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ビジネスチャットの場面別に使える例文とは？マナーや運用ルール、注意点も解説
目次
ビジネスチャットでは、スピーディーなコミュニケーションをとることが可能です。
しかし、メールとは異なる部分も多いビジネスチャットで、どのようにメッセージを送ればいいか悩む人も多いのではないでしょうか。
ビジネスチャットのマナーをはじめ、状況別に使える例文や、効果的な使い方について解説します。
ビジネスチャットとメールの違い
ビジネスチャットは、メールと違って簡潔にやりとりを進めやすい特徴があります。
どのような違いがあるのか、ビジネスチャットとメールの違いを見ていきましょう。
即時性が高まりレスポンスが早くなる
メールは定型文やあいさつが必要ですが、ビジネスチャットは、要件のみを中心にチャット形式で気軽にやりとりができます。
過去のやりとりをチャットルームごとにさかのぼれるので、内容を見返しやすいところも特徴です。
また、通知機能が設定できるため、連絡がきたタイミングで返事に気づけて、レスポンスの流れが早くなります。
絵文字を使えて感情表現が豊かになる
メールでの文章は、句読点や記号のみでかたい表現になりがちですが、ビジネスチャットは絵文字が使えるので文章の雰囲気がやわらかくなります。
絵文字を使えることで、相手と円滑にコミュニケーションを図れるメリットがあります。
メールよりビジネスチャットを使うべき場面
メールよりビジネスチャットの使用が適している場面を見ていきましょう。
案件を共有したいとき
案件情報を共有したい場合は、グループチャットでメンバーに共有できるビジネスチャットが適しています。
とくに、重要な案件をスピーディーに共有したい場合や、すぐに確認してほしい情報などは、素早く伝達ができるビジネスチャットが適しています。
受信者も、内容を確認したらすぐにスタンプで読んだことを伝えることができます。
気軽なコミュニケーションをとりたいとき
気軽なコミュニケーションを取りたい場合は、メールよりビジネスチャットが適しています。
テレワーク中や、業務に関する気軽な相談をしたいときに、簡易的な文章ですぐに送付することができます。
一方でメールは、より丁寧でフォーマルなシーンや問い合わせなど一時的な社外連絡に向いています。
感情を伝えたいとき
感情を伝えたいときは、ビジネスチャットが適しています。
絵文字や顔文字を使うことができるため、感情を共有したい場合や、よりつながりを感じたいテレワークでのコミュニケーションに適しています。
顔の見えないやりとりでも、相手に気持ちを伝えることができます。
テンポのよい会話をしたいとき
テンポのよい会話をしたいときは、ビジネスチャットが向いているでしょう。
会話のようなテンポ感が欲しい場合や、伝達にあまり時間をかけたくないという場合は、気軽なやりとりが可能なビジネスチャットがおすすめです。
メールと比べ、簡易的なメッセージのやりとりができるので、送受信に時間がとられません。
ビジネスチャットのマナー
ビジネスチャットでは、気軽に連絡やコミュニケーションがとれますが、プライベートのチャットとは異なる部分が多いです。
ビジネスチャットを利用するうえで、おさえておきたいマナーについて見ていきましょう。
要件を簡潔に伝える
ビジネスチャットでは、要件を簡潔に伝えるようにしましょう。
メールとは異なり、ビジネスチャットでは定型文や連絡先を毎回記載する必要がありません。
スピーディーなやりとりができるビジネスチャットのメリットを活かして、簡易でわかりやすい表現にすることを意識しましょう。
読んだことをスタンプで伝える
ビジネスチャットでは、メッセージを読んだら相手にスタンプで読んだことを伝えましょう。
スタンプでリアクションすることで、内容を確認したことを相手に伝えることができます。
とくに急な要件や、緊急性が高いメッセージに関しては、メッセージを読んでくれているか相手側が気にしている場合があります。
送られてきたメッセージを読んだら、スタンプで内容を把握したことを伝えるようにしましょう。
敬語や礼儀を忘れない
ビジネスチャットでは、メールや電話のマナーと同様に、敬語や礼儀を忘れないようにしましょう。
ビジネスチャットでは、メッセージに絵文字や顔文字をつけて、感情を伝えることができます。
