ビジネスチャットとは？初心者にもわかる基本からメール・個人向けチャットとの違いまで徹底解説

最近、仕事の場で「ビジネスチャット」という言葉を耳にする機会が増えたと感じていませんか。

多くの企業で導入が進んでいる一方で、「そもそもビジネスチャットって何？」「メールや普段使うチャットアプリと何が違うの？」と、まだ具体的なイメージが湧かない方も多いかもしれません。

ビジネスチャットは、日々の業務におけるコミュニケーションのあり方を大きく変え、様々な課題を解決する可能性を秘めたツールです。

この記事では、ビジネスチャットとは何かという基本的な定義から、主な機能、そして他のコミュニケーションツールとの違いまで、初心者の方にも分かりやすく徹底的に解説します。

「ビジネスチャット」という言葉、聞いたことはありますか？

働き方が多様化し、ビジネスのスピードが加速する現代において、企業内のコミュニケーションはますます重要なテーマとなっています。

そんな中、新たなコミュニケーションツールとして「ビジネスチャット」が注目を集めています。

社内のコミュニケーションに課題を感じていませんか？

あなたの職場では、こんなことはありませんか？

• 毎日、大量のメールを確認・返信するだけで午前中が終わってしまう。
• ちょっとした確認のために電話をかけたり、会議を設定したりするのが手間だ。
• テレワークのメンバーと、オフィスにいる時のようなスムーズな連携が取れない。
• 重要な情報がメールに埋もれてしまい、後から探すのが大変だ。

これらの課題は、多くの企業が抱えるコミュニケーションに関する悩みです。

ビジネスチャットが、その解決策になるかもしれません

もし、上記のような課題に一つでも心当たりがあれば、ビジネスチャットがその解決策となる可能性があります。

ビジネスチャットは、単に「仕事で使うチャット」というだけでなく、これらの課題を解決するために設計された様々な特徴と機能を備えています。

まずは、その正体から見ていきましょう。

ビジネスチャットとは？一言でわかる基本の「き」

ビジネスチャットとは何か、その本質をシンプルに理解することから始めましょう。

ビジネス利用に特化した「仕事のためのチャットツール」

ビジネスチャットとは、一言で言えば「ビジネス（仕事）での利用を目的として開発された、チャット形式のコミュニケーションツール」です。

プライベートで使われるチャットアプリのように、リアルタイムで手軽にメッセージを送り合える利便性を持ちながら、仕事で使う上で不可欠な「セキュリティ機能」「管理機能」、そして業務効率を高めるための「便利機能」が強化されています。

組織内での円滑な情報共有、迅速な意思決定、そして効率的な共同作業を実現するためのプラットフォーム、それがビジネスチャットです。

ビジネスチャットが今、多くの企業で導入されている理由

ビジネスチャットが急速に普及している背景には、働き方の大きな変化があります。

テレワークの普及により、場所にとらわれないコミュニケーション手段が必要になったこと、そして、ビジネスのスピードが加速し、メールや電話といった従来の手段では対応しきれない場面が増えてきたことが挙げられます。

ビジネスチャットは、これらの現代的な課題に対応し、企業の生産性を向上させるための効果的なツールとして、多くの企業から選ばれているのです。

ビジネスチャットの主な機能｜これで一体何ができるの？

ビジネスチャットは、単にメッセージを送り合うだけではありません。

業務を円滑に進めるための様々な機能が搭載されています。

ここでは、代表的な機能を紹介します。

機能1：チャット機能（ダイレクトメッセージとグループチャット）

最も基本的な機能です。

特定の個人と1対1でやり取りする「ダイレクトメッセージ」と、複数人が参加して会話できる「グループチャット（チャネル）」があります。

グループチャットは、部署ごと、プロジェクトごと、あるいは特定のテーマごとに作成でき、関係者間での情報共有や議論に非常に便利です。

機能2：ファイル共有機能

ドキュメント、スプレッドシート、画像、動画など、様々な形式のファイルをチャット上で簡単に共有できます。

メールのように容量制限を気にする必要がなく、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作でアップロードできるツールがほとんどです。

