ビジネスチャットでの第一声、好印象を与える初めての挨拶と例文集

新しいプロジェクトや取引先とのやり取りで、ビジネスチャットに招待される機会が増えています。

しかし、「最初の挨拶はどんなメッセージを送ればいいのだろう？」「メールとは違う作法があるのか不安」と、第一声に戸惑ってしまう方も少なくありません。

ビジネスチャットにおける最初の挨拶は、その後の円滑なコミュニケーションの土台となる重要なステップです。

この記事では、ビジネスチャットで初めて挨拶する際の基本マナーから、社内・社外・プロジェクト参加時など、さまざまな状況でそのまま使える挨拶の例文、さらには失敗しないための注意点まで、網羅的に解説します。

ビジネスチャットでの挨拶はなぜ重要？メールとの違い

ビジネスチャットの挨拶を考える上で、まずメールとの違いを理解しておくことが重要です。

メールが「手紙」に近い形式的なコミュニケーションであるのに対し、ビジネスチャットは「会話」に近い、よりスピーディで気軽なコミュニケーションを目的としています。

この違いから、挨拶の作法も自ずと変わってきます。

メールと同じ感覚だと、かえって堅苦しい印象に

メールで慣れ親しんだ「拝啓」「敬具」といった頭語・結語や、季節の挨拶などはビジネスチャットでは不要です。

むしろ、あまりに形式ばった挨拶は、チャットの持つ迅速性や気軽さを損ない、相手に「堅苦しい」「やり取りしにくい」という印象を与えてしまう可能性があります。

挨拶一つで、その後のコミュニケーションの円滑さが決まる

一方で、「気軽だから挨拶は不要」というわけではありません。

特に初めてやり取りする相手や、新しいチャットルームに参加した際には、適切な挨拶が不可欠です。

心のこもった適切な第一声は、相手に安心感を与え、あなたの人柄を伝える最初の機会となります。

良い第一印象を築くことができれば、その後の情報共有や相談、議論が格段にスムーズに進むでしょう。

つまり、ビジネスチャットの挨拶は、メールとは異なる「チャットならではの適切な距離感」で行うことが、良好な関係性を築く鍵となるのです。

挨拶の前に！まず確認したい基本マナー

初めての挨拶メッセージを送る前に、あなたの「顔」となるプロフィール情報が整っているかを確認しましょう。

見ず知らずの相手からのメッセージは、誰しも少し警戒するものです。

プロフィールをしっかり設定しておくことは、相手に不要な不安を与えないための最低限のビジネスマナーといえます。

プロフィールアイコンを設定する

プロフィールアイコンは、チャット上でのあなたの「顔」です。

初期設定のままであったり、風景や動物の写真であったりすると、誰からのメッセージなのか分かりにくく、ビジネスの場にそぐわない印象を与えかねません。

基本的には、あなたの顔がはっきりとわかる、清潔感のあるビジネス用の写真を使用するのが最適です。

顔写真を出すことに抵抗がある場合でも、会社のロゴや、イラストレーターが作成した似顔絵など、あなた個人を識別できる画像を設定することをおすすめします。

名前はフルネーム、所属がわかるように表示する

表示名は、ニックネームや下の名前だけといった砕けたものではなく、必ず「姓・名」のフルネームで登録しましょう。

同姓の人がいる可能性も考慮し、相手があなたを正確に識別できるようにするためです。

また、「（会社名/部署名）」を名前の後ろに追加しておくと、社外の相手や他部署の従業員から見ても、あなたがどこの誰なのか一目でわかり、より丁寧な印象を与えます。

・良い例：山田 太郎（株式会社〇〇/営業部）

・避けるべき例：やまだたろう、Taro.Y、山田（営業）

自己紹介文を簡潔に記載する

多くのビジネスチャットツールには、名前とは別に自己紹介文を記載する欄があります。

ここには、あなたの現在の担当業務や専門分野、あるいは社内での役割などを簡潔に記載しておくと、相手があなたに連絡する際の参考になります。

「〇〇のプロジェクトマネージャーを担当しております」「主にバックオフィス業務全般を対応しています」のように、2〜3行で簡潔にまとめると良いでしょう。

【例文付き】状況別に見るビジネスチャット初めての挨拶

ここからは、さまざまなビジネスシーンを想定し、初めて挨拶する際の具体的な例文を紹介します。

状況に合わせて適宜修正し、ご活用ください。

社内の相手への挨拶

同じ会社内でも、相手との関係性によって挨拶のニュアンスは変わります。

新しく配属された部署での挨拶

新しく部署に配属された、あるいはチームに参加した際の挨拶です。チャットルームに招待されたら、できるだけ速やかにメッセージを送りましょう。

他部署の従業員に初めて連絡する場合

業務上の用件で、これまで接点のなかった他部署の従業員に初めて連絡する際の挨拶です。自己紹介と用件を簡潔に伝えることがポイントです。

社外の相手への挨拶

社外の相手と初めてチャットでやり取りする際は、メールと同様に丁寧さを心がけることが基本です。

紹介された相手への挨拶

取引先などから紹介された相手へ初めて連絡するケースです。「誰からの紹介か」を明確に伝えることで、相手は安心してメッセージを読み進めることができます。

