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他部署との連携がうまくいかない理由は？連携の強化・推進に効果的な方法も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
他部署との連携は、企業の競争力やサービス品質の向上に重要な取り組みです。
しかし、具体的な方法がわからず、なんらかの施策を実施しても思うような効果が得られないというケースも少なくありません。
実際に「部署間の連携を強化したいけれど方法がわからない」「うまくいかない原因が特定できない」といった悩みを抱える人も多いのではないでしょうか。
本記事では、他部署との連携を強化する具体的な方法や、連携がうまくいかない理由をわかりやすく解説します。
他部署との連携を目指す理由とメリット
今、他部署との連携が重要視されているのは、変化の速い現代のビジネス環境で、企業が成長しつづけるために必要な要素だからです。
適切な方法によって部署間の協力を促すことで、働きやすい職場環境と継続的な成長を実現できます。
以下では、他部署との連携が重要な理由を、3つのメリットとともに解説します。
業務効率化と生産性の向上
他部署との連携は企業のパフォーマンスを最大化し、業務効率と生産性を向上させるために不可欠な取り組みです。
適切な方法で連携を強化すれば、各部署の専門知識やリソースが広く活用できるようになり、単一の部署では困難な課題もスムーズに解決できます。
たとえば開発部門だけでは行き詰まっていた課題も、マーケティングや営業から顧客の声やデータを共有してもらえば、解決の糸口を見つけられる可能性が高まります。
また、連携により情報の流れや引き継ぎがスムーズになれば、業務プロセスの最適化や重複業務の削減も実現できるでしょう。
さらに、連携強化により情報がリーダーや経営層へスムーズに伝達されれば、意思決定の迅速化も可能です。
イノベーションの促進
イノベーションの創出には異なる専門知識やスキル、視点、経験が交わる環境が欠かせません。
自社に合った方法で連携を強化し、各部署の人材同士が交流する機会を増やせば、イノベーションの促進につながります。
さらに、連携強化の取り組みを継続すれば、高品質でニーズにも合致したサービスや商品を、安定的に提供できるようになります。
イノベーションにより生み出された良質な体験が、顧客との関係構築や長期的な成長を後押しする点もメリットと言えます。
持続的な競争力を手に入れ、市場で存在感を増すためにも、ぜひ部署間の連携強化に取り組みましょう。
従業員エンゲージメント向上
企業への愛着や熱意を意味する従業員エンゲージメントが向上することも、他部署との連携を強化するメリットです。
部署を越えた連携により、従業員同士の横のつながりが育まれます。
専門性を活かした連携を実現すれば、自身の働きが仲間や組織の利益になる実感も得やすくなり、帰属意識も高まります。
結果として一体感が増し、従業員エンゲージメントも向上するでしょう。
また、良好な関係構築と帰属意識は、離職の原因となりうる人間関係や雰囲気の悪化の防止にもつながります。
時間をかけて育てた従業員の流出も防げるため、現時点で連携に課題を抱いているなら、適切な方法で改善することが効果的です。
他部署との連携がうまくいかない5つの原因
他部署との連携を成功させるためには、まずうまくいかない原因を把握することが重要です。
原因を知り、解決方法の考案や効果測定に役立てれば、部署同士が気持ちよく協力できる環境を構築できます。
以下では、他部署との連携を阻害する、5つの原因を紹介します。
コミュニケーション不足
他部署との連携がうまくいかない原因のひとつが、日ごろのコミュニケーション不足です。
とくに、自部署だけで業務が完結する場合、物理的な距離がある場合などは高い確率でコミュニケーション不足に陥ります。
他部署の人材と交流がおこなわれない状況が長く続くと、連携しない風潮が根付きかねません。
そのため、他部署との連携を強化したいのであれば、コミュニケーション不足の原因を解消することが不可欠です。
なお、コミュニケーション不足の具体的な原因は、部署間の情報共有がどの程度うまくいっているかをチェックすることで、より明確にできます。
セクショナリズムの発生
組織全体の利益より、自部署の利益を重視するセクショナリズムも、連携を阻害する原因です。
自部署の成果を優先するあまり、他部署を敵対視したり、無関心になったりするため、結果として連携が生まれにくくなります。
