オフサイトミーティングとは？メリットと成功のポイントを成功事例とともに解説

オフサイトミーティングとは、オフィス以外の場所でおこなう会議のことです。

普段の業務場所とは離れた場所で会議をすることで、参加者同士で集中して話し合えたり、クリエイティブなアイデアが出やすくなったりする効果が期待できます。

さらに、普段とは異なる環境で共同作業をするため、メンバー同士の絆を深め、社内のコミュニケーションを活性化できるメリットもあるでしょう。

オフサイトミーティングの進め方、成功のポイントを成功事例とともに解説します。

オフサイトミーティングの意味とは？

オフサイトミーティングとは、職場以外の場所でおこなう会議のことです。

オフサイト（off-site）は「離れた場所」、ミーティング（meeting）は「会議」を意味するため、オフサイトミーティングは「離れた場所の会議」を指します。

国内では、株式会社スコラ・コンサルトが商標登録している会議方法のことで、気軽にまじめな話をする方法として、さまざまな企業で活用されています。

いつもと違う場所で会議をおこなうことで、企業の課題解決に役立つアイデアを出しやすくなるでしょう。

オフサイトミーティングと通常の会議の違い

通常の会議（オンサイトミーティング）は、オフィスや会議室など、社内でおこなわれます。

一方、オフサイトミーティングの場合、職場以外の場所で実施するという点で違います。

たとえば、ホテルの会議室やカンファレンスセンター、レンタルスペースなどの施設を借りることが一般的には多いでしょう。

また、カントリーハウスや別荘などの自然の多い場所や、リゾート地・観光地へ行き、社員がリラックスできる環境で開催することもおすすめです。

オフサイトミーティングのテーマ例

普段とは異なる環境で開催することから、アイデアを発散したり、数人で共同作業をおこなったりするようなテーマで会議がおこなわれることが多いです。

オフサイトミーティングのテーマ例は以下のようなものがあげられます。

オフサイトミーティングのメリット

普段とは違う環境でミーティングをおこなうことで、以下のようなメリットがあります。

それぞれを詳しく解説します。

集中して話し合える

職場から離れた場所に訪れることで、普段の業務から離れられるので、横やりが入らずに集中して話し合えます。

社内の会議とは違い、急用の電話対応やトラブルなど、会議の途中で抜け出す必要が出てくるという状況が少なくなるでしょう。

また、いつもと違う環境で話し合えるので、社員の気分転換にもなり、会議のモチベーションを高められるという効果も期待できます。

アイデアを生み出しやすくなる

非日常の空間に訪れることで、普段なら思い浮かばないようなアイデアが思いつきやすくなる可能性があります。

たとえば、リゾート地でオフサイトミーティングをおこなうと、メンバーがリラックスしやすくなり、気軽に発言しやすい空気感が生まれます。

普段発言できなかった人も、意見を言い出しやすくなる効果が期待できて、会議を有意義なものにしやすくなるでしょう。

メンバー同士の交流から、さまざまな意見を引き出せるので、新しいアイデアを生み出しやすくなります。

チームワークの向上が見込める

オフサイトミーティングでは、普段は話したことがなかった人とも会話する機会をつくることが可能です。

他部署の人と交流する機会が生まれるなど、社員同士のコミュニケーションを活性化できるでしょう。

お互いのことを知れる機会ができるので、オフィスに戻ったときも話しかけやすくなり、チームワークを向上させる効果が期待できます。

オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングの実施には、考慮しておきたいデメリットがいくつかあります。

