ビジネスチャットの普及率とは?導入のメリット・デメリットを解説

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目次

ビジネスチャットやチャットツールを導入する企業は、少しずつ増えている傾向があります。

近年では、新型コロナウイルス感染症の影響によるテレワークの導入をはじめ、社内のDX推進や情報共有の効率化で経費を削減するなど、さまざまな要因が導入理由にあげられるでしょう。

情報共有の手段を見直すことは、事業活動全般の生産性を向上させる工夫にもつながります。

ビジネスチャットの普及率をはじめ、導入するメリット・デメリットを解説します。

ビジネスチャットの普及率はどのくらい?

企業におけるチャットツールの普及率は、約30%との調査結果が出ています。

調査元は、伊藤忠テクノソリューションが実施した「大手企業のビジネスチャットツール導入事例調査」です。

調査の詳細については、個人向けのチャットツール、またはビジネスチャットを導入している企業が約30%という結果でした。[※1]

回答の内容によると、全社もしくは一部でチャットツールを導入しており、情報共有を効率化させる手段として活用されています。[※2]

普及率における国内と海外の違い

ビジネスチャットをはじめとしたICTツールは、海外に比べると国内の普及率は低い傾向にあることがわかっています。

総務省の「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究(2018)」によると、日本のICTツールの導入状況は社内SNSが23.5%、テレビ会議・ビデオ会議が32.6%、チャットが23.7%という結果でした。

同調査では、アメリカ・イギリス・ドイツと日本の導入率を比較しており、日本の導入率は上記3国よりも低い結果となっています。[※3]

ビジネスチャットの導入で得られるメリット

仕事の作業効率化・生産性の向上には、情報共有の手段の見直しが重要です。

企業がビジネスチャットを導入することで、どのようなメリットが得られるのかを見ていきましょう。

情報共有の効率化・抜け漏れを削減できる

ビジネスチャットの魅力は、業務連絡のやりとりをチャット形式で対応できるところです。

グループチャット、個別チャットごとにメッセージを管理できるため、情報の流れを一連で追いやすくなります。

電話・FAXの代わりに使うことで、内容の聞き間違いを予防できるだけでなく、ビジネスチャットによってはタスク管理の機能を活用して、情報の抜け漏れを予防することも可能です。

伊藤忠テクノソリューションが実施した「大手企業のビジネスチャットツール導入事例調査」においても、企業がチャットツールを導入する理由として「スピーディーなコミュニケーションができる」という回答が23.6%でした。[※1]

ビデオ・音声通話で対面せずにやりとりできる

ビジネスチャットは、国内・海外を問わず、オンライン上で会議・打ち合わせ・商談などに活用できるメリットがあります。

また、さまざまなファイルの送受信にも対応可能です。

直接対面する場合に比べると、交通費・出張費など、経費を削減する効果も期待できます。

ビデオ・音声通話で情報共有ができるため、移動時間の削減につながり、仕事にあてる時間を増やすことにもつながります。

誤送信・情報漏洩の対策につながる

グループチャット、個別チャットごとに内容を管理できるため、FAX・メールに比べると、文章やファイルの誤送信・情報漏洩を防ぎやすくなります。

万が一誤送信に気づいたときも、メッセージやファイルを削除することも可能です。

ビジネスチャットによっては、企業の責任者がユーザーの権限を管理できる機能もあるため、社外の人と社員が勝手にやりとりを進めてしまう状況を予防できます。

セキュリティ面の安全性を確保しやすい

ビジネスチャットのセキュリティレベルは、高い水準を満たしているサービスが多く、現場で安心して活用しやすいメリットがあります。

伊藤忠テクノソリューションが実施した「大手企業のビジネスチャットツール導入事例調査」においても、企業のチャットツールの導入基準は「セキュリティ」が20.6%、「安心感(開発している会社に信頼がある等)」が15.1%という結果でした。[※1]

ビジネスチャットは、通信が暗号化されているものが多く、盗み見や改ざんなどを予防できる仕組みが整っています。

テレワーク導入を進めやすくなる

ビジネスチャットの導入を進めることで、会社勤務・テレワークの両方に対応できる環境が整います。

テレワークを検討しておきたい理由として、近年は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークの普及率が増えている傾向があげられます。

内閣府の「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、全国のテレワークの実施率は、2019年12月時点では10.3%に対し、2021年9~10月時点では32.2%でした。

