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無駄な会議の特徴は？会議を効率化する3つのポイントや成功事例を解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
会議は業務のスムーズな進行や組織における意思決定に欠かせないものです。
しかし、なかには開催すること・参加することが無駄と感じてしまう会議もあるでしょう。
今回は無駄な会議の特徴や、会議を効率化するポイントについて解説します。
会議の効率化に成功した事例も紹介するので、参考にしてみてください。
無駄な会議が問題視される理由とは
無駄な会議が問題視されている理由はいくつかありますが、代表的なものは以下の通りです。
①コア業務に割ける時間が減り、生産性が落ちる
無駄な会議へ参加するためにコア業務に割ける時間を圧迫してしまい、生産性の低下を招くケースがあります。
②会議の場でしか情報共有が実施されない
情報共有のためだけに実施されている会議の場合、参加しないと情報共有がされない点も問題です。
万が一欠席してしまうと、重要な情報を得られない可能性もあるでしょう。
現在は、メールやビジネスチャットなど、会議以外にもさまざまな情報共有の手段が存在します。
日頃の情報共有やコミュニケーションを見直し、無駄な会議をなくすにはビジネスチャット「Chatwork」を活用するのがおすすめです。
無駄な会議に共通する5つの特徴
無駄な会議に共通する5つの特徴は以下の通りです。
・時間が長すぎる/回数が多すぎる
・参加者が多すぎる
・何も決まらないまま終わる
・アジェンダもがない
・会議で決定したことが実行されない
ここでは、それぞれの特徴について詳しく解説します。
1. 時間が長すぎる/回数が多すぎる
まず、無駄な会議の特徴として、時間が長すぎることや会議の回数が多すぎることがあげられます。
たとえば、1回の会議で話し合う議題が多すぎたり、事前に会議の終了時間が決まっていなかったりすると、ダラダラと会議が続いてしまうでしょう。
また、会議が始まってすぐに結論が出たにもかかわらず、早めに切り上げずに予定の時間いっぱいまで雑談をしてしまうというケースもあります。
議題がないにもかかわらず「定例会だから」と集まってしまうこともあるでしょう。
会議の時間や回数が過剰だと、メンバーの集中力が低下して発言が減ってしまったり、建設的な議論ができなくなったりするため、改善の必要があります。
2. 参加者が多すぎる
参加者が多すぎることも、無駄な会議の特徴です。
議題に関係ないメンバーが多く参加している状態だと、一部の人だけが発言を続ける状況が起こりやすく、議論が活性化しません。
また、本来であれば参加不要だったメンバーの業務時間を削ることになるため、残業や休日出勤を発生させてしまうおそれもあります。
3. 何も決まらないまま終わる
何も決まらないまま終わってしまうのも、無駄な会議の特徴です。
たとえば、意見交換が活発になることで、話が本題から大幅に外れてしまい、最終的に重要な部分を議論できずに終わってしまうことがあるでしょう。
意思決定がされないと、会議の時間が無駄になってしまうだけではなく、次に起こすべきアクションも決まりません。
また、意思決定のない会議は開催目的が曖昧になり、メンバーが「何のための時間なのか」と感じてモチベーションが低下してしまうでしょう。
4. アジェンダがない
アジェンダとは、会議の議題や進行スケジュールをまとめた書類のことです。
通常の会議では、議論の前にアジェンダを全体で共有し、全員がアジェンダを把握した状態で議論します。
しかし、アジェンダの用意がないと、参加者が会議の目的を把握できていない状態で会議を進めなければなりません。
その結果、会議の時間管理も難しくなり、時間内に結論を出せずに無駄な会議となってしまうケースがあります。
5. 会議で決定したことが実行されない
会議で決定したことが実行されないと、結果的にその会議は無駄だったということになってしまいます。
たとえば、決定事項への納得感が弱かったり、決定事項が不明確だったりすると、実行に向けた行動を起こせずに放置されてしまうかもしれません。
また、期限や担当が明確に決まっていない事項も、実行に結びつかない可能性があります。
無駄な会議を有意義に変える3つのポイント
無駄な会議を有意義に変える3つのポイントは以下の通りです。
・会議の準備を徹底する
・会議のやり方を工夫する
・会議後にフォローアップする
ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
1. 会議の準備を徹底する
まず、無駄な会議を有意義に変えるには、会議の準備を徹底することが大切です。
会議の目的やゴールを明確にし、目的に合わせて参加者を精査します。
会議の目的や参加者に応じて、Web会議で開催することも検討しましょう。
さらに、会議の開始時刻・終了時刻を考慮しながら、会議前にアジェンダも作成しておきます。
会議当日、スムーズに議論・話し合いに入るためには、参加者へ事前にアジェンダを配布する必要があるため、適宜ビジネスチャットツールなどを用いて共有をおこないましょう。
2. 会議のやり方を工夫する
無駄な会議を有意義に変えるには、会議のやり方も工夫しましょう。
とくに、重要なことは時間の管理です。
ダラダラと議論を続けず、設定した時間内で終わらせる意識を持ち、最後に結論を出すところまでを習慣化しましょう。
また、会議全体の進行を行うファシリテーターを置くのもおすすめです。
ファシリテーターは、全体の舵取りをしながら適度に問いを投げかけて議論を活性化させつつ、時間内に会議が終わるようにタイムキーパー的役割も担います。
