メールの対応漏れや見落としの原因とメールの作業漏れを防止する方法

「メールの見落としが多い」「取引先のメールの開封が遅く困っている」など、自社や他社で起きるメールの見落としや対応漏れ、返信の遅れは業務を進めるうえで弊害になる場合があります。

なぜ、メール作業には漏れが起きてしまうのかの原因を知り、メールの対応漏れ防止につなげましょう。

メールの対応漏れの原因：メールの量が多い

業務や連絡にメールを使用しているのであれば、毎日多くのメールが届くことでしょう。

取引先との重要なメールから社内の情報共有、登録した情報収集サイトのメールマガジンもあれば、どこから送られてきたのかわからないスパムメールまで、大量の情報が混在します。

日常業務は、メールの確認だけではないでしょうから、メールの開封や送受信に割ける時間が少ないと、徐々に対応が追いつかなくなり、対応漏れや見落としなどのミスにつながります。

また、空いた時間を使って一気にメールを処理する場合であっても、メールの件数が多いと対応漏れなどの見落としやミスは生じやすくなるでしょう。

メールの対応漏れの原因：整理ができていない

大量に届くメールに対して、受信内容や相手に応じたメールの整理ができていないと確認の手間が増える、メールが混ざっていることで見落としなどのミスにつながります。

特定の宛先や重要なメールは受信フォルダを分けておくなどをすれば自動的に整理がされますが、ひとつのフォルダにすべてのメールが混在しているようであれば、見落としやすい状態といえるでしょう。

メールの処理件数が、1日数件であれば整理をしなくても問題はないかもしれませんが、1日数十件、数百件を超えると、確認する量も増えるため、きちんとした管理や運用をしていないと見逃しやトラブルの原因につながるかもしれません。

メールの対応漏れの原因：優先順位が設定できていない

メールはなるべく早く返信することがビジネスにおいての基本ですが、重要度は高いが返信に時間がかかる内容のものも存在します。

ひとつのメールを処理することにまとまった時間を消費してしまい、他の多くのメールの処理が後回しになってしまうと、ビジネスが滞ってしまう原因となります。

また、緊急性が高いものやそうでないものを適切に優先順位をつけて対応することができていないと、素早い対応が取りにくくなるでしょう。

着たものから対処していくのではなく、優先度が高いものから片付けていくことがメールの対応では求められます。

メールの作業漏れや遅れを防止する方法

メールの対応漏れや対応遅れが起きているのであれば改善や対策が必要です。

メールの作業漏れの防止方法にどのようなものがあるのか見ていきましょう。

メールの整理を心がける

受信トレイの中でメールは受信した日付順に並びます。 日付順だと探しやすいと思われがちですが、直近のメール以外が必要になることも珍しくありません。 メールの件数が多いと、必要な過去のメールの検索に手間取ってしまいます。

大量のメールで作業効率を落としてしまわないためにも、以下のポイントを意識して送受信メールを整理することが重要です。

• 用途別・取引先別などで仕分けする
• 必要・不要を仕分けする
• メールの対応状況を見える化する
• わかりやすいフラグをつけておく

用途や目的、やり取りの相手でメールフォルダを分けると、どのようなメールを受信しているか把握しやすくなるので、受信トレイだけで管理しているのであれば、まず、フォルダ分けからはじめましょう。

メールのなかには、通知メールやメールマガジンのような対応が必ずしも必要でないものもあります。

仕事で重要なのは、対応が必要なメールですので、対応が必要なメールがひと目で分かるよう仕分けします。

対応が必要なメールは、未対応、対応中、対応済が一目で分かるように、マークなどを使って管理します。

対応状況がすぐに確認できるため、対応漏れや重複対応を防止できるでしょう。

対応が必要なメールのなかでも、重要度の高い「要対応」のものは、できるだけ早めに対応するようにします。

一度開封してあとで確認する場合は、フラグやリマインダーなどの機能の利用も効果的です。

返信ルールを決めておく

メールの対応漏れを防ぐために、確認するタイミングや返信ルールを決めておきましょう。

返信ルールは個人で設定するもいいですし、チームで決めてルールを共有するのもいいでしょう。

チームでルールを決める場合は、メンバーが順守できるよう、状況を可視化できる環境を整えておくことが重要です。

返信テンプレートを作っておく

メールを1から作成するには、時間も手間もかかります。

メールの返信に時間がかかり過ぎて、ほかの業務に支障が出たり、必要なメールの返信が遅れ、相手側に催促されるケースもなかにはあるでしょう。

メールの返信効率を高めるためには、返信テンプレートの利用が効果的です。

個別に回答が必要な内容にテンプレートは適さないですが、日報のような毎日の決まった報告や情報共有などのやりとりはテンプレートの利用が便利です。

一度テンプレートを作ってしまえば、ほかの社員にも展開ができるため、自分だけではなくチームの業務効率化にも役立ちます。

メール管理システムを導入する

メールを効率よく処理するために、メール管理システムを導入するのも効果的です。

メール管理システムは、メール管理を支援、一部処理を自動化するシステムで、使用するツールによってさまざまな機能が備わっています。

たとえば、受信相手から過去のメールの履歴を遡り自動で関連づける機能、対応ステータスを細かく設定できる機能、誤送信などのミスを防止する機能などです。

メール管理システムを入れることによって、これまでメールに割いていた手間や時間を減らし、さらには、セキュリティも向上させることができるようになります。

メール以外の連絡ツールを使用する

メールの対応漏れや対応遅れを防ぐための対策を、メールの利用を前提として紹介してきましたが、メール以外の連絡ツールを使用して業務改善をはかるケースもあります。

たとえば、メールの代替手段として「ビジネスチャット」を利用するということです。

ビジネスチャットの利用は主に以下のようなメリットが考えられます。

• 端的な会話に近いやり取りとなるため、一度の返信にかかる時間がメールに比べ短くなる
• 指定した相手からしか連絡が来ないため、業務に必要のないスパムメールやメルマガなどを受け取ることがなくなる
• 部署やプロジェクトなど、目的に応じたグループでやり取りをするため、情報の仕分けや管理、検索が容易になる
• メールでは制限があったファイル添付が簡単にできるようになる
• メールの誤送信など情報漏えいリスクを抑えられる

実際に、ビジネスチャットのChatworkを導入している企業では、メールが10分の1に減った例やメールの見落としによるクレームがなくなった例などがあるので、メールの代替手段や使い分け、併用するツールとしてビジネスチャットは効果的といえるでしょう。

メールの対応漏れ防止にChatworkを使おう

メールの対応漏れはメール作業の工夫である程度防ぐことができますが、メールの代替手段や使い分けをおこなうことで、より効率的に作業も進められるでしょう。

また、メールだけに依存した状態よりも情報共有や情報伝達を効果的におこなえ、コミュニケーションの活性化にもつながります。

メールと併用して使えるツールやメールに替わるコミュニケーション手段をお探しの場合は、是非Chatworkの導入をご検討ください。

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