ビジネスチャットで業務効率化！具体的な効果と活用のポイントを徹底解説

「日々の業務に追われて時間が足りない」「もっと効率的に仕事を進めたい」多くのビジネスパーソンが抱える悩みではないでしょうか。

こうした課題を解決する手段として、ビジネスチャットの活用が注目されています。

しかし、具体的にビジネスチャットがどのように業務効率化に貢献するのか、十分に理解されていないケースも少なくありません。

この記事では、ビジネスチャットがなぜ業務効率化につながるのか、具体的な効率化ポイントや役立つ機能、そして導入・運用で失敗しないための秘訣まで、詳しく解説していきます。

なぜビジネスチャットで業務効率化が実現するのか？

ビジネスチャットを導入することで、なぜ業務の効率化が期待できるのでしょうか。

それは、従来のコミュニケーション手段が抱えていた非効率な側面を解消し、よりスムーズでスピーディな情報伝達を可能にするからです。

従来のコミュニケーション手段（メール・電話・会議）の課題点

これまでビジネスコミュニケーションの主役であったメール、電話、そして会議には、それぞれ効率化を妨げる可能性のある課題が存在していました。

メールの課題

• 定型的な挨拶や署名が必要で、作成に時間がかかる。
• 多数のメールに埋もれてしまい、重要な情報を見逃しやすい。
• リアルタイムなやり取りが難しく、返信待ちで業務が停滞することがある。
• CCやBCCでの情報共有は、関係者全員が常に最新情報を把握するのが難しい。

電話の課題

• 相手の時間を一方的に拘束してしまう。
• 記録が残りにくく、「言った・言わない」のトラブルが発生しやすい。
• 複数人への同時情報伝達が難しい。

会議の課題

• 参加者のスケジュール調整が煩雑。
• 移動時間や準備時間がかかる。
• 目的が曖昧なまま開催され、結論が出ないことがある。
• 発言者が偏り、全員の意見が反映されにくいことがある。

これらの課題は、日々の業務において無視できない時間的・精神的コストを生み出し、生産性の低下につながっていました。

ビジネスチャットがもたらすコミュニケーションの変化と効率化のメカニズム

ビジネスチャットは、上記のような従来のコミュニケーションの課題を解決する可能性を秘めています。

まず、リアルタイム性の高いテキストベースのコミュニケーションにより、メールのような形式張ったやり取りを省略し、要点を素早く伝え合うことができます。

これにより、意思疎通にかかる時間が大幅に短縮されます。

また、グループチャット機能を使えば、関係者全員に瞬時に情報を共有でき、過去のやり取りも容易に検索できるため、情報の透明性が高まり、認識の齟齬も起こりにくくなります。

