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コミュニケーションツールで社内を活性化！ツールの特徴や導入のメリット、効果的な活用方法を紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
本記事では、社内のコミュニケーション活性化に役立つツールの種類や特徴、導入のメリット、効果的な活用方法などを詳しく紹介します
社内コミュニケーションに課題を抱えている方はぜひ参考にしてください。
社内コミュニケーションにツールが役立つ理由
現代ではプロジェクトが多部門にまたがり、国内外の人材やパートナーと協業するケースが増えています。
働き方の多様化が進み、テレワークやフレックス勤務など物理的に離れて働くことが当たり前になりました。
こうした環境下では、対面や電話、メールだけでは情報共有が遅れたり、認識のズレが生じたりしやすくなります。
そのギャップを埋めるのが社内コミュニケーションツールです。
チャットでのリアルタイムなやりとり、資料の即時共有、プロジェクトごとの情報集約などにより、スピード感をもって意思決定ができ、部署を越えた協力関係もスムーズになります。
ツールを適切に導入することで、情報の抜け漏れや重複作業の削減、従業員同士の理解促進といった組織の強化が期待できます。
社内コミュニケーションツール導入のメリット5選
ここでは、社内コミュニケーションツールの導入によって得られる主なメリットを解説します。
業務の効率化
社内コミュニケーションツールを使えば、メールや電話など従来の手段に比べ、やり取りが迅速になり、応答までのタイムラグが減少します。
たとえば、チャット機能で気軽に質問できたり、プロジェクトの進捗をリアルタイムで可視化することで、無駄な確認作業や会議の頻度を削減します。
また、タスクやファイルがツール上で整理されていれば、探す時間や重複作業も減り、業務全体の効率化につながります。
情報共有の促進
異なる部署や遠隔地のメンバー・パートナーとの連携が増える中、情報が分断されたり「知らなかった」が原因でミスが起きたりするケースは少なくありません。
コミュニケーションツールによって、プロジェクトごとの情報やノウハウ、進捗状況が一元管理でき、過去の議論や資料にもアクセスしやすくなります。
コミュニケーションの活性化
ツールがあることで、形式にとらわれないやりとりが増え、部署や役職を越えた対話も生まれやすくなります。
小さな相談や雑談、アイデアの共有が気軽にできる環境が整えば、チームの心理的な距離が縮まり、活発な意見交換につながります。
オンライン・オフライン問わず、リアクション機能やコメント機能などを活用することで、コミュニケーションが促進され、組織全体の活力が向上します。
従業員エンゲージメントの向上
メンバーが会社のビジョンやプロジェクトの目的を把握し、自分の貢献が見えるようになると、仕事に対する帰属意識・満足感が高まりやすくなります。
コミュニケーションツールを通じて代表メッセージや行動指針を発信したり、従業員の声を拾って改善につなげたりすることで「組織の一員である」という感覚が強くなり、離職率低下やモチベーション持続にもつながります。
情報漏洩リスクの低減
従来のメールや口頭・紙ベースでのやりとりでは、誤送信や添付ファイルのミス、認可されていない人のアクセスなどによる情報漏洩のリスクが高まります。
コミュニケーションツールには、アクセス制限、ログ記録、ファイル暗号化、誤送信防止機能などが備わっていることが多いため、適切に設定・運用すれば、機密情報や個人情報の漏洩リスクを低減させることができます。
コミュニケーションツールの主な種類と機能
コミュニケーションツールには複数のタイプがあり、それぞれ搭載機能が異なります。
ここでは代表的なツールと、主な機能について解説します。
ビジネスチャット型
ビジネスチャット型は、テキストベースでの即時メッセージ交換を中心に設計されたタイプです。
チームやプロジェクトごとのグループを作成し、メンションや通知で必要なメンバーに情報を届けやすくしています。
ファイルの添付・共有やリンク送付が手軽で、モバイル端末から利用できることも多いため、場所や時間を問わずコミュニケーションをとるのに適しています。
特に、国産ツールである「Chatwork」 は、日本企業の利用を想定したシンプルで直感的な設計が特徴です。
タスク管理機能やビデオ通話機能も備えており、メッセージのやり取りだけでなく業務進行までを一元管理できるため、中小企業から大企業まで幅広く導入が進んでいます。
グループウェア型
グループウェア型は、スケジュール管理や掲示板、企業ポータル、ワークフロー管理など、社内業務を幅広く包括する機能が備えられているのが特徴です。
部署間や拠点間での業務調整、稟議・承認プロセスの可視化、社内ドキュメントの整理など、業務の土台を整える役割を担います。
業務の進捗や報告・通知機能もあり、誰がどの案件を担当しているか、どの資料が最新版かといった情報が一目でわかるようになるため、整合性の高い業務運営が可能になります。
社内SNS型
社内SNS型は、組織文化やエンゲージメントを高めることに重きを置いたタイプのツールです。
投稿／コメント／「いいね」などの機能を通じて、日常的な交流やアイデアの共有、雑談などのコミュニケーションをサポートします。
タイムライン形式で情報が流れるので、リアルタイムで情報発信ができ、部署や上下関係を越えて双方向のコミュニケーションがしやすいことが特徴です。
