回覧板はめんどくさい?回覧板の必要性と電子化の方法を解説

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目次

回覧板は、自治体ごとの伝達事項を記載した書類を、地域住民同士で回しあうことで、地域全体への情報伝達が可能になるものです。

回覧板は、対面での受け渡しや、近所付き合いが必要となるため、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。

近年では、電子回覧板を活用する自治体も増えており、このような回覧板のデメリットは解消の傾向にあります。

回覧板のメリットや面倒くさいと感じる理由にくわえて、回覧板を電子化する方法や事例をご紹介します。

回覧板とは?

回覧板とは、市町村の特定の地域に住んでいる人に、地域の伝達事項を読んでもらうために作られたものです。

自治体が回覧板を作成し、地域住民同士で回覧板を回すことで、情報伝達がおこなわれます。

回覧板文化が根強く残っている地域もありますが、パソコンやスマートフォンが普及したことにより、対面での受け渡しを面倒に感じたり、新型コロナウイルス感染症の感染リスクを増やしたくなかったりと、回覧板を不便に感じる人も増えています。

 

回覧板の必要性

回覧板が必要とされる理由として、「特定の地域への情報共有」と「住民の安全確認」があげられます。

回覧板には、以下のような、地域住民に知ってもらいたい情報が記載されており、自分が住んでいる地域のルールやマナーを知るためにも必要とされています。

  • ごみ収集についてのお知らせ
  • 防災防犯情報
  • 地域の催し物

また、回覧板を回しあうことは、一人暮らしの高齢者の安否確認や、住民同士の見守りにも役立っています。

回覧板のメリット

回覧板のメリットに、「地域内での交流ができる」「確実に情報を伝えられる」ことがあげられます。

パソコンやスマートフォンのような電子機器を介したコミュニケーションが多い現代では、近所付き合いが希薄になる傾向があります。

回覧板は、対面で次の人へ渡す必要があるため、必然的に地域の人との交流が深まり、連帯感を強めることができます。

近所付き合いが普段からおこなえていると、緊急時や災害時などに助けあえる可能性も高まるでしょう。

また、回覧板には、自分が住んでいる地域の知っておくべき情報がひとつにまとめられているため、目を通すことで、抜けのない情報取得が可能になります。

たとえば、地域一帯で断水がおこなわれる際などは、回覧板での情報取得ができていないと、とても困ることになります。

不便のない生活を過ごすためにも、回覧板は必要不可欠な情報源でしょう。

回覧板のデメリット

回覧板のデメリットとして、「次の家に持っていくのに時間を要する」「情報の鮮度が落ちる」ことがあげられます。

回覧板は、受けとったら次の家へ回さなくてはいけないため、次の家までの距離が離れている場合、渡しにいくことが面倒に感じる人もいるでしょう。

また、回覧板は、対面で受け渡しをおこなう必要があるため、情報共有に時間を要するデメリットもあります。

回覧板を最初に受けとった人と最後に受けとった人では、情報の把握に大きな時間差が生じてしまうため、情報共有を平等のスピード感でおこなうことは難しいです。

回覧板がめんどくさいと感じる理由

回覧板がめんどくさいと感じる理由についてご紹介します。

 

対面での受け渡しをする必要がある

回覧板は対面での受け渡しが必要になるため、次の人の家に回すのに時間がとられると同時に、近年では新型コロナウイルス感染症の対策にも気を配る必要があります。

次に渡す家は自治体で決められているため、隣の家ではなく、少し距離のある家を選択される可能性もあります。

また、コロナ禍での対面の受け渡しは、嫌悪感をいだく人も多いため、渡す側と受けとる側の双方が、感染対策に意識を向けなければなりません。

 

近所付き合いが必要になる

回覧板は対面で次の家の人に手渡しする必要があるため、近所付き合いが必然的に発生します。

近所付き合いで地域の結びつきが深まるメリットもありますが、必要以上に気を遣ったり、トラブルに巻きこまれたりする可能性もあるため、避けたいと考える人もいるでしょう。

 

不在時に玄関前に置くことで、不在が外から分かる

回覧板を渡しに行った際に、次の家の人が不在であった場合、回覧板を玄関前に置くこともあります。

回覧板が家の外に置いてあることで、不在であることが外からわかってしまうため、セキュリティ面のリスクが生じてしまいます。

セキュリティ面でリスクが生じてしまうと、防犯対策にも気を配らなくてはいけないため、住民にとってはデメリットといえるでしょう。

回覧板を断ることはできるのか

回覧板は、自治体の担当者に断りの旨を申しでれば、受けとりを辞退することが可能です。

しかし、自分が住んでいる地域の、重要な情報やお知らせが届かなくなってしまうため、市町村のホームページを定期的に調べるなどで、自ら情報をとりに行く必要がある点には注意が必要です。