必要な情報にすぐにアクセスできることは、「探す時間」という無駄な時間を削減することに直結します。

さらに、ちょっとした確認や相談であれば、わざわざ会議を開いたり電話をかけたりする必要がなくなり、従業員は本来の業務に集中できる時間が増えます。

このように、ビジネスチャットはコミュニケーションのあり方そのものを変革し、業務プロセス全体に効率化をもたらすのです。

ビジネスチャット導入による7つの具体的な業務効率化ポイント

ビジネスチャットを導入することで、具体的にどのような業務面で効率化が期待できるのでしょうか。

ここでは、代表的な7つの効率化ポイントを解説します。

効率化ポイント1：コミュニケーションの迅速化と時間的コストの削減

ビジネスチャットの最大のメリットは、コミュニケーションのスピードが格段に向上することです。

リアルタイムな情報伝達と意思疎通

メッセージを送れば相手に即座に通知され、まるで会話をしているかのようなテンポでやり取りが可能です。

これにより、緊急性の高い案件への対応や、ちょっとした確認事項の解決がスピーディに進み、業務の停滞を防ぎます。

定型的な挨拶や形式にとらわれないやり取り

メールのように「お世話になっております」といった定型的な挨拶や署名が不要で、本題から入ることができます。

この小さな時間短縮の積み重ねが、大きな業務効率化につながります。

また、スタンプやリアクション機能を使えば、簡単な返事や感情表現も手軽に行え、コミュニケーションの円滑化を促進します。

効率化ポイント2：情報共有の円滑化と「探す時間」の撲滅

必要な情報がすぐに見つからず、時間を浪費してしまうことは多くの職場で起こりがちです。

ビジネスチャットは、この課題を解決するのに役立ちます。

グループチャットによる必要なメンバーへの一斉共有

プロジェクトや部署単位でグループチャットを作成し、関連情報を一元的に共有できます。

メールのCCのように関係者を選んで送信する手間がなく、必要なメンバー全員が常に同じ情報をリアルタイムで把握できます。

これにより、伝達漏れや認識の齟齬を防ぎます。

強力な検索機能による過去情報の即時アクセス

過去のチャットログや共有ファイルは、キーワードや送信者、期間などで簡単に検索できます。

「あの件、どうなったんだっけ？」「以前共有された資料はどこだっけ？」といった場合に、メールの受信箱を延々と遡るような手間がなくなります。

必要な情報にすぐにたどり着けることで、大幅な時間短縮が可能です。

効率化ポイント3：会議の削減と質の向上による時間創出

多くの企業で、「会議が多すぎる」「会議が長い」といった課題が聞かれます。

ビジネスチャットは、会議のあり方そのものを見直すきっかけを提供します。

チャットでの事前共有と論点整理による会議時間の短縮

会議前にアジェンダや関連資料をチャットで共有し、事前に意見交換や質疑応答を行っておくことで、会議当日は本質的な議論に集中できます。

これにより、会議時間を大幅に短縮したり、そもそも会議の必要性をなくしたりすることも可能です。

不要な定例会議の削減と意思決定の迅速化

情報共有や進捗確認のためだけに開催されていた定例会議の多くは、ビジネスチャットでの報告や情報共有で代替できます。

これにより、参加者の時間を有効活用できるようになり、重要な意思決定もチャット上で迅速に行えるようになる場合があります。

効率化ポイント4：意思決定のスピードアップと業務停滞の防止

ビジネスの現場では、迅速な意思決定が求められる場面が多々あります。

ビジネスチャットは、この意思決定プロセスを加速させるのに貢献します。

場所を選ばない意見交換と承認プロセスの短縮

関係者がオフィスにいなくても、チャットを通じてリアルタイムに意見交換や議論が可能です。

上司の承認が必要な場合も、チャットで依頼し、その場で確認・承認を得ることで、承認待ちによる業務の停滞を最小限に抑えることができます。

スタンプやリアクション機能による手軽な意思表示

「確認しました」「賛成です」といった簡単な意思表示であれば、スタンプやリアクション機能で手軽に伝えることができます。

これにより、一つ一つの確認にかかる時間を短縮し、全体の意思決定スピードを高めます。

効率化ポイント5：ファイル共有と管理の効率化による手間削減

資料や画像、動画などのファイル共有は、日常業務で頻繁に行われます。

ビジネスチャットは、このファイル共有と管理の効率化にも貢献します。

大容量ファイルのスムーズな共有とバージョン管理の容易化

メールでは容量制限で送れないような大容量ファイルも、ビジネスチャットであればスムーズに共有できることが多いです。

また、最新版のファイルを共有し、チャット上で修正依頼やフィードバックを行うことで、ファイルのバージョン管理も比較的容易になります。

チャットログと紐づいたファイル検索

共有されたファイルは、関連するチャットログとともに保存されるため、後から「あの時共有されたファイルはどれだっけ？」と探す際に、会話の流れから見つけ出しやすくなります。

