クラウド型グループウェアの機能やメリット、選び方のコツをご紹介

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社内での円滑な情報共有は、仕事の生産性を向上するために欠かすことができません。

朝会や定例会議による口頭での情報共有から、回覧板や掲示板を使う方法まで、さまざまな方法で情報共有が行われてきましたが、近年ではITの進化にともなって、ビジネスに関わる情報もインターネットを介して社内共有する企業が増えています。

そんな中、社内での情報共有の円滑化を目的に作られた「クラウド型グループウェア」が注目を浴びています。

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クラウド型グループウェアとは?

グループウェアとは、円滑な社内情報の共有・ナレッジのシェアを実現し、組織やチームでのコラボレーションを助ける役割を果たすツール・サービスのことを言います。
専用のソフトウェアをPCにインストールして使うものもありますが、近年ではインターネットを介して利用するクラウド型のツールが主流です。スマートフォンなどからもアクセスができ、インターネットにさえ繋がっていれば、時間や場所を問わずいつでもアクセスすることが可能です。

2018年にキーマンズネットが行った「グループウェアの利用状況」に関するアンケート調査※[1]によると、中小企業のグループウェアの導入率は4年間で29.6ポイントも増加しており、導入が大きく進んでいることがわかります。

グループウェア導入のメリット

では、グループウェアを導入することでどんなメリットがあるのでしょう。具体的にみていきましょう。

業務のスピードアップ

いつでもアクセスできる情報共有のインフラがあることで、外回りの多い営業職の社員でも、社内で勤務している人と同じ情報をタイムリーに得ることができるようになります。
また、物理的な場所や時間に縛られず、スピーディーな情報共有ができるようになるということは、意思決定の速度も上がることになるため、仕事全体のスピードアップにもつながり、ひいては顧客へのサービス品質の向上にもよい影響を与えます。

無駄な時間やコストの削減

グループウェアの導入は、ペーパレス化によるコストの削減や、それらに関連する無駄な時間の削減にもつながります。
インターネットを介した情報共有がメインになれば、資料の配布の必要もなくなり、それにより、印刷にかかる費用、印刷や配布にかかっていた時間、印刷された用紙を管理する手間の削減にも繋がるのです。

柔軟な働き方の実現

在宅勤務などの状態でもスムーズに仕事が進められることもメリットのひとつでしょう。災害時や感染症対策のために出社ができない状況であっても、会社にいるときと同じ情報にアクセスできれば、生産性を保つことができます。
介護や育児など、家庭の事情で毎日の出社が難しくなった社員に対しても、柔軟な働き方を提案できるようになり、離職率の改善も見込めます。

グループウェアのよくある機能

グループウェアはさまざまな機能が備わっています。以下は一部の機能のご紹介ですが、数多くの機能を有するグループウェアもあるため、導入検討時には製品ごとに詳しい調査が必要です。

チャット機能

社内外の指定した人とチャットでコミュニケーションできる機能

ワークフロー機能

さまざまな申請や承認、決裁業務をオンライン上で完結できるようになる機能

スケジュール管理機能

個人の予定やチームのスケジュールの確認と共有ができる機能

ファイル管理/共有機能

電子ファイルを格納、管理、共有できる機能

タスク管理

個人のToDoリストの管理だけでなく、進捗状況の共有や業務の割り振りなどを管理できる機能

アドレス帳

顧客に関する情報を一元管理できる機能

施設予約機能

会議室の空き状況の確認や予約ができる機能

数多くの機能がある一方で、導入済みの企業からは、「使いこなせていない」という声もよく聞きます。導入を成功させるためには、機能の豊富さよりも、自社の課題解決につながる最適な機能が備わっていることのほうが重要です。

それでは一体どのような基準でグループウェアを選ぶとよいのでしょう。

失敗しないグループウェアの選び方

はじめに述べたとおり、グループウェアは組織やチームでのコラボレーションを助ける役割を果たすものです。そのため、いかに組織全体で活用でき、メリットが感じられるかが重要なポイントとなります。

グループウェアの導入を成功させるために、まずは以下の項目を整理しておきましょう。

導入目的に適う機能が備わっているか

グループウェア導入の目的として多く上げられるのが、

  • 業務効率化
  • 情報共有の円滑化
  • コミュニケーションの活性化

などです。

グループウェアにはたくさんの機能が備わっており、これら全部を解決できる製品も存在します。
しかし、一気にすべての課題を解決するためには、たくさんの機能を使いこなさなければなりません。 現場の社員もいきなり多くの機能を理解し、習得するのはとても難しく、特にIT製品に不慣れで抵抗のある社員が多い場合は、導入自体失敗に終わる可能性も出てきます。

そのため、まずは自社や組織にとって1番今解決が必要な課題は何かを整理した上で、たくさんの機能が必要か、それとも、その課題解決に特化した機能が備わったものがよいかを検討してみてください。

例えば、「コミュニケーションの活性化」が自社にとって1番の目的なのであれば、コミュニケーションに特化したツールなども選択肢にいれることをおすすめします。
ビジネスチャットツールは、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールで、電話やメールの欠点を補う形で使うことができ、スピーディーなコミュニケーションを実現できます。チャットでのやり取りのほかに、ファイルの共有やWeb会議などもおこなうことができるため、情報共有の円滑化やコミュニケーションの活性化などの効果が期待できます。また、社内のみならず、社外の取引先とのやり取りにも活用が可能です。

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このように、目的が明確であれば、それに特化したサービスを活用したほうが、費用対効果がよくなる場合もあります。

利用中のツールとの連携が可能か

すでに利用している業務システムやサービスがある場合、その製品との連携が実現できると、より業務での活用度合いが上がります。異なるツール間を移動する必要も減り、作業効率が大きくアップするでしょう。 連携に開発を必要とするものもあれば、簡単に連携できるものもあるため、グループウェアを選ぶ際はほかのツールとの連携性も加味して選びましょう。

利用者が使い続けられる操作性か

IT製品の操作に不慣れな人が多い職場の場合、いきなりツールを導入しても社内に浸透せず、活用されない可能性があります。そのため、ツールの操作性については、導入前に実際の利用者に試しに使ってもらう機会をもつことをおすすめします。

また、このようなツールの導入は、導入当初はプロジェクトチームが外部のパートナーの協力を得ながら取り組むことが多いですが、その後の活用は現場まかせとなるケースもよく見られます。 組織利用における継続的なサポートが受けられるか、また、活用を助ける情報が随時提供されるかも導入時に確認しておいたほうがよいでしょう。

まずは無料で試験導入し活用イメージを掴みましょう

多くのグループウェアは無料プランや、期間限定のトライアルプランがあります。試験的に導入をして、自社に最適な機能が備わっているか、使い勝手も含め試してみましょう。その際は一気に多くの人を巻き込むのではなく、まずは少ない人数で使い初めてみるのもよいでしょう。

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※[1] 出典:2018年1月5日〜19日実施 キーマンズネット 「グループウェアの利用状況」に関するアンケート
https://www.keyman.or.jp/kn/articles/1802/08/news137.html

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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