お礼メールを社内に送る必要性とタイミングを例文つきで解説

お礼メールを社内に送るときは、社外に向けたメールほどかしこまる必要はありませんが、感謝の気持ちを少しでも早く相手に伝えましょう。

普段何気なく送っているお礼メールでも、目的をもって作成することで仕事に対する効果を発揮します。

今回は、お礼メールを社内に送る必要性やタイミング、適切な送り方について解説していきます。

お礼メールを社内に送る必要性とは

お礼メールを社内に送ることは、何かをしてもらったときに感謝の気持ちを伝えるためです。

しかし、仕事で送るメールのため、気持ちを伝えるだけで終わらせてしまうのでは進歩がありません。

お礼メールを社内に向けて送ることで信頼関係を築き、スムーズなコミュニケーションをとるためにも必要であることを認識しておきましょう。

スムーズなコミュニケーションは、仕事を進めるうえで重要なものです。

したがって、お礼メールを送る場合でも、仕事をスムーズに進められるような意図をもって送る必要があります。

お礼メールを社内に送るタイミングとポイント

お礼メールを社内に送るタイミングと、その際のポイントについて見ていきましょう。

取引先へ同行してくれたとき

社内の人が取引先に同行してくれたときは、帰社後すぐにお礼メールを送りましょう。

忙しい中、自分のために時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを、メールの書き出しに記述します。