ファイル名だけでなく、関連キーワードからも検索可能です。

効率化ポイント6：タスク管理機能の活用による抜け漏れ防止と進捗管理

多くのビジネスチャットツールには、タスク管理機能が搭載されています。

これを活用することで、業務の抜け漏れを防ぎ、進捗管理を効率化できます。

チャットからシームレスなタスク作成と担当者・期限設定

チャットでの会話から派生した「やること」を、その場でタスクとして登録し、担当者や期限を設定できます。

これにより、口頭での指示やメモ書きといった曖昧な状態をなくし、タスクを確実に管理できます。

チーム全体のタスク可視化と進捗の共有

チームメンバーに割り当てられたタスクやその進捗状況を一覧で確認できるため、誰が何に取り組んでいるのか、どのタスクが遅延しているのかなどを把握しやすくなります。

これにより、適切なフォローアップやリソースの再配分が可能になります。

効率化ポイント7：テレワークや多様な働き方における業務効率の維持・向上

テレワークやリモートワーク、フレキシブルな勤務形態など、多様な働き方が広がる現代において、ビジネスチャットは不可欠なツールとなっています。

場所にとらわれないコミュニケーション基盤の確立

オフィスにいなくても、自宅や外出先からリアルタイムに情報共有や意思疎通ができるため、場所に縛られない働き方を実現します。

これにより、通勤時間の削減や、育児・介護との両立など、従業員のワークライフバランス向上にも貢献しつつ、業務効率を維持・向上させることができます。

孤独感の解消とチームの一体感醸成による生産性維持

テレワークでは従業員が孤独感を抱えやすいという課題がありますが、ビジネスチャットを通じて気軽にコミュニケーションを取ることで、孤独感の解消やチームの一体感醸成につながります。

心理的な安全性が確保されることは、生産性の維持・向上にも重要です。

業務効率化を加速させるビジネスチャットの便利機能

ビジネスチャットには、業務効率化をさらに後押しする様々な便利機能が搭載されています。

これらの機能を理解し、使いこなすことが重要です。

機能1：ダイレクトメッセージとグループチャットの使い分け

1対1の個別連絡にはダイレクトメッセージ、複数人での情報共有や議論にはグループチャット（チャンネル）を使い分けることが基本です。

目的に応じて適切なコミュニケーションの場を選ぶことで、情報が整理され、効率的なやり取りが可能になります。

機能2：メンション機能と通知設定の最適化

特定の相手に確実にメッセージを伝えたい場合は、メンション機能（@相手の名前など）を活用しましょう。

相手に通知が届くため、重要な連絡を見逃されるリスクを低減できます。

一方で、通知が多すぎると集中を妨げるため、自分にとって重要な通知だけを受け取れるように、通知設定を最適化することが大切です。

機能3：検索機能（キーワード、期間、送信者など）の高度な活用

多くのビジネスチャットツールは、強力な検索機能を備えています。

キーワードだけでなく、発言者、期間、特定のチャンネルなど、複数の条件を組み合わせて検索することで、目的の情報を素早く見つけ出すことができます。

検索コマンドや演算子を使いこなすと、さらに効率が上がります。

機能4：ビデオ通話・音声通話機能による対面に近いコミュニケーション

テキストチャットだけではニュアンスが伝わりにくい場合や、複雑な内容を議論したい場合には、ビデオ通話や音声通話機能が役立ちます。

多くのビジネスチャットツールにはこれらの機能が統合されており、チャット画面からシームレスに開始できます。

画面共有機能を使えば、資料を見ながら説明することも可能です。

機能5：ファイル共有とプレビュー機能

ドキュメント、画像、動画など、様々な形式のファイルを簡単に共有できます。

ツールによっては、共有されたファイルをダウンロードせずにプレビューできる機能があり、内容の確認が迅速に行えます。

大容量ファイルの送受信にも対応していることが多いです。

機能6：タスク管理機能（リマインダー、進捗管理など）

前述の通り、タスクの作成、割り当て、期限設定、進捗管理、リマインダー通知といった機能が、業務の抜け漏れを防ぎ、計画的な遂行をサポートします。

チャットと連携することで、タスクに関するコミュニケーションもスムーズに行えます。

機能7：外部サービス連携（カレンダー、ストレージ、SFA/CRMなど）

多くのビジネスチャットツールは、カレンダーアプリ、オンラインストレージサービス、SFA/CRMツール、プロジェクト管理ツールなど、様々な外部サービスとの連携機能を備えています。

これらの連携を活用することで、情報の集約や業務プロセスの自動化が可能になり、さらなる効率化が期待できます。

ビジネスチャットで業務効率化を実現するための導入・運用ポイント

ビジネスチャットを導入したからといって、自動的に業務効率化が実現するわけではありません。

その効果を最大限に引き出すためには、適切な導入と運用が不可欠です。

ポイント1：導入目的の明確化と全社的な意識共有

まず、「なぜビジネスチャットを導入するのか」「導入によってどのような課題を解決し、どのような状態を目指すのか」という目的を明確にし、経営層から従業員まで全社的に共有することが重要です。

