ビジネスチャットの用途とは？業務効率を劇的に変える具体的な活用シーン15選

「日々のメール対応に時間がかかりすぎる...」「会議が多くて本来の業務が進まない...」「社内の情報共有がもっとスムーズになれば...」多くの企業が、このようなコミュニケーションに関する課題を抱えているのではないでしょうか。

そんな中、業務効率を改善するツールとして「ビジネスチャット」への関心が高まっています。

しかし、「具体的にどんなことに使えるの？」「導入すると私たちの業務はどう変わるの？」といった疑問を持つ方も多いでしょう。

この記事では、ビジネスチャットが持つ様々な「用途」と、それが日々の業務をどのように変え、課題解決にどう貢献するのかを、具体的な活用シーンを交えながら分かりやすく解説します。

あなたの会社では、こんなコミュニケーションの「お悩み」ありませんか？

「うちの会社にはビジネスチャットなんてまだ早いのでは...」そうお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、日々の業務を振り返ってみると、実は多くの企業で共通するコミュニケーション上の「お悩み」が潜んでいるものです。

もし、以下のような状況に心当たりがあれば、ビジネスチャットがその解決の大きな一歩となるかもしれません。

メール対応に追われ、本来の業務が進まない...

毎日、社内外からの大量のメールを確認し、返信を作成し、情報を整理する...この繰り返しに多くの時間を費やしていませんか。

重要な情報が他のメールに埋もれてしまったり、CcやBccの管理が煩雑で、誰にどこまで情報が共有されているのか把握しきれなかったりすることもあるでしょう。

返信待ちで作業がストップしてしまう、という経験も一度や二度ではないかもしれません。

会議が多く、時間ばかりが過ぎていく...

情報共有のためだけに招集される会議、目的が曖昧なまま始まり結論が出ない会議、一部の人だけが発言して終わる会議...。

こうした非効率な会議に、貴重な業務時間が奪われていないでしょうか。

参加者のスケジュール調整や会議室の確保、そして会議後の議事録作成といった付随業務も、見えないコストとしてのしかかっています。

社内の情報共有がスムーズにいかず、認識のズレが生じる...

「あの情報は誰が持っているんだっけ？」「この件、どこまで進んでいるの？」といった確認作業に手間取っていませんか。

必要な情報が必要な人に適切なタイミングで伝わらず、部門間やチーム内で認識のズレが生じ、手戻りやトラブルの原因になっているかもしれません。

情報が特定の個人や部署に偏在し、組織全体として有効活用できていない「情報のサイロ化」も大きな課題です。

テレワークでの連携が難しく、生産性が落ちている気がする...

テレワークやリモートワークを導入したものの、オフィスにいた時のような気軽な相談や雑談がしづらくなり、コミュニケーションの量や質が低下したと感じていませんか。

チームメンバーの状況が見えにくく、業務の進捗管理や連携が難しくなり、結果として生産性が落ちているのではないかと不安になることもあるでしょう。

従業員の孤独感や疎外感も、見過ごせない問題です。

大切な情報が埋もれてしまい、探すのに一苦労...

過去のメールやファイルサーバーの中から、必要な情報を探し出すのに多くの時間を費やしていませんか。

担当者が異動したり退職したりすると、過去の経緯やノウハウが分からなくなってしまう、といった経験はありませんか。

同じような質問が社内で繰り返され、その都度対応に追われるのも非効率です。

これらの「お悩み」は、実はビジネスチャットを効果的に活用することで、大きく改善できる可能性があります。

そもそもビジネスチャットとは？多様な用途を支える基本機能をおさらい

ビジネスチャットの具体的な用途を見ていく前に、まずはその基本的な定義と、多様な用途を支える主要な機能について簡単におさらいしておきましょう。

ビジネスチャットの定義と従来のコミュニケーションツールとの違い

ビジネスチャットとは、企業や組織内での利用を前提として開発された、チャット形式のコミュニケーションツールです。

従来のメールや電話と比較して、リアルタイム性の高いメッセージ交換、グループでの効率的な情報共有、過去のやり取りの検索の容易さなどが大きな違いとして挙げられます。

また、個人向けチャットアプリとは異なり、セキュリティ機能や管理機能が強化されている点も、ビジネス利用における重要な特徴です。

主な搭載機能（チャット、グループ作成、ファイル共有、タスク管理、ビデオ通話など）

多くのビジネスチャットツールには、以下のような基本的な機能が搭載されており、これらが多様な「用途」を可能にしています。

• チャット（ダイレクトメッセージ、グループチャット）：個人間や複数人でのテキストベースのコミュニケーション。

• ファイル共有：ドキュメント、画像、動画など様々な形式のファイルを簡単に共有。
• タスク管理：チャットからタスクを作成し、担当者や期限を設定して管理。
• ビデオ通話／音声通話：オンラインでの会議や打ち合わせを実施。
• 検索機能：過去のメッセージや共有ファイルをキーワードなどで検索。
• 通知機能：新着メッセージやタスクの期限などを通知。
• メンション機能：特定の相手に確実にメッセージを伝える。
• リアクション機能：簡単な意思表示や感情表現を行う。

