ビジネスチャットのセキュリティの安全性は?セキュリティ機能と対策方法

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目次

ほとんどのビジネスチャットには、情報漏洩を防ぐ通信データの暗号化など、安全性を高める機能が充実しています。

電話・FAXの場合と比べると、宛先の間違いによる誤送信を防げるところも利点です。

ビジネスチャットによっては、管理者の機能でチャット全体を管理できるため、クローズドな環境で安全に情報共有を進められるメリットもあります。

ビジネスチャットのセキュリティ機能と対策を解説します。

ビジネスチャットのセキュリティ面の安全性は?

ビジネスチャットは、セキュリティ体制の信頼度が高いものが多く、安全性を確保しやすい特徴があります。

たとえば、AWSのデータセンターを利用している場合、ネットワーク障害の発生時も、サーバーをスムーズに切り替えられるといったメリットもあるでしょう。

サービス内容の一例には、チャットログやバックアップ体制、機能制限が設定できるなど、さまざまな内容があります。

ビジネスチャットは情報共有の手段として、安心して使いやすいツールといえます。

ビジネスチャットのセキュリティ面のリスク

管理体制や運用ルールが明確でないときは、トラブルにつながりやすくなります。

ビジネスチャットのセキュリティ面のリスクを見ていきましょう。

第三者によるアカウントの盗み見

ビジネスチャットの管理が不十分だと、第三者にアカウントID・パスワードが知られてしまい、ログインされてしまう可能性があります。

「終業時間にはログアウトする」「会社以外のデバイスからログインできないようにする」など、社内の管理体制を徹底しましょう。

管理不足による情報漏洩のリスク

ビジネスチャットの管理状況によっては、職場の外に情報が漏れてしまう可能性があります。

「認証設定を設ける」「個人情報に関わるファイルは、閲覧制限を設ける」など、ビジネスチャットの運用ルールを設けて、社内の管理体制を整えましょう。

シャドーITから起きるトラブル

シャドーITとは、企業の管理下以外で、社員が別のデバイスやサービスを使っている状況を指す言葉です。

セキュリティ面でリスクが高まるため、企業側で指定したビジネスチャット以外は使わないように決めておくなど、事前にガイドラインを設けておきましょう。

ビジネスチャットの基本的なセキュリティ機能

ビジネスチャットに備わっている基本的なセキュリティ機能を解説します。

2段階認証を設定できる

ビジネスチャットのログイン時、二回にわけて認証をおこなう仕組みのことです。

ログイン画面で、メールアドレス・パスワードを入力後、さらに認証コードなどの入力が求められます。

万が一、情報が外部に漏れてしまう状況が発生したときも、二段階認証で不正アクセスを予防できます。

機能制限が使える

ビジネスチャットには、情報漏洩を予防するさまざまな機能があります。

たとえば、以下のような機能があげられます。

  • モバイル端末制限機能(登録した端末以外からは、アクセスできない)
  • IP制限機能(IPアドレスにより、社外のPCからアクセスができない)
  • ファイル送信・受信禁止機能(ファイルの送受信ができないようにする)
  • 専用URL機能(設定したURL以外から、ログインできない)

管理者権限による機能制限を使うと、ビジネスチャットの運用における安全性を高められます。

誤送信したメッセージ・ファイルは削除できる

ビジネスチャットのメッセージ・ファイルは、送信後に削除することが可能です。

また、メッセージを編集する機能もあるため、誤字脱字を見つけたときに調整ができます。

通信データは暗号化されている

ビジネスチャットの通信データは、一例としてSSL/TLSなどを使って暗号化されています。

第三者からメッセージ・ファイルなどを盗み見される状況を防ぎます。

管理者権限でメンバーを管理できる

管理者として設定されている人のみが、メンバーの追加・削除ができる仕組みです。

管理者の許可なくメンバーを追加・削除する状況を防げます。

チャットログが証拠になる

電話・対面でのコミュニケーションに比べて、ビジネスチャットはやりとりが画面上に残るため、トラブル発生時の証拠につながります。

機能は、ビジネスチャットのサービスやプランによって変わってくるため、導入前に確認しておくと安心です。

バックアップ体制がある

ビジネスチャットのサービスによっては、運営側がバックアップ体制をとっている内容もあります。

また、チャットのログは、エクスポート機能があると、CSV・HTML形式などで保管することが可能です。

障害発生時だけでなく、管理者の誤操作によるデータの消失が発生した場合のリスクを回避できます。

自身でおこなうビジネスチャットのセキュリティ対策

ビジネスチャットの運用時に、意識しておきたいセキュリティ対策のポイントをまとめています。

自身でおこなうビジネスチャットのセキュリティ対策を見ていきましょう。

複雑なパスワードを設定する

ビジネスチャットのパスワードの一例として、下記の項目を使用できます。

  • 半角英字
  • 半角数字
  • 半角記号(一部のみ)

予想しやすい羅列や短い文字数は避けるようにしましょう。

できる限り文字数は多く、複雑な内容に設定しておくと、セキュリティ面の安全性を高められます。

個人情報のデータは閲覧制限・パスワードを設ける

情報漏洩の対策につなげるためにも、特定の人以外は見られないようにする工夫が重要です。

第三者が閲覧できないように、個人情報などの重要なデータは、閲覧制限・パスワードを設けるようにしましょう。

二段階認証がある場合は必ず使用する

二段階認証を設定すると、セキュリティ面の安全性が高められて、不正アクセスの対策になります。

ログイン時に認証コードなどの入力が必要になるため、万が一メールアドレス・パスワードが漏れたときも、二次被害の予防につながります。

グループチャットの参加メンバーを都度確認する

ビジネスチャットを適切に運用するためにも、管理者はメンバーに誰が含まれているのか、確認することが大切です。

たとえば、部署異動でメンバーが変更になった場合、グループチャットに関係のない人物が含まれていないかなど、確認する習慣を身につけておきましょう。

Chatworkでセキュリティの安全性を確保

ビジネスチャットは、業務の情報共有における安全性を高める効果があります。

セキュリティ面での安全性を重視したいときは、ビジネスチャット「Chatwork」の導入がおすすめです。

大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を満たしており、国際的なセキュリティ基準に則った運用体制があります。

バックアップ体制やチャットログに関する機能もあるため、社内の情報共有の安全性を高める仕組みにつながります。

社内でビジネスチャットの利用をご検討中の方は、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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