挨拶メールへの返信は必要?挨拶メールに返信する際のポイントと注意点

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目次

ビジネスで受け取る挨拶メールに対して、「どう返信すればいいのだろう」「一括送信だから個別に返信しないほうがいいのかな」と悩む人も少なくありません。

メールをもらった以上は返信をすることがマナーとされていますが、そもそも挨拶メールへの返信は必要なのでしょうか。

挨拶メールへの返信の必要性や返信する際のポイント、注意点について解説していきます。

挨拶メールへの返信は必要?

ビジネスでは異動やお礼、報告などさまざまな挨拶メールを受け取ることが多いです。

基本的には、個人宛に受け取った挨拶メールには返信が必要と認識しておきましょう。

仮に、相手が複数の人に一括で送っていたとしても、返信があれば相手にメールを受け取ったと知らせることができます。

ただし、「営業部各位」など部署全体を宛名として送られてきた場合は、必ずしも返信する必要はありません。

しかし、面識のない人が一括送信で異動や退職などの挨拶メールを送ってきた場合は、返信に悩むところです。

この場合、自分は面識がなくても、部署全体でつきあいがあることも考えられるため、上司に判断を仰いでから返信をするか否かを決めてもよいでしょう。

挨拶メールに返信するタイミング

挨拶メールに返信するタイミングとして考えられる例を見ていきましょう。

人事異動や退職の挨拶

これまでお世話になった相手から異動や退職の挨拶メールを受け取った際には、感謝の気持ちをこめて返信しましょう。

異動や退職前の忙しい時期にメールを送ってくれたことや、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを文にしましょう。

また、相手の今後の活躍や発展を期待する一文を添えると好印象です。

お礼の挨拶

お礼メールには、納品のお礼や打ち合わせに参加したお礼など、さまざまなケースが該当します。

会話で「ありがとう」と言われたら「どういたしまして」と返すように、お礼メールをもらったら早めに返信メールを送りましょう。

自分が顧客の立場である場合や相手をサポートした場合など、相手から見て上の立場であったとしても、丁寧な文章を送りましょう。

季節の挨拶

新年や年末など、季節の節目に際して挨拶メールをもらうことがあります。

季節の挨拶メールは相手とのコミュニケーションを深めるきっかけにもなるため、返信の文章は印象よくしたいものです。

年末の挨拶への返信では、その年のつきあいに対する感謝や、来年も引き続き良好な関係を保ちたいという気持ちを表現しましょう。

あわせて、自社の年末年始の営業時間も返信メールで伝えておくと、休業期間中のやりとりに関するトラブルを防止できます。

挨拶メールに返信する際のポイント

相手の心遣いによる挨拶メールに対して返信するのであれば、こちらも誠意ある対応をとりたいものです。

挨拶メールに返信する際のマナーとして、抑えておきたいポイントを解説します。

できるだけ早く返信する

挨拶メールを受け取ったら、なるべく早く返信することを心がけましょう。

可能であれば、挨拶メールを受け取り次第すぐに返信をすると、返信ミスを防ぐことができます。

また、挨拶メールを送った相手にとって、「すぐに丁寧な文章で返信をくれた」となれば受ける印象も違いますので、遅くても24時間以内には必ず返信しましょう。

返信が遅すぎると関係性が浅いと思われ、相手の心証はあまりよいものではありません。

特に、退職や異動の際は最後の出勤日に挨拶メールを送る人も多く、タイミングを逃すと返信メールを読んでもらえない可能性もあります。

件名はそのままで

相手は挨拶メール以外にも、さまざまな内容のメールを送っています。

特に、異動や退職時などは、挨拶メール以外にも業務引き継ぎに関するやりとりを複数の人に送信していることも考えられます。

そのため、挨拶メールへの返信だとわかるように、件名はそのままで返信しましょう。

ただし、一括送信で送られてきたメールに対しては、送信者のみに返信するよう注意が必要です。

挨拶メールやお世話になったことへのお礼を伝える

まずは、挨拶メールを送ってくれたことへのお礼を伝えましょう。

続いて、異動や季節の挨拶など挨拶メールの内容に応じて感謝の言葉を述べます。

日頃のつきあいやお世話になったこと、円滑な関係を続けてくれていることへの感謝を具体的に綴ると好印象です。

異動の挨拶メールへの返信では、これまでのようなつきあいが減るとはいえ、関係が終わってしまうわけではありません。

何かのきっかけで再び取引をする可能性もあるため、せっかくの縁をこれからも大切にしたいという気持ちを表現しましょう。

相手の文面に合わせる

メールの文面やかしこまった表現の度合いは、相手との関係性や送られた文面に合わせましょう。

日頃から親しい仲であり、相手が親しみのある文面で送ってきたメールに対し、過度にかしこまった表現を用いると冷たい印象を受けてしまいます。

一方で、相手が礼儀を重んじて丁寧な文章で送ってきた場合は、それに合わせた表現を用いるのが正しい返信の仕方です。

また、メール全体の長さにも目を向け、相手が簡素なメールを送ってきたのであれば、返信メールもシンプルな内容にとどめておきましょう。

どちらの場合も、相手が送ってきた文面や長さに合わせた返信をすることが重要です。

エピソードを入れると好印象

相手との関係性に応じて、返信メールに具体的なエピソードを入れると、温もりが感じられるメールになります。

単に「ありがとうございました」と書くよりも、「〇〇の企画の際はありがとうございました」と具体性をもたせるだけで、エピソードが思い出されて人間味のあるメールに感じられます。

