周りと共有できると、同じ失敗を繰り返さずに今後の業務改善につなげられるメリットがあります。

しかし、職場のコミュニケーション不足や業務体制によっては、報連相がスムーズにできずにミスの報告が遅れるケースがあるでしょう。

また、社員同士の意見交換が活性化できていないとお互いの信頼関係が築けないまま、ミスの報告が遅れて対応が遅れるリスクを抱えるため、社内体制を見直す取り組みが必要です。

仕事のミス報告の仕方と仕事のミス報告の工夫を解説します。

仕事のミス報告とは?

仕事の進め方で失敗に気づいたときは、仕事に関わる同僚や上司にミスを報告する必要が出てきます。

職場内で仕事のミスを共有しておくことで、ほかの社員が同じ失敗をしないための対策や改善に取り組めるからです。

たとえば、作業の確認不足で誤って多く備品を発注したり、数字の誤送信で取引先や顧客からクレームが入ったりする場面など、仕事の進め方で失敗に気づいたタイミングがあげられるでしょう。

仕事のミスの報告は、作業を円滑に進めて同じ失敗を繰り返さないためにも重要なコミュニケーションのひとつです。

仕事のミス報告がスムーズにいかない理由

職場のコミュニケーション不足や業務体制が整っていないと、報連相がとどこおりやすくなります。

仕事のミス報告がスムーズにいかない理由を見ていきましょう。

上司の態度や言動が高圧的

仕事の報連相のなかでも、ミスの報告は重要なコミュニケーションになりますが、上司の言動によっては報告を伝えづらい可能性が考えられます。

たとえば、仕事のミスをすると厳しい言葉や態度で怒り出してしまうなど、部下が萎縮してしまう状態や問題があげられるのです。

上司の日ごろの伝え方や高圧的な態度が原因で、仕事のミスに対する報告がスムーズにいかない理由につながります。

コミュニケーション不足で報連相ができない

職場で意見交換や会話の機会が少ないと、スムーズに意思疎通ができなくなって仕事にも支障が出てしまいます。

ミスの報告をしたときも周りに意味がうまく伝わらず、あとになって問題が大きくなってしまう弊害が考えられるのです。

仕事のミスに対する報告がスムーズにいかない理由には、職場内のコミュニケーション不足が常態化していて報連相がうまくできていないことがあげられます。

業務体制が整っていない

仕事の報告がうまくできるかどうかは、職場の作業環境や業務体制の連携が取りやすいかどうかに影響されます。

たとえば、仕事のミスを報告してもうまく伝わらないと、同じ失敗を繰り返してしまう問題が起きるため、管理職や上司にあたる立場の人材が仕事の工程を根本的に見直す必要があるのです。

