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ビジネスチャットは自治体業務にも活用できる！メリットと使える機能を紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットは、一般企業だけでなく自治体の業務にも活用することができます。
ビジネスチャットを導入するか迷っている自治体は、活用のポイントや事例を知っておくと検討の幅が広がるでしょう。
この記事では、自治体の業務効率化にビジネスチャットが役立つ理由や活用できる機能、導入のポイントなどをまとめています。
自治体の業務にビジネスチャットが役立つ理由
はじめに、ビジネスチャットが自治体の業務に役立つ理由を紹介します。
働き方改革を推進できる
ビジネスチャットを導入すると、オンラインでのスムーズなコミュニケーションが可能となるため、リモートワークをはじめとする働き方改革を推進できます。
オフィスへ来られない職員とも連絡を取ることができ、共有したい情報や資料を任意のタイミングで確認してもらうことができるため、柔軟な働き方をサポートする効果があります。
行政サービスの効率化につながる
自治体は、医療や介護、年金、冠婚葬祭、引越し、災害対策など、幅広い業務を担っており、数多くの市民から日々さまざまな要望や依頼が寄せられています。
そのため、効率的かつ的確な行政サービスを恒常的に提供し続ける必要があります。
ビジネスチャットの導入によって、文書を回覧したり会議を開いたりせずに情報共有・意思決定が可能となり、行政サービスのクオリティを高めることにつながります。
働き手不足を補える
日本は少子高齢化の影響で、働き手が減少傾向にあります。
紙媒体の資料を扱ったり電話でやりとりしたりする文化が残る自治体では、働き手の数に対して1人あたりの業務負担が大きいケースもあります。
ビジネスチャットを導入すれば、電話の取り継ぎやかけ直しの手間は生じません。
必要な資料もビジネスチャット上で共有できるため、共有漏れによるトラブルや業務遅延の防止にもつながります。
コストを削減できる
ビジネスチャットでは、必要な情報をPDFファイルやExcelなどのデータで共有できます。
そのため、資料を印刷するための人件費や印紙代、インク代などがかからず、コスト削減につながります。
自治体の業務に役立つビジネスチャットの機能
続いて、自治体の業務に役立つビジネスチャットの機能を紹介します。
グループチャット機能
グループチャットとは、複数人が参加できるチャットのことです。
部署・チーム・プロジェクトなど、必要な単位でグループチャットを作成すれば、チャットのメンバー全員に一斉連絡が可能です。
組織外ユーザーを招待できるビジネスチャットを導入すれば、自治体と企業が連携しておこなうプロジェクトの進行管理などにも活用できます。
ファイル共有機能
ファイル共有機能は、PDF・Excel・Wordなどのドキュメントや、画像・動画・音声ファイルなどを、ビジネスチャット上で共有できる機能です。
緊急の会議後に議事録を速やかに送付する、自治体主催のイベント資料を確認してもらう、自治体運営に関する文書をデータ化して保存するなど、自治体業務のさまざまな用途で役立ちます。
音声・ビデオ通話機能
音声・ビデオ通話とは、音声のみ、もしくは対面コミュニケーションをおこなえる機能です。
自治体の業務のなかには、テキストメッセージよりも口頭のほうが伝えやすいもの、相手に理解してもらいやすいものが多く見られます。
相手の理解を助けるだけでなく、認識相違や誤解も起こりにくくなるため、ミスやトラブルの防止につながります。
タスク管理機能
タスク管理機能とは、ビジネスチャット上でタスクを管理できる機能のことです。
タスクの担当者や内容、期限などを設定でき、タスクのステータス（未実施・完了）も確認できるため、業務に不慣れな職員へのフォローや業務割り振りの調整がしやすくなります。
自治体がビジネスチャットを導入する際のポイント
次に、自治体がビジネスチャットを導入する際のポイントを紹介します。
解決したい課題を洗い出す
ビジネスチャット導入の際には、自治体業務において解決したい課題を洗い出すことが重要です。
課題が曖昧なままだと、「ビジネスチャットを導入すること」が目的になってしまったり、実業務とフィットしなかったりして失敗に終わる可能性があります。
そのため、「情報共有のスピードを上げたい」「電話対応の煩雑さを改善したい」など、ビジネスチャットで解決したい課題を具体的に挙げるところから始めましょう。
操作性に優れたツールを選ぶ
ビジネスチャットにはさまざまな種類がありますが、操作性に優れたツールを選ぶことも重要なポイントです。
自治体職員のなかにPCやデジタルツールの操作が不得意な人がいる場合、操作が複雑でないもの・直感的に使えるものを選ぶことがおすすめです。
全職員が無理なく使えるビジネスチャットを選ぶことで定着率が上がり、導入の効果をより高めることができるでしょう。
また、事前にビジネスチャット導入の目的やメリットを周知しておくこと、導入後に操作説明会や研修、使用ルールの周知をおこなうことなども効果的です。
トライアルや低額プランを活用して様子を見る
ビジネスチャットのなかには、トライアルや低額プランを設けているものもあります。
トライアル期間を活用して、操作性やデザイン、動線などを確認し、試用した職員へ使用感についてヒアリングをおこなうとよいでしょう。
導入を決めた後も、最初は低額プランを契約して様子を見てみて、どうしても足りない機能があると判断できる場合はプランを切り替えるなどの対応が推奨されます。
自治体内でセキュリティ対策をおこなう
ビジネスチャットには、アクセス制限やログ保存機能、通信の暗号化など、高いセキュリティ対策が施されているケースが多く、安全性の高いサービスがほとんどです。
しかし、メッセージの誤送信やデバイスの紛失による情報漏洩、アカウントの乗っ取りによる被害、イレギュラーな使用方法によるトラブルなどのリスクも存在します。
ビジネスチャット自体のセキュリティが高くても、ヒューマンエラーによってリスクが生じるおそれがあるため、自治体内でもセキュリティリスクを周知するなどの対策を実施することが重要です。
運用ルールや禁止事項を決めておく
ビジネスチャットの導入に際し、運用ルールや禁止事項を決めておくこともポイントです。
たとえば、「ビジネスチャットの使用時間は営業時間内のみ」とすることで、始業前・終業後のチャット通知や残業の発生を防ぐことができ、職員はオン・オフの切り替えがしやすくなります。
また、絵文字やリアクションスタンプを使う際のルールを設けておくと、コミュニケーションの促進や返信の時間短縮につながるでしょう。
さらに、チャット上へ投稿してはいけないワードや控えたほうがよい話題などを決めておく、グループチャットを乱立させないなどの点をルール化しておくと、センシティブな情報を扱う部署も安心です。
＞ビジネスチャットのマナーやルール策定のポイントに関する記事はこちら
自治体業務に役立つビジネスチャットはChatwork
自治体は、幅広い業務を担う組織であるため、業務の効率化・職員ひとりあたりの生産性向上などが大きな課題といえます。
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グループチャット、タスク管理などの機能を備えており、直感的に操作できるため、初めてビジネスチャットを導入する自治体にも向いています。
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