初めて挨拶メールを送るときの書き方と注意点

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目次

初めて対面する相手の話し方や表情で、第一印象の良し悪しが決まるように、初めての挨拶メールを送るときも、文章や送り方によって第一印象は大きく左右されます。

知らない相手から挨拶メールを受け取った相手は、「どこの誰だろう」「迷惑メールかもしれない」と身構えてしまうこともあるでしょう。

挨拶メールを初めて送るときは、早い段階で相手の不安を解消し、記憶に残る印象のよいメールを送る必要があります。

挨拶メールを初めて送る際の適切な送り方や注意点について確認していきましょう。

初めての相手に挨拶メールを送る目的とは?

挨拶メールを初めて送る目的は、挨拶メールを初めて受け取った相手が感じる疑問や不安を取り除き、好印象をもってもらうことです。

さらに、挨拶メールをきっかけに、新たなビジネスチャンスへとつなげることも期待したいところです。

初めて挨拶メールを受け取った際に、相手はどのような情報を欲しがっているのでしょうか。

  • どこの誰なのか
  • なぜメールを送ってきたのか
  • なぜアドレスを知っているのか
  • どうしてほしいのか

これらの疑問や不安に答えることで、相手の不安を取り除くことができ、メールを読んだことで相手を行動させることも期待できます。

言い換えれば、初めての挨拶メールでは上記の内容が明記されていれば、初めての挨拶メールとして最低限は適切であるといえるでしょう。

相手に挨拶メールを初めて送るタイミング

初めての相手に挨拶メールを送るタイミングには、どのようなケースがあるのでしょうか。

面識のない相手への挨拶メールは、送り手にとっても不安や緊張を感じることもあるかもしれません。

しかし、ビジネスチャンスを獲得する絶好のタイミングでもあるため、自信をもって挨拶メールを送りましょう。

新規顧客の開拓をするとき

これまでまったく面識のなかった相手に対して挨拶をしたいときに、初めての挨拶メールを送ります。

新規顧客の開拓に向けた初めての挨拶メールは、メールをきっかけとして商談や訪問依頼のアポイントにつなげることが目的です。

メールを受け取った相手にとっては、「見知らぬ人からの営業メール」という不透明な位置づけになるため、まずはメールを開封してもらうことが第一歩となります。

開封の決め手となる件名を意識しつつ、相手の興味をひく好印象なメールを送りましょう。

紹介を受けた相手への挨拶

すでに面識のある人から紹介を受けた相手に挨拶メールを送る際は、初めてメールを送ることを記述し、紹介元を必ず明記します。

紹介先を本文の初めに明記することで、相手の不安を早い段階で取り除くことができます。

まったく知らない相手からの挨拶メールよりも、知り合いを介して挨拶メールを送ることは、商談や訪問依頼のアポイントにつなげやすいです。

そのため、メールの本文中では、相手にとって十分なメリットがあることをアピールしましょう。

見積りや資料請求をするとき

初めての取引先に見積りや資料請求をする場合、自分が顧客の立場であるとはいえ、丁寧な文章を送りましょう。

メール本文には、相手の連絡先を知った経緯や見積りの条件、請求する資料の詳細などをわかりやすく記載します。

あくまでもお願いする姿勢の言葉づかいや表現をもちいて、相手の対応に感謝の気持ちを伝えましょう。

挨拶メールを初めて送るときの適切な送り方

挨拶メールを初めて送るときは、まずは開封して最後まで読んでもらうことが大切です。

挨拶メールを初めて送るときの適切な送り方について見ていきましょう。

件名に「内容」と「差出人」を入れる

見知らぬ差出人からのメールは開封されにくいため、件名で具体的なメールの内容を表すことができるかが重要になります。

件名に「案件名」「固有キーワード」などを使って20文字以内に収められると、受信ボックスの一覧表示で見やすくなり効果的です。

案件名には、「ご挨拶のお願い」「〇〇の問い合わせ」など、メールを送った目的を記述します。また、固有キーワードには、「〇〇様からのご紹介」「株式会社〇〇の△△です」など紹介者や差出人を入れましょう。

宛名は省略しない

宛名が抜けていたり、省略されていたりすると、ビジネスパーソンとしての礼儀に欠けていると印象が悪くなります。

初めて挨拶メールを送るときの宛名は、すべての情報を書くことでしっかりとした印象が伝わります。

宛名を書く際は下記の例を参考にしてみましょう。

挨拶メールを初めて送る相手が特定されている場合、

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職名
  • 氏名
  • 敬称(様)

挨拶メールを初めて送る相手が特定されていない場合は、

  • 会社名
  • 部署名
  • 敬称(御中)

