社内報はいらない？いらない社内報を作らない方法

慣習で続けている社内報に対して、「社内報は本当に必要なのか」と感じる人もいるでしょう。

社内報はただ発行するのではなく、目的を明確に定め、その目的を達成することを意識し内容を考える必要があります。

社内報発行の目的を考え直し「社内報はいらない」と思われてしまうような社内報を作らないように工夫をしましょう。

社内報の目的とは

そもそも社内報を発行する目的にはどのようなものがあるのでしょうか。

会社によってさまざまですが、主な3つの目的について見てみましょう。

従業員の団結意識や帰属意識を高める

数百人、数千人が在籍している会社でも、通常の業務では自分の部署や同じフロアの社員としか関りがないという人は多いでしょう。

リモートワークで働いている場合は、同僚と働く空間を共有することがないため、会社に所属しているという意識をさらに持ちにくいかもしれません。

こういった、普段は「個人」や「自分の周囲」にのみ向けられている視線を「会社全体」に広め、相互理解を深める機会とすることを目的として、社内報を発行している会社は多くおあります。

社内報を通じて関わることが少ない部署の仕事内容を知ったり、社員がそれぞれ感じている会社の魅力を共有することで、従業員の団結意識や帰属意識を高めることができます。

大きな目標の共有

個人やチームごとに設定された身近な目標を意識しながら仕事をしている人は多くいますが、会社の成長や年度方針などの大きな目標を日々意識できているという人は少ないかもしれません。

経営陣が設定した大きな目標は、一度通達されただけでは一般の社員にはなかなか浸透しないものでしょう。

会社が掲げる目標やビジョンを浸透させ、みんなで実現していこうというモチベーションにつなげることに役立つのが社内報です。

なぜその目標を掲げるに至ったのかというエピソードをインタビュー方式で紹介する、根拠となる数字を資料として見せるなどの工夫をして、じっくり読み社員が納得できるよう記事に仕立てることは、社内報にしかできない方法でしょう。

さまざまな情報の共有

自社製品やサービスに関わる情報や業績の共有は、普段の業務のなかでもされていることでしょう。

しかし、その開発に携わった人の想いを紹介する、実際に使用している人の声をとりあげて製品への自信や愛着につなげるなどの一歩踏み込んだ情報の共有は、普段の業務連絡のなかだけではむずかしく、社内報が得意とする分野です。

また、マニュアルには書かれていないようなナレッジの共有、先輩社員たちが経験を積む中で得た知見や日々おこなっている工夫の紹介をとおして業務知識を提供することも、社内報の役割のひとつでしょう。

社内報のいる・いらないの判断基準

新しく社内報を作るか迷う場合、現在発行している社内報を廃止すべきか悩む場合の判断基準に対して考えていきましょう。

従業員の数が多く情報共有のニーズが高いか

社内報の目的のひとつに情報共有がありますが、従業員の数が少なく普段の情報共有で間に合っている場合や、すでに社員の一体感に自信がある場合は、社内報は必要ないかもしれません。

また、現在発行している社内報の内容が、現場が必要としている情報のニーズにマッチしていない、効果のある情報共有ができていない場合は、廃止を考えるのもよいでしょう。

しかし、現場の声を聞いて「こういった情報が欲しい」「こういった記事が読みたい」という需要があるのであれば、現在の社内報の改善に取り組み、読まれる社内報の制作に注力ほうが、会社の成長につながるでしょう。

予算や工数をかける余裕があるか

社内報の発行は、すぐに目に見える効果をもたらすものではありません。

費用対効果を考えコストをかける余裕がない場合は、社内報を作らない、廃止にするほうがよいでしょう。

紙の社内報には印刷代がかかりこまめに発行することはできませんが、月に1回の発行では情報に鮮度がなく読まれる確率も低いと感じるのであれば、Web社内報に変更して記事ごとに随時発行するというのもひとつの方法です。

