名前間違いお詫びメールの返信の注意点と適切な返信の仕方

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目次

名前間違いは言い逃れのできないことで、相手にとっては不快でしかないため、迅速にかつ適切な内容でお詫びのメール返信をおこなうことが望ましいと考えられます。

名前間違いのお詫びメールの返信の注意点と、適切な返信の仕方を考えていきましょう。

名前間違いお詫びメールの返信で注意したいポイント

名前間違いはとても失礼でよくない印象を与えることなので、信頼を挽回できるようなお詫びのメールを作成することが大切です。

名前間違いのお詫びメールの返信で注意したいポイントをお伝えいたします。

 

名前間違いに気づいたらすぐにお詫びのメール返信

メールを送信したあとに名前間違いに気づいたら、気づいたときにすぐお詫びのメール返信をおこなうようにします。

名前間違いは言い逃れのできないことであり、やってしまった事実が消えることはありません。

お詫びのメール返信が遅くなると、相手からの印象をさらに悪くする可能性が高まります。

相手から指摘があるまで名前間違いに気が付かなかった場合には、相手から連絡を受けた時点でお詫びをするようにしましょう。

 

言い訳などはせず誠実にお詫び

言い訳をしたくなるような事情があったとしても、言い訳はせずに誠実にお詫びをすることが大切です。

言い訳をすることは、あまり反省をしていない、もしくは自分のしたことに対して責任をもてない人という印象を与えやすく、言い訳をすることでなにもよい結果は生まれません。

どんな事情があったにせよ、名前間違いは確認を怠った自分のミスですので、相手に気持ちが伝わるように誠実にお詫びをするようにしましょう。

 

いつのメール・どの部分が間違っていたか明記

名前間違いの箇所を記載するときには、日時・件名・メール本文や添付ファイルなどのどの部分の名前を間違えたのかを、明記するようにします。

先ほどのなどという曖昧な記載の仕方では、「どこが間違えていたのか?」と相手に探す手間をかけさせてしまう可能性が高まります。

相手に事実確認を丸投げするような対応では不誠実な印象を与えやすいです。

いつのどの部分が間違えていたのかという事実を、明確に記載することが望ましいでしょう。

 

原因と今後の対応策を記載

ミスをしたときに原因と今後の対応策を相手に知らせることは、ビジネスでのマナーとされています。

名前間違いについても例外ではなく、相手が社内・社外問わずに原因と対応策を明記するようにしましょう。

特に原因については、言い訳のような内容を書くのではなく、自分が怠ったことについての内容を率直に記載をし、誠意ある対応を心がけるようにします。

相手からの信頼を取り戻せるような文章を心がけるようにすることが望ましいでしょう。

 

お詫びメールの内容をさらに間違えないように注意

名前間違いをしたと気づいたあとは、とにかく早くお詫びをしなければと焦ってしまい、さらなるミスを引き起こしやすい状態です。

気持ちが焦るとミスを起こしやすいということを理解したうえで、いつも以上に慎重に内容の確認をするようにしましょう。

名前間違いお詫びメールの返信で細心の注意を払うべき理由

名前間違いのお詫びメールの中で重ねてミスをしてしまった場合、ミスばかりして信用できない人だという印象を与えかねません。

また、単純に「失礼だ」という気持ちにさせてしまう可能性も高く、名前間違いをしたことに対して深く反省をしていないかのような誤解を招くことも考えられます。

信用や信頼を失うことは、自分ひとりの問題ではなく会社全体への印象も悪くしかねない、大きな問題です。

ミスを繰り返すことはなにもよい結果を生みださないので、お詫びのメール返信では細心の注意を払うようにしましょう。

メールでの名前間違いを起こさないための予防策

名前間違いが起こったときには、名前間違いを起こした原因を究明し、再度ミスを起こさないための予防策をおこなうべきだと言えます。

名前間違いを起こさないための予防策を考えていきましょう。

   

コピペする

名前間違いが起こる原因として、記憶を頼りにしている、自分で打ち込みをしているためにミスをするなどの原因が考えられます。

相手から送られてきた名前をコピペすることで、間違えることなく名前を記載できる可能性が非常に高まるでしょう。

 

単語登録を活用

頻繁にやりとりをする相手などは、PCの単語登録を活用して確実な情報を入れる方法があります。

社名と名前などをまとめて登録することができるためとても単語登録はとても便利ですが、いくつか注意が必要な点があります。

送り先の人物と登録してある人物自体を間違えて入力してしまう、単語登録してある人物の社名や役職などの変更をし忘れてしまっているなどです。

定期的に単語登録の内容を見直したり、変更などがあった際にはすぐに単語登録も修正するようにするなど、ルールをしっかりと作って活用するようにしましょう。

 

指差し確認・声出し確認

メールを送る前の確認の仕方を、指差し確認・声出し確認にすると、名前間違いを含むメールの内容のミスに気づきやすくなります。

目で追うのみの確認だと、メールを作成している最中の動きと変化がないために、ミスに気付けない可能性が高いです。

確認をするときには、メールを作成しているときと違う確認方法を取り入れるようにすることが望ましいでしょう。

 

一度下書きに保存して見返す

作成した文章は、少し時間をおいてから見直すことでミスに気づきやすいです。

早急にメールを送る必要性があるとき以外には、一度下書きに保存してメールや添付物の内容を見返すようにしましょう。

 

使用サーバー・システムを見直す

メールのサーバーによっては、メールの内容の間違いを引き起こしづらくするような機能が備わっています。

一定時間内であれば送信を取り消しできたり、メールを送信する前に注意喚起のポップアップが表示されるなどの便利な機能などです。

使っているメールサーバーを見直したり、そもそもメールではなくチャットツールを使うようにするなど、システム自体を見直すことも名前間違い予防には有効な手段であると言えるでしょう。

仕事の連絡手段には名前の自動入力が可能なChatwork

メールでの連絡方法では、名前を入力する・コピペするなどの自身で作業しなければならない工程があることが多いです。

相手の名前が自動入力できる機能が備わっている連絡手段にすることで、名前間違いの可能性が格段に低くなります。

ビジネスチャットの「Chatwork」では、相手からのメッセージへの返信機能を使用することで、メッセージに自動的に相手の名前が入力された状態になります。

自身で手を加えずに済むので、ミスをする可能性が非常に少なくなり、名前間違いでお詫びをするというケースもなくなりやすいでしょう。

名前間違いを限りなく少なくし、信頼のできるメッセージのやりとりを実現させるためにも、Chatworkの導入を検討してみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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