Webサイトなどから問い合わせた後の初めての挨拶

自社のWebサイトに問い合わせがあった顧客に対し、チャットで初めて連絡を取る場合の挨拶です。どの用件に対する連絡なのかを明確にしましょう。

新しいチャットルーム（プロジェクト）に招待されたときの挨拶

複数のメンバーが参加する新しいプロジェクトのチャットルームなどに招待された際は、自己紹介と貢献への意欲を示すことが大切です。

ビジネスチャットの挨拶に関する「よくある疑問」

ビジネスチャット特有の挨拶に関する、細かな疑問についてお答えします。

「お世話になっております」は使うべき？

メールでは定番の「お世話になっております」ですが、チャットでは状況に応じて使い分けるのが賢明です。

・社内の相手や、頻繁にやり取りする相手に対しては、「お疲れ様です」のほうが自然で、場の空気に馴染みます。

・社外の相手への最初の挨拶や、久しぶりに連絡を取る際には、「いつもお世話になっております」を使うと、より丁寧な印象になります。

毎回必ず「お世話になっております」から始める必要はなく、会話のテンポを意識して、よりシンプルな「こんにちは、〇〇社の山田です」といった挨拶から入るのも良いでしょう。

挨拶への返信はどのようにする？

相手から挨拶のメッセージが届いたら、できるだけ早く、簡潔に返信するのがマナーです。

長々と文章を考える必要はありません。「こちらこそ、よろしくお願いいたします。」といったシンプルな返信で十分です。

スタンプや絵文字でのリアクション機能があるツールの場合、それに加えて「拍手」や「お辞儀」などのポジティブなリアクションを送るのも、円滑なコミュニケーションに繋がります。

挨拶が不要なケースはある？

はい、あります。

例えば、同じ相手と一日のうちに何度もやり取りをする場合、その都度「お疲れ様です」と挨拶する必要はありません。

朝一番のやり取りで挨拶を交わした後は、すぐに用件から入るほうが、チャットの利点を活かせます。

また、緊急の要件を伝える際は、挨拶を省略して「【緊急】」などと付け、すぐに本題に入ることが許容される場合もあります。

ただし、これは相手との関係性や会社の文化にもよるため、状況をよく見て判断することが大切です。

初めての挨拶で失敗しないための注意点

最後に、ビジネスチャットでの初めての挨拶で、相手に悪い印象を与えないための注意点を3つ紹介します。

注意点1：宛名を省略しない

たとえチャットであっても、特に社外の相手や目上の人への最初のメッセージでは、宛名を省略しないのがマナーです。

「株式会社〇〇 田中様」のように、会社名と氏名を正確に記載しましょう。

複数人がいるグループチャットでの挨拶では、「皆さま」「〇〇プロジェクトメンバーの皆さま」といった形で、誰に向けたメッセージなのかを明確にします。

注意点2：長文は避けて簡潔に

挨拶は、あくまでコミュニケーションの始まりの合図です。

スマートフォンの小さな画面で読まれることも多いチャットでは、長文のメッセージは敬遠されがちです。

自己紹介や経緯説明が長くなりすぎないように注意し、要点を絞って簡潔にまとめることを心がけましょう。

伝えたいことが多い場合は、まず挨拶と概要を伝え、「詳細については、別途資料をお送りします」のように分ける工夫も有効です。

注意点3：絵文字やスタンプの使いすぎに注意する

絵文字やスタンプは、感情を伝えたり、場の雰囲気を和ませたりするのに便利な機能ですが、使いすぎには注意が必要です。

特に、初めて挨拶する社外の相手や目上の方に対しては、使用を控えるのが無難です。

まずは丁寧なテキストでのコミュニケーションを基本とし、相手の反応やチャットルームの雰囲気を見ながら、少しずつ使うようにしましょう。

多用すると、軽薄な印象や、ふざけているという誤解を与えかねません。

まとめ：心のこもった挨拶で、円滑なビジネスコミュニケーションを始めよう

ビジネスチャットでの初めての挨拶は、メールとは異なる作法が求められますが、ポイントさえ押さえれば決して難しいものではありません。

大切なのは、画面の向こうにいる相手を思いやり、これから良好な関係を築きたいという気持ちを伝えることです。

今回紹介した基本マナーや状況別の例文を参考に、あなたの状況に合わせた最適な第一声を送り、円滑なビジネスコミュニケーションの第一歩を踏み出してください。

こうした挨拶のマナーを実践することはもちろん重要ですが、使用するツール自体がシンプルで分かりやすいことも、初めてのコミュニケーションをスムーズにする上で大きな助けとなります。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、ITツールに詳しくない人でも直感的に使えるシンプルな操作性が特徴です。プロフィール機能も分かりやすく設計されているため、チャットの参加者が「どこの誰なのか」で迷うことなく、安心してコミュニケーションを始めることができます。

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