社内に催促メールを送るタイミングとは?ポイントと例文も解説

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目次

仕事は社内の人の協力があってこそ成立します。決められた期日までに自分のタスクを終わらせないとほかの人に迷惑をかけてしまいます。

しかし、中には依頼していた仕事やメールの返信の期限を守ってくれない人がいるのも確かです。

そこで、お願いした仕事を期限までにやってくれない場合は、催促メールを社内に向けて送りましょう。

社内に送る催促メールについて詳しく解説していきます。

社内向け催促メールとは

社内向け催促メールとは、社内の人に依頼したことへの対応やメールの返信がない場合に送るメールのことをいいます。

仕事は、個々に課せられた業務を期日までに終えなければならず、誰かの対応が遅れたり、ストップしてしまったりすると、多くの人に迷惑をかけてしまいます。

したがって、社内向け催促メールは、社内の業務を滞りなく円滑に進めるために必要なメールなのです。

しかし、メールは相手の状況を把握しにくいため、催促メールの文章や送り方を間違えてしまうと、相手を怒らせてしまうことや、求める対応をとってもらえないかもしれません。

相手に失礼のないように催促メールを送る際は、相手を気づかう姿勢を見せつつ、対応を促すことを心がけましょう。

社内への催促メールを送るタイミング

依頼していた業務やメールの返信が期限までに得られない場合は、催促メールを送る必要があります。

社内への催促メールを送るタイミングを見ていきましょう。

日程調整の返信を催促するとき

打ち合わせや取引先への訪問などの日程調整の返信が来ない際は、会議室の予約や資料作成などの準備が必要になるため、早めに催促メールを送りましょう。

特に、取引先への訪問のように社外の人が関わる用件に関しては、ミスやトラブルを回避するためにも、日程調整に余裕をもたせておきたいものです。

ただし、相手が多忙のためにスケジュールの見通しがたたないなどの事情も考えられるため、相手の状況を気づかう文面を送りましょう。

提出物の締切が迫っているとき

期日までに提出してほしい書類や資料が届かない場合は、催促メールを送って相手に行動を求めましょう。

仕事で使う資料のほかにも、年末調整や扶養控除申告書などの公的書類の提出が必要にある場合もあります。

ただし、公的機関で発行する書類は、日中勤務していると取得が難しいこともあります。また、家族に関する記入事項があるなど、プライベートな事情により提出が遅れてしまうかもしれません。