デメリットについても事前に確認しておきましょう。

費用や時間のコストがかかる

職場から離れた場所で会議をおこなうため、どうしても費用や時間のコストがかかってしまいます。

たとえば、施設を借りるときにかかる費用、飲食代や宿泊費、移動にかかる交通費や時間などがあげられます。

どのくらいのコストがかかるのか見積もりを立てて、上司やメンバーに情報共有しておくことが大切です。

事前準備・業務調整が必要になる

オフサイトミーティングに参加する人は、参加しない人と事前にコミュニケーションをとって、業務を調整しておく必要があります。

特に遠方でオフサイトミーティングをおこなう場合、職場から離れる日数が長くなります。

参加しない人に負担がかかりすぎないように、全体のスケジュールを見直して、早い段階で業務を調整しておくことが重要です。

意見を引き出せないことがある

オフサイトミーティングでは、気軽に話し合いができる一方、意見が多くなってしまい、話がまとまらないことがあります。

意見をまとめるのに時間がかかり、雑談で終わってしまう可能性もあるかもしれません。

「参加して終わり」にならないように、進行役を設けて場を調整することも大切です。

オフサイトミーティングの進め方

オフサイトミーティングを実施するにあたり、以下のような手順があります。

オフサイトミーティングの進め方について見ていきましょう。

手順（1）：参加者を決める

まずは、オフサイトミーティングの参加者を決めましょう。

参加者は、数人程度〜多くても10人程度までにするほうが、会議の話し合いで意見をまとめやすくなります。

オフサイトミーティングの開催について、先に上層部から許可を得ることを忘れないようにしましょう。

手順（2）：開催日時・場所を決める

つぎに、開催日時と場所を決めましょう。

会社から近い施設を探すのか、遠方の観光地やリゾート地などでおこなうのかによって、準備の段取りやかかる費用が変わってきます。

施設を利用する際は、Wi-Fiなどの通信環境が整っているのか、会議に必要な備品があるのかなど、事前に問い合わせて聞いておくと安心です。

手順（3）：参加者に開催内容を共有する

開催の日時や場所を決めたあとは、参加者にメールやチャットで、開催内容の情報を共有しましょう。

事前に情報を共有しておくことで、当日に向けた準備をスムーズに進めやすくなります。

手順（4）：オフサイトミーティングを開催する

開催当日までに、オフサイトミーティングのおおまかなタイムテーブルを決めておくと、当日の流れを円滑に進められます。

ただし、絶対に時間を守る必要はないので、多くのアイデアを出し合うことを大切にしながら、柔軟に話し合いを進めましょう。

手順（5）：アンケート・フィードバックをおこなう

オフサイトミーティングの話し合いを終えたあとは、アンケートやフィードバックをおこない、会議の内容を振り返りましょう。

アンケートやフィードバックを実施することで、次回の会議に活かせる改善点を見つけやすくなります。

オフサイトミーティングを成功させるポイント

オフサイトミーティングを成功させるには、以下のようなポイントをおさえておくことが重要です。

有意義な話し合いにするために、それぞれのポイントについて見ていきましょう。

話し合いのテーマと目的を決める

オフサイトミーティングの開催が決定したら、先に話し合いのテーマを決めておきましょう。

目的に合わせて、テーマを参加者に事前共有しておくのもよいでしょう。

大筋の内容を決めておくことで、どのような話し合いをすべきなのかがイメージしやすくなり、問題解決に向けたアイデアを引き出しやすくなります。

アイスブレイクを設ける

オフサイトミーティングを開催する際は、話し合いの合間に雑談の時間を設けるようにしましょう。

場の雰囲気が柔らかくなるので、気軽に話しやすい空気感をつくりやすくなります。

ルール・進行役を決めておく

参加者全員が話しやすい雰囲気をつくるために、事前におおまかなルールを決めておきましょう。

たとえば、「否定的な意見は控える」「人の話を最後まで聞いてから話す」など、会議で発言しやすい雰囲気づくりを意識します。

また、会議の進行役を決めておくことで、場の進行を調整しやすくなるので、話し合いをスムーズに進めやすくなるでしょう。

進行役は、話し合いの途中で合いの手を入れるなど、参加者からポジティブな意見を引き出せるように働きかけてみてください。

アイデアの発散を大切にする

オフサイトミーティングでは、アイデアの収束を意識して話すよりも、多くのアイデアを引き出せるように、発散を意識した話し合いを進めましょう。

ある程度はテーマを決めて話し合うものの、自由にアイデアを出し合うことで、オフサイトミーティングの効果を引き出しやすくなります。

グループをつくる

オフサイトミーティングでは、参加者全員で話し合う場以外にも、いくつかのグループに分けて話し合う方法も効果的です。

職場では、あまり話す機会がなかった人と意見交換ができるので、新しい視点や価値観に触れる機会をつくりやすくなります。

オフサイトミーティングの成功事例

オフサイトミーティングを実施することで、普段は後まわしにしがちだった「業務改善のアイデア」を話し合えたという事例があります。

この事例では、合宿の形で話し合いをおこなうことで、日ごろの業務から離れて会議をおこなうことができました。

また、多すぎて整理しきれていなかったタスクについて、優先順位ごとに分けて内容を見える化できるようになりました。

オフサイトミーティングの事前共有に「Chatwork」を活用

オフサイトミーティングを使うと、職場から離れた場所で会議ができるので、集中して話しやすくなります。

いつもと違う環境で話し合いができると、リラックスして話しやすくなり、新しいアイデアを引き出しやすくなる効果も期待できます。

おおまかなルールを決めておき、進行役が場の流れを調整することで、会議で話しやすい雰囲気をつくりやすくなるでしょう。

また、開催当日までに、参加者に向けて事前に情報共有を進めておくことも大切です。

ビジネスチャット「Chatwork」は、オフサイトミーティングの参加者に情報共有するときの活用にも向いています。

専用のグループチャットを作成できるので、当日に必要な持ち物や内容をスムーズに共有することが可能です。

オフサイトミーティングに参加しない人との、業務調整のやりとりにも活用できます。

社内の情報共有を円滑に進める方法として、「Chatwork」をご活用ください。

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