ビジネスチャットの失敗例と導入を成功させるポイント

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目次

ビジネスチャットは、業務効率化や円滑なコミュニケーションをとる目的で企業に導入されることが多いですが、導入に失敗するケースがあります。

ビジネスチャットの失敗例と導入を成功させるポイントを確認し、ビジネスチャットを有効活用しましょう。

ビジネスチャットの失敗例:コミュニケーションが乱雑になる

ビジネスチャットを導入したにもかかわらず、社員が従来のコミュニケーションツールである電話やメールを利用することで、社内のコミュニケーションが乱雑になり失敗するケースがあります。

たとえば、シニア層である上司はメールで指示を出し、若年層はビジネスチャットを利用し、外回りをしている営業担当は電話で連絡をとるなどしていると、ひとつのツールで業務連絡を確認できず見落としが発生し、業務の遂行ができなかったり情報が共有されなかったりします。

コミュニケーションが乱雑になる原因は、コミュニケーションのツールが統一されていなかったり、ルールが社内で定められていなかったりするためです。

コミュニケーションのルールが定められていないことで、それぞれが使いやすいコミュニケーションツールを利用してしまい、コミュニケーションの乱雑化を招いてしまうでしょう。

ビジネスチャットの失敗例:使いこなせず定着につながらない

ビジネスチャットを導入しても、使いこなせずに使用者が少数になり、定着しない失敗例があります。

導入したビジネスチャットを使いこなせない場合、社員はメールや電話などの従来のコミュニケーションツールを利用するため、コミュニケーションが乱雑になったり、導入したビジネスチャットのコストが無駄になったりする恐れがあります。

ビジネスチャットを使いこなせない理由は、ビジネスチャットの使い勝手の悪さや、ITツールに不慣れなシニア層が避けてしまうことなどが考えられます。

ビジネスチャットを導入する際に、ビジネスチャットの機能を見極めていなかったり、ビジネスチャットの社内研修を実施しなかったりすると、使いこなせずに社内での定着が難しくなるでしょう。

ビジネスチャットの失敗例:無駄なやりとりの増加

ビジネスチャットは、気軽にメッセージを送れるため便利な一方で、無駄なやりとりが増加して業務効率の悪化を招き、企業の生産性を低下させる恐れがあります。

ビジネスチャットによっては、グループチャットルームだけでなく個人間のチャットルームを作成できるため、他者の目が入らない個人間のチャットルームで、業務とは無関係な話を繰り広げる社員がいるかもしれません。

ビジネスチャットで無駄なやりとりが増える原因には、ビジネスチャットのルールが未策定であったり、ビジネスチャットのマナー研修が未実施であったりすることがあげられます。

ビジネスチャットの失敗例:休日にもメッセージが届く

ビジネスチャットによっては、アプリでも利用できるため、プライベートのスマートフォンなどにアプリをインストールしている社員もいるでしょう。

アプリを利用すれば、社外にいてもメッセージの確認ができるため便利な側面がありますが、業務時間外や休日にも仕事のメッセージを受け取ってしまうと、社員はオンとオフの切り替えができず、モチベーションが低下する恐れがあります。

業務時間外や休日にはビジネスチャットを利用しないなどの、ビジネスチャットの利用ルールを定める必要があるでしょう。

ビジネスチャットの導入を成功させるポイント

ビジネスチャットを適切に導入することで、コミュニケーションの円滑化や迅速な情報共有などのメリットを最大限に受けられるでしょう。

ビジネスチャットの導入を成功させるポイントを5つ解説します。

 

なぜ導入するのかを明確にする

ビジネスチャットの導入理由を明確にすることで、社員がビジネスチャットの利用目的を理解し、コミュニケーションの乱雑化や無駄な会話の温床になることを防止できます。

たとえば、円滑なコミュニケーションにより業務効率化をはかる目的でビジネスチャットを導入した場合、社員に導入理由を明確にすることにより、ほかのコミュニケーションツールよりも、ビジネスチャットを利用したほうがコミュニケーションが円滑になるという前向きな意識が芽生えるでしょう。

 

利用ルールを決める

ビジネスチャットの利用ルールを決めることで、休日のメッセージのやりとりや情報共有の漏れ防止につながるでしょう。

たとえば、業務時間外や休日のメッセージは、モチベーションを低下させる可能性があるため、ビジネスチャットを業務中のみの利用にするなどのルールが必要です。

 

自社に合うか検討する

導入するビジネスチャットは業務で利用するため、社員全員が使いやすいものを選びましょう。

さまざまなビジネスチャットツールがありますが、コスト削減しようと金額ばかりに注目した場合、導入したビジネスチャットの使い勝手が悪く、自社に定着しない恐れがあります。

ビジネスチャットは、社員全員が長期に利用することを想定して導入されるため、金額だけでなく機能性も重視し、自社に合うビジネスチャットを導入しましょう。

 

説明会や試験導入をおこなう

ビジネスチャットを導入する前に、社員全員を対象に説明会を実施したり、一部の社員に協力してもらい試験導入をおこなったりしましょう。

説明会では、ビジネスチャットの利用方法やルール、相手を不快にさせる発言をしないなどのマナーを伝えることで、社員にビジネスチャット導入後のイメージをつかんでもらえます。

また、試験導入をおこなうことで、ビジネスチャットのメリットデメリットを把握できたり、本導入となった際には、試験導入をおこなっていた社員が初めて使用する社員にビジネスチャットの使い方を教えたりできるため、より迅速にビジネスチャットの定着化ができるでしょう。

 

コミュニケーション方法を統一する

ビジネスチャットを導入したタイミングで、コミュニケーション方法をなるべくビジネスチャットに統一しましょう。

コミュニケーション方法が社員によって異なっていては、ひとつのツールで業務連絡を確認できず手間がかかるだけでなく、業務に漏れが発生し甚大な損失につながる恐れがあります。

ビジネスチャットの定着化をはかるだけでなく、リスク回避のためにも、ビジネスチャットの利用を社員にうながし、従来のコミュニケーションツールの利用禁止もしくは利用を制限しましょう。

ビジネスチャットで失敗しないためにChatworkを導入

ビジネスチャットは気軽にメッセージを送れるため、円滑なコミュニケーションをはかれる便利な面がある一方で、無駄な会話をして業務効率が悪くなる恐れなどもあります。

ビジネスチャットで失敗しないポイントとして、利用ルールを定めたり、自社に合ったビジネスチャットを導入したりする必要があります。

ビジネスチャット「Chatwork」は、チャットで気軽にコミュニケーションがとれるだけでなく、ビデオ通話もできるためオンラインミーティングも可能です。

また、メッセージの通知範囲を選べる通知設定機能もあるため、業務時間外や休日には通知をオフにすることで、業務連絡に煩わされずにすむでしょう。

「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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主な内容

  • ビジネスチャットを選ぶ5つのポイント
  • 選ばれているビジネスチャット4社を大胆比較!

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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