会社や社員の成長・業績につながるか

社内報には、情報共有やビジョンの浸透を通じて会社の成長につなげるという目的があります。

また、オープン社内報として社外にも公開することで会社のイメージアップをはかったり、企画制作など社員の成長につながる実践の場になっていることもあるでしょう。

ひとつでも会社や社員の成長・業績につながる側面があるのであれば社内報を残す意義はあるといえますが、反対にそういった点が見当たらないのであれば、廃止を考えてもよいでしょう。

いらない社内報を作らない方法

いらない社内報とは、読む価値がなく社員に必要とされない社内報ともいえます。

社員や会社の役に立ち、読まれる社内報を作る方法を紹介します。

目的を明確にする

社内報を作るうえで一番よくないのは、目的があやふやなまま作成したり、目的があってもそれから外れた内容になっていることです。

まずは社内報を発行する目的を明確にし、常にその目的を達成するために有意な内容になっているかを意識する必要があります。

「会社の成長」という大きく漠然とした目的ではなく、「会社の成長のために今期は離職率低下をはかりたい、そのために会社への理解や愛着を深めることを目的とする」など、具体的で実現可能な目的を定めるとよいでしょう。

媒体や形式を選ぶ

インターネットが普及するまでは社内報といえば紙での発行が当たり前でしたが、現在ではWeb社内報を選択している会社も多くあります。

紙媒体には自由度の高いレイアウトが可能で印象に残る誌面作りができるというメリットが、Web媒体には文字数に制限がなく過去記事の検索もしやすいというメリットがそれぞれあるため、媒体の変更をするのもよいでしょう。

Web社内報に移行する場合は月刊誌として継続するのではなく、新しく共有したい情報が入るたびに記事を発行する形式にするのもひとつの方法です。

通常の業務連絡等との差別化をはかる

社員に読まれる社内報にするためには、「社内報でしか得られない情報が書かれているか」という点がとても重要です。

通常の業務連絡などでも共有されているような情報をそのまま載せることに意味はありません。

社内報でしかわからない情報、社内報だからこそしっかり伝えるられる内容を意識し、目をひく写真や魅力的な記事タイトルなどを取り入れて工夫を重ねましょう。

読みたくなる企画を考える

社内報を繰り返し制作していると、効率化のためにテンプレートをもちいることが増えたり、毎回似たような内容になってしまうこともあるでしょう。

しかしマンネリ化した社内報では社員の興味をそそることはむずかしく、いらない社内報と思われる可能性が高くなってしまいます。

ときには変化を取り入れたり、「この情報を伝えるために最適な書き方はなにか」という視点を持って見直しすることも必要です。

雑誌やWebメディアを参考に、読みたくなる企画を考えてみるとよいかもしれません。

社内報の宣伝をする

社内報を読んでもらうためには、社内報の宣伝をすることも大切です。

中身を実際に見る前に、今回の社内報にはどのような情報が載っているかを知ってもらうことで、「読んでみよう」という気持ちにさせることができるでしょう。

もちろん読んでみたくなる企画を用意することや、全員の目につく場所で宣伝すること、宣伝においても興味をひくようなキャッチコピーや写真などの工夫をすることが重要です。

手に取りたくなる雑誌の表紙やCMを考えるような感覚で取り組むとよいかもしれません。

読まれる社内報の実現にChatwork

いらない社内報には、従業員の団結意識や帰属意識を高める、会社の成長や情報の共有に役立つなどの社内報の目的を果たしていないという特徴があります。

予算や工数をかける余裕がない場合は廃止するのもひとつの方法ですが、通常の業務連などなどとの差別化をはかる、紙からWeb媒体に変更するなどの改善をおこなって、読まれる社内報を作ることで会社の成長につなげることができるでしょう。

ビジネスチャットのChatworkは、読まれる社内報を作る際にも役立ちます。

グループチャットは社内報の周知や宣伝に使えるほか、社内報専用のグループを作ってWebで記事を作るたびに蓄積し、アーカイブとして利用することもできます。

読まれる社内報の実現に、ぜひChatworkをご活用ください。

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