ビジネスメールにファイルを添付するときの書き方や例文、パスワードの問題点を解説

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目次

ビジネスメールでファイルを添付するときは、相手が使いやすい形式や3MB以下の容量で送ることがマナーとされています。

件名や本文には、添付があることを伝えておくと、相手にとって親切な対応ができるでしょう。

ただ、メールで送信する方法は、セキュリティ面での問題点を抱えているため、別のサービスを活用する方法が安全です。

ビジネスメールのファイル添付の書き方や例文、パスワードの問題点を解説します。

ビジネスメールでファイルを添付するときのマナー

取引先や顧客にメールでファイルを添付するときは、相手に配慮が必要です。

ビジネスメールでファイルを添付するときのマナーを見ていきましょう。

個人情報に関わるデータは送らない

メールのやりとりは、情報漏洩の可能性があるため、個人情報のデータは送らないように注意しましょう。

パスワード付きのzipファイルの添付でも、脆弱性があると考えられています。

個人情報に関わるデータは、ファイル転送サービスやオンラインストレージなど、別途サービスを利用する方法がおすすめです。

ファイルの名前はわかりやすいものにする

メールに添付するファイルの名前は、何のファイルが送信されてきたのか、受け取った相手がわかるように配慮しましょう。

一目で理解できるファイルの名前にすることで、相手が内容を理解するまでにかかる時間を短縮できます。

送信側がファイルを保存しておくときも、PC内のファイルを整理しやすくなるメリットがあるでしょう。

質問できる問い合わせ先を書いておく

添付ファイルを送信した相手から、ファイルの詳細について問い合わせや質問が返信されることがあります。

メールの本文や署名には、電話番号やメール、担当者名や部署名を記載しておくと親切です。

取引先や顧客に送信するときに、丁寧な対応ができて円滑にコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。

ビジネスメールでファイルを添付するときの書き方

取引先や顧客によっては、ビジネスメールでファイルを添付しなければいけない状況があるかもしれません。

ビジネスメールでファイルを添付するときの書き方を見ていきましょう。

件名・本文に添付ファイルがあると書いておく

メールの件名と本文に「〇〇の添付ファイルあり」など、わかりやすく書いておくと親切です。

相手にファイルの添付を知らせられるので、見落としを防ぐことができます。

パスワードを付けるときは別途メールで送る

メールでファイルを添付するときは、別途メールでパスワードを送るようにしましょう。

同じメールにパスワードを記載して送信すると、情報漏洩の危険性が高まります。

また、複雑で長いパスワードを設定することで、セキュリティを高められるでしょう。

ただ、基本的には、オンラインストレージやファイル転送サービスを使うほうが安全です。

メールでファイルをパスワード付きで添付する問題点

メールでファイルをパスワード付きで添付する問題点を見ていきましょう。

ファイルの受信に時間がかかる

メールでファイルを送ると、相手の環境によっては受信に時間がかかることがあります。

また、ファイルの容量によっては、相手側が受信できないサイズの可能性があるでしょう。

再送信のメールを送る手間がかかるなど、相手の仕事を止めてしまう行為になる問題点があります。

文字化け・破損することがある

ファイルによっては、中身が文字化けしていたり、破損したりして届いてしまうことがあります。

再度送信してもらう手間がかかるなど、仕事におけるお互いの時間をロスしてしまうでしょう。

手間がかかり効率が悪くなる可能性があるので、別のサービスを併用する方法がおすすめです。

PPAPの対応はセキュリティ面の問題がある

PPAPとは、パスワード付きのzipファイルの添付に加えて、別途メールでパスワードを送信する方法のことです。

PPAPのセキュリティ面は、メールの内容が盗聴される危険性があり、外部からのサイバー攻撃などに狙われやすい懸念があるため、情報漏洩の対策として不十分だと考えられています。

国からもPPAPの廃止の方向性が示されており、企業の事業活動においてもPPAPの廃止が進んでいます。

ビジネスメールでファイルを添付するときの注意点

メールにファイルを添付するときは、相手の立場になり配慮することが大切です。

ビジネスメールでファイルを添付するときの注意点を見ていきましょう。

使いやすいファイル形式・容量は3MB以下にする

メールにファイルを添付するときは、相手が受け取れる形式で送りましょう。

また、サイズは3MB以内にしながら、ZIPにまとめて圧縮をかけておくことで、少しでも容量をおさえられます。

5BM以上のサイズになる場合、相手に迷惑がかからないか相談してから送ると親切です。

大容量のファイルを送るときは、受信できないことがあるため、オンラインストレージやファイル転送サービスの利用を検討するといいでしょう。

ファイルが複数あるときは分類しておく

メールに添付するファイルが複数あるときは、わかりやすい名前をつけて分類しておきましょう。

たとえば、ファイルの名前に「1.〇〇(名前)」と番号をつけることで、内容を把握しやすくなります。

ビジネスメールでファイルを添付するときの例文

ビジネスメールでファイルを添付するときの例文を紹介します。

送信するときの参考にしてください。

件名:〇〇ファイルの添付

本文:
株式会社△△ △△部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。

××の作業内容について、完成した〇〇のファイルを添付いたします。

ファイルのパスワードは、別途メールにてお送りいたします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

・添付ファイル:〇〇_202208.zip

ビジネスシーンのファイル添付はChatwork

ビジネスメールでファイルを添付する方法は、ファイルにパスワードをかけて別途メールで送信することが大切です。

ただ、PPAPの方法はセキュリティ面での惰弱性があります。

安全性を高めるには、オンラインストレージやファイル転送サービスを使う方法がおすすめです。

ただ、別途サービスを使う方法は、アプリを併用する手間がかかるデメリットがあります。

ビジネスシーンのファイル添付には、ビジネスチャット「Chatwork」を活用しましょう。

さまざまなファイル形式に対応しており、大容量のファイルでも送受信しやすいメリットがあります。

>Chatworkのファイル管理機能に関する記事はこちら

また、ビジネスチャットは、チャット形式でやりとりを進められて、CCを設定する必要がないため、誤送信の予防や情報漏えいの対策になります。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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