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オンラインコミュニケーションの方法やコツとは？種類別の特徴や成功事例も紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
オンラインコミュニケーションを導入する際に、「オンライン上でも円滑にやりとりしたい」「コミュニケーション方法を知りたい」と考える人も多いのではないでしょうか。
本記事では、オンラインコミュニケーションの種類や特徴を紹介しつつ、オンラインコミュニケーションを効果的におこなうコツなどを解説します。
オンラインコミュニケーションを導入するメリット・デメリットや、オンラインコミュニケーションを導入した企業の成功事例も紹介しますのでぜひ参考にしてください。
オンラインコミュニケーションの種類と特徴
オンラインコミュニケーションには、次のような種類があります。
・テキストコミュニケーション
・ボイスコミュニケーション
・ビデオコミュニケーション
以下で、それぞれの特徴について紹介します。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは、メールやチャットを利用し、文章でコミュニケーションをとる方法です。
リアルタイムでのやりとりを前提としないため、相手の作業を中断させることがなく、ビジネスシーンでの連絡手段として広く普及しています。
テキストを記録として残せるため、連絡ミスやトラブルを防ぐこともできます。
ただし、人によって文章や言葉の捉え方が異なり、意図した内容で伝わらないこともある点に注意が必要です。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションは、携帯電話やアプリの通話機能を利用し、声でコミュニケーションをとる方法です。
リアルタイムで会話できるため、緊急性の高い連絡や、テキストだけではわかりにくい内容を伝える際に活用されています。
電話で連絡を取り合う場合はその都度作業を止めなくてはならないため、ボイスコミュニケーションだけでやりとりすると生産性が落ちる点がデメリットです。
話して伝えるべきかを見極めて、他の方法と使い分けるとよいでしょう。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、オンライン会議ツール（Zoomなど）を利用し、音声と動画でコミュニケーションを取る方法です。
お互いの顔を見ながら会話できるため、テキストや声だけのコミュニケーションより、内容や雰囲気が伝わりやすいことが特徴です。
複数人でやりとりできるため、会議や研修、授業などのさまざまなシーンで利用されています。
なお、ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、テキスト・ボイス・ビデオの全ての形式に対応しており、オンライン上のコミュニケーションを効率化できます。
オンラインのコミュニケーション方法によるメリット・デメリット
オンラインコミュニケーションを導入すると、次のようなメリット・デメリットがあります。
メリット
オンラインコミュニケーションのメリットとしてまず挙げられるのが、遠隔地にいる人同士でもやりとりしやすいことです。
インターネットの接続環境とパソコン・スマホなどの端末があれば、場所を選ばずにコミュニケーションが取れます。
在宅勤務やモバイルワークなど、オフィス以外での多様な働き方にも対応できます。
また、対面のコミュニケーションでは移動費や場所の確保が必要ですが、オンラインコミュニケーションは同じ場所に集まる必要がなく、時間やコストを削減することが可能です。
必要なタイミングですぐに情報共有できるため、報告・連絡・相談やフィードバック、意思決定が迅速化することが大きなメリットです。
デメリット
オンラインコミュニケーションのデメリットとして、対面での会話に比べて情報量が少なくなる点が挙げられます。
会話のリズムやテンポも変わるため、複数人のグループで話し合うと発言するタイミングが図りづらい点もデメリットになります。
また、接続環境が悪いと通信が遅延したり、会話にタイムラグが生じるケースも少なくありません。
そのほか、新しいツールを使いこなせないために、コミュニケーション自体が面倒に感じてしまうケースもあります。
オンラインコミュニケーションの効果的な方法・コツ
オンラインコミュニケーションを効果的におこなうためには、次のようなコツがあります。
・表現や伝え方の工夫
・ツールの特性を理解する
・適切なツールの導入