「お忙しいところ恐縮ですが」と相手を気づかうひと言を添えて、提出を促しましょう。

作業依頼の返信を催促するとき

資料作成やアンケートなど、依頼した作業に対する返信や対応が、約束の期日までに得られない場合に催促メールが必要になります。

依頼された作業を引き受けようと、相手もスケジュール調整のために取引先からの返信を待っていることも考えられます。

相手の負担にならないよう、まずは現状を伺い、余計なストレスをかけないように配慮しましょう。

参加確認の返信を催促するとき

会議や懇親会など、複数の人が集まる際の参加確認に対する返信がない場合は、相手に返信がほしい旨を伝えましょう。

1日に多くのメールを受け取っていると、「あとで返信しよう」と思いつつ忘れてしまうこともあるでしょう。

また、日程を確認するだけで返信が必要だと思っていなかったという例もあります。

勘違いやミスは誰もが一度は起こしてしまうため、寛容な気持ちでメールを作成しましょう。

催促メールを社内へ送る前に確認したいこと

相手の対応が遅れていると気づいたら、まずは自分が送ったメールを確認してみましょう。

期限の設定を間違っていないか、返信が必要であることをわかりやすく明記しているか、などを見直してみましょう。

さらに、すでに相手は返信しており、自分が受信メールを見逃していないか、迷惑メールに振り分けられていないかなども、あわせて確認しましょう。

仕事で期限を守らないことのリスクは、相手も十分に認識しているはずです。

そう考えれば、対応や返信が遅れているのは何かしらの理由があるのかもしれません。

催促メールでは、相手に非があると一方的に決めつけず、まずは自分のミスがないかを十分に確認してから送ることを心がけましょう。

催促メールを社内に送るときのポイント

ビジネスメールの構成は「冒頭の挨拶」「本文」「結び」が基本ですが、催促メールでは、くわえて「相手を動かすフォローの一文」が必要になります。

相手の感情を害さない催促メールを送るときのポイントを見ていきましょう。

相手を気遣う気持ちを伝える

対応や返信に遅れているのは、相手が多忙である、単純に忘れていたなどさまざまな事情が考えられます。

どんな事情であっても、「返信してください」「いつになったら対応いただけるのでしょうか」のような、相手を一方的に責める表現はNGです。

あまりに催促が過ぎると余計に対応しづらくなるので、相手が対応しやすい状況を作ってあげることも大切です。

「メールは届いておりますでしょうか」「〇〇はいかがでしょうか」のように、相手の状況を伺う表現を用いると角が立ちません。

前回送ったメールの日時や内容を明記する

催促メールには、前回に送ったメールの日時や内容を引用するなどして、リマインドをかけましょう。

相手がうっかり失念していることもあるため、リマインドをかけることで、いつ何の用件だったかを思い出しやすくなります。

また、詳細を記述する、資料を添付するなど、相手が催促メールを見ただけでスムーズに対応できる配慮も必要です。

催促する理由を記述する

催促メールの本文には、催促をした理由を明記しましょう。

人を動かすには理由が必要です。単に「返信してください」と伝えるのと、「先方との日程調整があるので返信してください」と伝えるのでは、返信しなければならない理由が明確なため、人を動かすパワーも違います。

さらに、法則に基づいた根拠を挙げることも効果的です。

具体例を挙げると、「これまでの顧客データがないと販売戦略が立てられない」などは、一般的に納得できる根拠です。

こうした理由や根拠も、相手の行動を促すためには必要な文章です。

締めの文章で対応を促す

メールの終わりには、「事情はあるかもしれないが対応してほしい」という姿勢を表現しましょう。

「お忙しいことと思いますが、〇〇日までにご対応お願いします」と、伝えるべきことははっきりと伝えましょう。

ただし、相手を急かす印象で終わるメールは、相手に不愉快な思いをさせてしまいます。

そこで、締めの文章に「ご事情により遅れが生じる場合は、その旨ご連絡いただけましたら、こちらで対応させていただきます」とフォローを入れましょう。

寛容な姿勢を見せることで、相手は「遅れているのに申し訳ない」と思い、こちらの誠意に応えてようと迅速に行動してくれるでしょう。

また、無理に対応して業務が滞るよりも、違う人に頼んだり、別の案を考えたりすることで、自分にとってのリスク回避にもつながります。

催促メールを社内に送るときの例文

件名:【重要】稟議承諾のお願い


本文:

△△部長


お疲れ様です、××部の○○です。

X月XX日に申請させていただいた□□に関する稟議の件でご連絡いたしました。


稟議承諾の締め切りが昨日のX月XX日までとなっておりました。

現在ご対応いただいている最中でしたら恐縮ですが、本日中にご確認いただけますと幸いです。


お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


(署名)

社内向けの催促はメール以外の手段も活用する

社内向けの催促メールでは丁寧さにくわえて、効率のよさも重視したいところです。

相手に失礼のないように気を使った文面を作成しようと、催促メールに時間を費やしてしまうと、さらに業務が滞ってしまい本末転倒です。

また、メールは相手の任意のタイミングでしか読んでもらえないというデメリットがあるため、期日の迫った用件を催促するには不向きです。

最も迅速に催促したいのであれば、電話を使うこともできます。

しかし、昨今は「電話は相手の時間を奪う」とされ、緊急性がない場合に電話を好まない人がいるのも事実です。

対面で催促することもできますが、相手の立場を考えると言い方に悩んでしまう、または、リモートワークのため対面して伝えられないということもあるでしょう。

また、電話や口頭での催促は証拠が残らないため、「言った言わない」のトラブルを引き起こしかねません。

ビジネスチャットであれば、電話や対面のような迅速さと、メールのように形に残せるという双方のメリットがあるので、社内向けに催促をしたいときには相性のよいツールです。

社内向けの催促はメールよりもChatwork

社内向けに催促をする場合は、ビジネスチャット「Chatwork」を活用することでメールのデメリットを解消できます。

Chatworkのタスク管理機能を使えば、「誰に何をいつまでにしてほしいか」をシンプルに伝えることができます。

相手を気遣う文章を考える時間も省けるため、催促の業務を一気に効率化できます。

また、「確認しました」を表すリアクション機能を使えば、相手が催促メールに対する返信のストレスを感じることもありません。

Chatworkでは、気軽なコミュニケーションをこまめにとることができるのも特徴です。

そのため、双方にとって「催促」ではなく「リマインド」という位置づけで考えることができるため、お互いをサポートしているという信頼関係の構築にもつながります。

社内向けの催促メールに対するお悩みは、ぜひChatworkで解決してみてください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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