挨拶メールの返信では、感謝の気持ちをいかに自分らしく伝えられるかも大切なポイントです。

今後の活躍を期待する一文を添える

挨拶メールの返信の最後は、今後の活躍を期待する一文で締めましょう。

異動や退職の挨拶メールへの返信で用いられることが多いですが、お礼や季節の挨拶への返信メールでも、相手の今後を気遣う言葉を最後に伝えることで、メール全体の印象がよくなります。

今後の活躍を期待するのであれば、「〇〇様のご活躍を心からお祈り申し上げます」、相手への心遣いを伝えるのであれば、「くれぐれもご自愛のうえ、よいお年をお迎えください」のようなフレーズを用いるとよいでしょう。

挨拶メールへの返信で気をつけたいこと

挨拶メールへの返信では、失礼な表現に無自覚だったり、親しい間柄だからと自己流で送ったりすることは、ビジネスパーソンとしての品格を失いかねない行為です。

ここでは、挨拶メールに返信する際の気をつけたい表現や送り方について見ていきましょう。

送る時期に注意

相手が異動や退職をしてしまってから挨拶メールへの返信をすると、読んでもらえない可能性もあるため、早めの返信を心がけましょう。

また、年末の挨拶に対する返信においては、年内の最終営業日までに終えなければいけない業務に追われていることも考えられるため、年内の余裕のあるうちに送りましょう。

万が一、年内の返信ができなかった場合は、年末の休業期間ではなく、年が明けた営業開始日に新年の挨拶として、こちらからメールを送りましょう。

相手の詮索をしない

異動や退職に伴う挨拶メールへの返信では、相手が理由や転職先を提示していないのであれば、こちらから詮索するような表現は控えましょう。

異動や退職の理由を人に知られたくない場合もあるため、プライベートなことには触れず、純粋に相手への感謝と今後の活躍を期待する文面にします。

プライベート過ぎる内容は送らない

どんなに親しい間柄であっても、挨拶メールへの返信でプライベート過ぎる内容を送ることはやめましょう。

相手が会社のPCから挨拶メールを送り、退職日や異動日以降に返信をしてしまった場合、PCを管理している人に内容を読まれてしまう可能性もあります。

元の上司や同僚に知られたくない内容やネガティブな内容だった場合には、相手に迷惑がかかり、自分自身どころか自社との関係性にも大きなダメージを与える可能性もあります。

プライベート過ぎる内容は、ビジネスで送る挨拶メールにはふさわしくないため、個人間でのやりとりを心得ておきましょう。

返信は必須ではない

挨拶メールに「返信不要です」と書かれたメールへの、返信の有無に悩んでしまう人は少なくありません。

相手の返信不要にこめられているのは、こちらに対する返信のストレスや手間を気遣った表れであり、絶対に返信をしてはいけないということではありません。

どうしても相手に伝えたいことがある場合は、相手の負担にならないような返信であれば丁寧な印象を与えることもできます。

しかし、返信の判断は、相手との関係性やメールの内容を見極めて個人の判断に委ねられています。

挨拶メールを受け取ったあとの返信が、双方にとって有意義であるならば、返信は無駄なやりとりにはなりません。

「個人宛に受け取ったから」という単純な理由だけで返信をするのではなく、双方にとって無駄のない有意義なやりとりであるかを判断することも、ビジネスパーソンとしてのスキルです。

挨拶メールへの返信の効率化にはChatwork

挨拶メールへの返信の主たる内容は、感謝や相手への心遣いを伝えることです。

挨拶メールは複数の人に送るため、送った全員から個別に返信が来てしまうと、送り主はメール作業に多くの時間を割かれてしまいます。

そこで、効率的なコミュニケーションツールとして取り入れたいのが、Chatworkのようなビジネスチャットです。

Chatworkのリアクション機能を使えば、メールを読んだことを表す「了解」、相手への感謝の気持ちを伝える「ありがとう」を効率よく伝えることができます。

冒頭や締めの挨拶文を省くことができるため、本当に伝えたいことだけをメッセージで送ることができます。

挨拶メールへの返信を効率化させたいとお悩みであれば、ぜひメールからChatworkへの移行をご検討ください。

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