以下で、それぞれの方法・コツについて紹介します。
表現や伝え方の工夫
同じ内容を伝える場合でも、対面でのコミュニケーションと比較するとオンラインコミュニケーションのほうが伝わりにくい傾向にあります。
より正確にわかりやすく伝わるように、参考画像や資料を用意したり、堅苦しい印象にならないように絵文字やスタンプを使ったりなど、表現や伝え方の工夫が必要です。
雰囲気やニュアンスも伝わりにくいため、淡々と会話をすると相手から怒っていると勘違いされてしまう場合もあるため、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
ツールの特性を理解する
オンラインだと、挨拶やランチなどをきっかけとした会話が生まれず、対面よりコミュニケーションの機会が少なくなります。
そのため、1回ごとのコミュニケーションを大切にする必要があり、電話やチャットでやりとりする場合は適切に内容を伝えるために準備をしておくことが大切です。
メッセージの文章を不要に長くしない、自分の中で伝えたい情報を整理してから相手に伝えるなど、相手にきちんと情報が伝わるように配慮しましょう。
適切なツールの導入
オンラインコミュニケーションには、ビジネス向けのチャットツールなどを利用します。
ツールの操作に慣れておく必要があるため、オンラインコミュニケーションを実施する場合、操作方法などのレクチャーや研修をおこなうケースが一般的です。
なかにはパソコンが苦手な従業員もいるため、Chatworkのような操作が簡単なツールのほうが導入しやすいでしょう。
Chatworkはビデオ・音声通話やファイル共有、タスク管理などの業務効率化に役立つ機能を搭載しています。
操作性もシンプルで使いやすく、多くの企業がオンラインコミュニケーションツールとして導入しています。
オンラインコミュニケーションツールの活用方法！成功事例3選
ここでは、オンラインコミュニケーションツールを導入した企業の成功事例を紹介します。
報連相が効率化し従業員のストレス減・生産性向上｜SEIKAグループ
幼稚園・保育園などを運営する「SEIKAグループ」は、相手の都合の良い時間に合わせて口頭や電話で報連相していましたが、従業員の負担軽減のためにChatworkを導入しました。
勤務時間だけ使用するというルールでチャット形式での報連相に変更したところ、仕事とプライベートの線引きが明確になり、営業時間外のやりとりが激減したそうです。
また、上司への報連相がスムーズになり、業務上のやりとりが簡素化したことで、従業員のストレス軽減や生産性を向上させることに成功しました。
強固なセキュリティで自治体や研究機関とのやりとりも円滑化｜株式会社ぴーぷる
IT系コンサルティング企業の「株式会社ぴーぷる」は、利用していたサービスが終了したことをきっかけに、Chatworkへ切り替えました。
地元の自治体や研究機関と利用できるツールを探していたところ、社内外の人との共同プロジェクトでも使いやすく、多彩な機能を搭載しているChatworkを見つけたそうです。
タスク管理などの機能で業務を効率化しつつ、圧縮・暗号化なしで安全にファイルを共有できるため、自治体や研究機関との連携強化に成功しました。
マルチデバイス対応で外出先からでも情報の蓄積・共有化が実現｜株式会社マルトー
セラミックや鉱物に使う切断機・研磨機などを製造・販売している「株式会社マルトー」は、主な連絡手段として電話を利用していましたが、情報共有の速度に課題がありました。
コミュニケーションを効率化するためにChatworkを導入し、取り扱う製品ごとにグループチャットを作成して情報を集約したところ、情報共有の迅速化に成功しました。
電話で作業の手を止めることがなくなり、外出先でもスムーズに知りたい情報を共有・検索できるようになったそうです。
Chatworkでオンラインコミュニケーションを円滑化しよう
今回は、オンラインコミュニケーションの種類や特徴、オンラインコミュニケーションを効果的におこなうコツなどを紹介しました。
オンラインコミュニケーションを導入する際は、従業員が使いやすいツールを利用することが大切です。
より円滑にオンライン上でコミュニケーションをとるために、「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例もあります。
メールや電話よりスムーズに情報を共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。
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