チームで使えるタスク管理ツールの選び方とは?基本機能や活用方法も解説

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業務効率化
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チームで使えるタスク管理ツールの選び方とは?基本機能や活用方法も解説

目次

チームマネジメントや業務の見える化、ミス防止対策にも「タスク管理ツール」は役立ちます。

個人でのタスク管理と違い、チームのタスク管理はお互いにタスクや進捗が見えるようにすることが必要です。

業務効率化につながるチームのタスク管理ツールの機能や効果、選ぶ際のポイントを見ていきましょう。

タスク管理ツールの基本機能

チームで活用するためにはタスク管理ツールの基本機能について見ていきましょう。

タスク管理ツールを導入する際には、具体的にどのような業務やチームに対して活用するのかを明確化しておく必要があります。

機能名 機能の特徴 使用するメリット
TODOリスト機能 タスクのリスト化
  • 未対応、対応済みなどが一目で確認できる
プロジェクト管理機能 プロジェクトチームごとのタスク・進捗管理
  • 閲覧メンバーの設定が可能
  • 他のメンバーとのタスク混合を防げる
コミュニケーション機能 タスク内容や必要に応じてコメントを追加できる
  • チームで活用すれば、質疑応答なども可能
  • 詳細の確認や報告、連絡、相談などにも便利
ユーザー管理機能 取引先や外部パートナーをプロジェクト別で招待可能
  • 組織メンバーやプロジェクトメンバーの権限管理ができる
ファイル共有機能 完成後や進行中のタスクに関する資料の添付共有ができる
  • 別のツールでやり取りする必要がない
  • タスクと紐付けやすいため効率的
検索機能 知りたいタスクの状況や過去の情報を確認できる
  • チーム全体の管理が容易
  • 状況把握が迅速になる

タスク管理ツールの種類によって含まれている機能に違いはありますが、上述の機能は搭載されていることが多い機能です。

実際にどのような機能が必要なのかを判断し、機能や費用面、使いやすさなどを考慮し導入を検討することが重要です。

チームで使うタスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールは、社内の状況や業務フロー、導入する場面を踏まえて検討し、選ぶ必要があります。

また、チームで利用する場合は、チーム利用に適したタスク管理ツールを選ばなければいけませんので、チームのタスク管理に適したツールの選び方について見ていきましょう。

チーム向けのタスク管理ツールを選ぶ

タスク管理ツールには、個人向けとチーム向けのものに大きく分けることができます。

自分だけが管理して分かればいいという個人向けとは違い、チーム向けタスク管理ツールは全体の進行や管理、情報漏えい対策などの機能も必要です。

チーム向けのタスク管理ツールの特徴は、プロジェクトやチームの担当者全部のタスク共有、管理が可能になる点です。

担当者の進捗状況が把握でき、管理者は全体の進捗状況が一目で確認できるメリットがあります。

進捗状況の確認だけでなく、情報や問題点の共有、解決策の提案などを迅速におこなうことができるようになりチーム全体の業務効率化が実現できます。

使用用途に適した機能があるか

タスク管理ツールを選ぶ際、使用用途にマッチした機能があるかを確認しておくことも重要です。

機能が少ない場合、タスクやプロジェクトの管理ができたとしても、コミュニケーションは別のツールを使用しなければならなくなり、使用するツールが増えてしまうことがあります。

