ビジネスチャットの「特徴」を徹底解剖｜導入前に知りたい機能・メリット・選び方

「社内のコミュニケーションをもっとスムーズにしたい」「情報共有の効率を上げたいけれど、何から手をつければ...」そんな悩みを抱えていませんか。

ビジネスチャットは、現代のビジネスシーンにおいて、これらの課題を解決する強力なツールとして注目されています。

しかし、その「特徴」を正しく理解し、自社の目的に合わせて活用しなければ、期待した効果は得られません。

この記事では、ビジネスチャットが持つ様々な特徴と、それがどのように業務改善や生産性向上に貢献するのか、具体的な機能やメリットを交えながら詳しく解説します。

あなたの会社のコミュニケーション、こんな課題はありませんか？

ビジネスチャットの特徴を理解する前に、まずは日々の業務で感じているかもしれないコミュニケーションに関する課題を振り返ってみましょう。

もし、以下のような状況に心当たりがあれば、ビジネスチャットがその解決の糸口になるかもしれません。

メール対応に追われ、本来の業務が進まない...

毎日大量に届くメールの確認、返信、整理に多くの時間を費やしていませんか。

重要なメールが他のメールに埋もれてしまったり、CcやBccの管理が煩雑だったり、返信待ちで作業がストップしたりすることも少なくありません。

会議が多く、時間ばかりが過ぎていく...

情報共有のためだけの会議、結論の出ない長時間の会議、参加者の準備不足で議論が深まらない会議など、非効率な会議に多くの時間を奪われていないでしょうか。

スケジュール調整や会議室の確保、議事録作成といった付随業務も大きな負担です。

社内の情報共有がスムーズにいかず、認識のズレが生じる...

必要な情報が必要な人に適切なタイミングで伝わらず、部門間やチーム内で認識のズレが生じてしまうことはありませんか。

情報がサイロ化し、全社的な視点での意思決定が難しくなっているかもしれません。

テレワークでの連携が難しく、生産性が落ちている気がする...

テレワークやリモートワークを導入したものの、オフィスにいた時のような気軽な相談や雑談ができず、コミュニケーション不足を感じていませんか。

チームの一体感が薄れ、業務の進捗管理や連携が難しくなり、生産性が低下しているのではないかと不安になることもあるでしょう。

大切な情報が埋もれてしまい、探すのに一苦労...

過去のやり取りや共有されたファイルの中から、必要な情報を探し出すのに時間がかかっていませんか。

担当者が変わると過去の経緯が分からなくなったり、同じような質問が繰り返されたりすることも、非効率の一因です。

課題解決の糸口に！ビジネスチャットとは？その基本的な役割

上記のような課題を抱える企業にとって、ビジネスチャットは有効な解決策の一つとなり得ます。

まずは、ビジネスチャットがどのようなツールなのか、その基本的な役割から理解しましょう。

ビジネスチャットの定義とビジネス利用における重要性

ビジネスチャットとは、企業や組織内でのコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させることを目的として設計されたチャット形式のコミュニケーションツールです。

単なるメッセージのやり取りだけでなく、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議など、ビジネスシーンで役立つ多様な機能が統合されているのが一般的です。

迅速な情報伝達、円滑な情報共有、そして効率的なコラボレーションを実現するためのプラットフォームとして、現代のビジネスにおいてその重要性はますます高まっています。

従来のコミュニケーションツール（メール・電話）との根本的な違い

ビジネスチャットは、従来の主要なコミュニケーションツールであったメールや電話とは、いくつかの根本的な違いがあります。

・リアルタイム性：メールが非同期的なコミュニケーションであるのに対し、ビジネスチャットはリアルタイム性の高い同期的なコミュニケーションが可能です。これにより、会話のような迅速なやり取りが実現します。

・形式：メールのような定型的な挨拶や署名が不要で、よりカジュアルかつ簡潔なメッセージが中心です。電話のように相手の時間を一方的に拘束することもありません。

・情報共有：メールのCc/Bccに比べて、グループチャット（チャネル）機能により、関係者全員への情報共有がより確実かつ効率的に行えます。また、過去のやり取りも検索しやすく、情報がストックされやすい構造になっています。

