内定者フォローメールの内容とは？必要性や例文、ポイントを解説

内定者フォローのメールは、会社側から内定者に向けてコミュニケーションを取る機会につながります。

仕事内容に感じる不安や疑問を先輩社員に質問できれば、入社までの期間に辞退を防ぐ対策に内定者フォローのメールはつながるでしょう。

どのようなポイントに注意すると効果的な内定者フォローメールの実施につながるのでしょうか。

安定的な人材確保につなげるためにも、内定者フォローメールについて詳しく見ていきましょう。

内定者フォローメールとは

内定者フォローメールとは、内定後から入社前までの期間、辞退を避けるために会社から内定者に送るメールを指します。

内定者が入社までのスケジュール概要などを把握できて、会社側は気軽にサポートや情報発信が取り入れやすいところが、内定者フォローメールのメリットです。

会社側の社員と横のつながりをつくりながら、内定者は仕事に対する質問や交流を通してコミュニケーションを図る機会にできます。

内定者フォローメールの必要性

仕事が決まった内定者に向けて、企業側から定期的にコミュニケーションを図ることが大切です。

内定者フォローメールの必要性には、どのような内容があるのかを見ていきましょう。

内定者が就業前に仕事の質問ができる

就職先が決まってから入社するまでの期間、内定者は不安な気持ちで過ごしていることも少なくありません。

会社の先輩社員とあらためて話す機会を設ければ、仕事の概要がイメージしやすくなって心の準備が整い、入社までの期間を安心して過ごせます。

内定者フォローのメールは、就業前に内定者が感じる疑問や不安を質問する機会を設けるために必要です。

コミュニケーション活性化につながる

内定者フォローのメールを通じてやりとりができれば、入社前に職場の人間関係をつくる機会につなげられます。

社内に頼れる存在がいると、何か困りごとがあったときに悩みを抱え込まずに相談できる点がメリットです。

内定者フォローをメールで取り組む必要性には、人間関係の輪を広げてコミュニケーション活性化につなげる意図があげられます。

忙しい内定者に情報発信ができる

メールで取り組む内定者フォローには、内定者の時間が空いたタイミングで内容が確認できるメリットがあります。

内定後のイベントに直接参加できない人に対しても、必要な情報を確実に届けやすいところも便利です。

内定者が忙しいときでも、会社が伝えたい情報を発信できる点は、内定者フォローをメールで取り組む必要性にあげられます。

内定者フォローのメール内容の例

会社側から情報発信に取り組むことで、内定者が入社までの準備期間を有効活用できます。

内定者フォローのメール内容の例を見ていきましょう。

今後のスケジュール概要を送る

内定者が入社までの流れを把握するためにも、おおまかなスケジュールを送信しておきます。

各イベントの日時や場所、参加の有無の確認などをメールで簡潔にまとめましょう。

内定者フォローの基本的な例として、今後のスケジュールの見通しを送る内容があげられます。

社内広報を文章やデータで添付する

内定者フォローで会社の魅力を知ってもらうためにも、社内広報を送信する方法が便利です。

社長や社員のインタビューを通して仕事内容の概要を知ったり、事業の取り組みを深く理解したりする機会につながります。

内定者フォローのメールの例として、メールから社内広報の内容をまとめた文章、またはURLやデータを添付する方法がおすすめです。

動画で仕事現場の情報を発信する

内定者に向けて入社後のイメージを膨らませてもらうためにも、社内の様子を動画にまとめる方法がおすすめです。

実際に現場で働く部署の様子を始め、先輩社員からのメッセージを届けると、より具体的に仕事内容の概要を知れるでしょう。

内定者フォローのメール内容の例として、社内の仕事現場を動画で情報発信する方法があげられます。

オンライン研修などの連絡を取る

内定者フォローを対面以外で取り入れるときは、ツールを使ってオンラインで取り入れる方法があります。

オンラインでの研修や面談、懇親会など、横のつながりができるイベントが気軽に取り入れやすい点が魅力的です。

内定者フォローのメール内容の例として、オンライン研修などのイベントの連絡を入れる機会があげられます。

内定者フォローをメールで取り組むときのポイント

会社側の視点ばかりでなく、内定者の立場になって有益な情報を届けることが重要です。

内定者フォローをメールで取り組むときのポイントを見ていきましょう。

メールを送る回数は適度にする

メールを何度も送信してしまうと、内定者フォローとは逆効果の結果につながります。

内定者と適切な距離感を保つためにも、基本的には1ヶ月に1回程度を目安に送りましょう。

内定者フォローをメールで取り組むときのポイントには、内容を読み進める手間や時間をかけないためにも、メールの回数は適切に調整してください。

丁寧な文章で失礼のないように心がける

内定者がメールを読んだときに、丁寧な印象で適切な距離感であるメール内容がベストです。

社内イベントを強要するような文章ではないか、くだけた言い方やビジネス感のある文章に偏っていないかなど、別の社員に内容を確認してもらいましょう。

内定者フォローをメールで取り組むときは、受け取った相手が読んでいて失礼に感じない文章で送ることがポイントです。

同世代の社員が対応する方法を検討する

内定者と同じ年代の社員が対応すると、コミュニケーションが取りやすく気軽に質問する機会がつくれます。

先輩社員として入社前に感じた不安を共有しやすく、内定者にとっても話に耳を傾けてもらえる安心感が生まれるでしょう。

内定者フォローをメールで取り組むポイントには、年代の近い社員が対応して横のつながりを強化する方法をご検討ください。

内定者が知りたい情報を送る

内定者フォローでは、会社側の視点ばかりでなく内定者の目線になったサポートが重要です。

たとえば、内定者と社員同士で一緒に研修を実施して仕事を体験したり、職場見学や社内見学を取り入れたりするなど、参加者にメリットのある情報を共有しましょう。

内定者フォローをメールで取り組むポイントとして、内定者に有益な情報を送ると入社の魅力を感じられる工夫につながります。

できる限り早い返信を心がける

内定者フォローのイベントに関する参加の有無を始め、質問のメールが届いたときは基本的にすぐに返信しましょう。

レスポンスがよいと信頼できる会社という安心材料につながり、今後の関係性が維持しやすくなります。

返信が遅れるときは、事前にメールで伝えておくと相手を不安にさせずに済むでしょう。

内定者フォローに対するメールの返信は、できる限り早く届けるように心がける意識が取り組むときのポイントです。

内定者フォローメールの代わりにChatwork

内定者フォローのメール内容は、今後の見通しや社内イベントなどのスケジュールを伝えるための重要な手段です。

内定者フォローメールの必要性としては、忙しい内定者に向けて情報を発信しながら、入社前に仕事の質問ができるだけでなく、コミュニケーション活性化の機会につなげることがあげられます。

実際にメールを送るときの文例には、今後のスケジュール概要や社内広報、動画やオンライン研修など、情報やお知らせを送る方法がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、内定者フォローメールの代わりとなるより気軽かつ円滑にコミュニケーションが取れます。

入社後に業務連絡のやりとりを進める手段にも便利なので、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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