コミュニケーション計画とは？作り方やPMBOKとの関係・業種別具体例も

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

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目次

プロジェクトやチーム業務を円滑に進めるうえで欠かせないのが「コミュニケーション計画」です。

誰に・何を・どのように伝えるかをあらかじめ整理することで、情報共有のミスや認識のズレを防ぎ、業務効率や成果物の質を高めることができます。

本記事では、コミュニケーション計画の基本や作成ステップ、業種別の具体例、ツールを活用する際のポイントなどをわかりやすく解説します。

コミュニケーション計画とは？どういう意味がある？

コミュニケーション計画とは、プロジェクトや組織において、誰に・何を・どのように伝えるのかを事前に整理し、情報共有の円滑化を目的として策定する計画のことです。

曖昧な情報伝達や伝え漏れを防ぐために、目的や方法、頻度、ツールをあらかじめ決めておくことで、業務の円滑化や成果物の品質向上につながります。

プロジェクトマネジメントでは、コミュニケーション計画が関係者との連携や認識合わせに欠かせない要素とされています。

とくに大規模なプロジェクトでは、メンバーごとに前提知識や期待値が異なるケースも多いため、コミュニケーション計画を策定しておくことが信頼関係の構築にもつながります。

PMBOK（ピンボック）とは？

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめたガイドラインで、プロジェクトを円滑に進めるための標準的な手法や考え方が整理されています。

PMBOKにおいて「コミュニケーション・マネジメント」は、10ある知識エリアのうちの1つと位置付けられており、情報伝達の方法や頻度、媒体、タイミングなどを定める「コミュニケーション計画の策定」が重要なプロセスとされています。

たとえば、PMBOKでは以下のような流れでコミュニケーション計画を進めることが推奨されています。

このように、PMBOKにおけるコミュニケーション計画は、単なる連絡体制の整備にとどまらず、プロジェクトの成功率を高めるための土台ともいえる重要な要素です。

コミュニケーション計画を策定する3つのメリット

コミュニケーション計画を策定する主なメリットは以下の3つです。

コミュニケーション計画を策定することで、情報伝達が最適化され、業務全体の効率や成果物の品質が向上します。

とくにプロジェクトやチーム業務においては、無駄なやりとりを減らし、認識のズレを防ぐ仕組みとして大きな効果を発揮します。

ここからは3つのメリットについて詳しく解説します。

メリット①コミュニケーションの最適化

チャットやビデオ会議、タスク管理ツールなどを活用すれば、一定の情報共有は可能です。

しかし、コミュニケーション計画を策定することで、「誰に・いつ・何を・どう伝えるか」を明確にでき、やりとりの精度をさらに高められます。

たとえば、ビジネスチャットツール「Chatwork」を使うと、チャットやファイル共有、タスク機能などを通じて情報伝達がスムーズになります。

さらに、あらかじめコミュニケーション計画を立てておけば、「報告は毎週月曜の午前中までに済ませる」「緊急連絡は音声通話でおこなう」など、目的や緊急度に応じた適切な伝え方が選べるようになります。

結果として伝達ミスや対応の遅れが減り、よりよいコミュニケーションが実現できるでしょう。

メリット②業務効率化の実現

コミュニケーションの方針やルールを事前に決めておくと、連絡を確認する手間や、伝達ミスによる手戻りを減らせるため、業務全体の効率化が期待できます。

たとえば、社内で「進捗報告は金曜正午までにスレッド内へ記載する」と決めておけば、関係者が都度確認する必要がなくなり、情報が整理された状態で共有されます。

また、コミュニケーションの流れが整備されていれば、急なトラブル時にも「どこに相談すべきか」「誰が判断するか」が明確になり、スピーディに対応できるでしょう。

メリット③成果物のクオリティ向上

連絡に関する認識のズレや誤解を防止できることで、成果物の品質も向上します。

コミュニケーション計画のなかで、成果物のレビュータイミングや、確認すべき観点などを決めておけば、完成直前の修正や手戻りのリスクを減らすことにつながります。

結果として、納期やコストに余裕をもたせながら、完成度の高い成果物を提供することが可能です。

コミュニケーション計画を作る4ステップ

コミュニケーション計画を効果的に策定するには、段階を踏んで整理していくことが重要です。

以下の4つのステップに沿って取り組むと、現場で活用しやすい実践的な計画を作成することができます。

コミュニケーション計画を策定するには、まず現在の課題を把握し、目的や関係者、使用するツールやルールを順序立てて整理することが大切です。

ここからは、4つのステップの内容を詳しく見ていきましょう。

ステップ①コミュニケーションの現状を把握

まず最初に行うべきは、現状のコミュニケーションの実態を把握することです。

現在はどのような手段で、誰が、誰に対して、どんな情報を、どのタイミングで伝えているのかを洗い出します。

洗い出しの結果、「情報の伝達に時間がかかっている」「口頭のやりとりが多く記録が残らない」「誰がどの情報を把握しているのか不明確」といった課題が見えてくることもあります。