・記録性：電話と異なり、テキストベースのやり取りは自動的に記録され、後から確認や検索が容易です。

これらの違いが、ビジネスチャットならではの利便性と効率性を生み出しています。

ビジネスチャットの主要な7つの「特徴」とそれがもたらす効果

ビジネスチャットには、企業のコミュニケーション課題を解決し、業務効率を向上させるための様々な特徴があります。

ここでは、主要な7つの特徴と、それがもたらす具体的な効果について解説します。

特徴1：圧倒的な「コミュニケーションの迅速性とリアルタイム性」

ビジネスチャットの最も顕著な特徴は、メッセージのやり取りが非常にスピーディであることです。

送信したメッセージは相手に即座に通知され、まるで対面で会話しているかのようなリアルタイムなコミュニケーションが可能です。

効果：意思決定のスピードアップ、機会損失の防止

この迅速性により、質問への回答や確認作業、承認プロセスなどが格段に速くなり、意思決定のスピードアップにつながります。

顧客からの問い合わせへの迅速な対応や、市場の変化への素早い対応も可能になり、ビジネスチャンスを逃すリスクを低減します。

課題解決：メールの返信待ち、緊急時の対応遅れ

メールのように返信を長時間待つ必要がなくなり、業務の停滞を防ぎます。

また、緊急時にも関係者に迅速に情報を伝達し、適切な指示や対応を促すことができます。

特徴2：「グループコミュニケーションの円滑化」と効率的な情報共有

特定のプロジェクトや部署、テーマごとにグループチャット（チャネル）を作成し、複数人で効率的にコミュニケーションを取ることができます。

効果：チーム・プロジェクト単位での情報集約、認識統一の促進

関連するメンバー全員が同じ情報を共有し、議論に参加できるため、情報が特定の個人に偏ることなく、チーム全体で認識を統一しやすくなります。

これにより、手戻りやミスコミュニケーションを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑にします。

