メール以外のコミュニケーションツールでビジネスに適した連絡手段とは？

メールをビジネスでのやりとりや情報共有で利用している企業は多いでしょう。

しかし、メールをコミュニケーションツールとして利用している際にビジネス上で使いづらいと感じたこともあるのではないでしょうか。

メールがコミュニケーションの主流と考えているかもしれませんが、メールよりも適した場面や気軽に利用できるコミュニケーションツールは他にもあります。

メールと併用する、使い分ける、代替手段として利用できる可能性がある、メール以外のコミュニケーションツールについて見ていきましょう。

そもそもコミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、連絡や情報伝達を目的に使うアプリケーションやWebサービスのことをいいます。

メール以外では、ビジネスチャットや社内SNS、グループウェアなどがコミュニケーションツールとしてあげられます。

メール以外のコミュニケーションツールが使われるようになってきている要因として、インターネットの普及と共に、人々が働く環境やワークスタイルや利用するデバイスが多様化し、求められる情報の量や質、スピードが変化してきているからです。

ワークスタイルの変化に合わせて、コミュニケーションにも変化が訪れており、ビジネスにおけるコミュニケーションの円滑化がより求められています。

メール以外のコミュニケーションツールとメールの違い

メール以外のコミュニケーションツールとメールとの主な違いは、何よりも情報伝達のスピードの速さと、表現のシンプルさです。

メールでのやりとりは、あいさつ文や締めの文など、ビジネス用途ではお決まりの定型文が存在します。

同じ人との複数回やりとりがあったとしても、定型部分を省略することなく書き記すことがビジネスマナーとしてのルールとなっています。

しかし、メール以外のコミュニケーションツールは、まるで会話をしているかのような流れで情報伝達を行うのが特徴であるため、メールのコミュニケーションで必要なあいさつ文などの定型文を都度書き込む必要がありません。

メールに必要なマナーや決まり文句などの情報伝達以外の部分の必要がないので、メールの作成ほど返信に手間がかかりません。

素早いやりとりがおこなえるこことで、ビジネスコミュニケーションが円滑に進められるようになるでしょう。

その結果、情報伝達のスピードが上がり、意思決定のスピードも向上します。

メール以外のコミュニケーションツールの基本機能

コミュニケーションツールが選ばれるようになった理由の中には、メールにはない機能が使える点も挙げられます。

メール以外のコミュニケーションツールにある基本的な機能をいくつかみていきましょう。

基本機能が必ずしもすべてのコミュニケーションツールに備わっているわけではなく、各ツールによって使える機能は異なるので、確認をしてから利用してください。

メッセージ機能

コミュニケーションツールの基本的な機能のひとつが、メッセージ機能です。

個人間でのやりとりのほか、グループ機能を使えばチーム単位、プロジェクト単位、特定のメンバーでのやりとりができ、重要な情報を必要な範囲で共有できるのが特徴です。

また、絵文字などを活用した感情表現やスタンプ、リアクション機能でビジネスのテキストコミュニケーションに温かみを与えることも可能です。

コミュニケーションツールの多くは、リアルタイムでのやりとりを可能にするため、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しています。

外出中など職場にいなくても、必要なときにアクセスしてメッセージを確認することが可能です。

タスク管理・スケジュール管理機能

コミュニケーションツールには、グループメンバー間の情報を共有できるような機能を備えているものもあります。

タスク管理やスケジュール管理機能といったものです。

それぞれ個別に管理していたような情報も、機能を使えば複数人に一括して情報共有できるようになります。

たとえばタスク管理機能であれば、それぞれの受け持っている仕事の内容や納期が明らかになるため、お互いの仕事状況を容易に把握することが可能です。

テレワークなどでお互いの状況がわからない場合でも、スケジュールやタスクが共有できることで業務の見える化にもつながります。

Web会議・オンライン会議機能

コミュニケーションツールは、テキストメッセージだけでなく、音声通話やビデオ通話機能を備えているものも多いです。

通話機能により、複数人でのオンライン会議もできます。

リモートワークなど、遠隔地にいる人同士で会議を実施する際のツールとしても利用できます。

また、テキストで送った議題や共有したファイルやデータを見ながら、Web会議で通話するなどの利用の仕方もできるでしょう。

ファイル共有機能

コミュニケーションツールは、文書ファイルやPDFなど、情報共有や会議などを目的としたファイル共有の機能も備えています。

必要に応じてすぐにファイルを送受信できるのも特徴です。

Web上でファイルを送受信するため、印刷の手間が省け、ペーパーレス化にも役立ちます。

メール以外のコミュニケーションツールの主な種類

メールとメール以外のコミュニケーションツールの違いを説明してきましたが、コミュニケーションツールにも種類があり、使える機能も異なります。

導入する前に知っておきたい、代表的なコミュニケーションツールの種類と特徴について見ていきましょう。

ビジネス向けSNS

ビジネス向けSNSは、個人向けのSNSの機能をビジネス向けに使えるようにしたツールです。

個人向けのSNSと連動できるものもあり、導入しやすい特徴があります。

また、社会人の多くはスマートフォンを所持しているため、スマートフォンでメッセージを確認できるビジネス向けSNSは相性がいいかもしれません。

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスは、オンライン上でファイルの保存や共有を可能にしたツールです。

社内のネットワークに保管されているような出社しないと確認できないようなファイルも、オンラインストレージサービスを利用すればオンライン上で閲覧・編集できるようになります。

文書ファイルだけでなく、PDFや画像、音楽や動画などのファイル共有も可能です。

PCやスマートフォンなど、デバイスを問わずアクセスができるのも特徴といえます。

情報・タスク管理ツール

コミュニケーションツールのうち、情報管理ツールやタスク管理ツールは、プロジェクト管理でよく使われます。

同じプロジェクト内のメンバーのタスク管理、作成や変更履歴がわかるバージョン管理、プロジェクト期間内の作業工程がわかるガントチャートなどの機能が特徴です。

プロジェクト管理を一元化できるなどのメリットがありますが、導入にはまとまった費用がかかる傾向にあります。

ビジネスチャット

ビジネス専用のチャットツールが、ビジネスチャットです。

通常のチャットと同じように簡単なメッセージでのやりとりが可能なため、ビジネスコミュニケーションにスピード感が生まれます。

メール以外のメッセージのやりとりとして注目されるツールで、スマートフォンなど、PC以外のデバイスでもアプリが利用できるツールが多いです。

メール以外のコミュニケーションツールならChatwork

メールは便利なコミュニケーションツールですが、メールが適していない内容やよりコミュニケーションを気軽かつ活性化させたいのであれば、ビジネスチャットのChatworkを利用してみてはいかがでしょうか。

Chatworkには、メッセージ機能のほかに、タスク管理機能、ファイル共有機能、Web会議機能があり、コミュニケーションツールとしての用途がメールよりも広がります。

メールが適していないコミュニケーションには、Chatworkを代替手段として利用したり、うまく併用していくことでビジネスコミュニケーションがより柔軟におこなえるようになるでしょう。

メール以外のコミュニケーションツールをお探しの場合は、是非Chatworkをご検討ください。

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