共有されたファイルはチャットの履歴とともに保存されるため、後から探しやすいのも特徴です。

機能3：タスク管理機能

チャットでの会話の中から生まれた「やること」を、そのままタスクとして登録・管理できる機能です。

「誰が」「いつまでに」「何をやるのか」を明確に設定し、担当者に依頼することができます。

これにより、口頭やメールでの依頼による「言った・言わない」や「対応漏れ」を防ぎ、業務を確実に進めることができます。

機能4：ビデオ通話・音声通話機能

テキストチャットだけではニュアンスが伝わりにくい場合や、複雑な内容を議論したい場合には、チャットツール上から直接ビデオ通話や音声通話を開始できます。

別のツールを立ち上げる手間なく、シームレスにオンライン会議へ移行できるため、非常に効率的です。

画面共有機能を備えたツールも多くあります。

機能5：検索機能

過去のメッセージや共有されたファイルの中から、必要な情報をキーワードで検索できる機能です。

「あの件、どうなったんだっけ？」という時に、膨大なやり取りの中から目的の情報を迅速に見つけ出すことができます。

これにより、過去の情報が組織の知識資産（ナレッジ）として活用されやすくなります。

機能6：通知機能とメンション機能

自分宛のメッセージやタスクの期限などを、デスクトップやスマートフォンに通知してくれる機能です。

重要な連絡を見逃すのを防ぎます。

また、メンション機能（「@相手の名前」のように宛先を指定する機能）を使えば、多数のメッセージの中でも、特定の相手に確実にメッセージを届け、注意を促すことができます。

【徹底比較】ビジネスチャットと他のツールは一体何が違う？

ビジネスチャットの特徴をより深く理解するために、私たちが普段使っている他のコミュニケーションツールとの違いを比較してみましょう。

ビジネスチャット vs メール｜コミュニケーションのスピードと効率

メールは今でもビジネスの公式な連絡手段として重要ですが、社内の日常的なコミュニケーションにおいては、ビジネスチャットの方が効率的な場面が多くあります。

メールでは必須の「件名」「宛名」「挨拶」「署名」といった形式的な要素が、ビジネスチャットでは不要です。

これにより、本題に集中した、スピーディで簡潔なやり取りが可能になります。

また、グループチャットでの情報共有は、メールのCc/Bccに比べて、誰が情報を把握しているかが明確で、議論の流れも追いやすいという利点があります。

ビジネスチャット vs 個人向けチャットアプリ｜セキュリティと機能性

「チャットなら、普段プライベートで使っているアプリでも良いのでは？」と考える方もいるかもしれません。

しかし、個人向けチャットツールとビジネスチャットの最大の違いは、「セキュリティ」と「管理機能」にあります。

ビジネスチャットは、企業の重要な情報を取り扱うことを前提に、通信の暗号化、アクセス制限、利用状況のログ管理といった高度なセキュリティ対策が施されています。

また、タスク管理機能など、業務効率化に特化した機能が統合されている点も、個人向けチャットにはない大きな特徴です。

個人向けチャットを業務利用することは、情報漏えいや公私混同のリスクを伴うため、多くの企業で禁止されています。

ビジネスチャット vs 電話｜記録性と業務への割り込み

電話は、緊急性の高い要件を伝えるには最適な手段です。

しかし、相手の時間を一方的に拘束し、業務を中断させてしまうというデメリットがあります。

また、会話の内容が記録として残らないため、「言った・言わない」のトラブルの原因にもなり得ます。

ビジネスチャットであれば、相手の都合の良いタイミングでメッセージを確認・返信でき、やり取りはすべてテキストとして記録されるため、後から正確に内容を確認することができます。

それぞれのツールの違いと使い分け早見表

観点	ビジネスチャット	メール	個人向けチャットアプリ	電話
スピード	速い（リアルタイム）	遅い（非同期）	速い（リアルタイム）	最速（同期）
形式	カジュアル・簡潔	フォーマル・定型	カジュアル・簡潔	口頭（非定型）
記録性	高い（自動記録・検索可）	高い（検索はやや手間）	中程度（業務記録には不向き）	低い（録音しない限り残らない）
セキュリティ	高い（ビジネス用途設計）	中程度	低い（個人利用前提）	中程度（盗聴リスクあり）
機能性	業務効率化機能が豊富	テキスト・ファイル送受信	基本的なチャット機能	音声通話のみ
適した用途	社内連絡、情報共有、連携	社外との公式連絡、記録	プライベートなやり取り	緊急連絡、複雑な議論