課題解決：Cc/Bccメールの煩雑さ、部門間の情報サイロ化

メールのCc/Bccで多数の関係者に情報を送る手間や、誰がどの情報を持っているのかが分かりにくいといった問題を解消します。

また、部門を横断するチャネルを作成することで、組織内の情報サイロ化を防ぎ、オープンなコミュニケーションを促進します。

特徴3：高い「情報のストック性と検索性」によるナレッジ活用

ビジネスチャットでのやり取りや共有されたファイルは、自動的にサーバーに記録・保存され、後から簡単に検索して参照することができます。

効果：過去のやり取りやファイルの容易な参照、ノウハウの蓄積と共有

これにより、過去の議論の経緯、決定事項、共有された資料などを必要な時にすぐに見つけ出すことができます。

これらの情報は、組織の貴重な知識・ノウハウ（ナレッジ）として蓄積され、新しいメンバーへの情報共有や、過去の事例からの学習に役立ちます。

課題解決：担当者不在時の情報ブラックボックス化、同じ質問の繰り返し

担当者が不在の場合でも、チャットログを遡ることで業務の経緯を把握しやすくなります。

また、過去のQ&Aが記録として残っていれば、同じような質問が繰り返されることを減らし、業務効率の向上につながります。

特徴4：「タスク管理機能」による業務の抜け漏れ防止と進捗可視化

多くのビジネスチャットツールには、チャットメッセージからタスクを作成し、担当者や期限を設定して管理できる機能が搭載されています。

効果：依頼事項の明確化、期限管理の徹底、チーム全体の進捗把握

口頭での指示やメールでの依頼に比べて、タスクとして登録することで「誰が」「何を」「いつまでに」行うべきかが明確になります。

リマインダー機能により期限忘れを防ぎ、チーム全体で各タスクの進捗状況を共有・可視化できるため、計画的な業務遂行と協力体制の構築を支援します。

課題解決：口頭指示の忘れ、タスクの放置、進捗確認の手間

「言った・言わない」のトラブルや、依頼したタスクが忘れられてしまうといった事態を防ぎます。

また、上司が進捗状況を確認するために、部下に都度声をかける手間も省けます。

特徴5：「ファイル共有の容易さ」と一元管理

ドキュメント、画像、動画など、様々な形式のファイルをチャット上で簡単に共有し、関連する会話とともに一元的に管理できます。

効果：大容量ファイルのスムーズな送受信、資料のバージョン管理の簡略化

メールの添付容量制限を気にすることなく、大容量のファイルもスムーズに共有できます。

最新版のファイルを共有し、チャット上でフィードバックや修正履歴を管理することで、ファイルのバージョン管理も比較的容易になります。

これにより、常に最新の正しい情報を参照できるようになります。

課題解決：メール添付容量制限、ファイルサーバーの煩雑な管理

メールで大きなファイルを送る際の圧縮・分割の手間や、ファイルサーバー内の複雑なフォルダ階層から目的のファイルを探し出す煩わしさを解消します。

チャットの文脈の中でファイルが共有されるため、後から見つけやすいのも特徴です。

特徴6：「ビデオ通話・音声通話機能」による柔軟なコミュニケーション

多くのビジネスチャットツールには、テキストチャットだけでなく、ビデオ通話や音声通話機能が統合されています。

効果：遠隔地との円滑な会議、テキストでは伝わらないニュアンスの補完

遠隔地にいるメンバーとも、顔を見ながらリアルタイムで会議や打ち合わせが可能です。

テキストだけでは伝わりにくい表情や声のトーンといった非言語情報も補完できるため、より深い相互理解を促進します。

画面共有機能を使えば、資料を一緒に見ながら議論することもできます。

課題解決：移動時間のロス、会議室不足、出張コスト

オンラインで会議ができるため、参加者の移動時間や出張コストを削減できます。

また、会議室の予約が不要になるため、より柔軟かつ迅速に打ち合わせを設定できます。

特徴7：「ビジネス利用を前提としたセキュリティと管理機能」

個人向けのチャットツールとは異なり、ビジネスチャットは企業の情報を安全に管理するためのセキュリティ機能や管理者向けの機能が充実しています。

効果：情報漏えいリスクの低減、コンプライアンスの確保、IT管理者の負担軽減

通信の暗号化、アクセス権限の設定、IPアドレス制限、監査ログの取得といったセキュリティ機能により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減します。

また、利用状況のモニタリングやユーザー管理機能により、企業のコンプライアンス遵守を支援し、IT管理者の運用負担を軽減します。

課題解決：個人向けチャットツールの業務利用（シャドーIT）によるセキュリティ懸念

従業員がセキュリティ対策の不十分な個人向けチャットツールを業務に利用してしまう「シャドーIT」のリスクを防ぎ、企業として統制の取れた安全なコミュニケーション環境を構築できます。

ビジネスチャットの「特徴」を活かした具体的な活用シーン

これらの特徴を理解した上で、実際の業務シーンでビジネスチャットをどのように活用できるのか、具体的な例を見ていきましょう。

シーン1：プロジェクト管理における進捗共有と課題解決

プロジェクト専用のグループチャットを作成し、メンバー間の進捗報告、課題の共有、資料の共同編集、意思決定などをリアルタイムで行います。

タスク管理機能を活用して各メンバーの担当業務と期限を明確にし、進捗を可視化することで、遅延の早期発見やリソースの最適化に役立ちます。

シーン2：部門横断的なコミュニケーションと連携強化

異なる部門のメンバーが参加するテーマ別のチャネル（例：新製品開発、顧客満足度向上委員会など）を設け、情報交換やアイデア出しを活発に行います。

これにより、部門間の壁を取り払い、組織全体の知識や経験を結集して、より創造的な解決策を生み出すことができます。

シーン3：テレワーク環境下でのチームワーク維持と生産性向上

オンラインでの朝礼・夕礼、日々の業務報告、気軽な相談や雑談などをビジネスチャットで行い、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消します。