とくに、東京都23区のテレワークの実施率は、2019年12月時点では17.8%に対し、2021年9~10月時点では55.2%という変化があり、テレワークの導入が進んでいることがわかります。[※4]

テレワークを導入する際は、情報共有の手段にビジネスチャットがあると、実施するまでの流れをスムーズに進めやすくなります。

今後もテレワークの普及が予想されるため、事前に導入準備を進めておくことで、取引先や顧客とのビジネスチャンスを逃さない工夫につながるでしょう。

ビジネスチャットの導入によるデメリット

運用方法に慣れないうちは、ビジネスチャットのデメリットを感じやすい場合があります。

企業でビジネスチャットを導入するときに、デメリットが起きやすい場面を見ていきましょう。

通知機能で即レスが求められる

ビジネスチャットは通知機能があるため、ほぼリアルタイムにメッセージの確認ができます。

その反面、即座の返信のプレッシャーにつながりやすいリスクがあります。

社内で運用ルールを共有できていないと、チャットによる疲れやストレスの原因につながりやすいでしょう。

「即レスを強要しない」「休日・営業時間外の通知機能はオフに設定する」など、デメリットをカバーするためにも、事前に運用ルールを決めておきましょう。

メッセージが多いと流れてしまう

グループチャットの人数によっては使用頻度が高く、大量のメッセージが届くことに負担を感じる場面もあるかもしれません。

情報の流れが早い場合、メッセージが流れてしまい、見落としてしまう可能性もあります。

「宛先はメンションをつけて送信する」「重要な内容はリマインドの連絡をおこなう」など、工夫を取り入れながら運用方法を調整することが重要です。

ビジネスチャットを選ぶときのポイント

長期的にビジネスチャットを利用するには、セキュリティ面の安全性と機能面の使いやすさが重要になります。

ビジネスチャットを選ぶときのポイントを見ていきましょう。

セキュリティ面の安全性が高いか

ビジネスチャットは、日本製・海外製を含めて、さまざまな企業がサービスを提供しています。

たとえば、セキュリティ面のレベルや機能を確認するときは、下記の項目が参考になります。

  • 2段階認証の設定ができる
  • 機能制限が使える(IP制限機能など)
  • 通信データは暗号化されている
  • チャットログが保存される、バックアップ体制がある
  • 国際セキュリティ基準
  • 24時間体制のサーバー監視
  • Amazon Web Servicesのデータセンターを利用

ビジネスチャットの導入前に、セキュリティ面における安全性の高さや機能面の違いを比較検討しておくと安心です。

機能面で使いやすいか

現場で利用する社員が「長く利用したい」と思えるサービスなのか、長期的な視点で見据えて導入する必要があります。

  • デザインは見やすいか
  • 操作しやすいと感じるか
  • 機能は使いやすいか

また、ビジネスチャットの利用人数は社内の規模に合っているか、コストに見合う効果が期待できるのかなど、運用時のイメージを想定しておくことも重要です。

ビジネスチャットを選ぶときは、社内の課題を解消できるサービスを選びましょう。

ビジネスチャットの導入はChatworkがおすすめ

企業におけるチャットツールの普及率は、今後も高まることが予想されます。

社内のコミュニケーションを円滑にするためにも、ビジネスチャットの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

ビジネスチャット「Chatwork」は、デザインがシンプルで直感的に使いやすいところが特徴です。

SNSツールの操作に慣れない初心者の方でも、プライベートのチャットツールを使うような感覚で、簡単に操作できるメリットがあります。

ビジネスチャットの導入をご検討中の方は、サービス内容を比較検討したい場合、ぜひ「Chatwork」の無料プランの利用を含めてご検討ください。

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[※1] 参考:大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査を実施
https://www.ctc-g.co.jp/company/release/20170413-00706.html

[※2] 参考:総務省「働き方改革×チャットツールのビジネス活用」
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html

[※3]参考:総務省「第1部 特集 人口減少時代のICTによる持続的成長 第4節 ICTによる多様な人材の労働参加促進」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144220.html

[※4]参考:内閣府「第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」
https://www5.cao.go.jp/keizai2/wellbeing/covid/pdf/result4_covid.pdf

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  • ビジネスチャットとは
  • 特徴や導入メリット
  • ビジネスチャット選びのポイント

などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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