社内コミュニケーションツールの課題とは？効果的な改善方法やおすすめツールも紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

社内コミュニケーションにおける課題として、「情報共有を効率化したい」「従業員間のコミュニケーションを活発化したい」という悩みがある人も多いのではないでしょうか。

本記事では、社内コミュニケーションツールの課題と原因を紹介しつつ、社内コミュニケーションの課題を改善する具体的な方法などを解説します。

社内コミュニケーションの課題改善に役立つツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

社内コミュニケーションツールを導入する重要性

社内コミュニケーションツールを導入すると、メールのような形式的な挨拶文などを省略でき、社員同士のやりとりを効率化できます。

チャットを通じてリアルタイムに情報共有ができるため、関係部署間や取引先とのコミュニケーションもスムーズになります。

また、タスク管理機能を搭載しているツールが多く、作業の進捗状況を可視化できるため、個人の業務効率化だけでなく、チーム全体の生産性向上につながります。

近年では、さまざまな社内コミュニケーションツールがありますが、Chatwork（チャットワーク）を導入している企業が増えています。

シンプルな画面で直感的に操作できるため、ITツールに不慣れな人でも使いやすく、社内に浸透しやすいことが特徴です。

チャットでの情報共有やファイル共有が簡単にでき、過去のやりとりを紐づけて管理できるため、必要な情報を検索・参照しやすくなります。

社内コミュニケーションツールの課題と原因

社内コミュニケーションツールの課題と原因として、次のような点が挙げられます。

以下で、それぞれの詳細について紹介します。

リモートワークの普及による距離感

リモートワークでは相手の稼働している状況が見えないため、「話しかけても良いタイミングなのか？」と戸惑ってしまい、距離感ができてしまうことが課題のひとつです。

オフィスで顔を合わせたときや休憩中のちょっとした雑談がなくなり、チームとしての一体感を実感しづらくなります。

また、同僚やチームメンバーが今何をしているか見えない状況だと孤立感を抱きやすく、モチベーションの低下につながるケースも少なくありません。

報連相の不足による誤解や遅延

報告・連絡・相談が不足するとチーム内での情報共有が上手くいかず、チームメンバーや上司が進捗状況を把握しづらいことが課題です。

適切な判断やサポートが遅れてしまい、トラブルが起こった際の対応が後手に回ってしまうと、問題が深刻化しやすくなります。

また、テキストベースのコミュニケーションでは意図が正確に伝わらなかったり、誤解が生じたりすることがあり、業務効率が低下する可能性があります。

職場環境や組織文化への悪影響

オンライン上でのやりとりが上手くいかないと、現場の課題が経営層まで届かず、組織全体が停滞するリスクがあることが課題です。

リモートワークの場合、上司や管理職から一方的に指示する形になりやすく、従業員が発言するタイミングがない閉鎖的な環境になってしまいます。

また、オンライン上での発言内容や態度が相手に不快感を与えていることに気づきにくく、表面化しにくいため、ハラスメントが放置される可能性もあります。

社内コミュニケーションの課題を解決するメリット

社内コミュニケーションの課題を解決すると、次のようなメリットを享受できます。

以下で、それぞれのメリットについて紹介します。

情報共有の活発化とアイデアの創出

社内コミュニケーションの課題を解決すると、必要な情報をスムーズに共有できるようになり、作業の重複や無駄なやりとりを減らすことができます。

タスクが属人化しないようにノウハウをチーム全体で共有すれば、チームメンバーのスキルアップや品質の均一化につながります。

また、異なる部署や役職、クライアントなどのさまざまな人が交流することで、多角的な視点で意見交換できることもメリットです。

1人では思いつかないような斬新なアイデアや提案が生まれやすくなり、課題を解決するための選択肢を広げることができます。

社員の働きやすさ・モチベーション改善

普段から周囲に相談しやすい雰囲気を醸成すれば、仕事での悩み・不安などを一人で抱え込まず、働きやすい環境を構築できます。

自分の意見が尊重されていると実感できると、仕事への主体性が高まり、より積極的に業務に取り組めるようになります。

また、自分のタスクがプロジェクトや組織全体に対してどのように影響するかを理解することで、仕事へのやりがいを感じることができ、モチベーションの維持につながります。

顧客対応やサービス品質の向上

社内コミュニケーションが円滑になると、プロジェクトチームや部署間での情報共有がスムーズになります。

顧客情報や対応履歴などのデータを迅速に共有できれば、顧客からの問い合わせやクレーム内容が正しく担当者に伝わり、連携不足による遅延を防ぐことが可能です。