部下が仕事のミスに対する報告がスムーズにいかないときは、職場の業務体制の調整が不十分な理由が考えられます。

仕事のミス報告をしないことの悪影響

ミスの報告がとどこおってしまうと、職場全体や仕事の流れを止めてしまう可能性が高くなるので注意が必要です。

仕事のミスを報告しないことの悪影響を見ていきましょう。

トラブルにつながり問題になる

仕事のミスを社員同士で共有しないと、時間がたってから問題が浮上して対応に追われてしまう原因につながります。

その場でミスを報告して処理をしないと、根本的にどのような原因や改善策を考える必要性があるのかが放置されたままになってしまうのです。

ミスの報告があとになって発覚し、職場の仕事でトラブルが起きてしまう悪影響につながります。

職場の人間関係に支障が出る

仕事では社員同士の信頼関係が重要になるので、スムーズにミスの報告ができないと不信感が生まれてしまいます。

周りに情報共有ができない人材だと思われてしまい、仕事の評価だけでなく関係性が良好にできなくなる懸念があるでしょう。

仕事のミス報告をしないことの悪影響には、職場の人間関係のコミュニケーション不足から関係性に支障が出てしまうことがあげられます。

業務の作業効率化や改善が遅れる

仕事のミスを報告しないと、職場の業務工程で課題や問題が残る部分を改善できないため、事業の利益につながる作業効率化が図れない懸念があります。

職場全体の生産性が低下する可能性があり、作業全体の工程に影響が出てしまうと、事業の信用が失われる可能性があるのです。

業務の効率化と改善策を取り入れる機会を逃してしまい、対応が遅れることが仕事のミス報告をしないことの悪影響にあげられます。

仕事のミス報告がしやすくなる工夫

社員同士の報連相やコミュニケーションが取りやすいように、職場の雰囲気づくりや建設的な言動など、上司から意識して工夫を取り入れましょう。

仕事のミスが報告しやすくなる工夫を見ていきます。

上司が職場の雰囲気づくりに雑談を意識する

コミュニケーションが取りやすい環境かどうかは、上司や先輩社員にあたる人材が日ごろから職場で意見交換の機会を意識しているかで決まります。

仕事の合間や休憩時間に軽い雑談を交わしたり、仕事に関する意見が気軽に発信しやすい空気感や職場内の雰囲気をつくる工夫が大切です。

上司がコミュニケーションを活性化させて、横のつながりができる雰囲気づくりに取り組むと、仕事のミス報告がしやすくなる工夫につながります。

建設的な言動で仕事のやりとりを進める

業務連絡のやりとりを穏やかに進めていくと、ミスの報告がしやすい空気感ができます。

たとえば、仕事でトラブルが発覚したときもまずは事情を聞いて無闇に怒鳴らないことで、本題の対応がスムーズに進むでしょう。

仕事のミス報告がしやすくなる工夫として、建設的な言葉や態度で報連相のやりとりを進めるように、社内で教育の機会を設けてみてください。

面談や会議を実施して職場の体制を見直す

職場での報告不足によるミスやトラブルが多いときは、根本的な原因を探りながら管理職が意見交換の機会をつくって体制を見直しましょう。

部署で会議を開いて意見を募ったり、個別に面談を実施して問題や課題に感じる仕事の悩みをひとりずつ聞き取ったりします。

仕事の面談や会議を通してコミュニケーションを取りながら業務体制を見直すことで、仕事のミス報告がしやすくなる工夫につながるのです。

上司から部下に褒め言葉を意識して伝える

日ごろの業務に追われてしまうと、部下とコミュニケーションを取る機会が減ってしまう場合があるため、仕事に関わる進め方や本人のいいところがあれば積極的に伝えましょう。

上司から認められていると感じられれば、報告することが職場全体の利益につながる発想になりやすいでしょう。

仕事で成果を出したいと思えるきっかけにできるので、上司から部下に対して気軽な気持ちで褒め言葉を伝えることは、仕事のミスが報告しやすくなる工夫につながるのです。

ビジネスチャットでコミュニケーションを活性化させる

仕事の業務連絡を効率化させるには、ビジネスチャットを使って報連相につなげる方法があります。

上司や先輩社員が忙しくて声をかけづらいときも、チャットで先に報告しておけば、時間が空いたタイミングで対応できて便利です。

ビデオ通話を使えば職場でオンライン会議を開く機会にもできるため、仕事のミス報告がしやすくなる工夫にビジネスチャットの導入をご検討ください。

スムーズな仕事のミス報告にChatwork

職場で同じ失敗を繰り返さないためにも、周りに報連相を徹底して情報共有する姿勢は重要です。

仕事のミス報告の工夫として、お互いに建設的な言葉や態度で意見交換を進めながら、上司が職場の雰囲気づくりと面談や会議の機会を設けて業務体制を見直す姿勢が求められます。

また、ビジネスチャット「Chatwork」を使って、社内のコミュニケーションを活性化させる方法も効果的です。

社内の業務連絡の流れがスムーズになり、仕事のミスやトラブルに関する報告がスムーズに進められる手段としてChatworkの導入をご検討ください。

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