しかし、気軽にメッセージが送れるからといって、敬語や礼儀など、基本的なビジネスマナーを忘れてはいけません。
ビジネスチャットでも、基本的なビジネスマナーを守り、気持ちのよいコミュニケーションを意識しましょう。
返信先や宛先を指定する
ビジネスチャットでは、返信先や宛先を指定するようにしてください。
返信先や宛先を指定せずに送ることも可能ですが、複数人のグループチャットの場合、誰にメッセージを送ったかが分かりません。
とくに、部署やプロジェクト単位の複数人のチャットでは、返信や宛先指定を忘れずに指定し、スムーズで円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
送る時間に注意する
メールと同様にビジネスチャットでも、メッセージを送る時間には注意してください。
緊急性が高くない限り、夜や早朝など、基本的に相手が稼働していない時間に、メッセージを送ることは避けましょう。
また、就業時間から大きく外れた時間に送る場合は、ひと言お詫びのメッセージを追加するなどのマナーを大切しましょう。
ビジネスチャットの例文
ビジネスチャットで使える例文を見ていきましょう。
確認したことを伝えたいとき
「承知いたしました」「かしこまりました」などが適切な表現です。
なお「了解しました」は、敬語として正しくない表現ですので使用は控えましょう。
- 承知いたしました。この案件で進めさせていただきます。
- かしこまりました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
感謝を伝えたいとき
「いつもありがとうございます」「感謝申し上げます」など基本的には、メールと同じ表現で構いません。
感謝を伝えたいときは、確認次第すぐに返信することで、より気持ちを伝えることができます。
- いつもありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
- お忙しいなかご足労いただきまして、感謝申し上げます。
お詫びをしたいとき
「申し訳ございません」「失礼いたしました」「ご迷惑をおかけいたしました」などの表現が適切です。
お詫びをする際は、感謝の気持ちを伝えるのと同様に、要件に気がついた時点からなるべく早くメッセージを送るようにしましょう。
- 申し訳ございません。内容を確認し、直ちに対応させていただきます。
- 大変失礼いたしました。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
催促をしたいとき
「納期日が近づいてまいりましたので、ご連絡いたしました」「○○の件ですが、進捗はいかがでしょうか」などの表現が適切です。
催促をする際は、相手を尊重しながら、丁重にお願いすることを忘れないようにしましょう。
- ○○の件につきまして、進捗はいかがでしょうか。恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
- ○○の件ですが、納期日が近づいてまいりましたので、ご連絡いたしました。
お礼を伝えたいとき
「早速のご対応をいただきありがとうございます」「ご教示いただきありがとうございます」などが適切な表現です。
お礼を伝えたい内容を文の前半に入れて、具体的にお礼を述べましょう。
- ○○の件につきまして、ご教示いただきありがとうございます。
- 納入の件につきまして、早速のご対応をいただきありがとうございます。
業務の提案をしたいとき
「○○していただくことは可能でしょうか」「○○するのはいかがでしょうか」など、相手に提案をし、答えを聞くようにしましょう。
また、提案をおこなう場合は、それに付随する理由や背景を簡潔に伝えましょう。
- ○○という理由から、○○していただくことは可能でしょうか。大変恐縮ですがご検討いただけますと幸いです。
要件をお願したいとき
「お願いできますでしょうか」「よろしければご返信をいただけますと幸いです」などの表現が適切です。
要件をお願いする際は、日ごろの感謝を忘れずに、相手を尊重しながらお願いをすることがマナーです。
- いつも早急なご対応をいただきありがとうございます。○○の案件につきまして、○○日までにご対応をお願いできますでしょうか。
至急で返信がほしいとき
