社内で情報共有ツールを活用し「それ聞いてない!」を無くそう

業務効率化
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目次

人手不足の解消や、働き方改革による労働時間の見直しが推し進められている昨今、多くの企業で業務の効率化が課題となっています。

とくに社内の情報共有は、連絡ミスや把握ミスなどが発生した際にトラブルの元となる場合もあります。

情報共有の問題を解決するために、自社のどの部分に問題点があるのか、改善に向けて情報共有ツールを活用するポイントについて見ていきましょう。

現在の社内情報共有の問題点を確認しよう

社内情報の共有を円滑化させ、業務の効率化を実現するためには、まず自社の社内情報共有における問題点・課題を明確化する必要があります。

情報共有しづらい雰囲気

情報共有しづらい雰囲気が社内にあると、共有すべき情報がうまく伝わらなくなってしまいます。

たとえば、必要な情報なのかが個人で判断できない、自分の所属しているプロジェクトチームや部署以外との連絡手段が限られているなどの理由です。

共有する習慣そのものがない場合には、共有することの重要性が認識できておらず、情報共有をおこなうことに対する評価が曖昧になっている可能性もあります。

情報共有の方法が決まっていない

どこでどのようにして共有が必要なのかが理解できておらず、必要な場面で情報が適切に共有されていないことも問題点のひとつです。

また、情報共有の方法が定まっておらず、紙ベースやメール、口頭など統一されていない状況にあると、うまく伝達できなくなると考えられます。

上司やプロジェクトメンバー、社外取引先など、どの相手に対してどのような内容を伝える必要があるのかが明確になっていないためです。

情報共有の方法について、社員一人ひとりの裁量に任せきりになっていないかを再度確認しておきましょう。

情報が分散している

情報の保管・管理場所や管理をおこなう人が分散していると、必要な情報を必要なときに確認することができません。

また、社内全体で共有すべき内容や機密に関わるものなど、情報によって公開すべき範囲が異なるため、統一することが難しい側面もあります。

管理やセキュリティを含め、共有した情報の適切な取り扱い方法についても総合的に改善していく必要があると考えられます。

ファイルデータの保存容量を把握していない

ファイルデータの保存容量を把握していないことも、社内情報の共有スピードを低下させる要因になります。

想定外のタイミングで容量オーバーするなど、調整作業や容量の確保に業務時間が割かれる可能性があるためです。

トラブルによって業務がスムーズに進まなくなると、社内の雰囲気や社員同士の人間関係にも悪影響をおよぼす恐れがあります。

社内の情報共有に活用できるツール

社内の情報共有に活用できるツールは豊富にあるため、自社に合うものを選択して活用することが重要です。

オンラインで共有する企業も増加してきていますが、状況や情報を共有する規模によっては、アナログで共有する方がスムーズな場合もあります。

電話

緊急性のあるものや感謝・謝罪などの感情も同時に伝えたい情報の共有や伝達には、電話の使用が適しています。

相手の確認を待つ必要がないため、スピードを重視して共有をおこないたい場合に活用できる利点があります。

掲示板

会社全体や部署全体など、幅広く周知したい情報は掲示板を活用して共有することができます。

掲示板を活用して情報共有をおこなう場合、個人からの発信よりも企業や部署からの発信が一般的です。

回覧板

回覧板を使用した情報共有は、部署全体やチーム全体などに伝えたいことがある場合に活用できる方法です。

個人からの発信よりも上長や企業からの発信が一般的で、掲示板に近い役割をもちます。

掲示板と異なる点は、既読・未読を判別できることで、既読者がサインや印鑑で確認したことを事実として残すことも可能です。

FAX

図面や表、地図など、口頭で説明することが難しい情報の共有には、FAXを用いることができます。

PCを導入していないような、中小企業や個人経営者などとのやり取りにも活用でき、遠方ともやり取りが可能になるメリットもあります。

メール

情報共有にメールを活用する企業は多くあります。送信・受信の日時や履歴が残ることから、社外との連絡ツールとしても一般的なものです。

また、部署やチームをまたいだ連絡や個人間のやり取りなど、状況に合わせて使いわけることができる特徴があります。

グループウェアや社内SNS

近年増加傾向にあるものが、グループウェアや社内SNSで社内情報を共有する方法です。

情報の一元管理ができるほか、タスク管理や連絡手段、コミュニケーションツールなどのさまざまな役割をまとめることができます。

社内で電子ファイルやデータなどの情報を共有する方法

社内で電子ファイルやデータなどを共有する方法もいくつかあり、社内の状況に合わせて使いわけることができます。

ここでは、電子ファイルやデータをPC上で共有・保管する方法について紹介します。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、オンライン上に情報やファイルを保管しておく倉庫を共有するような仕組みで、オンラインストレージとも呼ばれます。