現状把握を通じて、ボトルネックとなっている部分や非効率な部分を明らかにし、計画に活かす土台を整えましょう。

ステップ②計画の目的を明確化

次に、コミュニケーション計画を策定する目的を明確にします。

たとえば、「社内の情報共有を円滑にする」「関係者との連携を強化する」「納期遅延を防ぐ」などのように目的を明確化することで、計画全体の方向性が定まります。

目的が曖昧なままだと、情報の優先順位や共有手段の選定にも迷いが生じてしまいます。

関係者全員で共通認識をもつためにも、目的は必ず言語化して共有しておきましょう。

ステップ③ステークホルダーごとに要件を整理

プロジェクトや業務には、情報の発信者・受信者・承認者など、さまざまな立場の関係者（ステークホルダー）が関わります。

このステップでは、それぞれのステークホルダーが「どのような情報を必要とするのか」「いつ、どのくらいの頻度で情報が必要なのか」などの点を整理します。

たとえば、マネージャーには週次で進捗報告、現場スタッフには日次でタスク指示など、役割ごとに必要な情報量・共有タイミングを検討しましょう。

ステップ④ツールやルールを決めて共有

最後のステップでは、コミュニケーションに使用するツールやルールを具体的に定め、関係者全員に共有します。

使用するツールは、チャットツール・グループウェア・メール・ビデオ会議など多岐にわたりますが、実際の業務に即して選定することが重要です。

たとえばChatworkは、チャット機能に加えて、タスク管理やファイル共有機能も備えているため、情報伝達から業務進行までを一貫しておこなうことができます。

「誰が」「いつまでに」「どのチャネルで」やりとりするかといったルールも合わせて整備すると、計画の再現性と実行性が高まります。

業種別！コミュニケーション計画の具体例とコツを解説

コミュニケーション計画は、業種によって重点を置くポイントが異なります。

ここでは、

の3つの領域に分けて、具体例とコツを整理しました。

以下で詳しく見ていきましょう。

広報・マーケティング

広報・マーケティングの分野では、社内外に向けて発信する情報の一貫性が鍵となります。

製品やサービスの内容を誤解なく伝えるために、プレスリリースやキャンペーン情報の共有タイミング、確認フロー、発信チャネルなどをあらかじめ整理しておくことが重要です。

また、外部パートナー（広告代理店・メディアなど）との連携にも対応できるよう、コミュニケーション体制を整えておくことで、誤情報の拡散や認識のズレを防げます。

人事・採用・教育

人事・採用・教育分野におけるコミュニケーションは、対象となる従業員層や採用候補者によって伝える内容や方法が異なります。

たとえば、社内制度変更の案内や研修の告知の際には、部署や役職ごとに適切な伝達ルートを使い分ける必要があります。

また、採用活動では、面接スケジュールや合否連絡の手順を標準化することで、すべての採用候補者へ偏りなく連絡できるようになります。

人事・採用・教育いずれの分野についても、チャットツールやイントラネットなどの複数手段を組み合わせ、「情報が確実に伝わるコミュニケーション設計」にすることがポイントです。

営業・カスタマーサクセス

営業やカスタマーサクセスの分野では、社外（顧客）と社内の両方に向けたコミュニケーションが求められます。

商談内容や顧客からの要望、トラブル対応などの情報については、関係者間でリアルタイムに共有できるようにしておかなければなりません。

CRMやチャットツールを活用し、情報の引き継ぎやフィードバックをスムーズにおこなえる体制を整えることで、顧客満足度の向上にもつながります。

また、対応の品質を一定に保つために、トークスクリプトやFAQなども計画の中に組み込むと効果的です。

＞FAQを取り入れるメリットに関する記事はこちら

コミュニケーション計画を効率よく進める3つのポイント

ここでは、コミュニケーション計画の策定をスムーズに進めるためのポイントを3つ紹介します。

サンプルやツールの活用、改善前提での実行といった視点を取り入れることで、より現場にフィットした計画を構築できます。

ここからは、3つのポイントの内容を詳しく見ていきましょう。

ポイント①サンプルやテンプレートを活用する

コミュニケーション計画をゼロから考えると、時間も手間もかかります。

そうしたときは、他社の事例やフォーマットを参考にしたり、サンプルやテンプレートを活用したりするのがおすすめです。

たとえば「進捗報告のタイミング」「共有内容の例」「想定ステークホルダー」など、よくある構成をもとにすれば、項目に抜け漏れのない設計がしやすくなります。

コミュニケーション計画の土台を効率よく構築することで、必要な箇所へリソースを集中させましょう。

ポイント②プロジェクト管理ツールを導入する

情報共有の効率を高めるには、ツールの力を借りると効果的です。

とくに、大人数・複数部署でのやりとりが必要な場合は、プロジェクト管理ツールの導入が大きな助けになります。

たとえば、Chatworkを活用すると、チャットによる即時連絡だけでなく、タスク機能で業務の進捗を見える化することができ、ファイル共有機能によって資料の一元管理も可能になります。

ポイント③見直し・改善を繰り返す

コミュニケーション計画は、一度策定したら終わりではありません。

実際の業務で使ってみてこそ、改善点や新たな課題が見えてきます。

最初から完璧な計画を目指すよりも、まずは一通りの内容を形にし、運用しながら定期的に見直す前提で進めるのが効果的です。

PDCAサイクルを回すことで、内容が現場に馴染み、より実践的な計画へと育っていきます。

＞PDCAを効果的に回すコツに関する記事はこちら

「Chatowork」はコミュニケーション計画にも役立つ

ここまで紹介してきたように、コミュニケーション計画では「誰に・何を・どう伝えるか」を明確にし、情報共有の質とスピードを高めることが重要です。

その実行を支える手段として、Chatworkは非常に有効なツールです。

チャットによるリアルタイムなやりとりに加え、タスク管理やファイル共有など、業務に必要な情報を一元的に整理・可視化できます。

また、グループごとに情報を整理できる「グループチャット」や、やるべきことを見落とさない「タスク機能」なども備えており、関係者との認識のズレや伝達ミスの防止に役立ちます。

情報共有や連携が複雑になりがちなプロジェクトでも、Chatworkを活用すれば、計画どおりのコミュニケーションを無理なく実現することができるでしょう。

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