本文中には、取引先で話した内容や今後の対応を、簡潔にまとめて書きましょう。これにより、同行してくれた相手と情報共有をすることができます。

また、話した内容を文字にすることで、相手との認識違いが生じていないかを確認することもできます。

プロジェクトが終了したとき

プロジェクトが無事に終了した際は、ホッと一息つきたいところですが、まずは、ともに作業を進めてくれた社内の人にお礼メールを送りましょう。

相手のもつスキルや経験のおかげで、無事にプロジェクトが終了したことや、どのような成果を出すことができたのかを具体的に記述します。

メールには、次も一緒に仕事がしたいという積極的な姿勢を見せる表現を書くことで、新たなプロジェクトへの参加が期待できます。

休暇を取得したとき

仕事で取得する忌引き休暇や有給休暇、育児休暇などの休暇を取得したときはお礼メールを送りましょう。

休暇の理由がやむを得ない場合であったとしても、代わりに仕事をしてくれたことに対するお礼のひと言は大切です。

休暇中の出来事について、何か特別なことを書く必要はありません。

ただし、休暇の理由が病気や事故によるものであれば、社内の人に気を使わせてしまうため、現状報告をすることは問題ないでしょう。

お礼メールを社内に送る際の適切な送り方

お礼メールを社内に送る際は、感謝の気持ちや内容が相手にしっかりと伝わることが大切です。

相手の反応がわかりにくいメールでは、適切な送り方が求められるため、しっかりと身につけておきましょう。

できるだけ早めにメールを送る

お礼メールはできるだけ早いタイミングで送りましょう。

その理由として、時間がたつと記憶が曖昧になることや、感謝の気持ちが薄れてしまうことにあります。

当日中の送信が可能であれば、その日のスケジュールにお礼メールを作成する時間を確保します。

また、遅くても次の出社日の午前中には送りましょう。

お礼メールの作成は当日中にこだわる必要はありません。

無理をして遅い時間に送ると、相手も業務時間外に業務メールを受信するため、迷惑をかけてしまいます。

お礼メールを送る時間の目安は以下のとおりです。

お礼メールとわかる件名をつける

お礼メールは、緊急性や重要度の高いメールではないので、相手の重要なメールの妨げになることは避けたいものです。

しかし、お礼メールを送ったことは相手に伝えたいので、メールを開封しなくても送ったことがわかるような件名をつけましょう。

社内に送る場合は、差出人が誰かはすでにわかっている場合が多いので、「〇〇商事のお礼（〇月〇日）」など簡素化して送ってもよいでしょう。

ほかの件と混同しない

お礼メールを送るときには、感謝の気持ちを伝えることが目的となるため、ほかの用件をお礼メールに混同させることは避けましょう。

基本的にビジネスメールは、件名の表題に沿った内容をメール本文に記述します。

これは、相手に何のメールかを明示できるほか、あとからメールを検索する際に、無駄な手間をかけないためでもあります。

お礼メールにほかの用件を盛り込むと、「〇〇のお礼と〇〇の進捗報告」のような件名をつけることになり、わかりにくくなってしまいます。

お礼メールとほかの用件を混同させることは、感謝の気持ちが薄れてしまい、相手の厚意を軽んじる行為です。

お礼メールとは別に伝えるべき用件がある場合は、件名を変えて新たなメールとして送りましょう。

お礼の内容を具体的に明記する

お礼メールには、何に対してどのように感謝しているのかを具体的に書きましょう。

ただし、感謝の気持ちを伝えたい一心で長々とした文章を書くことは避けましょう。

あまりに長すぎる文章は、メールを読む時間を相手から奪ううえに、返信のプレッシャーを与えてしまいかねません。

8～10行程度の簡潔な文章でも、自分の言葉で書かれていれば、感謝の気持ちは十分に伝わるでしょう。

読む相手の立場や関係性にふさわしい言葉選びを

お礼メールを送るときは、読み手の役職や年齢、ビジネスパーソンとしての経験などを踏まえた言葉選びをしましょう。

また、相手との関係性も重視したいところです。

上司や先輩などへ送るお礼メールでは、「学ぶべきことがたくさんあった」のように相手を尊敬する表現、後輩であれば「今後は自分がサポートしたい」と頼ってもらえる言葉選びをしましょう。

自分の気持ちを伝えるばかりではなく、相手が「一緒に仕事ができてよかった」「今後も協力したい」と思ってもらえるようなメールにすることで、よりよいコミュニケーションがとれるのです。

パターン別の社内向けお礼メールの例文

パターン別の社内向けお礼メールの例文を見ていきましょう。

送るタイミングやポイントを守り、感謝の気持ちが伝わる内容にすることが大切です。

営業同行のお礼メール

プロジェクト終了のお礼メール

社内向けお礼メールでは効率のよさも意識しよう

社内向けのお礼メールは、丁寧さを求めすぎてメール作成に時間がかかってしまうことは避けたいものです。

また、メールを読む側の時間を奪わない配慮も必要です。

お互いがメール作業に費やす無駄を削減するためにも、シンプルですぐに読める内容にまとめることを意識しましょう。

また、社内に向けたお礼を効率よく伝えるには、最も効率がよい連絡手段が選択できるかも重要なポイントです。

社内の近い場所に相手がいるのであれば直接お礼をいうほうが、表情や声のトーンなどから気持ちが伝わりやすく最も効率的です。

相手との距離が離れているのであれば、ビジネスチャットを利用することで、シンプルなコミュニケーションがとれます。

ビジネスチャットはメールと比べてスピード感が大きな特徴であるため、早めの対応が好印象につながるお礼をするシーンでは相性のいいツールです。

社内に向けてお礼を伝えるならメールよりもChatwork

お礼メールは、送らなかったところで致命的なミスにはなりにくいため、ついつい後回しにしがちです。

それは、緊急性や重要度の低い作業であるのに、時間や手間がかかることが理由ではないでしょうか。

時間や手間がかかることが理由で、お礼を伝えることが後回しになるのであれば、効率よくお礼が伝えられるChatworkをおすすめします。

Chatworkでは、リアルタイムでスピーディーなやりとりができるので、思い立ったときにメッセージを送ることができます。

また、「お疲れ様です」「〇〇部の〇〇です」などを省くことができるので、「〇〇いただきましてありがとうございました」とシンプルな文章を送ることができます。

タイミングを逃さず効率的にお礼を伝えるなら、ぜひChatworkを活用してみてはいかがでしょうか。

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