家庭教師のメールの書き方とは?保護者とのメールの例文や注意点を解説

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目次

家庭教師は、保護者との連絡でメールを使うことがあります。

しかし、いざメールでやりとりをするとなると「この文面で失礼ではないだろうか?」「これだと堅苦しくなりすぎでは?」など、さまざまな疑問や不安を抱くタイミングがあるでしょう。

この記事では、家庭教師のメールの文面についてわかりやすく解説します。

保護者とのメールの例文や、メールを送るときに覚えておきたい注意点についても紹介します。

家庭教師がメールの文面を意識すべき理由

家庭教師が保護者とメールのやりとりをするときに、文面を意識すべき理由について解説します。

保護者との関係が良好になる

丁寧なメールの文面は、保護者に好印象を与え、良好な関係を築きやすくなります。

保護者との関係が良好であれば、保護者からの信頼を得ていることから、日ごろの生徒への指導もしやすくなるでしょう。

家庭教師の場合、自宅に訪問しても保護者は仕事などで不在にしており、保護者とのやりとりはメールがメインになるケースも珍しくありません。

メールは保護者との重要なコミュニケーションの機会であり、保護者との関係構築に大きな影響をおよぼすため、メールの文面には注意しましょう。

担当する教科(コマ)が増える

メールの文面を意識したことをきっかけに、保護者と信頼関係を築くことができれば、保護者も「信頼できるからほかの教科もお願いしてみよう」「来てもらう日数を増やそう」と考える可能性があります。

結果的に家庭教師としての収入アップにつながるため、丁寧なメールの文面を心がけることのメリットは大きいといえるでしょう。

ビジネスマナーが身に付く

メールはビジネスにおいて、欠かせないツールのひとつです。

日ごろ、保護者とのメールの文面を意識しておくことで、メールの送り方のマナーや、相手に合わせた適切ないいまわしなどビジネスマナーを身につけることができます。

学生や社会人経験の少ない人が家庭教師のアルバイトをしている場合、家庭教師として保護者とメールをする機会はビジネスマナーを身につけるいい機会となるでしょう。

家庭教師が保護者とメールするシーン例

家庭教師が保護者とメールをするシーンの具体例を紹介します。

挨拶

担当する生徒が決まると、まず保護者に挨拶のメールを送ることになります。

挨拶のメールは、初めて保護者にメールを送る場面であり、第一印象が決まるメールでもあるので、丁寧な文面を心がけて、いい印象を作れるよう心がけましょう。

日報

家庭教師として決まった日に自宅訪問をするようになると、訪問後に授業内容の報告のメールを日報として送ることがあります。

日報では、その日の授業の進捗状況、生徒の理解度、宿題の内容、次回の予定、課題点などを保護者に報告します。

そのほか、生徒の元気がなかったなど共有したい事項についても日報で連絡することもあります。

日程調整

家庭教師は、訪問する曜日や時間などの日程調整を保護者とメールでおこなうこともあります。

初回の挨拶の際に日程調整をする場合もあれば、夏休みや年末年始など、予定が変則的になるタイミングで日程調整の連絡をおこなう場合もあります。

家庭教師が保護者に送るメールの例文

家庭教師が実際に保護者にメールを送るときの例文を紹介します。

挨拶メールの例文

挨拶メールの例文は以下のとおりです。

はじめまして。
○○さんの家庭教師を担当させていただきます△△と申します。

毎週火曜日19時~20時に数学、金曜日19時~20時に英語を担当します。
初回の訪問は、○月○日の火曜日19時です。

どうぞよろしくお願いいたします。

初回では、挨拶のほか担当教科や日程の確認をしておくとよいでしょう。

日報メールの例文

日報メールの例文は以下のとおりです。

お世話になっております、家庭教師の○○です。
○月○日(火)分の授業についてご報告いたします。

【実施教科と進捗】
数学 発展テキスト「二次方程式」P32~P40

【理解度】
二次方程式の基本について、理解できており計算ミスもなく数式をとけるようになりました。

日報について、決まったフォーマットがある場合はそれに従いましょう。

保護者から毎回報告して欲しい事項があるか、初回に確認しておくのもよいでしょう。

日程調整メールの例文

日程調整の際に使える例文は、以下のとおりです。

授業の日程についてですが、ご希望の曜日と時間をお教えいただけますと幸いです。

必要があれば、初回の挨拶メールのなかで使用しましょう。

返信をもらって、訪問日を確定させるときの例文は以下のとおりです。

お世話になっております、○○です。
ご連絡いただきありがとうございます。

授業について、以下の日程にてご訪問させていただきます。

月曜日19時~20時 数学
金曜日18時~19時 国語

学校行事などで変更の必要がある場合などは、随時ご相談ください。
よろしくお願いいたします。

家庭教師が保護者にメールを送るときの注意点

家庭教師が保護者にメールを送るときに、覚えておきたい注意点について紹介します。

基本的なビジネスマナーを守る

家庭教師にとって、保護者はお客様という立場にあたります。

保護者とのやりとりでは、基本的なビジネスマナーを守って「仕事である」という意識を忘れないようにしましょう。

保護者からのメールの文面がフランクなものであっても、失礼にならないようにビジネスマナーに沿ったメールを送るのが無難です。

24時間以内に返信する

保護者からメールをもらったら、24時間以内には返信するようにしましょう。

家庭教師にもさまざまな都合や予定がありますが、連絡には気づいた時点でできるだけ早めに返す意識が大切です。

日程調整などで確認に24時間以上かかりそうな場合は、予定がわかり次第改めて連絡する旨のメールを先に送っておきましょう。

24時間以上連絡がないと、メールを送った保護者もメールが届いているかどうか、不安になってしまいます。

家庭教師の返信が早いと、保護者の安心感や家庭教師に対する信頼感につながります。

メールへの返信はできるだけ早くおこない、遅くても24時間以内にするようにしましょう。

内容は具体的にする

メールでは、要件や返信の要否など内容を具体的にわかりやすくしましょう。

保護者も仕事をしながら家事や子育てをして、忙しいなかで家庭教師と連絡をとっています。

保護者に余計な時間をとらせないように、内容を素早く把握できるようなメールの文面を作るように意識しましょう。

不要な確認のメールなどを減らせれば、家庭教師自身も時間の節約につながります。

メールの文面がわかりにくいと、保護者に不信感を与えるおそれもあります。

メールは文章として相手の手元にも残るものです。

内容は具体的にわかりやすく書くようにしましょう。

家庭教師の保護者のやりとりにChatwork

家庭教師には、保護者とメールでのやりとりが必要になる場合があります。

メールでのやりとりは、保護者と良好な関係を築くためにも重要なものです。

ビジネスマナーを守り、わかりやすい文面でメールを送るように心がけましょう。

メールのほかに、ビジネスチャットツールを使って連絡をとる手段もあります。

ビジネスチャット「Chatwork」では、メールに比べてチャット形式でやりとりができるので、素早い情報共有が可能です。

画像や添付ファイルの送信もできるだけでなく、ビデオ通話機能も備わっているので、スムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。

家庭教師の保護者とのやりとりに、ぜひビジネスチャット「Chatwork」の活用を検討してみてください。

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