また、組織内部の雰囲気を知る手がかりとして活用したり、新入社員・中途入社社員の自己紹介を発信したりなどの使い方もできます。
自社に合った社内コミュニケーションツールの選定ポイント
社内コミュニケーションツールは数多く存在しますが、自社に最適なものを選ぶには明確な基準が必要です。
基準が曖昧なまま導入してしまうと、「機能を使いこなせない」「従業員に定着しない」といった事態につながりかねません。
ここでは、ツール選定時に押さえておくべき4つのポイントを解説します。
導入目的の明確化
まず最初にやるべきは、ツールを導入する目的を明確にすることです。
たとえば「部署間の情報共有を早めたい」「リモート勤務の従業員との連携を強化したい」「意思決定プロセスを可視化したい」など、現状の課題や目指すゴールを具体的に洗い出します。
必要な機能の整理
導入目的が決まったら、それを達成するために必要な機能を整理しましょう。
たとえば、チャット機能・ファイル共有・スレッドによる議論整理・タスク管理・グループ／プロジェクトごとのチャネル／通知の細かさなど、できるだけ多くの観点から検討することがポイントです。
また、モバイル対応や複数拠点・オフィス外でのアクセス性も確認しておく必要があります。
必要な機能を事前に検討し、リストアップしておくことで、導入後のギャップを防ぎ、コストや手間の無駄を抑えます。
操作性の確認
コミュニケーションツールの機能がどれだけ優れていても、操作性が低ければ定着にはつながりません。
操作性を確認する際には、UI／UXのシンプルさや直感的な操作ができるかをチェックし、従業員のITリテラシーの幅を考慮することが大切です。
ツールのデモ版やトライアルを利用して実際に従業員が操作してみて、チャットの使い勝手・ファイルのアップロード・検索や通知の受け取り方などをチェックしましょう。
さらに、マルチデバイス対応（スマホ・タブレットなど）や挙動のレスポンスも確認し、ストレスなく使えるかどうかを確かめることも重要です。
セキュリティの強度
コミュニケーションツールでは、機密情報・個人情報を扱うことも多いため、セキュリティ面の確認は欠かせません。
選定時には、データが暗号化されるか、アクセス制限・権限管理が細かく設定できるか、ログの取得機能や監査機能があるかどうかなどの点を確認しましょう。
また、外部との連携やクラウド保存の方式、データセンターの所在など、情報漏洩リスクを下げる要素もチェックしておくことが重要です。
セキュリティが甘いツールを選ぶと、情報漏洩が発生する可能性があるため、慎重に選定する必要があります。
コミュニケーションツールを効果的に活用する方法
コミュニケーションツールを社内に定着させ、効果を最大化するには、導入後の運用方法や改善の工夫が不可欠です。
ここでは、効果的に活用するためのポイントを5つ解説します。
小規模でのスタート
最初からツールの全社展開を狙うと、混乱を招く可能性があります。
まずは、一部の部署や特定のプロジェクトなどといった小規模な範囲で、試験的に導入しましょう。
実際の利用状況から課題を洗い出し、運用ルールや利用目的を明確化することで、スムーズな全社展開につながります。
小規模から始めることで、課題や効率的な運用方法が見えやすくなるメリットもあります。
利用ルールの策定
コミュニケーションツールは、便利である反面、使い方が統一されていなければ効果が半減してしまうおそれがあります。
たとえば「業務連絡はチャット」「重要情報はスレッドで共有」など、社内で共通のツール使用ルールを決めておくことが大切です。
ルールを文書化し、全員が確認できるようにしておけば、認識のズレを防ぎ、効率的な運用がしやすくなります。
使い方の共有・研修
ツールの使い方が分からない従業員が多いと、導入しても定着しないまま終わってしまいます。
そのため、基本的な操作方法や便利機能を紹介する研修を実施し、マニュアルやFAQを社内に共有しておくことが効果的です。
とくに、従業員間でITリテラシーに差がある組織では、誰もが安心してツールを利用できる環境を整える必要があります。
情報の一元化
コミュニケーションツールの導入効果を高めるには、ツール上で扱う情報を一か所に集約する仕組みが欠かせません。
チャット履歴、ファイル、タスク情報などが分散していると、結局は探す手間が増えてしまいます。
そのため、全社的な情報や勤怠に関わる情報はわかりやすい場所へ配置する、部署ごとにメインフォルダを決めるなどの工夫をすれば業務効率が大きく改善され、意思決定のスピードも向上します。
継続的な改善
コミュニケーションツールは導入して終わりではなく、継続的な改善が必要です。
定期的に利用状況を振り返り、「使われていない機能はないか」「ルールが形骸化していないか」などの点を確認しましょう。
従業員の声を取り入れながら改善を繰り返すことで、現場にフィットしたツールの運用方法が定着します。
改善を繰り返すことにより、さらなるツール導入の効果向上が期待できるでしょう。
使いやすい社内コミュニケーションツール「Chatwork」
社内コミュニケーションツールは、情報共有の円滑化や業務効率の向上、従業員エンゲージメントの強化に欠かせない存在です。
なかでも、国産のビジネスチャットツール「Chatwork」は、シンプルでわかりやすい操作性と、タスク管理・ファイル共有・通話など実務に直結する機能が充実しています。
小規模から大規模まで柔軟に対応でき、導入効果を実感しやすいツールです。
効率的な連携基盤を整える一歩として、Chatworkの活用をぜひ検討してみてください。
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