また、ほかの部署の状況を把握せず業務を進めるため、無駄な業務や重複業務が多発するリスクもあります。
万が一、利益を重視した過激な行動に出た場合、企業の信頼を損なうトラブルにも発展しかねません。
セクショナリズムは連携を阻害するだけでなく、企業の成長や利益にも悪影響を及ぼすため、発見次第迅速に対処しましょう。
相互理解の不足
お互いの業務内容や専門分野、在籍する人材などへの理解の不足は部署を越えた連携の妨げとなります。
相互理解が不足していると、どのようなコミュニケーションを取ればいいか、何の業務でどの部署と連携すべきかをスムーズに判断できません。
さらに、判断の難しさが心理的な距離を生み、結果として自部署のみで仕事を完結させる風潮が根付きます。
完全な理解は難しいですが、互いを尊重し、最善の判断をするためにも適切な方法で相互理解を深めていきましょう。
なお、理解不足に陥る原因は円滑にコミュニケーションできる環境がない、人材の流動性が低いなどが挙げられます。
明確な目標設定・共有の欠如
企業としての目標や将来像が設定されていない、両者が共有されていない状況はセクショナリズムを招きます。
さらに、従業員全員が同じ方向を向きにくくなるため、他部署との連携を促してもうまく浸透しません。
一時的な連携が生まれる可能性もありますが、目指すものが各部署で違うため一過性の取り組みとして終わるでしょう。
ほかにも、従業員エンゲージメントやモチベーション、サービス品質の低下などを招くため、目標設定や共有が済んでいないなら迅速に対応することをおすすめします。
連携手段の不足
他部署との連携が進まない根本的な原因のひとつが、適切な連絡手段の不足です。
とくに中小企業は大企業と比べ、メールや電話といった従来の手段を多用するケースが多く、この効率の悪さが連携を阻害する要因となっています。
連携手段が不足した状態では、連携意欲を高める施策を実施しても物理的な距離や心理的な負担を解消できず、思うような成果を得られません。
そのため、連携不足を解消し、施策効果を最大化するには、時間や労力の壁を越えるツールの活用が不可欠です。
たとえば、近年多くの企業が導入するビジネスチャットなら、チャットならではのスピード感と、ファイル共有やタスク管理などの多彩でスムーズな連携を後押しします。
代表的なツールのひとつである「Chatwork」もその選択肢のひとつです。
他部署との連携を促進・強化する方法4選
他部署との連携がうまくいかない原因を把握できたら、次は連携を促進・強化する具体的な方法をみていきましょう。
意識に働きかける方法から、コミュニケーションや情報共有を円滑にする方法まで幅広く紹介しているので、自社の状況にあわせて実施してみてください。
組織の目標・ビジョンを浸透
他部署との連携強化には組織の目標や、目指す理想像であるビジョンの浸透が効果的です。
組織として何を目指すのかを明確化し、全体に浸透させれば、従業員全員が同じ方向を向けます。
皆が全体の利益を目標に考え、行動できるようになるため、セクショナリズムもスムーズに解消できるでしょう。
共有方法については、ビジネスチャット・社内Wikiを使った一斉共有や社内報の発行、全体会議の活用が定番です。
あわせて、部門を横断する目標と効果測定のための定量的な指標を設定し、共有するとより高い効果を期待できます。
定期的なコミュニケーションの場を設置
従業員同士が接触する機会を増やし、相互理解を深めるためには、定期的なコミュニケーションの場を提供することが有効です。
複数部署が参加する短い定例会議やシャッフルランチ、周年記念の懇親会などを定期的に開催し、交流を促せば対話不足による不理解をスムーズに解決できます。
また、勤務形態や距離により直接顔を合わせることが難しい場合は、複数部署の人材が参加するオンラインミーティングの定期開催も効果的です。
交流を通して人材同士の横のつながりや信頼関係が育まれれば、日常のコミュニケーションも増加します。
成功事例や失敗事例、ノウハウの伝達が活性化すれば業務効率の向上にも役立つでしょう。
共通言語の構築と称賛文化の醸成
専門分野が絡む業務において、専門用語への知識や専門性に差があれば思うようにやり取りが進みません。
そのため他部署との連携を強化するためには、専門用語集の作成や勉強会により用語への理解を深める、専門用語の言い換えや意味のリストを全体に共有するなどの施策が不可欠です。
専門用語を共通言語化したり、言い換えたりすれば知識量に差があっても円滑にコミュニケーションが進み、ストレスの少ない連携が可能となります。