ビデオ通話機能を使った定期的なチームミーティングや1on1も、チームの一体感維持やメンバーのモチベーション向上に有効です。

シーン4：迅速な顧客対応や社外パートナーとの連携（※セキュリティに配慮）

ツールによっては、外部ユーザーを安全に招待できる機能を備えています。

これを利用して、特定の顧客との専用チャネルを設けて迅速な問い合わせ対応を行ったり、協力会社や外部コンサルタントとのプロジェクト連携をスムーズに進めたりすることが可能です。

ただし、情報セキュリティには最大限の注意が必要です。

シーン5：会議の事前準備・事後フォローの効率化と会議時間の短縮

会議前にアジェンダや資料をチャットで共有し、事前に意見や質問を収集します。

会議中にはリアルタイムで議事録を共有・編集し、会議後は決定事項やネクストアクションをタスク化してフォローアップします。

これにより、会議全体の生産性を大幅に向上させることができます。

ビジネスチャットの「特徴」を最大限に引き出すための運用ポイント

ビジネスチャットの持つ特徴を最大限に活かし、導入効果を高めるためには、いくつかの運用上のポイントがあります。

ポイント1：導入目的を明確にし、全社で共有する

「何のためにビジネスチャットを導入するのか」「それによってどのような課題を解決したいのか」という目的を明確にし、経営層から従業員まで、組織全体で共有することが最も重要です。

目的意識が統一されていれば、活用方法も自然と定まります。

ポイント2：自社の課題と照らし合わせ、必要な特徴・機能を見極める

ビジネスチャットツールには様々な特徴や機能がありますが、自社の課題解決に本当に必要なものは何かを見極め、優先順位をつけることが大切です。

多機能であれば良いというわけではなく、自社のニーズに合致したツールを選ぶことが重要です。

ポイント3：明確な利用ルールを策定し、定着を促す

チャネルの作成基準、メッセージのマナー、通知設定の推奨、情報共有の範囲など、効果的かつ安全に利用するための明確なルールを策定し、全従業員に周知徹底します。

ルールがあることで、混乱を防ぎ、スムーズな定着を促すことができます。

ポイント4：定期的な活用状況の確認と改善を行う

導入後も、定期的に利用状況をモニタリングし、従業員からのフィードバックを収集して、運用ルールや活用方法を見直し、改善していくことが重要です。

PDCAサイクルを回し、継続的に最適化を図ることで、ビジネスチャットの効果を持続的に高めることができます。

まとめ：ビジネスチャットの特徴を理解し、自社の課題解決と成長へつなげよう

ビジネスチャットは、その多様な「特徴」を正しく理解し、自社の目的や課題に合わせて戦略的に活用することで、コミュニケーションのあり方を根本から変革し、組織全体の生産性を大きく向上させる可能性を秘めたツールです。

迅速な情報伝達、円滑な情報共有、効率的なタスク管理、柔軟な働き方の支援など、ビジネスチャットがもたらすメリットは多岐にわたります。

本記事で解説したビジネスチャットの主要な特徴や、それがどのように企業の課題解決に貢献するのかを参考に、ぜひあなたの組織でも、ビジネスチャットの導入・活用を検討してみてください。

その際には、単に機能を比較するだけでなく、自社の文化や従業員のITスキルに合った、使いやすく、かつ必要なセキュリティレベルを満たしたツールを選ぶことが重要です。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、シンプルで直感的な操作性に加え、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話（Chatwork Live）、ノート機能といった業務に必要な機能がバランス良く搭載されており、多くの中小企業でコミュニケーション改善や業務効率化の目的で導入が進んでいます。

Chatworkは、日本のビジネス環境や働き方を考慮して設計されており、導入から運用までのサポート体制も整っているため、ITツールの活用にこれから本格的に取り組みたい企業や、既存のコミュニケーションに課題を感じている企業にとって、本記事で解説したようなビジネスチャットの特徴を活かすための有力な選択肢の一つとなるでしょう。

多くのビジネスチャットツールでは無料プランやトライアルが提供されていますので、まずは実際に試してみて、その特徴や自社との相性を確かめてみることをお勧めします。

ビジネスチャットの特性を最大限に引き出し、組織の成長と発展につなげていきましょう。