これらの機能を組み合わせることで、ビジネスチャットは単なる連絡手段を超えた、業務効率化のための多目的プラットフォームとして機能します。

【コミュニケーション改善編】ビジネスチャットの基本的な用途

ビジネスチャットの最も基本的な用途は、社内外のコミュニケーションを円滑にし、その質とスピードを向上させることです。

用途1：社内の報告・連絡・相談（報連相）の迅速化と確実性向上

日々の業務における「報告・連絡・相談」は、ビジネスの基本です。

ビジネスチャットを使えば、上司への進捗報告、同僚への情報連絡、先輩への業務相談などを、メールよりも手軽かつ迅速に行えます。

グループチャットで関係者全員に一斉に報告・連絡できるため、伝達漏れも防ぎやすくなります。

既読機能があるツールなら、相手が確認したかも把握できます。

用途2：部署・チーム内でのリアルタイムな情報共有と意思疎通

部署やチームごとに専用のグループチャットを作成し、日常的な業務連絡、資料共有、簡易的な打ち合わせなどを行います。

これにより、メンバー間の情報格差がなくなり、常に最新の状況を共有しながら業務を進めることができます。

ちょっとした質問や確認も気軽に行えるため、意思疎通が円滑になり、認識の齟齬を防ぎます。

用途3：拠点間・部門間のスムーズな連携と情報格差の解消

物理的に離れた拠点間や、普段あまり接点のない部門間でも、ビジネスチャットを通じて容易にコミュニケーションを取ることができます。

全社的なアナウンスや、部門横断プロジェクトに関する情報共有などもスムーズに行え、組織全体の情報格差解消と一体感の醸成に役立ちます。

用途4：緊急時の迅速な情報伝達と安否確認

システム障害、自然災害、顧客からの緊急クレームなど、迅速な対応が求められる事態が発生した場合、ビジネスチャットは強力な情報伝達手段となります。

関係者に一斉に状況を通知し、指示を出したり、安否確認を行ったりすることが可能です。

電話回線が混み合っている状況でも、インターネット経由で連絡が取れる可能性があります。

用途5：気軽なコミュニケーションによる社内活性化とエンゲージメント向上

業務連絡だけでなく、雑談や趣味に関する情報交換のためのチャネルを設けることで、従業員同士の気軽なコミュニケーションを促進し、社内の雰囲気を活性化させることができます。

これにより、部門を超えた交流が生まれたり、従業員のエンゲージメント（会社への愛着や貢献意欲）向上につながったりすることも期待できます。

【業務効率化編】ビジネスチャットの応用的な用途

基本的なコミュニケーション改善に加え、ビジネスチャットは様々な業務プロセスの効率化にも活用できます。

用途6：会議の事前準備・議事録共有・フォローアップによる会議効率化

会議前にアジェンダや関連資料をチャットで共有し、参加者の事前準備を促します。

会議中に出た意見や決定事項をリアルタイムでチャットに記録し、簡易的な議事録として活用することも可能です。

会議後は、決定事項や宿題をタスク化し、チャットでフォローアップすることで、会議の成果を確実に行動に繋げます。

用途7：会議そのものの代替手段としての活用（チャット会議）

情報共有や簡単な意思決定が目的であれば、わざわざ会議を開かずに、ビジネスチャット上で議論し、結論を出す「チャット会議」で代替できる場合があります。

これにより、参加者の時間的拘束を減らし、会議室の確保や移動といった手間も削減できます。

用途8：プロジェクト管理における進捗共有とタスク管理

プロジェクトごとに専用のグループチャットを作成し、メンバー間の進捗報告、課題の共有、成果物のレビューなどを行います。

ビジネスチャットのタスク管理機能を活用すれば、誰がどのタスクを担当し、期限はいつまでか、進捗状況はどうなっているのかを一覧で把握でき、プロジェクト全体の進行を円滑にします。

