社内情報共有ツールを活用して情報共有の仕方を改善しよう

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目次

社内の情報共有がうまくできていないことで、トラブルやミスの元となる場合もあります。

また、トラブルやミスにまで発展しなくても、社内の情報共有がスムーズにできていないと業務効率や働きやすさの部分にも影響します。

社内の情報共有の問題を解決するために、社内情報共有ツールを活用し情報共有の仕方の改善や見直しを進めましょう。

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社内情報共有の問題点を確認する

社内情報の共有を円滑化させ、業務の効率化を実現するためには、まず自社の社内情報共有における問題点・課題を明確化する必要があります。

問題を把握することで、導入する社内情報共有ツールの機能や選び方にも関わるので、どの部分に問題があり社内情報共有がうまくいっていないかを調査しなければいけません。

どのような状態や環境だと社内情報共有に問題が生じてしまいやすいかを見ていきましょう。

情報共有しづらい雰囲気

情報共有しづらい雰囲気が社内にあると、共有すべき情報がうまく伝わらなくなってしまいます。

たとえば、必要な情報かを個人で判断できない、自分の所属しているプロジェクトチームや部署以外との連絡手段が限られているなど、気軽に情報共有がおこなえない状態になっているなどは改善する必要があります。

また、共有する習慣そのものがない場合には、情報共有の重要性が認識できていないことで情報共有をするという考えを持っていない場合もあるでしょう。

情報共有の効果や重要性を理解させて、情報共有を積極的におこなえる環境や雰囲気づくりをすることが求められます。

情報共有の方法が決まっていない

情報共有の方法が定まってなく、紙ベースやメール、口頭など情報共有の仕方が統一されていない状況にあると、うまく伝達できなない、適切なタイミングで情報共有がおこなえていない可能性があります。

また、情報共有の方法が決まっていないことで、情報へのアクセスや蓄積という面の課題も生じていることでしょう。

上司やプロジェクトメンバー、社外取引先など、どの相手に対してどのような内容をどのような手段で伝える必要があるかが明確になっていないためです。

情報共有の方法について、社員の裁量に任せきりになっていないかを再度確認しておきましょう。

情報が蓄積されていない

情報の保管・管理場所や管理をおこなう人が分散していると、必要な情報を必要なときに確認することができません。

また、情報の保管場所、管理場所、管理方法や管理者が決まっていなければ、情報が蓄積されているとはいえませんし、情報を共有するということの意味としては誰もが必要なときに必要な情報にたどり着けるようにするという部分もあります。

管理の仕方やセキュリティを含め、共有した情報の適切な取り扱い方法についても改善していく必要があるでしょう。

ファイルデータの保存容量を把握していない

ファイルデータの保存容量を把握していないことも、社内情報の共有スピードを低下させる要因です。

想定外のタイミングで容量オーバーするなど、調整作業や容量の確保に業務時間が割かれるので、情報共有をおこなえない状態になってしまいます。

また、ファイルやデータの形式を指定したり、データの種類や内容によって保存場所を分けるなどの整理をする必要もあるでしょう。

社内情報共有ツールとして利用できるもの

社内の情報共有に活用できるツールは豊富にあるため、自社に合うものを選択して活用することが重要です。

オンラインツールやアナログな方法など情報共有の仕方には種類がありますが、必要に応じて選んだり、併用することで情報共有漏れや情報共有の精度が高まるでしょう。

電話

緊急性のあるものや感謝・謝罪などの感情も同時に伝えたい情報伝達には、電話の使用が適しています。

相手の確認を待つ必要がないため、スピードを重視して共有をおこないたい場合に活用できる利点があります。

しかし、電話は情報の蓄積や検索性がなく、特定の相手に向けての発信になるので情報共有という面では微妙な部分もあるでしょう。

掲示板

会社全体や部署全体など、幅広く周知したい情報は掲示板を活用して共有することができます。

掲示板を活用して情報共有をおこなう場合、個人からの発信よりも企業や部署からの発信が一般的です。

掲示板は、見られることがなかったり、スペースによって目につかない、期間やタイミングによって見ることができなくなる、などの特徴があるので、重要な情報共有というよりは、軽い内容や必須ではないものなどのほうが適しているかもしれません。

回覧板

回覧板を使用した情報共有は、部署全体やチーム全体などに伝えたいことがある場合に活用できる方法です。

個人からの発信よりも上長や企業からの発信が一般的で、掲示板に近い役割をもちます。

掲示板と異なる点は、既読・未読を判別できることで、既読者がサインや印鑑で確認したことを事実として残すことも可能です。

ノウハウなどの情報共有というよりも、出席の可否などの、はいかいいえの確認のために使うなどのほうが向いているかもしれません。

FAX

図面や表、地図など、口頭で説明することが難しい情報の共有には、FAXを用いることができます。

PCを導入していないような、中小企業や個人経営者などや特定の業種や業界ではFAXでの情報伝達が多く利用されています。

FAXは紙やインクなどが必要であったり、検索性や素早い対応には不向きなので、ペーパーレス化やIT化を考える必要がある部分でもあります。

メール

情報共有にメールを活用する企業は多くあります。送信・受信の日時や履歴が残ることから、社外との連絡ツールとしても一般的なものです。

また、部署やチームをまたいだ連絡や個人間のやり取りなど、状況に合わせて使いわけることができる特徴があります。

メールは多くの場面で使われるツールですが、情報共有や蓄積もできなくはないですが連絡手段としての側面のほうが大きいかもしれません。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは社内での気軽なコミュニケーション手段や情報共有手段としての利用が増えているツールです。