なぜ今ビジネスチャットが必要？導入で得られる5つの大きなメリット

ビジネスチャットを導入することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。

ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。

メリット1：圧倒的なコミュニケーションスピードの向上

メールや会議に比べて、圧倒的に速いスピードで情報伝達や意思決定ができます。

これにより、業務の停滞を防ぎ、ビジネス全体のスピード感を高めることができます。

メリット2：情報共有の円滑化と組織の透明性確保

必要な情報が必要なメンバーにリアルタイムで共有されるため、情報格差や認識のズレが起こりにくくなります。

組織内の情報がオープンになることで、風通しの良い企業文化が醸成され、組織の透明性も確保されます。

メリット3：業務の抜け漏れ防止と生産性向上

タスク管理機能の活用により、業務の依頼や担当、期限が明確になり、対応漏れや失念を防ぎます。

また、コミュニケーションや情報検索にかかる時間が削減されることで、従業員は本来のコア業務に集中でき、組織全体の生産性が向上します。

メリット4：チームワークの強化とコラボレーションの促進

部門や役職を超えたコミュニケーションが活性化し、従業員同士の相互理解が深まります。

これにより、チームワークが強化され、より効果的なコラボレーション（共同作業）が促進されます。

メリット5：テレワークなど多様な働き方へのスムーズな対応

場所にとらわれずにコミュニケーションが取れるため、テレワークやリモートワークといった多様な働き方を強力にサポートします。

離れた場所で働く従業員同士でも、円滑な連携とチームの一体感維持が可能になります。

ビジネスチャットはあなたの会社のどんな課題を解決できるのか？

ビジネスチャットのメリットは、企業が抱える様々な課題の解決に直結します。

課題例1：メールの処理に時間がかかりすぎる

ビジネスチャットを社内の主要な連絡手段とすることで、メールの総量を大幅に削減し、メール対応に費やしていた時間を削減できます。

課題例2：会議が多く、なかなか業務が進まない

情報共有のための会議や簡単な打ち合わせをチャットやビデオ通話で代替することで、会議の数と時間を削減し、従業員が自分の業務に集中できる時間を増やせます。

課題例3：担当者不在時に業務の経緯がわからない

業務に関するやり取りがグループチャットに残っているため、担当者が不在の場合でも、他のメンバーが過去の経緯を確認し、対応を引き継ぎやすくなります。

課題例4：拠点間や部門間の連携が不足している

部門横断的なプロジェクトチャネルなどを作成することで、物理的な距離や組織の壁を越えたスムーズな連携を促進し、情報のサイロ化を防ぎます。

課題例5：個人向けチャットの業務利用にセキュリティ不安がある

企業としてセキュリティ対策が施された公式のビジネスチャットツールを提供することで、従業員が安全でない個人向けチャットを業務に利用する「シャドーIT」のリスクをなくし、情報ガバナンスを強化できます。

ビジネスチャット導入を検討する際の最初のステップ

もし、この記事を読んでビジネスチャットに興味を持ったなら、以下の3つのステップから始めてみることをお勧めします。

ステップ1：現状のコミュニケーション課題を洗い出す

まずは、自社のコミュニケーションにおいて、どのような点に課題を感じているのか、従業員の声も聞きながら具体的に洗い出してみましょう。

ステップ2：導入目的を明確にする

洗い出した課題を踏まえ、「何のためにビジネスチャットを導入するのか」という目的を明確にします。

例えば、「社内メールの量を半分にする」「会議時間を20%削減する」など、具体的な目標を立てることが重要です。

ステップ3：自社に合ったツールを比較検討する（無料プランから試す）

明確になった目的に基づき、いくつかのビジネスチャットツールを比較検討します。

多くのツールには無料プランやトライアル期間が用意されているので、まずは実際に使ってみて、操作性や機能が自社に合っているかを確認してみましょう。

まとめ：ビジネスチャットを理解し、新しい働き方を始めよう

ビジネスチャットとは、単なる「仕事用のチャット」ではなく、企業のコミュニケーション課題を解決し、生産性を向上させ、新しい働き方を実現するための強力なビジネスプラットフォームです。

メールの非効率さ、会議の多さ、情報共有の難しさといった、多くの企業が抱える悩みを、そのリアルタイム性、情報集約性、そして多彩な機能によって解決に導きます。

本記事で解説したビジネスチャットの基本的な特徴やメリット、そして他のツールとの違いを理解することで、なぜ今多くの企業がビジネスチャットを導入しているのか、その理由がお分かりいただけたのではないでしょうか。

自社の課題を解決し、より良い働き方を実現するための第一歩として、ビジネスチャットの導入を検討することは非常に有意義です。

その際には、本記事で紹介したようなビジネスに必要な機能をバランス良く備え、かつ誰でも直感的に使えるツールを選ぶことが成功の鍵となります。

例えば、国産のビジネスチャットツールである「Chatwork」は、シンプルで直感的な操作性、充実したタスク管理機能やファイル共有機能、そして「Chatwork Live」によるスムーズなビデオ通話機能などを備え、多くの中小企業で初めてのビジネスチャットツールとして導入され、コミュニケーション改善に貢献しています。

Chatworkは、本記事で解説したようなビジネスチャットの特徴、特に「セキュリティ」と「業務効率化機能」を両立しており、日本のビジネス環境にフィットするよう設計されています。

もし「ビジネスチャットとはどんなものか、実際に触れてみたい」とお考えなら、Chatworkは無料プランから利用を開始できますので、その使いやすさや効果をぜひ体験してみてください。

ビジネスチャットを正しく理解し、活用することで、あなたの会社の働き方はきっとより良いものになるはずです。