また、回覧板を断ったことで、なにか不都合が生じるのではないかと心配な方は、自治体の担当者に、回覧板を断ることによるデメリットを確認するとよいでしょう。

回覧板を廃止することはできるのか

回覧板を廃止するかどうかのとり決めは、自治体でおこなわれるため、地域の人が声をあげたとしても、廃止されるとは限りません。

廃止を希望する場合は、自治体に意見をあげたり、署名を集めたりすることで、廃止を検討してもらうことはできるでしょう。

多くの市民が回覧板の廃止を希望していることが伝われば、検討する確率が高くなると考えられます。

回覧板を電子化する方法

回覧板を電子化すれば、回覧板のデメリットや面倒に感じる理由を解消することができます。

「電子回覧板」とは、その名の通り、回覧板を電子化したもので、自治体の人が電子機器上に必要な情報をアップし、住民がネットワーク上で、情報を得ることができるものです。

電子回覧板のメリットや注意点をご紹介します。

 

電子回覧板のメリット

伝達したい情報を、地域住民に一斉送信ができるため、情報共有スピードがあがり、回覧板を次の人に回す手間も省けます。

また、災害時などの、緊急で共有したい連絡についても、迅速に共有できるため、地域の人を守る体制も強固にすることができます。

 

電子回覧板の注意点

従来の回覧板は、高齢者の安否確認の役割も担っている可能性があります。

電子回覧板に切り替えた場合、対面で渡す必要がなくなるため、隣の人が健康に暮らせているかなどの確認ができなくなる点に注意が必要です。

この注意点は、電子回覧板を確認したことがわかるような仕組みをつくることで解消できます。

たとえば、メッセージがやりとりできる機能も搭載されていると、個別メッセージで地域の方の安否確認もおこなえます。

住民の疑問や質問にも答えられる点がメリットですが、個人的なことに活用してしまう人が出てくる可能性や、担当者の負担になってしまう危険性もあるため、運用のルールを明確にすることが大切です。

 

電子回覧板を活用している事例

実際に電子回覧板を活用している事例をご紹介します。

電子回覧板の活用で補助金付与

ある市町村では、電子回覧板の活用をおこなった自治体に、補助金を付与しています。[※1]

対象経費の4分の3が補助対象とされ、加入世帯の数によって限度額が変わることが特徴です。

紙から電子回覧板へ移行することに、予算や手間がかかるのではないかと思い、切り替えに躊躇する自治体も多いと思いますが、市が補助金をだすことで、切り替えのハードルを下げ、切り替えに成功した事例です。

希望者は電子回覧板を利用できる

ある市では、従来の紙の回覧板と併用して、希望する住民に対して電子回覧板を推進しています。[※2]

紙と電子のどちらの形態を好むかは、人によってそれぞれであると考えられるため、形態を選択できることは、住民にとってはメリットでしょう。

また、市が推進することで、住民のことを第一に考えているという姿勢が伺え、連帯感も生まれるでしょう。

電子回覧板を一気に導入するのではなく、住民と連携しながら、徐々に促進していくのもよい方法です。

円滑な情報共有にはChatwork

回覧板は、地域の結びつきを強め、適切な情報を伝えるためにも大切なものです。

しかし、手渡しの回覧板の場合、手間がかかり、面倒くさいと感じている住民もいると思われるため、電子回覧板を導入することも検討しましょう。

ビジネスチャット「Chatwrok」は、個人間だけではなく、複数人のグループでコミュニケーションや情報共有をおこなえるツールです。

「Chatwrok」は基本的な機能であれば、無料で使用ができるため、自治体で活用することもおすすめです。

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地域住民でグループを作り、そこに回覧板の資料を掲載することで、すぐに確認してもらうことが可能です。

また、タスク管理機能を活用することで、誰が情報を確認したかを把握することもできます。

電子回覧板としての活用も可能な「Chatwork」をぜひご検討ください。

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[※1]出典:石川県金沢市「地域コミュニティICT活用促進事業費補助」
https://www4.city.kanazawa.lg.jp/material/files/group/39/ICT_yokoR4.pdf

[※2]出典:東京都青梅市役所「河辺市民センターだより令和4年5月号」
https://www.city.ome.tokyo.jp/site/c10/57760.html

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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