PC本体の情報保管容量を空けることや、アナログ管理による情報保管場所の省スペース化にも役立ちます。

ただし、実際に活用する際には共有場所への不正アクセスを防ぐため、セキュリティ権限に配慮しておかなければなりません。

PCフォルダ共有

PC間でファイル共有する方法のひとつが、PCフォルダ共有です。ネットワークを介してファイルの送受信をおこなう、ケーブルを直接つないで共有する方法などがあります。

少人数の場合に適しており、大人数で共有する場合にはクラウドストレージなど、ほかの方法でおこなう方がスムーズです。

社内サーバー

社内にサーバーを設置すれば、大規模なファイル共有も可能になります。

ただし、サーバーの維持管理やセキュリティ面などの課題があるため、運用コストがかかるのも事実です。

オンライン上でやり取りするよりも機密性が高く、比較的安全性の高い共有方法といえます。

ファイル共有ツール

さまざまなコミュニケーションサービスに付随している電子ファイル共有ができるツールを使用して、情報共有をおこなう方法もあります。

チャットや社内Wiki,Web会議などのサービスの活用とあわせて、ファイルやデータの共有が可能です。

社内で導入する情報共有ツールの選び方

社内で導入する情報共有ツールは、いくつかのポイントを抑えて選択する必要があります。ここでは、ツールを選ぶ際に注意しておくべきことについて見ていきましょう。

どういった機能を求めているのか

社内情報共有ができるツールは、情報共有以外にもさまざまな機能があります。ファイル共有や遠隔でのWeb会議を含め、ほかに導入したい機能がないか検討しておくことが大切です。

また、機能の重複にも注意が必要で、既存で使用しているツールで賄える可能性もあります。

情報共有ツールを導入するにあたり、社内のツールから移行させる必要がある場合には、使い方や移行方法についても周知しなければなりません。

どのような業務に対して活用したいのか、既存のツールや業務内容を比較したうえで選択する必要があります。

社員のリテラシーにマッチしているのか

社内の情報共有をツールでおこなう際に、社員がうまく使いこなせなければ導入した目的が達成できない恐れがあります。

複雑なものや使い方が理解しにくい、機能があまりにも多すぎるなど、導入後の使いやすさを考えて選択するのも重要です。

テスト導入を活用する、ツールを提供している企業のサポートサービスを活用するなど、自社に浸透が見込めるかを確認してから本格導入に踏み切りましょう。

利用者人数と費用に問題はないか

利用者の人数と費用について検討するのも、情報共有ツールを選ぶ際に大切なポイントです。

チーム単位での利用なのか、企業単位での利用なのか、利用する規模によっても費用に差が出てくるため確認が必要になります。

また、社内だけでなく社外ともやり取りをおこなう場合、相手側が同じツールを導入していなければやり取りができません。

業務効率化が見込めるのか、ほかの共有方法と比較したときの運用コスト差などをリサーチし、予算に見合ったツールの価格かを見極めましょう。

Chatworkは、ファイル管理機能も備わったビジネスチャットツールです。グループチャット機能もあるため、グループごとや個人間でもファイルや情報の共有を円滑におこなうことが可能です。
また、共有したファイルを確認してもらうためにはタスク機能を使うことで、タスクの完了・未完了を管理できるため、確認漏れを防ぐ際にも役立ちます。

数多くの企業で導入されている実績があり、その数は27万社以上(2020年6月末時点)にものぼります。

導入実績に関する情報は「導入事例」にて公開していますので、詳しくはこちらのページをご覧ください。

▶︎支店・店舗間の連携強化を実現したChatwork導入事例

▶︎情報共有の効率化を実現したChatwork導入事例

まとめ

社内情報の共有は、スピード向上や社員の確実な把握、適切な情報保管、リソースとしての活用など、多角的に改善していくことが重要です。

ツールの導入によって共有方法を新たに構築するためには、実際に使う方法も含めて社内全体に浸透・定着させる必要があります。

自社の情報共有における問題点を確認し、解決に向けて活用できるツールの導入を検討しましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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