3. 会議後にフォローアップする
無駄な会議を有意義に変えるには、会議後のフォローアップも重要です。
会議開催時には議事録を作成し、決定事項や議論の内容を全体に共有しましょう。
また、会議で決まったことを形骸化させないために、行動に移すことも大切です。
さらに、次回以降も会議が必要か検討し、必要に応じて会議に変わるコミュニケーション方法を選ぶようにしましょう。
たとえば、日々の進捗や情報を共有したい場合は、チャットやメールでも十分です。
情報共有やコミュニケーションをスムーズにしたいと考えている企業には、Chatworkの活用がおすすめです。
無駄な会議を減らすためのサポートツール
続いて、無駄な会議を減らすためのサポートツールを紹介します。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、業務をサポートする機能を搭載したチャットツールのことです。
メンバー同士のコミュニケーションや情報共有を活性化し、業務効率化にも役立ちます。
無駄な会議をなくすためのビジネスチャットを探している人には、Chatworkの導入がおすすめです。
会議の参加者をメンバーとするチャットグループを作成すれば、アジェンダや議事録の共有がスムーズです。
また、ビデオ通話機能「Chatwork Live」を活用すれば、対面での会議を開催せずに済むケースもあります。
Web会議ツール
Web会議ツールは、オンライン上で会議ができるツールです。
インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば、どこからでも会議に参加できます。
直接集まらなくても会議ができるため、異なる拠点にいる従業員やリモートワークの従業員も参加できる点がメリットです。
移動時間や交通費を削減できる一方、安定したインターネット環境を整備する必要があります。
ナレッジ管理ツール
ナレッジ管理ツールは、業務に関する知識やノウハウを集約し、整理して管理するためのツールです。
導入すると、重要な情報をストックして属人化を防ぐ効果や、従業員それぞれが欲しい情報を入手しやすくなる効果が期待できます。
ナレッジ管理ツールには、研修資料、プロジェクトの成功事例など、さまざまなナレッジを蓄積でき、スムーズな情報共有につながります。
会議の議事録や改善案などを共有し、全社的な検討を促したいときにも役立つでしょう。
無駄な会議をなくし、効率化に成功した事例3つ
最後に、無駄な会議をなくし、効率化に成功した事例を3つ紹介します。
1. 書籍化でも有名な「30分会議」｜トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車株式会社では、会議に関して以下のようなルールを決めています。
・会議の時間は30分
・延長の可能性を考慮して30分の会議の後、30分は時間を空けておく
・解像度の高い議題を設定し、参加者には事前にアジェンダを共有する
・参加者は議題から必要な情報や資料を探し、事前に準備する
・会議の最後には「次は何をするか」を決める
また、定例会議は実施せずに必要な時のみ会議を設定する、ホワイトボードの記入内容をそのまま議事録にするなど、無駄を削減する工夫もされています。
ほかにも、「会議中のメモは原則禁止」など、議論に集中するためのさまざまな取り組みがおこなわれています。
その結果、「トヨタの会議は30分」という書籍が出版されるほど効率性の高い会議を実現しています。
［※1］
2. 定例会議の時短に成功｜セラテックジャパン株式会社
セラテックジャパン株式会社では、定例会議の時間を1時間から30分に短縮することに成功しました。
時短を成功させるために実施した具体的な方法は以下の通りです。
・会議資料はグループウェアで事前に共有
・ルーティン化していた挨拶や発表を廃止
会議資料を事前に共有することで、参加者が会議中に資料を確認する時間を削減し、すぐ議論に入れるようにしています。
また、会議のルーティンとしてなんとなく続いていた挨拶や発表などを廃止することで、定例会議の時短に成功しました。
［※2］
3. 約1年で会議時間の約4割を削減｜株式会社野村総合研究所
株式会社野村総合研究所では、会議の効率化を図るためにノンペーパー会議を導入しています。
また、既存の会議のあり方を見直し、以下の施策を実施しました。
・紙の資料の配布を廃止し、会議室にプロジェクターやスクリーンを設置して資料を投影
・会議に関する決まりを「会議4原則」として定め、従業員に徹底
・会議の質向上のため「会議の必要性と会議時間・開催頻度・出席者」の見直しを実施
また、会議4原則では、以下の4つをルールとして定めています。
・目的の事前連絡
・資料の事前公開
・議事録のその場作成
・議事録・会議資料の共有
これらの取り組みにより会議数が大幅に減り、会議時間は約1年で約4割の削減に成功しています。
また、議事録の作成が社内に浸透し、約9割の会議で議事録が作成されるようになりました。
［※3］
Chatwork活用で無駄な会議をなくし、生産性向上を目指そう
無駄な会議を減らせば、コア業務に割ける時間が増え、生産性の向上が見込めます。
なんとなく開催されている定例会議や、情報共有のためだけの会議などがないか見直してみましょう。
無駄な会議をなくすには、Chatworkの活用がおすすめです。
社内外の情報共有をスムーズにして無駄な会議を減らせるので、生産性の向上も期待できます。
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