目的が曖昧なままでは、ツールの活用方法も定まらず、期待した効果が得られません。

「業務効率化」「コミュニケーション活性化」「情報共有の迅速化」など、具体的な目標を設定しましょう。

ポイント2：自社に合ったツールの選定と比較検討

ビジネスチャットツールは多種多様です。

自社の規模、業種、業務内容、そして導入目的に合ったツールを選定することが重要です。

操作性、機能、セキュリティ、サポート体制、料金など

選定時には、直感的な操作性、必要な機能の過不足、セキュリティ対策の信頼性、サポート体制の充実度、そして料金体系などを総合的に比較検討しましょう。

無料トライアルなどを活用し、実際に複数のツールを試用してみることをお勧めします。

従業員のITリテラシーも考慮し、誰でも使いやすいツールを選ぶことが定着の鍵となります。

ポイント3：利用ルールの策定と周知徹底

ビジネスチャットを効果的かつ円滑に運用するためには、明確な利用ルールを策定し、全従業員に周知徹底する必要があります。

チャットマナー、情報共有範囲、チャネル作成ルールなど

例えば、以下のような項目についてルールを定めるとよいでしょう。

• メッセージの書き方（簡潔さ、結論から書くなど）
• 返信の目安時間
• メンションや通知の使い分け
• 機密情報の取り扱い
• チャネル（グループチャット）の作成・命名規則、参加ルール
• 業務時間外の利用に関する考え方

ルールは厳しすぎても形骸化するため、実情に合わせて柔軟に設定し、定期的に見直すことが大切です。

ポイント4：スモールスタートと段階的な展開

いきなり全社一斉に導入するのではなく、まずは特定の部署やプロジェクトチームなど、小規模な範囲で試験的に導入し（スモールスタート）、効果や課題を検証することをお勧めします。

そこで得られた知見や成功事例を基に、運用ルールを改善したり、他の部署への展開方法を検討したりすることで、スムーズな全社展開が可能になります。

ポイント5：定期的な活用状況の確認と改善サイクルの実施

ビジネスチャット導入後は、定期的に利用状況（アクティブユーザー数、メッセージ数、チャネル数など）を把握し、アンケートやヒアリングを通じて従業員の満足度や課題を収集します。