「恐れ入りますが、至急の確認をよろしくお願いいたします」「申し訳ございませんが、至急ご返信をお願い申し上げます」などが適切な表現です。
相手の時間を割いてお願いしていることを忘れずに、相手を気遣う言葉を入れましょう。
- ○○につきまして、大変恐れ入りますが至急ご確認をよろしくお願いいたします。
ビジネスチャットの使用で注意すること
ビジネスチャットを企業内で使用する際は、運用ルールを作成しましょう。
あらかじめ運用のルールを設定しておくことで、仕事を円滑に進めることができます。
また、機密情報や個人情報など、情報資産についての取り扱い方法についてもきちんとルール化しておきましょう。
情報漏洩は、機密情報の流出に伴う損害だけでなく、信用性の低下を引き起こす恐れもあるため、厳重に取り扱うようにしてください。
ビジネスチャットを使うときの運用ルール
ビジネスチャットを使うときに、おさえておきたい運用ルールを見ていきましょう。
利用時間・通知設定のルールを決める
ビジネスチャットの利用時間や通知設定に関するルールを決めて、社内に周知しておきましょう。
たとえば、早朝や深夜の時間帯、休日に通知がこないように設定することで、仕事とプライベートの時間をわけて運用できます。
営業時間外は「翌日の返信になっても構わない」など、ルールをマニュアルにまとめておくことで、トラブルが起きる状況を予防できるでしょう。
チャットの利用権限を決めておく
ビジネスチャットには、チャットルームごとの管理者・メンバー・閲覧の利用権限を設けられます。
管理者が利用権限をもつことで、情報漏洩やトラブルを予防する効果があります。
部署・実名を記載しておく
プロフィールには、部署や実名を記載しておくと、相手に所属先と名前を伝えられて親切な対応になります。
写真を設定しておくことで相手のイメージがしやすくなり、やりとりにおいて距離感を縮めやすくなるでしょう。
ビジネスチャットの効果的な活用方法
ビジネスチャットの効果的な活用方法について見ていきましょう。
タスク機能で仕事を管理する
効率よく仕事を進めるためには、タスクを管理することが大切です。
タスク管理機能を使うと、仕事を割り振りたい人や、自分自身にタスクを追加することができます。
また、タスクを終えたことも複数人に周知できるので、抜け漏れのない業務伝達が可能になります。
さまざまなスタンプで感情を表現する
よりつながりを感じるコミュニケーションをおこないたい場合は、顔文字や絵文字で感情を表現することがおすすめです。
スタンプを使う際は、くだけすぎたコミュニケーションにならないように注意し、双方が気持ちのよいやりとりになるようにしましょう。
重要なファイルを複数人で共有する
重要なファイルやデータを複数人で共有することができます。
グループを作成すると、複数人でのチャットが可能になると同時に、チャット内でファイルの共有をすることもできます。
常に確認すべき重要ファイルがある場合や、すぐに確認してほしいファイルがある場合は、簡単に共有することができます。
複数人で同時に確認することができるので、スピーディーで漏れのない情報共有が可能になります。
状況に応じて音声やビデオツールを使う
ビジネスチャット「Chatwork」では、チャットでのやりとりのほか、音声通話やビデオ通話も可能です。
チャット上で前後の会話を確認しながら、すぐにWeb会議をはじめることができるため、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
ビジネスチャットではマナーを意識しよう
ビジネスチャットを使う際は、メールや電話と同様に基本的なビジネスマナーを意識しながら、チャットの特性を活かして、効果的に活用しましょう。
簡潔な文章を心がける、メッセージを確認したらスタンプを送るなど、相手の立場にたったマナーを意識することが大切です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、感覚的な操作が可能なので、ビジネスチャットの利用が初めての人も、すぐに操作ができるようになるので、利用を検討している方におすすめです。
チャット機能に加えて、音声通話やビデオ通話の機能もあるため、スムーズなコミュニケーションをとることができます。
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