実際にタスク管理ツールを導入するにあたり、情報共有やコメントなどの作業がひとつのツールで賄えるのかを確認しておく必要があります。

費用面に問題はないか

導入にあたって、費用対効果やランニングコストを比較検討しておくことも大切です。

いくら機能が豊富にあっても、導入するにあたってコストが負担になるようでは、導入によるメリットが少なくなってしまうためです。

タスク漏れをなくすことができても、機能追加による費用負担が大きいと残業代の削減などで賄えない可能性があります。

機能を追加することによるメリットと費用負担を天秤にかけて比較し、導入の可否を判断しましょう。

クラウド型かインストール型か

導入するタスク管理ツールの種類を、「クラウド型」「インストール(オンプレミス)型」から選ぶ必要があります。

導入後の運用方法なども検討し、比較した上で選択することが大切です。

クラウド型のタスク管理ツールは、インターネット環境があれば使用することが可能という特徴があります。

導入しやすく、比較的費用が安く済むものが多いため「導入コストを抑えたい」「使用する人数が少ない」という企業におすすめです。

一方で、使用する人数が増えるにつれて利用料金が加算されることが多く、規模の大きい企業などでは費用負担が増加する場合もあります。

インストール型はオンプレミス型とも呼ばれ、自社のサーバーにインストールして使用するタイプのツールです。

インターネット環境がない状態でも使用可能なため、社外で作業する人が多くても利用できるメリットがあります。

社内で情報管理をおこなうためセキュリティリスクが低い一方、システム管理者などの設置が必要になるのも特徴です。

誰でも簡単に扱えるのか

タスク管理ツールを選ぶ際に、どのようなメンバーであっても扱えるのか操作性や利便性を確認しておきましょう。

一目でわかりやすい機能表示や操作の容易さなど、ツールに慣れていない人でも扱いやすいものの方が定着しやすいためです。

求めていた機能を備えたツールであっても、使いこなせなければ導入するメリットが得られません。

また、使うことでタスク管理がしにくいなどのストレスを感じるようであれば、逆効果ともいえるでしょう。

使用人数に問題はないか

タスク管理ツールは、使用人数によって費用が変動する場合もあります。

そのため契約や導入の前には、自社で使用する予定の人数で導入可能かをチェックしておくことが重要です。

社内のみのチームで使用するのか、社外のメンバーも含むプロジェクトチームで使用するのか、などの点から判断しましょう。

必要な機能と導入にかかる費用の両面から比較検討し、実際に導入するツールを検討する必要があります。

チームで活用できるタスク管理ツールの種類と活用方法

チームでのタスク管理に活用できるツールには、さまざまな種類があります。

導入にかかる費用を抑えたいという場合には、アナログな方法や、既存のツールを活用するのも有効な場合もあるでしょう。

チームで活用できるタスク管理ツールの種類と活用方法について紹介します。

紙やペンを使ったタスク管理

スケジュール帳やノートに、タスク状況をペンで記入しておく管理方法もあります。

個人のタスク管理に適しており、外出先などでインターネット環境がないような場面でも使用できる点がメリットです。

チームでタスク管理をおこなう際には、ホワイトボードに記入したり、付箋を貼ったりする方法もあります。

チームのメンバーが少なく、同室で作業をしている場合などにおすすめです。

メールを使ったタスク管理

受信トレイにタスク管理用のフォルダを作成し、メールを分類することでタスクを管理することも可能です。

メールに記入したタスク状況を返信の形で送信する使い方ができ、社外の人とも連携が取りやすい特徴があります。

タスクの数が比較的少なく、直近のタスク管理のみで完了するような業務におすすめの方法です。

Excelを使ったタスク管理

Excelでタスク管理をおこなう場合、関数や表機能などを駆使し、求める情報をカスタマイズすることができます。

しかし、保存したファイルを編集するたびに共有する必要があるため、人数が多い場合には適していません。

結果的に、ほかのツールで共有やコミュニケーションを取る必要がでてくるためです。

個人での管理や、保存先のフォルダを共有しやすい比較的規模が小さいチームに適しています。

ツールを使ったタスク管理

最近ではクラウド上でタスクやプロジェクトの進捗を管理できるツールが存在します。

インターネットに接続さえできれば、どこからでも閲覧、編集ができるため、さまざまな場所で働く人が参加するプロジェクトの進捗管理には適しているでしょう。

一方で、参加メンバーは採用されたツールの操作を覚え、使いこなす必要があり、一定のITリテラシーがあること必須条件となります。

ビジネスチャットったタスク管理

昨今、ビジネスチャットで業務の連絡をおこなう企業も多く、チャットのやり取り中に発生したタスクがタイムライン上で流れていってしまい見つからなくなる、という問題をよく耳にします。

そのため、ビジネスチャットツールにはタスク管理機能が備わっているものがあります。

チームごとにチャットグループを作成し、そのグループチャット上で会話しながら、タスクの管理をおこなう形です。

同じビジネスチャットを導入していれば、人数や場所にとらわれることなく管理でき、他社とのやりとりにも活用が可能です。

ビジネスチャットとタスク管理ツールをひとつに統合し、利用できるため、複数のツールを併用し契約する必要がなくなるメリットがあります。

チームのタスク管理にChatworkが役に立つ

タスク管理ツールをチームで導入すると、チーム全体の進行状況の見える化ができる特徴があります。

フォローが必要な業務や見落としにいち早く気づくことができ、業務負担の軽減によって労働時間の短縮にも役立てることが可能です。

Chatworkの場合は、チャット上でタスク化や管理がおこなえます。

誰から誰にタスクが追加されたか、また、それが完了したか、ということが、グループチャット上に表示されるため、進捗管理やも容易におこなうことができます。

チームのタスク管理に役立つツールや情報共有やコミュニケーションの円滑化を考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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