メールが非効率である理由と効果的なコミュニケーション方法を紹介

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メールが非効率である理由と効果的なコミュニケーション方法を紹介

目次

メールを使うことは、処理に時間を要し意思決定が遅くなってしまうため、状況によっては非効率的です。

メール対応に時間をとられ、本来の業務をおこなう時間がなくなってしまったという経験をした人も、いるのではないでしょうか。

メールに代わる、より効率的なコミュニケーション方法を見ていきましょう。

メールが非効率である理由

メールは業務を進めるために、複数の相手とコミュニケーションをとったり、文面で業務内容を共有したりすることができ、便利な側面がさまざまあります。

一方、メール対応に時間をとられ、本来の業務をこなす余裕がなくなってしまうケースもあり、非効率な側面も多くあるのも事実です。

メールがなぜ非効率であるのか、具体的な理由を説明していきます。

返信に時間がかかる

メールが非効率である一番の理由は、返信の処理に時間がかかることです。

メールは、ビジネスマナーにより返信の仕方や宛名の書き方などが、細かくルールが定められています。

そのため、仕事を効率的にすばやく進めたい場合でも、文面に気を遣うあまり返信に時間がとられているケースが多く見られます。

業務を効率的に進めるためには、メールの使用頻度を下げた方がいいでしょう。

過去のやり取りを確認しにくい

メールで過去のやり取りを確認するとき、ページを遡る必要があるためスムーズにおこなうことができません。

複数の案件のやりとりをメールで進めている場合は、案件ごとにメールが分かれているので、確認するのに時間がかかってしまうでしょう。

フォルダで分けて管理することもできますが、一件一件を開封してメールチェックしなければならないため、非効率であると言えます。 

CC機能

CC機能は、同じメールを複数人に送信したいときに使います。

用件に関係がある人に一括で情報共有できるのは便利ですが、CCを乱用しすぎてしまうと、関係のないメールが送られてくることもあります。

念のためにCC機能を活用することもあると思いますが、受信する側は不要なメールが積み上がり、重要な要件のメールを見逃してしまうリスクがあるので、注意が必要です。

メールの非効率を解消するメリット

メールの非効率を解消することで、生産的に仕事を進められるようになります。

メールの非効率を解消するメリットを見ていきましょう。

時間に余裕ができ業務効率化につながる

業務をおこなううえで、メールでのやりとりが多い場合、メールの非効率を解消すると時間に余裕ができるようになります。

そうすることで、本来の業務への時間を多く確保することができるため、業務効率化が実現し、仕事の質向上にもつながります。

また、時間に余裕ができることで、タスク管理もスムーズにおこなえるようになるでしょう。

迅速なコミュニケーションがとれる

メールのやりとりを簡略化できれば、迅速なコミュニケーションをとることができるでしょう。

メールは人によって開封するタイミングや、返信のタイミングが異なるため、スムーズにコミュニケーションをとることが難しいです。

たとえば、メールに代わってビジネスチャットなどを導入すれば、返信時間のズレによる課題を解消することができるので、迅速なコミュニケーションが可能です。

コミュニケーションをスムーズにとれるようになれば、業務の生産性向上にもつながり、余裕を持って仕事に取り組むことができるでしょう。

意思決定のスピードがはやくなる

メールの非効率が解消できれば、意思決定のスピードがはやくなります。

メールは回答期限を設けても、受信側によってはほかのメールで埋もれてしまい、回答をし忘れてしまう方もいれば、なかにはメールをまめに確認しない人もいるでしょう。

人によってそれぞれメールを使う頻度が異なるため、意思決定の反応のスピードに差がうまれてしまいます。

これらの課題を解消できれば、意思決定がスムーズになり、業務を効率的に進めることができるでしょう。

メール以外の効率的なコミュニケーション方法

コミュニケーションをとる方法は、メールを使うこと以外にもさまざまあります。

メール以外の効果的なコミュニケーション方法を解説します。

社内にコミュニケーションスペースを作る

メール以外の効率的なコミュニケーション方法のひとつとして、社内にコミュニケーションスペースを作ることがあげられます。

業務のコミュニケーションをメールで済ませることの多い職場は、対面でのコミュニケーションが頻繁におこなわれていない場合があります。

コミュニケーションスペースを設けることで、社内で対面によるコミュニケーションをうながすことができます。

また、対面でのコミュニケーションを活用することができれば、業務の進捗管理や情報共有を確実におこなうことができるので、業務の効率化にもつながるでしょう。

全員で共有できる予定表をつくる

コミュニケーションの一環として、社員やチームメンバーのスケジュールを共有できる予定表を作ったり、スケジュール管理ツールを導入するといいでしょう。

メールを使う理由のひとつに、相手の都合が分からないからとりあえずメールでコミュニケーションをとるという人もいるのではないでしょうか。

全員が確認できる予定表があると、それぞれの社員のスケジュールを把握できるため、メールではなく直接声をかけるなど、コミュニケーションの幅が広がるきっかけになるでしょう。

ビジネスチャットを導入する

メールを情報共有で使っていたり、一斉送信を使ったりすることが多い場合は、ビジネスチャットを導入すると効率的です。

ビジネスチャットでは、メールに比べて気軽にメッセージを送ることができ、リアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。

また、チームや案件に応じてグループを作ることができるので、複数人への情報共有もスムーズにおこなえます。

迅速なコミュニケーションを求める場合には、最も適したコミュニケーション方法でしょう。

メールの非効率さがビジネスチャットで解消される理由

ビジネスチャットは、チャット形式でやりとりができるため、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとることができます。

メールの非効率がビジネスチャットで解消される理由を見ていきましょう。

素早い意思表示が可能

ビジネスチャットを活用すると、素早い意思表示が可能です。

メールでは、返信にビジネスマナーが必要とされますが、ビジネスチャットは気軽にやりとりができるので、一言やスタンプなどで意思表示が可能です。

また、ビジネスチャットであれば、メッセージを送った側も、メッセージの内容が伝わったかどうかをリアルタイムで確認できます。

返信にかかる時間を省略することができるため、メールの非効率な側面を解消できるでしょう。

過去のやりとりを簡単に確認できる

ビジネスチャットを活用すると、メールに比べて過去のやりとりを簡単に確認できます。

ビジネスチャットの主な機能として、案件やチームごとに複数人でチャットグループを作ることができます。

グループごとに管理されているうえ、キーワードによる検索もできるので、メールよりもスムーズに過去のやり取りを確認できるでしょう。

誤送信のリスクが低い

ビジネスチャットは、メールに比べて誤送信のリスクが低いでしょう。

メールは一度誤送信してしまうと、取り消すことができませんが、ビジネスチャットでは一度送信したメッセージを削除したり、編集したりすることができます。

タイミングによっては、ビジネスチャットでも誤送信内容を読まれる可能性があるため、メールに限らず、ビジネスチャットでも誤送信には注意するようにしましょう。

メールの非効率さの解消にはChatwork

メールの非効率さの解消には、ビジネスチャット「Chatwork」を活用しましょう。

「Chatwork」では、チャット形式によるやりとりが可能なうえ、スタンプでのリアクション機能も備わっているので、スムーズにコミュニケーションがとれます。

操作方法もシンプルでわかりやすいため、これまでビジネスチャットを使ったことがない人でも、すぐに慣れることができるでしょう。

とくに、メールによるコミュニケーションのスピード感や、意思疎通に非効率さを感じている人にとって「Chatwork」は最適です。

業務効率化に向けて、ぜひ「Chatwork」の導入を検討してください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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