用途9：ファイル共有とバージョン管理、ナレッジの蓄積・共有

業務で必要なドキュメント、画像、動画などのファイルをチャット上で簡単に共有し、関連する議論とともに一元管理できます。

最新版のファイルを常に共有することで、誤った情報に基づく作業を防ぎます。

また、過去のやり取りや共有された資料は検索可能なナレッジとして蓄積され、組織全体の知識資産となります。

用途10：テレワーク・リモートワークにおけるコミュニケーション基盤

テレワークやリモートワークといった場所にとらわれない働き方において、ビジネスチャットは不可欠なコミュニケーション基盤です。

オフィスにいるのと同様に、リアルタイムな情報共有、迅速な相談、チームメンバーとの連携を可能にし、生産性の維持・向上を支援します。

ビデオ通話機能を使えば、オンラインでの会議や朝礼も簡単に行えます。

用途11：社外関係者（取引先・協力会社）との連携強化（※セキュリティに配慮）

ツールによっては、外部のユーザーをゲストとして招待したり、特定のチャネルへの参加を許可したりする機能があります。

これを利用して、取引先や協力会社とのプロジェクトを共同で進めたり、顧客からの問い合わせに迅速に対応したりすることが可能です。

ただし、社外とのコミュニケーションにおいては、情報セキュリティポリシーを遵守し、アクセス権限の設定などを慎重に行う必要があります。

【特定目的・シーン別】ビジネスチャットのさらなる活用用途

上記以外にも、ビジネスチャットは特定の目的やシーンに合わせて、さらに多様な用途で活用することができます。

用途12：新人教育・OJTにおける情報共有とメンター制度のサポート

新人向けのグループチャットを作成し、業務マニュアルやQ&A、教育資料などを共有します。

新人が気軽に質問できる環境を作り、OJT担当者や先輩社員が迅速にサポートすることで、早期の戦力化を支援します。

メンターとの定期的なコミュニケーションにも活用できます。

用途13：社内アンケートや意見募集、アイデア出しのプラットフォーム

新しい制度に関する意見募集、福利厚生に関するアンケート、新商品・新サービスのアイデア出しなど、従業員からの意見やアイデアを幅広く集めるためのプラットフォームとして活用できます。

匿名で投稿できる機能があれば、より率直な意見が出やすくなります。

用途14：社内イベントの企画・告知・運営・フィードバック収集

社内レクリエーション、懇親会、勉強会といったイベントの企画段階から、参加者募集の告知、当日の運営連絡、そしてイベント後のアンケートによるフィードバック収集まで、一連のプロセスをビジネスチャットで効率的に行うことができます。

用途15：顧客からの問い合わせ対応の一次窓口やサポート（※限定的・要検討）

Webサイトにチャット窓口を設置し、顧客からの簡単な問い合わせに対する一次対応や、FAQへの誘導などを行う用途も考えられます（専用のカスタマーサポートツールとの使い分けが重要です）。

ただし、本格的な顧客サポートには専門ツールの導入を検討し、ビジネスチャットはあくまで補完的な役割とすることが望ましいでしょう。

この場合も、情報管理やセキュリティには十分な配慮が必要です。

ビジネスチャットの「用途」を最大限に引き出すための3つのポイント

ビジネスチャットの多様な用途を活かし、その効果を最大限に引き出すためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。

ポイント1：導入目的と解決したい課題を明確にする

まず、「何のためにビジネスチャットを導入するのか」「どのような業務課題を解決したいのか」という目的を明確にすることが全ての出発点です。

目的が明確であれば、どの機能を重点的に活用すべきか、どのような運用ルールが必要かが見えてきます。

ポイント2：自社の業務内容や文化に合わせた運用ルールを策定する

ビジネスチャットは自由度の高いツールですが、効果的に運用するためには一定のルールが必要です。

チャネルの作成基準、メッセージのマナー、情報共有の範囲、通知設定の推奨など、自社の業務内容や組織文化に合わせた実践的な運用ルールを策定し、全従業員で共有しましょう。

ポイント3：従業員への継続的な教育と活用事例の共有

ツールの基本的な使い方だけでなく、より効果的な活用方法や便利な機能、他部署での成功事例などを学ぶための研修や情報共有の機会を設けましょう。

従業員のITリテラシーや活用スキルを継続的に向上させることで、ビジネスチャットは組織全体でより深く、広く活用されるようになります。

まとめ：ビジネスチャットの多様な用途を理解し、自社の生産性向上へ

ビジネスチャットは、単なるメッセージ交換ツールではなく、その多様な「用途」を理解し、戦略的に活用することで、企業のコミュニケーションを根底から変革し、業務効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めた強力なプラットフォームです。

社内連絡の迅速化から、プロジェクト管理、会議の効率化、テレワーク支援、さらにはナレッジ共有や社内文化の醸成に至るまで、ビジネスチャットが貢献できる領域は非常に幅広いです。

本記事で紹介した様々な用途や活用シーンを参考に、ぜひあなたの組織でも、ビジネスチャットの新たな可能性を探求し、具体的な業務改善や生産性向上につなげてください。

その際には、自社の課題や目的に合致した機能が充実しており、かつ従業員が直感的に使いやすいツールを選ぶことが重要です。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、多くの中小企業で導入されており、本記事で解説したような多様な用途に対応できる機能を備えています。

Chatworkは、シンプルな操作性でありながら、チャット機能はもちろん、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話（Chatwork Live）、情報を整理しやすいノート機能などをバランス良く搭載し、日本のビジネス環境に馴染みやすいと評価されています。

特に、チャットからシームレスにタスクを作成・管理できる点や、社内外の多くのユーザーと安全に繋がれるコンタクト管理機能は、日々の業務効率化や連携強化に大きく貢献するでしょう。

もし、ビジネスチャットの導入や、より効果的な活用方法を検討されているのであれば、Chatworkのようなツールがどのように貴社の課題解決に役立つか、無料プランから試用して具体的な活用イメージを掴んでみるのも良いでしょう。

ビジネスチャットの真価を引き出し、組織全体の生産性を新たなレベルへと導きましょう。