また、部署間の連携を促進するなら、称賛文化を根付かせることも有効です。
協力への感謝を直接的に伝えれば、信頼関係が構築され、積極的に連携する文化を醸成できます。
方法については、称賛メッセージと少額の報酬を送るピアボーナス、感謝を伝えるサンクスカードの活用が効果的です。
情報共有を徹底する仕組みの構築
他部署との連携を継続的な取り組みにするためには、情報共有を徹底する仕組みを構築しましょう。
具体的には、情報共有や連携を評価する人事制度の導入、部署を横断した目標の設定などの方法が効果的です。
仕組みを整え、自然に情報共有がおこなわれる環境を構築すれば、他部署とのスムーズな連携が実現できます。
また、コミュニケーションや情報伝達を効率化する、デジタルツールの導入もおすすめです。
デジタルツールならメールや電話には難しい、情報の一斉共有をスムーズにおこなえます。
さらに、情報共有のスピードと確実性を高められるため、全社的に浸透させればより円滑な連携を実現できます。
他部署との連携方法としておすすめのツール
他部署との連携を促進・強化する方法とぜひ併用したいのが、コミュニケーションの効率化や相互理解の促進に役立つデジタルツールです。
自社の状況やニーズに合ったものを導入し、適切に運用すれば施策の効果を最大化できます。
連携のハードルを下げる効果や、良好な関係の構築を促進する効果も期待できるので、積極的に活用しましょう。
社内SNS
社内SNSとは組織内限定で利用する、ソーシャルメディア型のデジタルツールです。
タイムラインへの投稿やコメントなどを通して従業員同士の交流を促すツールで、積極的に活用すれば部署や立場を越えた関係構築を後押しします。
また、定期的に目標やビジョンを共有すれば、これらの浸透も可能です。
業務関連のナレッジを投稿すれば、共通言語の構築にも役立つでしょう。
業務を直接的にサポートする機能は少ないですが、より気軽なコミュニケーションを促進したいなら有効なツールです。
ピアボーナスツール
ピアボーナスツールは、称賛のメッセージと少額の報酬を手軽に送れるツールです。
SNS感覚でやり取りできる気軽さと、管理や集計の手間を削減する機能により、ピアボーナス制度の導入と浸透を力強く後押しします。
従業員全員に活用を促せば称賛文化が育まれ、さらに相互理解も深まるため、連携しやすい雰囲気を作りやすくなります。
社内SNSと同様に業務効率や生産性を直接高める機能は付属していませんが、連携に積極的な社風を定着させたいなら、ぜひ活用したいおすすめツールです。
ビジネスチャット
業務でのコミュニケーションをよりスムーズにするツールが、Chatworkをはじめとするビジネスチャットです。
メールのような定型的な挨拶が不要かつ、会話に近い簡潔な文章でやり取りするため、よりスピーディーにコミュニケーションを進められます。
スマートフォンとパソコンの両方で使えるため、在宅ワーク中の従業員や外出の多い営業部の人材、別拠点の部署とも円滑に情報交換をおこなえます。
送信したメッセージやファイルが記録として残る点もメリットです。
検索も容易なため「言った・言わない」トラブルの防止につながり、さらに過去の事例や情報を簡単に参照できるナレッジツールとしても機能します。
メールや電話といった従来の連絡方法に限界を感じている、物理的な距離の問題を解消して円滑な連携を実現したいならぜひ導入しましょう。
他部署とのスムーズな連携方法ならChatwork
他部署とのスムーズな連携を実現したいなら、目標を設定・共有し、連携を促進する施策を実施することが有効です。
そこに、物理的な距離や心理的な負担を解消するデジタルツールを加えると、部署を越えた協力が生まれる社風を育めます。
従業員エンゲージメントや業務効率の向上はもちろん、イノベーションの創出にも役立つため、ぜひ複合的に実施してスムーズな連携を実現しましょう。
また、デジタルツールの選定で迷っているなら、ITに不慣れな人でも簡単に使えるビジネスチャット「Chatwork」がおすすめです。
複数人へ容易に情報を共有できるグループチャットに加え、ファイル共有やタスク管理など、業務効率化を後押しする機能も多数備えています。
機密性の高い情報をしっかりと保護する優れたセキュリティも備えているので、ぜひ無料プランやトライアルを活用し、その有用性を確かめてみてください。
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