会社の内線のかけ方とは?会社の内線をかけるときのマナーと注意点

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目次

内線電話は多くの企業で取り入れられており、企業ごとに各々のルールはありますが、しくみやマナーはほとんど同じです。

内線電話の特徴を知り、正しいかけ方を知っていると社会人として好印象でしょう。

会社の内線のかけ方や、社内外別の内線電話をかける際のマナーを紹介します。

会社の内線電話の特徴とは?

内線電話は、企業ごとの電話装置のシステムをもちいて、企業内のネットワーク回線でコミュニケーションがとれる電話のことです。

内線電話は、外線電話のように外のネットワーク回線を使わないので、社内間で素早いコミュニケーションが取れます。

内線電話とはどういうものであるのか、具体的に見ていきましょう。

普通の電話との違い

内線電話と普通の電話との違いは、電話機に対して番号が付与されていることです。

普通の電話の場合、その会社全体に電話をかけ、担当の部署や人につないでもらうこととなります。

一方で、内線電話は鳴らしたい電話機を番号で指定し、電話をかけることが可能です。

主装置で一括管理されている

内線電話は、企業ごとの主装置のシステムで管理されています。

内線電話がかかると、企業が管理している主装置に伝達され、主装置が番号を読み取り、対象の電話機につなげるという仕組みです。

また主装置は、内線電話を設置したい企業ごとに購入や契約をするものとなります。

主装置の料金はかかりますが、通話に対しての料金はかかりません。

内線番号は2桁~4桁が一般的である

内線電話は、2桁~4桁の番号で構成されているのが一般的です。

外線電話のように番号の桁数が長くないため、すぐに電話を鳴らせます。

コミュニケーションが頻繁におこなわれている職場では、内線電話を一日に何度も使用する場合があります。

桁数が短いと番号を押す手間が省け、業務にかかる無駄な時間も削減できるでしょう。

会社の内線電話のかけ方

会社での内線電話のかけ方は、固定電話と携帯電話でかけ方が異なります。

ふたつの違いを知っておくと、架電もスムーズに進むでしょう。

内線電話の細かい動作でのかけ方を見ていきます。

固定電話からかける場合

社内の内線電話に固定電話機からかける際は、内線回線に切り替えるボタンを押した後に、内線番号を押すのが一般的です。

電話機のシステムによって仕様は異なりますが、受話器をとった状態で何も押さないままでいると、外線の回線になっている設定のものが多いでしょう。

また、反対に、社外の内線電話にかける場合は、受話器をとった状態で、そのまま社外の「代表番号」と「内線番号」を押すようにします。

携帯電話からかける場合

携帯電話(スマートフォン)から社内の電話にかける際は、代表番号をかけた後に、*(アスタリスク)のボタンを押してください。

そして、*ボタンを押した後に、内線番号を押しましょう。

会社の内線電話のかけ方のマナー

内線電話を使用するときは、かける相手が社内の人であってもマナーがおさえられていると、印象がよいです。

お互いに気持ちのよいコミュニケーションがとれるのでおさえておきたいところです。

内線電話をかける際によく見直しておきたいマナーをご紹介しましょう。

部署名と名前をいう

外線電話で取引先に電話をかける際は、「会社名」「部署名」「名前」を述べるようにしましょう。

社内の内線電話では、会社名をいう必要はありませんが、「部署名」「名前」は最初に必ず言えるといいでしょう。

名前だけ名乗ってしまうと、受電側が複数の部署と連絡を取り合う場合は、どの部署からかかってきたか分かなくなってしまうので、必ず注意してください。

簡単な挨拶をする

内線電話をかけるときは、簡単な挨拶からはじめましょう。

長時間の電話になりそうな場合は、相手の都合を確認するといった配慮も大切です。

また、電話を切るときは「失礼します」と声かけすることを忘れないでください。

基本的なマナーを忘れない

社内の人に内線電話をかけるときこそ、基本的なマナーを大事にしてください。

基本的なことになりますが、電話をかける際は、相手の聞き間違いを防ぐためにも、いつもよりはっきりとした声で話すように心がけましょう。

電話の場合、対面に比べて声がこもりやすいので、少しトーンをあげて話すとなお伝わりやすいです。

相手から電話があった際には、相手が受話器を置いたのを確認してから電話を切るなど、動作のマナーも意識しましょう。

要件は簡潔に伝える

内線電話をかけるときは、要件を簡潔に伝えるように心がけましょう。

電話では、対面とは異なり相手の表情が見えないため、相手が話の内容を理解したかどうかが分かりにくいです。

そのため、要件は結論から伝えるようにし、相手が分かりやすいよう順序立てて話すなどの工夫をしていきましょう。

内容を理解してもらえたかどうか、改めて確認するのもよいでしょう。

会社の内線電話のかけ方の注意点

内線電話のかける際に注意することについて、確認していきましょう。

ひと桁変わると違う部署につながる場合がある

会社の内線電話はひと桁異なると、違う部署につながる可能性があります。

押し間違えてしまうこともあり得るので、慣れていてもしっかりと番号を確認するようにしましょう。

代理で違う人が出る場合がある

内線電話には、かけた内線番号の受電者が離席している場合、代理で違う人が出る場合があるでしょう。

その際は、再度折り返すか、戻り次第かけてもらうなどを、対応方法を代理の方にお伝えしましょう。

必要に応じて、伝言を残すのもよいでしょう。

会社によりかけ方が異なる

会社の取り扱っている電話機の種類により、内線電話のかけ方が異なる場合があります。

たとえば、内線電話をかける際は、受話器をとった状態で、内線の回線にするボタンを押さなければならない場合があります。

別の会社に出向し他社の内線電話を使うことになった際など、電話機の使い方で戸惑わないようにしましょう。

電話音の違いに気を付ける

外線電話と内線電話では、電話音が異なります。

たとえば、会社により仕様は異なりますが、3回音が鳴ると外線電話、2回音が鳴ると内線電話であるといった違いがあります。

慣れないうちは、聞きわけることが難しく感じることがあるかもしれません。

内線電話の代わりにChatworkを活用しよう

会社の内線電話のかけ方には、さまざまなマナーや注意点があります。

社内でのコミュニケーションややりとりを、内線電話よりも効率的におこなうために、ビジネスチャット「Chatwork」が活用できます。

「Chatwork」では、メールや内線電話に比較して、チャット形式で気軽にやりとりをおこなえるため、迅速なコミュニケーションが実現できます。

内線電話に不便を感じていたり、業務改善をおこないたいと感じていたりしている方は、ぜひ「Chatwowk」の導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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