従業員のモチベーションや定着率が高まることで、顧客対応の品質を維持・向上でき、ブランドイメージの向上につながります。

また、顧客からの意見を社内で共有すれば、顧客のニーズを反映した製品開発・改善が促進され、より品質の高いサービスを提供できます。

社内コミュニケーションの課題を改善する方法

社内コミュニケーションの課題を改善する方法として、次のようなものが挙げられます。

以下で、それぞれの方法について紹介します。

コミュニケーションツールの活用

コミュニケーションツールを導入するとリアルタイムで情報共有できるため、メールや電話でのやりとりにかかっていた時間を短縮することが可能です。

社内での連絡手段をコミュニケーションツールに統一し、情報を一元管理すれば必要な情報を探しやすくなり、業務効率化につながります。

また、モバイル対応のツールを活用すれば、外出先でもスムーズに情報を確認・共有できるため、リモートワークなどの柔軟な働き方を実現できます。

社内ミーティングの定例化

社内ミーティングを定例化することで、プロジェクトの進捗状況や経営方針などの重要事項をスムーズに共有できます。

オンライン上に集まって会話する機会を作ることで、メンバー同士の関係性や帰属意識を維持する効果があり、新入社員のオンボーディングにも有効です。

定期的に意見交換の場があることで、従業員は安心して情報共有できるようになり、オンライン上でのやりとりに慣れることで報連相のハードルを下げることができます。

職場環境や組織文化の改革

社内コミュニケーションツールを導入すると、普段関わりのない役職の人や他部署とのコミュニケーションを活発化でき、組織全体の風通しが良くなります。

とくに経営層や管理職が積極的にコミュニケーションを取り、意見に耳を傾ける姿勢を示すことで、従業員はチームの一員として尊重されていると実感しやすくなります。

また、意思決定のプロセスや重要な情報を従業員と共有することで、組織としての透明性が高まり、経営に対する信頼を深めることも可能です。

社内コミュニケーションの課題を改善するツール3選

社内コミュニケーションの課題改善に役立つツールとして、次のようなものが挙げられます。

以下で、それぞれのツールの特徴や用途について紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、メールのような定型的な挨拶文が必要がなく、スタンプや絵文字を使って気軽にコミュニケーションが取れるツールです。

チャット形式でリアルタイムでやりとりでき、メールより迅速に情報共有ができるため、日常的な連絡ツールのほか、緊急時の連絡手段としても有効です。

プロジェクト単位・チーム単位でチャットグループを作成すれば、関連する情報を一元管理できるため、必要な情報を検索・参照しやすくなります。

また、社内外のさまざまな人と円滑にコミュニケーションが取れるため、リモートワークなどの多様な働き方を促進することも可能です。

社内SNS

社内SNSとは、社内だけで利用するSNSのことです。

ちょっとした雑談や業務上の情報共有がしやすく、社員同士が気軽に情報の発信・閲覧ができるため、チームの連帯感の強化につながります。

無料で使えるサービスもありますが、月額制という場合が多く、利用する人数などによって料金プランが異なります。

無料プランやトライアルを用意しているツールもあるため、まずは使い勝手を試してから本格的に導入するかどうかを判断すると良いでしょう。

グループウェア

グループウェアは、業務効率化に役立つ機能を統合したソフトウェアです。

タスクの進捗状況やマニュアルなどを一元的に管理・共有できるため、従業員ごとの情報格差をなくしつつ、業務の透明性を高めることができます。

また、オンライン会議を開催したり、掲示板で情報共有したりなど、自社の状況や利用用途に応じてコミュニケーションの方法を選択できることが特徴です。

グループウェアを活用すれば、個人のタスクやチーム全体のスケジュールを共有・連携できるため、チーム全体の生産性向上が期待できます。

社内コミュニケーションツールで課題を解決するなら「Chatwork（チャットワーク）」

今回は、社内コミュニケーションツールの課題と原因や、社内コミュニケーションツールを導入すべき理由、おすすめのツールなどを紹介しました。

オンライン上でのコミュニケーションを円滑にするために、「Chatwork」のようなビジネスチャットツールを導入する事例もあります。

チャット形式で気軽にやりとりすることで、議論や相談しやすい雰囲気を作れるため、従業員間のコミュニケーションを活発化させることが可能です。

メールや電話よりスムーズに情報を共有でき、タスク・スケジュールなどを一元管理することもできるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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