を記載しておきましょう。

なお、同姓の人がいることも考えられるため、可能な限り名前はフルネームで記述しましょう。

簡潔で読みやすい文章にする

挨拶メールは、あくまでも「挨拶」をするためのメールなので、長々とした文章は送らないようにしましょう。

さっと目を通したメールの第一印象が「読みづらい」となると、読む気にならないうえに、返信することも億劫に感じてしまうかもしれません。

メールの本文では、まず結論を述べて、そのあとに説明を加えると読みやすくなります。

相手に対応を求めたい場合は、遠まわしな表現はやめて、「これをしてほしい」とシンプルに伝えましょう。

さらに、箇条書きを活用して、メール全体のレイアウトをすっきりさせることも意識しましょう。

簡潔で読みやすいメールは、いかに短時間で内容が理解できるかが重要なポイントです。

締めの文章では相手を気遣う一文を

挨拶メールの締めは、相手を気遣う一文を添えて印象のよさを残したまま終わりましょう。

すでに取引のある相手であれば、「ご確認ください」と書く部分を、初めての相手には「お目通しのほどお願いします」と表現すれば、相手を重んじる姿勢が伝わります。

いいたいことは同じでも、相手を気遣う表現をより丁寧にすることで評価は高まります。

仮に、相手が商談をする相手を決めかねている際、わずかな印象の差が決め手になる可能性もあるということを意識してみましょう。

挨拶メールを初めて送るときの注意点

挨拶メールを送ることで相手にとって負担にならないか、ちゃんと読んでもらえるかが不安になるのであれば、相手の立場になって考えることが大切です。

挨拶メールを初めて送るときに、気をつけたい点について見ていきましょう。

メールの冒頭で「初めまして」を使わない

メールの書き出しに「はじめまして」を使うと、迷惑メールだと思われてしまい、読んでもらえない可能性もあります。

「初めてメールを送らせていただきます」「〇〇様からご紹介いただきました」などの文章をメールの冒頭に記述し、早い段階で迷惑メールではないことを伝えましょう。

ビジネスでよく使われる「お世話になっております」は、すでに取引がある相手に使う挨拶です。

ただし、業務を引き継いだ場合などで挨拶メールを初めて送るときには、すでに会社としての取引があるので、「お世話になっております」を使うことは問題ありません。

差出人に会社名・氏名が表示されるよう設定する

相手の受信メールに表示される差出人が、メールアドレスのままの場合、または「M.Taro」など見覚えのないローマ字名で表記される場合、不信なメールと勘違いされてしまう恐れもあります。

そのため、ビジネス用のアドレスを「会社名・氏名」と表示されるように、メールソフトの設定をしておきましょう。

本文を読まなくても、差出人が「どこの誰か」がひと目でわかるため、信用度がぐっと上がります。

添付ファイルのサイズや形式に注意する

挨拶メールを送る際は、相手のメールソフトの環境にも配慮しましょう。

まず、メールにファイルを添付する際はファイルの容量に注意が必要です。

相手のメールソフトが一定以上のファイルを受信できない、またはファイルを開くのに時間を要するというケースも考えられます。

相手がスマートフォンでメールを読んでいる場合は、月のデータ使用量を減らすことで迷惑をかけてしまうかもしれません。

容量の大きなファイルを送る際は、相手に確認をとるか、圧縮するなど相手の負担にならない配慮が必要です。

次に、挨拶メールを初めて送る際は「テキスト形式」で送りましょう。

メールには「テキスト形式」「HTML形式」の2種類があります。

HTML形式では、文字の装飾などができるため、見やすいレイアウトにすることが可能です。

しかし、メールの設定環境によっては文字化けやコンピューターへのウイルス感染リスクもあります。

挨拶メールを送ったことで相手の負担にならないように、ファイルの容量や形式をしっかりと確認してから送りましょう。

メールにこだわりすぎない

多くの企業はオフィシャルな連絡先として、電話番号やメールアドレスを設定していることが多いです。

しかし、挨拶メールは送れば必ず読んでもらえるものとは限りません。

ほかのメールに埋もれてしまったり、後回しにされてしまったりすることもあります。

これは、メールの非効率さやリアルタイムのやりとりができないことから生じる、大きな機会損失です。

これまでは、「社外で使うもの=メール」「社内で使うもの=チャット」というイメージがありましたが、昨今はビジネスチャットを導入する企業も多いです。

ビジネスチャットを利用している企業は、効率のよさやセキュリティ対策の高さを認識しています。

そこで、メールアドレスしか知らないのであれば、初めの挨拶はメールで送り、そのあとに続くやりとりは、ビジネスチャットへの移行を提案してみてもよいでしょう。

また、紹介を受けた相手への挨拶メールでは、相手に了解を得たうえで、初めの挨拶からビジネスチャットを利用すると効率よくやりとりができます。

初めての挨拶はメールからチャットへ移行しよう

ビジネスチャット「Chatwork」は、初めての挨拶に関するメールのデメリットを解消する際にも役立つツールです。

コンタクト申請し承認されなければやりとりをすることはできませんし、Chatwork IDを利用してメッセージのやりとりをおこなうため、迷惑メールと間違えられることもありません。

また、Chatwork利用者の名前や所属している会社名、連絡先、プロフィール写真まで設定することができます。

そのため、挨拶メールで感じる「どこの誰だろう」という不安を感じることもありません。

初めの挨拶はメールで送ったとしても、早い段階でChatworkに移行すれば、そのあとにつながるやりとりを一気に効率化できます。

初めての挨拶メールにデメリットを感じているのであれば、ぜひChatworkを使ってみてはいかがでしょうか。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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