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取引先とのコミュニケーションを円滑化するには？課題とポイントを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
企業が利益を得る上で、取引先とのコミュニケーションは欠かせません。
しかし、近年はオンラインでのコミュニケーションが主流になり、従来のやり方がうまくいかずに悩んでいる企業も多いようです。
本記事では、企業が取引先と円滑にコミュニケーションを図るためのポイントや、直面しやすい課題について解説します。
また、取引先との主な連絡手段や、コミュニケーションにおいて生じやすい疑問への対応策も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
取引先とのコミュニケーションが重要視される理由
取引先とのコミュニケーションが重要視される理由には、さまざまなものがあります。
以下では、代表的な内容を紹介します。
信頼関係が構築できるため
企業が取引先と信頼関係を築くためには、適切なコミュニケーションが欠かせません。
双方が誠意ある対応を積み重ねることで相互理解が深まり、商品やサービスへの信頼感にもつながります。
取引先とスムーズにコミュニケーションをとるには、日頃からの丁寧なコミュニケーションや、有事の際の迅速な情報共有などが重要です。
ミスや誤解を防げるため
企業が取引先とのコミュニケーションを怠ると、情報の受け取り方にズレが生じ、大きなミスや信頼の損失につながる恐れがあります。
取引先とのトラブルを防ぐためには、記録に残る手段でコミュニケーションをおこない、重要な内容については繰り返し確認するなどの工夫が必要です。
担当者がこまめに連絡を取って相手の状況を把握しておけば、業務上・取引上の行き違いも防ぎやすくなるでしょう。
サービス品質向上につながるため
取引先とコミュニケーションを重ねるなかで、相手の要望をじっくり聞いたり、自社の課題を把握できたりする機会を得られれば、より的確な対応が可能になります。
相手のニーズに合った対応を継続できれば、取引先からの信頼度も高まるでしょう。
取引先の期待に沿う対応ができたことによって従業員のモチベーション向上が期待でき、提供する商品やサービスの品質向上にもつながります。
従業員のモチベーション向上、商品・サービスの品質向上は、企業価値の向上にも貢献します。
取引先とのコミュニケーション手段は主に4つ
取引先とコミュニケーションを取る手段は、主に4種類です。
以下で、各コミュニケーション手段の概要を紹介します。
直接訪問
直接訪問は、取引先企業へ担当者が訪問するコミュニケーション形式です。
先方との信頼関係を深め、相手の状況を正確に把握する上で有効な手段です。
営業担当が対面で会話をすることで、細かなニュアンスも伝わりやすくなり、より円滑な意思疎通が期待できます。
ただし、移動時間や交通費がかかるほか、アポイントの調整に手間がかかります。
電話・ボイスチャット
電話やボイスチャットは、音声でおこなうコミュニケーションです。
企業間の音声通話では、スマートフォンの通話機能やチャットツールの音声機能などを使うことが多く、急ぎの連絡や短い確認事項を問い合わせるときなどに適しています。
相手の表情が見えない分、話す速さや声のトーンには十分な配慮が求められます。
また、焦って話すと内容が正確に伝わらないおそれがあるため、要件を落ち着いて明確に伝える姿勢が求められます。
メール・テキストチャット
メールやチャットは、テキストによるコミュニケーション手段です。
チャットは入力したテキストがリアルタイムで共有されるため、即時性が高く、スピードが求められる連絡に使われます。
一方、取引先への見積送付や納期確認などの重要な内容には、送受信の履歴を残せるメールが適しています。
テキストのみだと双方の意図が伝わりにくい場合もあるため、込み入った内容を説明したい場合などには電話やオンライン会議を併用することが望ましいでしょう。
ビデオ通話
ビデオ通話は、ツールを通じて対話をおこなうコミュニケーション方式です。
取引先担当者の顔を見ながら会話できるため、相手の表情や反応を確認しやすいという利点があります。
商談や重要な打ち合わせ、プロジェクトの進捗報告、新商品の提案など、対面で会話をすることが望ましい場面で広く利用されています。
ビデオ通話はリモート参加が可能なため、場所にとらわれず関係者を集めることができ、出張の手間やコストを削減することが可能です。
ただし、ビデオ通話にはカメラやマイクの用意が必須で、ビジネスに相応しい背景や服装を整えるなどの事前準備が必要です。
取引先とのコミュニケーションにおける課題
取引先とのコミュニケーションの課題には、さまざまなものがあります。
以下では、代表的な課題について解説します。
情報共有にタイムラグが発生する
オンライン会議や音声通話のやり取りでは、通信環境によるタイムラグで発言が重なったり、会話が聞こえにくくなったりするケースがあります。
とくに取引先との打ち合わせでは、会話のテンポのズレが誤解や情報伝達のミスにつながるおそれがあるため、注意が必要です。
取引先と円滑にコミュニケーションを取るには、話し終える際に「以上です」や「どうぞ」などの一言を添えると効果的です。
