催促メールを社外に送るタイミングと社外への催促メールの書き方のポイント

催促メールは相手に期日が過ぎたことを伝えたうえで、提出をしてほしいという旨を伝えるメールです。

期日が過ぎても案件についての必要な連絡がないなどの場合に、社外の相手にも催促メールを送る必要がでてきます。

催促メールを社外に送るタイミングや催促メールの書き方を考えていきましょう。

催促メールを社外へ送る前に確認すべきこと

催促メールを社外へ送る前には、催促する予定である案件について、本当に連絡がきていないのかということの確認が必要です。

メールや郵便物、入金や見積りの連絡、資料の提出などどういった案件であっても、一箇所でなく連絡がきている可能性のあるところ、すべての確認をするようにします。

なんらかの手違いでメールが違うフォルダや迷惑メールに入っていないか、ほかにやりとりしているツールがあればそちらに連絡がきていないか、同じ部署のほかの人が書類を受け取っていないかなどです。

こちらの不手際で相手に不快な思いをさせないように、起こりうる状況をさまざまな角度から考え、確認を徹底的におこなったうえで、催促のメールを送るように心がけましょう。

催促メールを社外へ送るタイミング

社外へ催促メールを送るのは、相手に依頼した案件が期日までにおこなわれていないことが大前提です。

どんな案件のときでも、期日を過ぎたらすぐにメールを送ればいいというわけではなく、送る相手との関係性や案件の内容によってタイミングを考える必要があります。

相手が法人か個人か、メールなのか未入金などお金に関わることか、商品などの物が関わるのか、急がなくてもよい案件かなどの、それぞれの状況に適したタイミングでメールを送るようにしましょう。

ただし、連絡や納品などがないことによってこちらがすぐに困るような状況の場合には、遠慮なくすぐに連絡を入れてもよいと考えられます。

すべてにおいて機械的なやりとりだと、冷たい雰囲気の印象を与えかねません。

それぞれの案件の事情に合った、適切なタイミングで連絡をするように心がけましょう。

催促メールを社外へ送るときのポイント

催促メールは「指摘」ではなく、「お願いや確認」と感じてもらえるような内容でメールを作成できることが望ましいです。

お互いに気持ちのよいやりとりになるよう、配慮ある催促メールを社外へ送るためのポイントを考えてみましょう。

　

やわらかな言葉づかいを心がける

催促メールを作成する際にあまりにストレートな言葉を使うと、怒っている・上から目線で指摘している雰囲気のメールに見えがちです。

「届いていません」の場合には「まだ確認がとれておりません」のように、オブラートに包んだようなやわらかな言葉づかいを心がけます。

そうすることで気持ちのよい雰囲気を保ちやすく、相手を萎縮させてしまうようなことにもならずにやりとりを続けやすいでしょう。

　

こちらの不備・不具合の可能性も念頭におく

催促をする案件について十分に調べてから催促をする場合でも、相手のことばかりを疑わないようにします。

もしもこちらの不備や不具合だった場合に、相手を責めるような書き方をしてしまっていると、取り返しのつかないトラブルになりかねません。

あくまでも事実ベースとして確認できていないことを伝えたうえで、状況のお伺いを立てるようなニュアンスの対応を心がけましょう。

　

相手への配慮を忘れない

期日までになにも連絡がない、間に合わないということは、相手が連絡をできない状況になっている可能性が考えられます。

「お忙しいところ恐縮ですが」のような、相手の状態を配慮するひとことを添えることで、催促メールながらよい印象を残しやすいと言えるでしょう。

催促メールを社外へ送るときの書き方

催促メールは、伝えたい要点が伝わるように押さえるべきポイントをしっかりと押さえて作成します。

そのうえで、こちらの都合ばかりを押しつけないようなやわらかな雰囲気の内容に仕上げることが望ましいです。

催促メールを社外へ送るときの具体的な書き方について、考えていきましょう。

　

件名は催促の内容をわかりやすく

期日が過ぎても連絡がないということは、相手は依頼した案件について忘れている可能性が考えられます。

件名の段階で、「依頼中の〇〇についてのお伺い」など、相手が案件についてを瞬時に思い出せるような件名にすることで、催促のメールすらも流されてしまう可能性を低くできます。

件名は催促の内容をわかりやすく記載するように心がけましょう。

　

今までのやりとり内容・日付を明記する

相手との認識に相違がないかの確認のために、今までのやりとりの内容を日付も明記して記載します。

詳細を明記することは、相手の勘違いであってもこちらの伝え漏れであっても、お互いの認識や現状をスムーズに把握できるきっかけとなるでしょう。

　

不具合・行き違いの可能性を示唆する

催促メールを送ったタイミングで相手からの連絡があったり、システムのなんらかの不具合であったりの可能性を示唆するひとことを記載することが大切です。

不具合・行き違いの可能性を示唆する文章を入れるようにすると、思わぬトラブルが起こっていた場合などへの予防線となるでしょう。

　

今後の期日と行動のお願いを記載する

現状案件が確認できていないということだけでなく、今後の期日と行動を記載します。

1回の連絡で必要な情報を盛り込むことでやりとりの回数を減らし、相手も次の目安に向けて動きやすくなります。

期日と行動を記載するときには、命令口調ではなくてお願いベースでの文章にすると、丁寧な印象を持ってもらうことができるでしょう。

　

相手への配慮の言葉を添える

最後に、相手になにか理由があった可能性を考えたり、こちらからのお願いで手をわずらわせてしまったりしていることについて、相手への配慮の言葉を記載します。

配慮の言葉を添えることで、温かみのあるやりとりだという印象を感じてもらいやすいでしょう。

　

社外へ催促メールをするならChatworkでより迅速なやりとりを

催促をするときにはメールを使いがちですが、催促が必要になるような相手の場合には、メールの確認などがすみずみまでおこなえていない可能性が考えられます。

連絡手段をチャット形式の連絡ツールにすることで、個別に通知を送ることができ、催促の連絡にも気づいてもらいやすくなるでしょう。

また、催促メールを送るという状態になる前に「リマインド」をしたり、「タスク」として情報を共有する方法をおこなうことも効果的です。

ビジネスチャットの「Chatwork」では、迅速な連絡、タスク機能、チャット形式で催促に効果的なやりとりのすべてを実現できます。

催促の連絡は文面も考慮しつつ、メールだけでなく、相手にメッセージが届きやすい連絡手段でおこなうようにしてみてはいかがでしょうか。

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