これらの情報を基に、運用ルールの見直しや、より効果的な活用方法の検討、追加機能の導入などを継続的に行い、改善サイクルを回していくことが重要です。

ポイント6：従業員への継続的な教育と成功事例の共有

ツールの使い方だけでなく、効果的なコミュニケーション方法や情報共有のコツ、セキュリティに関する知識など、従業員向けの教育や研修を継続的に実施しましょう。

また、社内でビジネスチャットをうまく活用して業務効率化を実現した事例があれば、積極的に共有し、他の従業員のモチベーション向上や活用促進につなげることが有効です。

注意！ビジネスチャットが逆に非効率を招くケースとその対策

ビジネスチャットは強力なツールですが、使い方を誤ると逆に業務の非効率を招いてしまうこともあります。

ここでは、よくある失敗ケースとその対策について解説します。

ケース1：通知過多による集中力低下と「チャット疲れ」

多数のチャネルに参加していたり、通知設定が不適切だったりすると、ひっきりなしに通知が届き、本来の業務への集中力が削がれてしまうことがあります。

これが「チャット疲れ」の原因となり、生産性の低下を招きます。

対策：通知設定の見直し、重要度に応じたチャンネル分け

まずは、自分にとって本当に必要な通知だけを受け取れるように、各チャネルの通知設定を細かく見直しましょう。

また、緊急性の高い情報用、通常の業務連絡用、雑談用など、情報の重要度や性質に応じてチャネルを適切に分類・整理することも有効です。

集中したい時間帯は通知をオフにするなどの工夫も必要です。

ケース2：雑談の増加と業務に関係ないコミュニケーションの氾濫

ビジネスチャットの手軽さゆえに、業務とは直接関係のない雑談が増えすぎたり、個人的なやり取りが業務用のチャネルで行われたりすることがあります。

適度な雑談はチームの潤滑油となりますが、度を超すと業務の妨げになります。

対策：雑談用チャンネルの設置、業務時間内の利用ルールの明確化

雑談や気軽なコミュニケーション専用のチャネルを別途設けることで、業務連絡用のチャネルが整理され、重要な情報が埋もれにくくなります。

また、業務時間内のチャット利用に関する基本的なマナーやルール（例：長時間の私的利用は控えるなど）を明確にしておくことも大切です。

ケース3：重要な情報が流れてしまい、見逃しが発生する

リアルタイムで多くのメッセージが飛び交うビジネスチャットでは、重要な指示や連絡事項が他のメッセージに流されてしまい、見逃されてしまうリスクがあります。

特に多数のメンバーが参加するチャネルでは注意が必要です。

対策：ピン留め機能の活用、検索スキルの向上、定期的な情報整理

特に重要なメッセージは、チャネルの上部に固定表示できる「ピン留め機能」などを活用しましょう。

また、必要な情報を後から確実に見つけ出せるように、検索機能を使いこなすスキルを身につけることも重要です。

定期的にチャネル内の情報を整理し、不要なメッセージをアーカイブするなどの運用も効果があります。

ケース4：誤送信や情報漏えいリスクによる業務停滞

宛先間違いによるメッセージの誤送信や、機密情報の不適切な共有は、重大な情報漏えいインシデントにつながる可能性があります。

インシデントが発生すれば、その対応のために業務が大幅に停滞するだけでなく、企業の信用失墜にもつながります。

対策：送信前の確認徹底、セキュリティ機能の活用、従業員教育

メッセージ送信前には、宛先や内容を必ず再確認する習慣を徹底しましょう。

また、ツールが提供するセキュリティ機能（アクセス権限設定、ファイル暗号化など）を適切に活用し、情報セキュリティに関する従業員教育を定期的に実施することが不可欠です。

さらなる業務効率化へ！ビジネスチャット活用の応用テクニック

基本的な使い方に加え、ビジネスチャットの機能を応用することで、さらなる業務効率化を目指すことができます。

テクニック1：チャットボット連携による定型業務の自動化

ビジネスチャットとチャットボットを連携させることで、よくある質問への自動応答、資料請求の受付、社内申請の一次対応といった定型業務を自動化できます。

これにより、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

テクニック2：API連携による基幹システムとのデータ連携

多くのビジネスチャットツールはAPI（Application Programming Interface）を公開しており、これを利用することで、企業が利用している基幹システム（販売管理、顧客管理など）とデータを連携させることができます。

例えば、売上速報や在庫状況などをチャットに自動通知させるといった活用が可能です。

テクニック3：プロジェクト管理ツールとの連携による進捗管理の強化

すでに専用のプロジェクト管理ツールを利用している場合でも、ビジネスチャットと連携させることで、プロジェクトの進捗更新や課題発生などをチャットに通知し、関係者間での情報共有をより迅速に行うことができます。

これにより、コミュニケーションの円滑化とプロジェクト管理の効率化を両立できます。

まとめ：ビジネスチャットを戦略的に活用し、全社的な業務効率化を目指そう

ビジネスチャットは、単なるコミュニケーションツールではなく、業務プロセス全体を効率化し、生産性を向上させるための強力なプラットフォームとなり得ます。

その効果を最大限に引き出すためには、ツールの機能を理解し、自社の課題や目的に合わせて戦略的に活用していくことが不可欠です。

この記事で紹介した効率化のポイント、便利な機能、導入・運用の秘訣、そして注意点を参考に、ぜひあなたの職場でもビジネスチャットを活用した業務効率化を推進してください。

多機能でありながら直感的に使え、情報共有やタスク管理、さらには外部サービス連携もスムーズに行えるビジネスチャットツールを選ぶことが、成功への近道となるでしょう。

継続的な改善と工夫を重ねることで、ビジネスチャットは組織全体の働き方をより良い方向へと導いてくれるはずです。