社外とのやりとりにも利用される場合もあり、チャット以外にもファイルやデータも共有できる機能を持つものが多いので、情報伝達手段としても情報共有手段としても利用が可能です。

電話やメール以外の手段の代替としてもビジネスチャットは利用できるので、IT化やペーパーレス化の一歩としても導入しやすいかもしれません。

社内で電子ファイルやデータなどの情報を共有する方法

社内で電子ファイルやデータなどを共有する方法もいくつかあり、社内の状況に合わせて使いわけることができます。

電子ファイルやデータをPC上で共有・保管することも情報共有といえますので、どのような方法があるかを見ていきましょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、オンライン上に情報やファイルを保管しておく倉庫を共有するような仕組みで、オンラインストレージとも呼ばれます。

PC本体の情報保管容量を空けることや、アナログ管理による情報保管場所の省スペース化にも役立ちます。

ただし、実際に活用する際には共有場所への不正アクセスを防ぐため、セキュリティ権限に配慮しておかなければなりません。

PCフォルダ共有

PC間でファイル共有する方法のひとつが、PCフォルダ共有です。

ネットワークを介してファイルの送受信をおこなう、ケーブルを直接つないで共有する方法などがあります。

少人数の場合に適しており、大人数で共有する場合にはクラウドストレージなど、ほかの方法でおこなう方がスムーズです。

社内サーバー

社内にサーバーを設置すれば、大規模なファイル共有も可能になります。

ただし、サーバーの維持管理やセキュリティ面などの課題があるため、運用コストがかかるのも事実です。

オンライン上でやり取りするよりも機密性が高く、比較的安全性の高い共有方法といえます。

ファイル共有ツール

さまざまなコミュニケーションサービスに付随している電子ファイル共有ができるツールを使用して、情報共有をおこなう方法もあります。

ビジネスチャットや社内Wiki、Web会議などのサービスの活用とあわせて、ファイルやデータの共有が可能です。

社内情報共有ツールの選び方

社内で導入する情報共有ツールは、いくつかのポイントを抑えて選択する必要があります。

また、新しいツール、ITツールを情報共有手段として導入する場合には特に注意が必要です。

情報共有の仕方を改善するための社内情報共有ツールを選ぶ際に注意しておくべきことについて見ていきましょう。

どういった機能を求めているのか

社内情報共有ができるツールは、情報共有以外にもさまざまな機能があります。

ファイル共有や遠隔でのWeb会議を含め、ほかに導入したい機能がないか検討しておくことが大切です。

また、機能の重複にも注意が必要で、既存で使用しているツールで賄える可能性もあります。

情報共有ツールを導入するにあたり、社内のツールから移行させる必要がある場合には、使い方や移行方法についても周知しなければなりません。

どのような業務に対して活用したいのか、既存のツールや業務内容を比較したうえで選択する必要があります。

社員のITリテラシーにマッチしているのか

社内の情報共有をツールでおこなう際に、社員がうまく使いこなせなければ導入した目的が達成できない恐れがあります。

複雑なものや使い方が理解しにくい、機能があまりにも多すぎるなど、導入後の使いやすさを考えて選択するのも重要です。

テスト導入を活用する、ツールを提供している企業のサポートサービスを活用するなど、自社に浸透が見込めるかを確認してから本格導入に踏み切りましょう。

利用者人数と費用に問題はないか

利用者の人数と費用について検討するのも、情報共有ツールを選ぶ際に大切なポイントです。

チーム単位での利用なのか、企業単位での利用なのか、利用する規模によっても費用に差が出てくるため確認が必要です。

また、社内だけでなく社外ともやり取りをおこなう場合、相手側が同じツールを導入していなければやりとりができません。

業務効率化が見込めるのか、ほかの共有方法と比較したときの運用コスト差などをリサーチし、予算に見合ったツールの価格かを見極めましょう。

社内情報共有ツールを選ぶならChatwork

社内情報共有を適切におこなうには、情報共有が素早くでき、必要に応じて探し出せることです。

社内情報共有ツールを選ぶ際も、操作がしやすく簡単に情報共有がおこなえるようなツールを選ぶ必要があります。

Chatworkは、ファイル管理機能も備わったビジネスチャットツールです。

グループチャット機能もあるため、グループごとや個人間でもファイルや情報の共有を円滑におこなうことが可能です。

また、共有したファイルを確認してもらうためにはタスク機能を使うことで、タスクの完了・未完了を管理できるため、確認漏れを防ぐ際にも役立ちます。

社内情報共有の改善や社内情報共有ツールの利用を考えている場合は、是非Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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