取引先担当者の発言に対しては、最後まで傾聴する姿勢を保つことで、会話のテンポのズレを最小限におさえられます。
また、先方がメールを日常的に使わないにもかかわらず、メールでコミュニケーションを取ろうとすると、確認が遅れてタイムラグが発生する場合もあります。
このようなケースでは、メールを送る曜日や時間を決める、電話を併用するなどの対策が有効です。
コミュニケーション方針が異なる
自社と取引先のコミュニケーション方針に大きな違いがあるケースも問題です。
コミュニケーションの頻度や使用ツール、対面を重視するか非対面で問題ないかなど、コミュニケーションに対する考えに隔たりがあると、双方の連携が取りづらくなります。
双方の意向をすり合わせて適切なコミュニケーション方法を選択することで、トラブルの防止や信頼関係の維持につながります。
ツールの操作レベルが異なる
自社もしくは取引先の担当者がオンラインツールに不慣れな場合、コミュニケーションに支障が出る可能性があります。
たとえばビデオ通話の際、マイクを適切に設定できずに音声が聞こえない、画面共有ができないなどのトラブルを招く可能性があります。
ツールの操作レベルが異なることが原因のトラブルを防ぐためには、事前に基本的な操作方法を確認し、従業員同士で練習しておくことが有効です。
マニュアルを見ても疑問が解消できない場合は、公式サイトにあるヘルプや解説動画などを活用するとスムーズに対応できます。
また、先方へはメールなどで操作方法を事前共有しておくとよいでしょう。
感情が伝わりにくいことがある
取引先のコミュニケーションにおいて、相手の感情や温度感が伝わりにくい場合があります。
チャットやメールでは「急いでいるのか」「怒っているのか」などのニュアンスを汲み取るのが難しい場面も多いため、適切な文章を心がけましょう。
感情を伝えるために絵文字を使いたい場合は、双方の信頼関係や相手の価値観に配慮しないと失礼になるため注意が必要です。
ビデオ通話でのやり取りでは可能な限りカメラをオンにし、相手の表情を確認しつつこちらの表情も見せられる環境を用意すると、感情や温度感を共有しやすくなります。
取引先とのコミュニケーションを円滑に行うポイント
続いて、取引先とのコミュニケーションを円滑に行うポイントを紹介します。
誠実さの伝わる話し方で印象を高める
取引先とのコミュニケーションでは、清潔感のある服装や聞き取りやすい話し方、ビジネスの場に相応しい姿勢などへの配慮が必要です。
話す内容についても、社内でしか使わないような専門用語は避け、相手が理解しやすい言葉で伝えることが大切です。
表現については「なるべく早めにお願いします」のような曖昧な内容ではなく「⚪︎日の何時までにお願いいたします」のように具体的に伝えると誤解を防げます。
コミュニケーションツールで効率化を図る
取引先とのやり取りをスムーズにおこなうには、業務に適したコミュニケーションツールを活用することがおすすめです。
たとえば、メールよりもチャットツールを利用すれば、テンポよく会話のように連絡が取れます。
ファイルのやり取りをする場合は、オンラインストレージを導入することで、大容量のファイルも安全に共有できます。
ただし、取引先によって利用できるツールが限られる場合もあるため、事前に確認しながら選定することが重要です。
＞ビジネスチャットでのコミュニケーションのコツに関する記事はこちら
積極的でこまめなコミュニケーションを心がける
テキスト、オンライン、対面などの手段を問わず、こまめなコミュニケーションを心がけることも大切です。
こまめなコミュニケーションを実施することで、接触頻度が高いほど相手に好印象を与えやすくなる「ザイオンス効果（単純接触効果）」も期待できます。
ザイオンス効果による好感は、長時間のやり取りよりも、短時間でも定期的に接する方が得られやすいとされています。
取引先へのお礼や報告など、小さな連絡を積極的に行ってコミュニケーションの機会を増やすことが重要です。
感情を具体化して伝える
細かなニュアンスが伝わりにくい手段でコミュニケーションを取る場合、感情を具体化して伝えることも有効です。
オンラインコミュニケーションでは、画面越しでも伝わるリアクションや、簡潔で誤解のない言葉への言い換えなどを実施することも有効です。
テキストでのコミュニケーションでは、打ち合わせに時間を割いてもらったことや取引成立への感謝を述べたり、時候の挨拶で先方を気遣ったりする姿勢を見せるとよいでしょう。
取引先とのコミュニケーションにはChatwork
取引先と円滑なコミュニケーションをおこなうには、清潔感のある服装や丁寧な話し方など、誠実さが伝わる態度を心がけましょう。
話す内容については、専門用語を避けて相手がイメージできる具体例などを交えてやり取りすることが大切です。
オンラインでのコミュニケーションが主流の現代では、ビジネスチャットやオンラインストレージなどのツールを活用するのもおすすめです。
Chatworkは基本のチャット機能のほか、音声通話やビデオ通話などオンラインでのやり取りで欠かせない機能を備え、絵文字も豊富に用意しています。
基本の機能は無料で試せるので、興味のある方はぜひ一度使ってみてください。
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